Best Practices for Sourcing and Creating Company Wide Information

Mọi người tin rằng thông báo của họ là quan trọng và có thể áp dụng cho mọi người. Điều đó không phải là điều tồi tệ; đó là nhiệm vụ của các trưởng phòng — tập trung vào mục tiêu của nhóm của họ và sau đó đảm bảo rằng những kết quả và bài học đó được chia sẻ.

Hãy nghĩ về lượng email, DM và các thông điệp khác mà mỗi nhân viên trung bình nhận được trong một ngày làm việc. Giữ vững mọi thứ có thể khó khăn, nhưng đây chính là nơi mà các biện pháp truyền thông nội bộ chính thức có thể hữu ích. Đó là nhiệm vụ của các chuyên gia truyền thông nội bộ tổng hợp và dịch thông tin/knowledge mà họ muốn truyền đạt để tất cả các nhân viên có thể hiểu được.

Tại Guru, chúng tôi sử dụng ba câu hỏi cần thiết để đảm bảo rằng khi kiến thức được truyền đạt, nó là liên quan và có thể hành động thay vì chỉ làm tăng thêm vào "tiếng ồn" của công việc:

• Nó liên quan đến ai?
• Nó có cần thiết theo thời gian không?
• Có cần hành động không?

Ghi lại, hợp tác và cải thiện nội dung

Đội Truyền thông Nội bộ của chúng tôi gửi cho nhân viên một bản tin toàn công ty thông qua tính năng thông báo Guru mỗi hai tuần. Hợp tác việc soạn thảo bản tin này với sự trợ giúp của các công cụ AI của Guru như Hỗ trợ và Câu trả lời đã làm tăng tốc quá trình soạn thảo và làm cho việc đóng góp nội dung từ các nhóm ở các múi giờ khác nhau dễ dàng hơn. Trong vài tháng qua, AI luôn cải thiện thông báo bằng cách đơn giản hóa ngôn ngữ, rút ngắn nội dung và điều chỉnh phong cách. Kết quả, tỷ lệ đọc thông báo toàn công ty của chúng tôi tăng từ 68% lên trung bình 89% trong khoảng bốn tháng.

Đội truyền thông nội bộ của chúng tôi có thể tăng cường kiến thức chúng tôi chia sẻ bằng cách thực hiện theo thông báo và dữ liệu tương tác.  Ví dụ, chúng tôi xem xét dữ liệu tương tác trong sản phẩm của những nhân viên chưa xác nhận rằng họ đã đọc bản tin và tiến hành nghiên cứu chất lượng để hiểu vì sao họ không tham gia cập nhật. Với sự hỗ trợ của AI tạo nội dung và biên tập nội dung cộng tác của chúng tôi, nhóm có khả năng đưa ra quyết định thông tin được chia sẻ là gì, khi nào và với ai một cách có căn cứ hơn.

Truyền thông cụ thể theo nhóm

Sau khi các nhà lãnh đạo nhóm được giáo dục về logic và quy trình truyền thông nội bộ, bao gồm đảm bảo rằng các truyền thông được xem xét và phê duyệt qua các kênh nội bộ, họ được khuyến khích truyền bá các thông báo liên quan và có thể hành động đến các nhóm tương ứng của họ. Một minh họa xuất sắc cho tình huống này là khi lãnh đạo phân phối một tài liệu "đọc trước" trước một phiên trợ giúp sản phẩm tại Guru. Thực hành này giúp nâng cao chất lượng cuộc trò chuyện đồng bộ.

Một thành viên nhóm doanh số của Guru đã nói rằng việc nhận thông báo với tài liệu đọc trước giúp họ ưu tiên tiêu thụ tất cả thông tin cần thiết để hiểu rõ mục đích thực sự của một cuộc họp sắp tới. Trong trường hợp này, một quản lý đã giúp đội của họ kiểm soát âm lượng và cung cấp tài liệu mà họ có thể tham khảo khi tham gia một cuộc họp thay vì chỉ theo dõi theo thời gian thực. Tầng này về sự ưu tiên do quản lý giúp tạo ra trách nhiệm cụ thể cho từng nhóm, nghi lễ và việc ghi nhớ thông tin.

Hiểu và điều cân chi

Lập lịch thông báo trước thời gian cũng đã làm thay đổi trò chơi. Khả năng lên lịch trình giao tiếp đóng vai trò học thuật cho người nhận vì nghi lễ và giai điệu thiết lập niềm tin và giảm cảm giác bị át nhận bởi giao tiếp bất ngờ. Nhân viên biết họ sẽ liên tục nhận tài liệu và cập nhật 24 giờ trước một phiên kích hoạt hoặc một cuộc họp công ty. Ngược lại, những lãnh đạo nhóm bận rộn có thể tận dụng lợi ích của giao tiếp không đồng bộ bằng cách lên lịch trình thông báo của họ.

Giao tiếp mà không hiểu biết chỉ là tiếng ồn. Và tiếng ồn và lộn xộn kỹ thuật số dẫn đến cảm giác bị át nhận và gánh nặng. Và gánh nặng dẫn đến kiệt sức.

Theo báo cáo của Harvard Business Review năm 2021, 25% người cảm thấy mục tiêu mạnh mẽ trong công việc của họ không trải qua kiệt sức nào. Khi chúng ta hiểu rõ về việc ưu tiên giao tiếp, hành động và quay trở lại thời gian tập trung, chúng ta kết nối với những phần ý nghĩa của công việc.  Thay vì nhấp chuột vào "Tôi đã đọc" để im lặng thông báo và loại bỏ chấm đỏ đáng sợ đó, nhân viên bây giờ tiêu thụ kiến thức nhóm và công ty không đồng bộ. Những nghi lễ này đảm bảo rõ ràng về những gì nhân viên cần biết, họ cần làm và phải khi nào.