У бізнесі зміни — це єдина постійна річ. Чи то впровадження нових технологій, зміна керівництва, або глобальна криза, що вимагає швидкої адаптації, управління змінами та кризові комунікації відіграють вирішальну роль у успіху організації.

Компанії повинні мати кришталево чисту комунікацію з працівниками під час змін, щоб забезпечити успіх. Чи потрібно вам підготувати план управління змінами або посібник з кризових комунікацій, Guru — це інструмент, який вам потрібен.

Не недооцінюйте переваги внутрішніх комунікацій, які може принести добре організована вікі або інтранет. Guru призначений для того, щоб допомогти кожному найкраще виконувати свою роботу, а це включає часи змін. Наступного разу, коли на роботі відбудеться велика зміна, ось кілька способів, як унікальні можливості Guru можуть допомогти.

Підсумуйте основні документи

Кожен повинен мати доступ до цього документу на 18 сторінках, в якому викладені всі зміни, які компанія збирається впровадити. Це може бути найповніше джерело інформації, доступне, але очікувати, що люди прочитають довгий документ і запам'ятають інформацію, може виглядати трохи нереалістичним.

Перевантаження інформацією може стати серйозною проблемою під час критичних змін. Assist робить простішим надання людям чітких вказівок у часи змін, зменшує стрес і дарує кожному трохи більше вільного часу.

Переконайтеся, що люди розуміють найважливішу інформацію з самого початку, використовуючи Assist для підсумування найважливіших пунктів будь-яких необхідних документів. Ви можете надати всім підсумковий абзац, короткий перелік основних пунктів, простий перелік запитань, які можуть виникнути, або список заходів для виконання.

Надсилайте важливу інформацію та повідомляйте про терміновість

Ми трохи говорили про те, як часи змін можуть стати ідеальним каталізатором для перевантаження інформацією. Усіх засипають електронними листами, повідомленнями в Slack, особистими повідомленнями та запитами про додаткову інформацію. Після деякого часу цілком зрозуміло, що деякі люди можуть ігнорувати потік комунікацій, щоб зберегти свою психіку. Функція оголошень Guru спрощує надсилання важливих комунікацій для всіх компаній та команд. Оголошення можуть бути також ефективним способом оцінити, як працівники споживають інформацію, яку ви надсилаєте. Використовуйте аналітику карток, щоб точно дізнатися, хто відкрив картки та комунікації, які ви надсилаєте. Ви також можете використовувати нагадування, щоб надіслати м’які сповіщення, щоб дати людям знати, що у них ще є важливі повідомлення для читання.

Швидко знаходьте інформацію

З огляду на зміни, що відбуваються на блискавичній швидкості, кожен захоче мати доступ до вашої актуальної інформації якомога швидше. На щастя, кожен може легко та швидко отримати доступ до інформації, коли у вас є рішення для управління знаннями з трьома функціями, яке включає корпоративний пошук.

Коли Guru на вашому боці, пошук відповідей — це просто та ефективно. Це знімає невизначеність пошуку та забезпечує можливість знайти потрібну інформацію, як тільки вона стане потрібною. Ви можете навіть покращити свою інформаційну гру, використовуючи Тригери знань, щоб надавати людям автоматизовані знання в контексті, коли вони використовують певні веб-сторінки.

Підлаштовуйте свій голос і тон  

Ми всі чули прислів'я: „Справа не в тому, що ви сказали, а в тому, як ви це сказали.” Створити правильний тон під час важких часів може бути складно. Люди втомилися, вони можуть відчувати, що їх тягнуть у різні напрямки, і вони намагаються впоратися з майбутніми змінами самостійно. Звичайна емпатія та повага ваших звичайних комунікацій можуть бути відсутні, але ви можете повернути їх назад з маленькою допомогою від Assist та його зручного редагування.

Нехай Assist перевірить останню картку, щоб переконатися, що тон достатньо прямий. Подумайте про швидку копію / вставку того електронного листа для всієї компанії, який ви збираєтеся надіслати, щоб переконатися, що він звучить достатньо професійно. Assist використовує генеративний ШІ, щоб створювати саме ті відповіді, які вам потрібні, у вибраному вами голосі або тоні, щоб ви могли зняти з себе невизначеність у написанні та зосередитися на фактах.

Подолайте мовні бар'єри

Управління мовними відмінностями на роботі може бути складним. Це саме по собі становить достатньо труднощів під час середнього робочого дня, але вирішення мовних питань може стати неймовірно складним під час змін.

Іноді у вас немає часу (або грошей), щоб надіслати матеріали вашій команді перекладачів. На щастя, Assist робить зламання мовних бар'єрів набагато простішим. Коли у вас є Assist, ви можете перекладати цілі документи та робочі комунікації одним натисканням кнопки. Не чекайте чи не робіть зайвих кроків, щоб підготувати людей до нових змін. Використовуйте Assist для комунікації на блискавичній швидкості незалежно від мови.

Подумайте про встановлення регулярних комунікацій через інформаційний бюлетень

Час змін потребує чималої комунікації між керівництвом і працівниками. Якщо у вас немає регулярного способу тримати людей в курсі в роботі, тепер найкращий час, щоб його встановити.

Ми вже говорили про нашу любов до корпоративних інформаційних бюлетенів в минулому, а управління змінами та кризовими комунікаціями — це ідеальні приклади того, чому вони все ще корисні. Встановлення ритму комунікації може допомогти зменшити занепокоєння працівників і дати їм знати, коли чекати оновлень. Розпочати інформаційний бюлетень не повинно бути складно. Перегляньте наш пост у блозі, щоб дізнатися більше.

Відкрийте неозвучені запитання

Ви обговорили плани з менеджерами, ви знаєте, що вони їх переглянули з працівниками, а працівники знають, що можуть звернутися до своїх менеджерів з будь-якими додатковими запитаннями. Здається, ви все охопили, але все ще турбуєтеся з приводу того, що не відповіли на всі запитання. Якщо ви хочете дізнатися більше про те, про що насправді думають ваші працівники, подумайте про використання Трендових тем у ваших каналах Slack, щоб виявити запитання, які можуть виникати у працівників, але на які вони не мали часу запитати. Додайте це до конкретного каналу, і тоді ви зможете почати заповнювати згадані знання, що ви виявили.

Створіть свої власні плани комунікації з управління змінами за допомогою безкоштовних шаблонів Guru

Потрібно трохи більше вказівок з приводу того, як налаштувати деякі плани для своєї команди? Без проблем. Ми підтримуємо вас! Завантажте наші безкоштовні шаблони для управління змінами, щоб почати розробку планів сьогодні. Вони чудові для користувачів Guru і можуть допомогти новим користувачам розпочати свою базу знань стильно.