Chúng tôi biết bạn có lẽ đã mệt mỏi khi nghe đến thuật ngữ "bình thường mới", nhưng nó khá chính xác khi bạn nói về tình trạng của hầu hết các nơi làm việc. Nhiều công ty đã hoàn toàn thay đổi cách tiếp cận với công việc trong suốt đại dịch. Sau hơn một năm làm việc từ xa, nhiều người đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm sự cân bằng giữa lịch trình làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa.

Cuộc tranh luận về WFH đã kết thúc.

Nhận báo cáo

Chúng tôi sẵn sàng đặt cược rằng một tỉ lệ lớn người đọc bài viết này vừa nghe thông báo rằng văn phòng của họ chính thức chuyển sang lịch trình kết hợp. Một số người thở phào nhẹ nhõm khi nghe tin; những người khác hy vọng làm việc 100% từ xa hoặc 100% tại văn phòng, nhưng hầu hết lại vò đầu bứt tóc tự hỏi, "lịch trình kết hợp là gì"?

Khi các nhà quản lý và nhân viên chuẩn bị trở lại văn phòng, có nhiều câu hỏi cần được trả lời.

Lịch trình kết hợp nào là tốt nhất cho mọi người? Làm thế nào để quản lý giờ làm việc khác nhau của mọi người? Cách tốt nhất để giao tiếp khi bạn không chắc về kế hoạch của mọi người cho ngày hôm nay là gì?

Cho dù bạn đang bước vào một môi trường làm việc kết hợp hay đang cố gắng lập kế hoạch cho nó trông như thế nào cho công ty của bạn, chúng tôi ở đây để giúp. Hãy xem đây là hướng dẫn chính thức của bạn để quản lý cuộc sống làm việc kết hợp mới của bạn.

Mô hình làm việc kết hợp là gì?

Mô hình làm việc kết hợp là phong cách làm việc được thiết kế để cho phép nhân viên làm việc hoàn toàn từ xa, một phần từ xa và tại văn phòng làm việc cùng nhau một cách hiệu quả nhất có thể. Các mô hình này cho phép nhân viên và quản lý tổ chức lịch làm việc một cách hiệu quả, giúp dễ dàng hiểu được cách mà nhân viên sẽ làm việc trong suốt cả ngày và giao tiếp với nhau.

Lịch trình kết hợp là gì?

Lịch trình kết hợp là một lịch trình làm việc nơi nhân viên xen kẽ giữa làm việc từ xa với việc ở văn phòng. Có nhiều cách để cấu trúc làm việc kết hợp, và các lịch trình có thể khác nhau từ đội này sang đội khác.

Mô hình làm việc kết hợp trông như thế nào trong thực tế?

Câu trả lời cho câu hỏi đó là... khá phức tạp. Hãy nhớ: các mô hình làm việc kết hợp tồn tại trên một phổ rộng. Một số công ty có thể chọn có nhân viên 100% làm việc từ xa và 100% làm việc tại văn phòng dựa trên vị trí của họ. Những công ty khác có thể cho phép nhân viên lựa chọn khi nào họ làm việc từ xa và khi nào họ sẽ có mặt tại văn phòng.

Lịch trình mà các nhân viên cá nhân theo đuổi sẽ bị ảnh hưởng bởi mô hình làm việc mà công ty đã chọn và nhiều yếu tố khác nhau. Các bộ phận và nhóm, thâm niên của nhân viên, khối lượng công việc hiện tại, những ý tưởng kỳ quái của một nhà quản lý không hiểu biết — tất cả sẽ ảnh hưởng đến việc bạn lập lịch.

Thông thường, hầu hết các công ty sẽ nằm ở khoảng giữa. Nhưng cuối cùng, nó phụ thuộc vào nơi làm việc của bạn để quyết định thực tế kết hợp của bạn trông như thế nào.

Nhân viên thích cái gì và tại sao?

Tìm kiếm, và bạn sẽ tìm thấy! Cái mà chúng tôi muốn nói là câu trả lời cho câu hỏi này sẽ phụ thuộc phần lớn vào đội ngũ nhân viên của bạn.

Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một số hướng dẫn, một nghiên cứu từ Guru và Loom đã tìm thấy rằng, xét về sở thích, làm việc kết hợp là tốt nhất, với 47% nhân viên thích chia thời gian giữa nhà và văn phòng. 29% thích làm việc hoàn toàn tại văn phòng, trong khi chỉ 24% muốn một môi trường làm việc 100% từ xa.

Có phải những con số này đã đặt ra nhiều câu hỏi hơn là câu trả lời cho bạn không? Đó là lý do tại sao chúng tôi rất khuyên bạn nên chủ động hỏi mọi người. Một cuộc khảo sát nhanh của nhân viên có thể cho bạn hầu như mọi thông tin bạn cần biết.

Lợi ích của làm việc kết hợp

Khi bạn đang suy nghĩ về lựa chọn tốt nhất cho bản thân hoặc cho nhân viên của mình, hãy xem xét những lợi ích và bất lợi của việc chuyển sang mô hình kết hợp. Hãy bắt đầu điều này bằng một lưu ý tích cực và dành một chút thời gian để suy nghĩ về lợi ích của việc làm việc kết hợp.

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn

Cần phải nói thêm? Cân bằng giữa công việc và cuộc sống được thường xuyên trích dẫn là một trong những đặc điểm quan trọng nhất mà một nơi làm việc có thể có. Tự lập lịch của bạn mang lại cho bạn nhiều tự do và độc lập trong suốt một ngày làm việc.

Tăng cường sự bao gồm

Lịch trình kết hợp mang đến những tùy chọn công việc linh hoạt cho những người cần chúng nhất. Cha mẹ và những người chăm sóc khác có thể có thời gian mà họ cần để thực hiện các nghĩa vụ chăm sóc của mình. Những người có các vấn đề về sức khỏe có thể thấy rằng môi trường làm việc kết hợp mang lại cho họ sự linh hoạt cần thiết để gặp bác sĩ và giải quyết nhu cầu chăm sóc sức khỏe của họ.

Thời gian đi lại giảm

Rõ ràng rằng một lịch trình kết hợp có thể trực tiếp giảm thời gian đi lại của nhân viên bạn, nhưng bạn có thể không biết rằng bạn có thể giúp cải thiện giao thông cho mọi người trong khu vực của bạn. Nhờ vào việc ít người hơn trên đường, thời gian đi lại của nhiều người đã thực sự tốt hơn trong năm qua, và một số dự đoán rằng mô hình này sẽ tiếp tục khi nhiều người chọn làm việc từ xa một phần.

Những bất lợi của làm việc kết hợp (và cách để giảm thiểu chúng)

Trong khi có nhiều lợi ích tuyệt vời, làm việc kết hợp cũng đi kèm một số bất lợi. May mắn thay, với kế hoạch hành động đúng, việc quản lý những vấn đề đó có thể trở nên dễ dàng.

Những bất lợi của việc kết hợp

Cách giảm thiểu

Thật khó để phát triển các kết nối sâu sắc hơn trong các nhóm và chào đón những nhân viên mới.

Hãy tập hợp các nhóm lại bất cứ khi nào có thể và khuyến khích nhân viên chia sẻ thông tin về bản thân họ.

Những người làm việc tại văn phòng nhiều hơn, hoặc làm việc tại văn phòng với lãnh đạo nhiều hơn, có thể có cơ hội nghề nghiệp tốt hơn.

Lập kế hoạch cho giờ làm việc ảo thường xuyên cho phép nhân viên tiếp cận các lãnh đạo công ty để mọi người đều có cơ hội xây dựng mối quan hệ.

Những người làm việc trực tiếp với quản lý của họ nhiều hơn có thể có lợi thế trong việc thăng tiến nghề nghiệp.

Cam kết đào tạo các nhà lãnh đạo trong những thực hành tốt nhất cho việc quản lý từ xa và kết hợp. Hãy chủ động đào tạo và khuyến khích sự lãnh đạo bao gồm ở tất cả các cấp quản lý.

Có khả năng cao hơn về giao tiếp không liên tục và mất những công việc quan trọng.

Áp dụng mô hình giao tiếp không đồng bộ để mọi người có thể giao tiếp hiệu quả.

Thiếu sự hiểu biết tổng thể về công việc dự án và mục tiêu của công ty.

Lên lịch các cuộc họp thường xuyên để cung cấp cập nhật về tiến độ dự án và giữ cho mọi người đồng bộ với hiệu suất của công ty.

Nhiều người làm việc theo cách không đồng bộ có thể khiến việc các nhà lãnh đạo tự nhiên nổi bật trong công việc trở nên khó khăn hơn.

Chỉ định rõ ràng sự lãnh đạo trong các nhóm phải hình thành ảo và đào tạo những người bày tỏ sự quan tâm đến lãnh đạo.

Công ty tôi đang chuyển sang mô hình kết hợp. Tôi cần biết gì?

Có tùy chọn chuyển sang làm việc kết hợp không? Đây là những gì bạn cần hỏi trước khi đưa ra quyết định.

Các câu hỏi về sức khỏe và an toàn

Sức khoẻ và an toàn luôn nên được đặt lên hàng đầu, nhưng thật dễ hiểu khi có nhiều mối quan tâm hơn sau một đại dịch. Trong khi bạn có thể muốn tăng cường hoặc thay đổi những câu hỏi được đề xuất này tùy thuộc vào ngành hoặc vị trí, dưới đây là những điều cấp bách cần tìm hiểu trước khi trở lại văn phòng:

• Chúng tôi có các quy trình nào để giữ cho văn phòng sạch sẽ khi nhân viên vào và rời khỏi văn phòng làm việc?
• Chúng tôi có hướng dẫn vệ sinh đặc biệt nào cho bàn làm việc xoay vòng không?
• Có những khu vực nào trong văn phòng mà nhân viên phải đeo khẩu trang không?
• Có phải sẽ có các khu vực họp hoặc chung mà mọi người có thể làm việc cách 6 feet một cách thoải mái không?
• Có bất kỳ thay đổi nào trong chính sách nghỉ ốm của chúng tôi không?

Các câu hỏi về logistics

Mọi người cần hiểu điều gì được mong đợi từ họ khi hoạt động của công ty thay đổi. Các câu hỏi này có thể cung cấp một số câu trả lời vô cùng cần thiết về lịch trình và kế hoạch.

• Tôi có thể làm việc từ xa và tại văn phòng không?
• Nếu tôi cần chọn một bên nào đó, điều đó sẽ được quyết định như thế nào? (chọn cá nhân, vị trí, nhu cầu của nhóm, v.v.)
• Tôi có thể chọn số ngày tôi muốn làm việc tại văn phòng so với làm việc từ xa không?
• Tôi có bị khóa vào những ngày nhất định không, hay tôi có thể thay đổi lịch trình làm việc từ xa/tại văn phòng của mình?
• Tôi có cần làm việc theo giờ cố định không?
• Tôi có cần phải lên lịch trước cho các ngày làm việc trực tiếp và từ xa của mình không? Nếu có, sẽ trước bao lâu?
• Có những cuộc họp hoặc hoạt động cụ thể nào mà tôi sẽ phải thực hiện tại văn phòng không?
• Tất cả chính sách làm việc kết hợp có được thiết lập trong toàn công ty, hay điều này sẽ khác nhau từ bộ phận/nhóm này sang bộ phận/nhóm khác?
• Hiện trạng văn phòng là gì, và tôi có một không gian làm việc độc quyền không?
• Nếu tôi có một không gian làm việc độc quyền, sẽ có ai khác sử dụng nó khi tôi làm việc từ xa không?
• Liệu sẽ có không gian cho tôi làm việc tại văn phòng nếu tôi cần đến vào một ngày mà tôi đã lên kế hoạch làm việc từ xa không?

Các câu hỏi về công bằng

Công bằng giữa nhân viên có thể là một mối quan tâm quan trọng trong làm việc kết hợp. Các chính sách không nên thiên lệch về một hình thức làm việc mà nhân viên đều xứng đáng có cùng cơ hội không phân biệt cách họ chọn cách sắp xếp của mình. Các câu hỏi này có thể bao gồm những mối quan tâm mà bạn có thể có về cơ hội làm việc, hiệu suất và khả năng hoàn thành công việc của mình.

• Chúng tôi có được bất kỳ khoản trợ cấp nào cho văn phòng tại nhà hoặc tiện ích không?
• Liệu văn phòng có chọn cách đóng góp tiền cho những người muốn thuê không gian làm việc chung không?
• Công ty có kế hoạch bảo đảm đánh giá hiệu suất và cơ hội công việc là bình đẳng và không bị ảnh hưởng (dù là cố tình hay vô tình) bởi những người chọn có mặt tại văn phòng nhiều hơn không?
• Công ty đang tiến hành đào tạo cho những người ở vị trí quản lý và lãnh đạo để quản lý công việc trong môi trường kết hợp như thế nào?
• Công ty có kế hoạch nào để giúp các nhóm hình thành và duy trì kết nối với các đồng nghiệp khác không?

Công ty có kế hoạch gì để giúp các đội tuyển hình thành và duy trì kết nối với các đồng nghiệp không?

Đang có kế hoạch chuyển sang làm việc kết hợp? Đây là mọi thứ bạn cần xem xét

Nhân viên không phải là những người duy nhất có câu hỏi về làm việc kết hợp. Những người trong Ban quản lý có thể đã nhận được thông báo rằng công ty đang chuyển sang mô hình kết hợp, nhưng dòng thông tin có thể đã kết thúc sau đó.

Việc được giao nhiệm vụ quản lý lịch trình kết hợp của đội nhóm, bộ phận hoặc báo cáo trực tiếp của bạn có thể gây căng thẳng. Nhưng đừng lo lắng! Giống như mọi khi, Guru ở đây để giúp. Nếu bạn cảm thấy bị kẹt, hãy chắc chắn rằng bạn đã chú ý đến tất cả các vấn đề bằng cách hỏi những câu hỏi này tới những người ra quyết định chính trong việc chuyển sang làm việc kết hợp của bạn.

Những người hoặc bộ phận nào cần có mặt thường xuyên tại chỗ?

Một số bộ phận có thể linh hoạt hơn những bộ phận khác. Các bộ phận phụ thuộc vào tương tác trực tiếp theo thời gian cho công việc như HR, IT và vận hành có thể cần có mặt tại văn phòng thường xuyên hơn các bộ phận khác. Nếu bạn chuyển sang một cách bố trí bàn làm việc xoay vòng (còn gọi là hot-desking hoặc hoteling), bạn có thể muốn đảm bảo rằng những nhân viên này có chỗ làm việc cố định.

Có bao nhiêu người văn phòng của bạn có thể chứa một cách an toàn?

Các hướng dẫn sức khỏe sẽ khác nhau tùy thuộc vào vị trí của bạn, vì vậy hãy đảm bảo rằng kế hoạch mở cửa lại văn phòng của bạn tuân thủ các quy tắc địa phương. Dù chúng là gì, thì việc không làm tổn thương để đi xa hơn những chỉ dẫn và xem xét điều gì sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái nhất là điều không thể nào thừa.

Quản lý nhận được đào tạo gì để giúp họ quản lý hiệu quả trong môi trường kết hợp?

Chuyển đổi sang môi trường kết hợp có thể khó khăn cho mọi người, nhưng các nhà quản lý và lãnh đạo nhóm sẽ chịu áp lực nhiều nhất. Các nhà quản lý cần có nhiều thời gian, đào tạo và hướng dẫn để thích nghi với cách làm việc mới, bao gồm cả việc lập lịch họp và giao tiếp hiệu quả.

Bạn sẽ xem xét nhu cầu của nhân viên về sự tham gia và linh hoạt như thế nào?

Những ngày remote và làm việc văn phòng của mọi người sẽ không giống nhau, vì vậy hãy quyết định cái gì có thể tiêu chuẩn hóa và cái gì không nên làm như vậy. Ví dụ, có những ngày nào mà các nhóm nên lên kế hoạch làm việc tại văn phòng không? Có thời điểm nào mà mọi người nên lên kế hoạch đang online hoặc offline không?

Có nghĩa vụ pháp lý nào cần xem xét đối với nhân viên không?

Bạn có phải thông báo cho nhân viên nếu một thành viên trong nhóm bị phơi nhiễm với COVID-19 không? Bạn có cần phải thay đổi thời gian làm việc tại văn phòng của ai đó vì họ cần đi đến cuộc hẹn bác sĩ không? Hãy cẩn thận với cách bạn chia sẻ thông tin bí mật khi mọi người làm việc từ xa và biết những gì bạn có thể và không thể chia sẻ.

Bảy lịch làm việc kết hợp này giúp công việc bình thường mới trở nên hiệu quả

Bạn biết rằng bạn đang chuyển sang lịch làm việc kết hợp; bạn chỉ không biết chính xác điều đó trông như thế nào. Đừng lo; bạn có nhiều mô hình để lựa chọn!

Không quan trọng phong cách làm việc kết hợp của bạn thế nào, chúng tôi biết có một lịch trình mà bạn và các nhân viên của bạn sẽ thích. Nhưng để đơn giản hóa, hãy cân nhắc thử bất kỳ mô hình nào trong số này:

1. Lịch trình học tập

Nếu các lịch trình làm việc kết hợp là các hương vị kem, thì lịch trình học tập chắc chắn sẽ là hương vanilla. Được thử nghiệm và đáng tin cậy, phù hợp với đám đông và gần như là tiêu chuẩn cho các lịch trình làm việc kết hợp.

Khi bạn áp dụng phương pháp học tập, bạn làm việc vào những ngày nhất định trong tuần một cách thường xuyên. Vì nhân viên làm việc theo lịch ở dạng cố định, dự đoán, cách tiếp cận này thường đòi hỏi ít thời gian và sự giám sát hơn để quản lý. Phương pháp này hoạt động tốt cho các công ty có nhân viên cần có mặt tại nơi làm việc nhưng không nhất thiết phải làm việc với các phòng ban khác để hoàn thành công việc.

Ví dụ: Mọi người đều đến văn phòng vào thứ Hai, thứ Tư, thứ Sáu và làm việc từ xa vào thứ Ba và thứ Năm.

2. Lịch trình cách nhau

Nếu các lịch trình học tập là vanilla, thì các lịch trình cách nhau là một chén vanilla với một lớp fudge. Nhân viên theo lịch làm việc cách nhau vẫn có thể có những ngày làm việc từ xa và tại văn phòng nhất định, nhưng họ sẽ không đến vào cùng một thời điểm. Những người làm việc trong một tòa nhà lớn với nhiều người thuê có thể thích phương pháp cách nhau để làm việc nếu họ muốn giảm thời gian kiểm tra an ninh lâu.

Ví dụ: Tất cả mọi người trong nhóm của bạn đều làm việc tại văn phòng vào thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu, nhưng mọi người bắt đầu ngày làm việc và rời văn phòng theo từng khoảng thời gian.

3. Lịch trình linh hoạt (do quản lý dẫn dắt)

Nếu văn phòng của bạn chọn mô hình linh hoạt do quản lý dẫn dắt, chúng tôi thực sự hy vọng bạn có một ông chủ tuyệt vời. Ở đây, các nhà quản lý là người chủ yếu xác định ai làm việc từ xa và ai làm việc tại văn phòng. Tùy thuộc vào các mục tiêu hoặc cuộc họp của toàn đội, quản lý của bạn có thể yêu cầu bạn có mặt tại văn phòng vào những ngày nhất định.

Ví dụ: Quản lý của bạn nói rằng nhóm bạn cần có mặt tại chỗ vì có một khách hàng đến thăm văn phòng trong tuần này, nhưng mọi người có thể làm việc từ xa vào tuần tới.

4. Lịch trình linh hoạt (do nhân viên lãnh đạo)

Bạn có luôn muốn lập lịch trình của riêng mình không? Nếu có, hãy hy vọng rằng công ty bạn sẽ chọn một lịch trình linh hoạt do nhân viên dẫn dắt. Điều này vẫn đòi hỏi nhiều sự giám sát và giao tiếp hiệu quả từ các nhà quản lý để đảm bảo mọi người biết những gì được mong đợi từ họ. Các lịch trình này không phải là tự phát (nói rằng "Tôi nghĩ tôi sẽ làm việc từ xa vào ngày mai, có được không?" vào lúc 3:30 chiều sẽ không hiệu nghiệm) và cần phải được lập kế hoạch trước.

Ví dụ: Bạn có một khách hàng đến thăm nên bạn sẽ ở văn phòng cả tuần, nhưng vì bạn không cần gặp ai trong tuần tiếp theo nên bạn sẽ làm việc từ xa.

5. Lịch trình hybrid luân phiên

Lịch trình hybrid luân phiên mang lại những khía cạnh tốt nhất của những điều trên, cho phép nhân viên làm việc tại một văn phòng học tập trong 1-4 ngày một tuần trong khi làm việc từ xa vào những ngày khác. (Chỉ để tham khảo, đây là những gì Guru đang làm.)

Ví dụ: Bạn sẽ làm việc từ xa 2 ngày/tuần và có mặt tại văn phòng vào tháng Sáu, nhưng trong tháng Bảy, bạn sẽ có mặt tại văn phòng 1 ngày/tuần và ở nhà 4 ngày.

6. Lịch trình WFH vĩnh viễn

Nhờ có sự thay đổi thái độ về làm việc từ xa và sở thích của nhân viên, một số nơi làm việc đang thực hiện chuyển đổi sang văn hóa WFH vĩnh viễn. Nhiều công ty đã thực hiện chuyển sang WFH vĩnh viễn sau đại dịch. Xem lý do Guru là một trong 3 công cụ tốt nhất của G2 cho làm việc từ xa.

7. Lịch trình kết hợp

Trộn lẫn và kết hợp phong cách làm việc theo ý thích của bạn! Kết hợp lịch trình làm việc do nhà quản lý lãnh đạo với lịch trình học tập hoặc một sự kết hợp khác để tìm ra phương thức phù hợp nhất cho văn phòng của bạn.

Mẫu lịch làm việc kết hợp hàng đầu, công cụ và mẹo

Bạn có muốn một chút giúp đỡ trong việc thiết lập lịch trình làm việc từ xa mới của mình không? Chúng tôi đã chuẩn bị mọi thứ bạn cần để điều chỉnh theo cách làm việc bình thường mới của bạn. Hãy xem thẻ này để biết mẹo và thủ thuật của chúng tôi về cách làm việc từ xa và hiệu quả.

Cách triển khai lịch trình làm việc hybrid

Sau khi nhóm của bạn quyết định lịch trình hybrid nào sẽ hoạt động tốt nhất cho họ, đã đến lúc tạo kế hoạch triển khai của bạn. (FYI: Chúng tôi rất khuyên bạn nên xem qua hướng dẫn quản lý thay đổi của chúng tôi nếu bạn muốn biết cách thực hiện các thay đổi lớn.)

Bắt đầu bằng cách tìm một công cụ có thể giúp bạn quản lý lịch làm việc cho nhân viên. Tìm một cái gì đó giúp bạn có cái nhìn tổng quan về lịch làm việc của mọi người và có thể cho phép các nhà quản lý xử lý các yêu cầu của nhân viên để làm việc từ xa hoặc làm việc tại văn phòng.

Nếu mọi thứ có vẻ hơi căng thẳng để bắt đầu ngay bây giờ, hãy xem xét việc bắt đầu với một nhóm thử nghiệm nhỏ hơn. Quan sát một nhóm thử nghiệm có thể giúp bạn điều chỉnh kế hoạch của bạn và xử lý các vấn đề khi chúng phát sinh.

Cuối cùng, hãy chắc chắn thu thập nhiều phản hồi từ nhân viên. Hỏi họ xem liệu họ có cảm thấy lịch trình mới này hoạt động tốt với họ không và nếu họ đã gặp bất kỳ vấn đề nào liên quan đến năng suất. Càng tốt hơn: xem nếu họ có gợi ý nào về cách cải thiện cách tiếp cận hiện tại của bạn đối với công việc hybrid.

Tìm hiểu thêm về công việc hybrid

Chúng tôi đã dành rất nhiều thời gian để suy nghĩ về cách tốt nhất để làm cho công việc từ xa và hybrid hoạt động hiệu quả cho mọi người tại Guru. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, chúng tôi có một số nội dung mà bạn sẽ muốn xem:

type: entry-hyperlink id: 4zgAlmwe62xq4SxaZ2RM3K

type: entry-hyperlink id: 49XYCnFJSoO7ykU7W0TIAW

type: entry-hyperlink id: 5oqon4Duhp9xdYVQ5hDFUN