Best Practices for Sourcing and Creating Company Wide Information

Herkes duyurularının kritik ve herkes için uygun olduğuna inanır. Bu kötü bir şey değil; bu departman liderlerinin işidir - takımlarının hedeflerine odaklanmak ve bu sonuçları ve öğrenmeleri paylaşmaktır.

Ortalama bir çalışma günü içinde ortalama çalışanın aldığı e-posta, DM'ler ve diğer iletişim türlerinden gelen iletişim miktarını düşünün. Her şeyin üstesinden gelmek zor olabilir, ancak burası doğru iç iletişim uygulamalarının devreye girebileceği tam olarak yerdir. Guru'da, bilginin iletişimini yapmak istedikleri bilgi/bilgiyi tüm çalışanların anlayabileceği şekilde sentezlemek ve çevirmek iç iletişim profesyonellerinin işidir.

Bilgi iletilirken, bilginin gürültüsüne sadece katkıda bulunmak yerine, bilginin ilgili ve uygulanabilir olmasını sağlamak için Guru'da üç temel soru kullanıyoruz:

• Kimin için geçerli?
• Zaman açısından kritik mi?
• İşlem gerekiyor mu?

İçerik yakalama, işbirliği ve iyileştirme

İç iletişim ekibimiz, her iki haftada bir Guru duyuruları özelliği aracılığıyla tüm çalışanlara şirket genelinde bir bülten gönderir. Bu bülteni oluşturmak için Guru'nun AI Araçları olan Assist ve Answers'dan yardım alınması, taslak sürecini hızlandırdı ve farklı zaman dilimlerindeki takımların içerik sağlamasını daha kolay hale getirdi. Son birkaç ayda, yapay zeka sürekli olarak duyuruları basitleştirerek, içeriği yoğunlaştırarak ve tonunu ayarlayarak duyuruları geliştirdi. Sonuç olarak, şirket genelinde duyuru okuma oranımız 68%'den dört aylık bir süre zarfında ortalama 89%'e yükseldi.

İç iletişim ekibimiz, duyuruya ve katılım verilerine hareket ederek paylaştığımız bilgiyi daha da geliştirebilir.  Örneğin, bülteni okumadığı onaylanmayan çalışanlar üzerinde ürün içi katılım verilerini gözden geçiriyoruz ve güncellemelerle neden etkileşime girmediklerini anlamak için nitel araştırmalar yapıyoruz. Üretken AI'nın ve işbirlikçi içerik düzenleyicimizin desteği ile ekip, bilginin ne, ne zaman ve kimlerle paylaşılacağına dair daha bilinçli kararlar alabiliyor.

Takım özel iletişimleri

Takım liderleri iç iletişimin mantığını ve sürecini öğrendiklerinde, iletişimlerin iç kanallar aracılığıyla gözden geçirilmesi ve onaylanması sağlandıktan sonra ilgili ve uygulanabilir duyuruları kendi takımlarına aktarmaları teşvik edilir. Liderler bir ürün etkinleştirme oturumuna önceden "ön okuma" belgesi dağıttıklarında mükemmel bir örnek sunulur. Bu uygulama senkron konuşmaların kalitesini arttırır.

Guru'nun gelir takımından bir üye, bir duyuru ile ön okuma materyali almanın, yaklaşan bir toplantının gerçek amacını anlamak için ihtiyaçları olan tüm bilgileri tüketmeye öncelik vermesine yardımcı olduğunu söyledi. Bu durumda, bir yönetici takımını hacim kontrolünde destekledi ve bir toplantıya katılmak için sadece gerçek zamanlı olarak takip etmek yerine başvurabilecekleri materyal verdi. Bu yönetici liderliği katmanı, takım özel sorumluluk, ritüel ve bilgi hatırlatıcısı oluşturmaya yardımcı olur.

Kavrama ve uyum

Duyuruları önceden zamanlanması bir oyun değiştirici olmuştur. Alıcılar için iletişimi planlama yeteneği, gelenekler ve ritimlerin güven oluşturmasını ve beklenmedik iletişimden sıkkınlık duygusunun azalmasını bilişsel olarak faydalıdır. Çalışanlar, etkinleştirme oturumu veya şirket toplantısından 24 saat önce malzemeler ve güncellemeleri sürekli olarak alacaklarını biliyorlar. Aksilikleri programlayarak meşgul ekip liderleri, asenkron iletişimin faydalarını benimseyebilirler.

Anlamaksızın iletişim, sadece gürültüdür. Ve gürültü ve dijital kalabalık, aşırı yükleme ve yük getirir. Ve yük, tükenmişliğe yol açar.

2021 Harvard Business Review raporuna göre, işlerinde güçlü bir amaç duygusu hisseden insanların %25'i herhangi bir tükenmişlik yaşamamıştır. İletişim önceliklendirmesini anlayabildiğimizde, harekete geçebilir ve odaklanma zamanına geri dönebiliriz, bu durumda işin anlamlı kısımlarına bağlanırız.  "Okudum" yazısını tıklamaya atlayarak bildirimleri sessize almak ve o korkunç kırmızı noktayı kaldırmak yerine, çalışanlar artık ekip ve şirket bilgisini asenkron olarak tüketirler. Bu ritüeller, çalışanların neyi bilmesi gerektiğini, ne yapması gerektiğini ve ne zaman yapması gerektiğini açıklıkla belirtir.