Trong thế giới kinh doanh, thay đổi là điều duy nhất không thay đổi. Dù đó là việc áp dụng công nghệ mới, sự thay đổi trong lãnh đạo, hay một cuộc khủng hoảng toàn cầu cần sự thích ứng nhanh chóng, quản lý thay đổi và thông tin khủng hoảng đóng vai trò then chốt trong thành công của một tổ chức.

Các công ty cần có sự giao tiếp thật rõ ràng với nhân viên trong những thời điểm thay đổi để đảm bảo thành công. Dù bạn cần lập kế hoạch quản lý thay đổi hay một cuốn sách hướng dẫn về thông tin khủng hoảng, Guru là công cụ bạn cần.

Đừng đánh giá thấp lợi ích truyền thông nội bộ mà một wiki hoặc intranet được quản lý tốt có thể mang lại cho tổ chức. Guru được thiết kế để giúp mọi người làm việc tốt nhất, và điều đó bao gồm cả những thời điểm thay đổi. Lần tới khi có một sự thay đổi lớn xảy ra tại nơi làm việc, đây là một vài cách mà các tính năng độc đáo của Guru có thể giúp.

Tóm tắt các tài liệu chính

Mọi người cần có quyền truy cập vào tài liệu 18 trang nêu rõ mọi thay đổi mà công ty sắp thực hiện. Có thể đó là nguồn thông tin toàn diện nhất hiện có, nhưng mong đợi mọi người đọc qua một tài liệu dài và giữ lại thông tin có thể cảm thấy hơi không thực tế.

Quá tải thông tin có thể là một vấn đề lớn trong những thời điểm thay đổi quan trọng. Assist giúp dễ dàng hướng dẫn mọi người những điều rõ ràng trong thời gian thay đổi, giảm bớt căng thẳng, và mang lại cho mọi người thêm một chút thời gian trong ngày của họ.

Hãy chắc chắn rằng mọi người hiểu thông tin quan trọng nhất ở phần đầu bằng cách sử dụng Assist để tóm tắt những điểm quan trọng nhất của bất kỳ tài liệu cần thiết nào. Bạn có thể cung cấp cho mọi người một đoạn tóm tắt, một danh sách các điểm chính ngắn, một danh sách đơn giản các câu hỏi thường gặp, hoặc một danh sách các hành động cần thực hiện.

Gửi thông tin quan trọng và giao tiếp tình huống khẩn cấp

Chúng tôi đã nói một chút về việc thời gian thay đổi có thể là chất xúc tác hoàn hảo cho sự quá tải thông tin. Mọi người đang tràn ngập trong email, Slacks, DMs và những cú tap vai yêu cầu thêm thông tin. Sau một thời gian, thật dễ hiểu khi một số người có thể phớt lờ dòng thông tin liên tục để giữ cho tinh thần của họ được vững vàng. Tính năng thông báo của Guru giúp việc gửi các thông tin quan trọng công ty và nhóm không gặp khó khăn. Thông báo cũng có thể là một cách hiệu quả để đánh giá cách mà nhân viên tiếp nhận thông tin mà bạn gửi đi. Sử dụng phân tích thẻ để xem chính xác ai đã mở thẻ và các thông tin bạn gửi đi. Bạn cũng có thể sử dụng nhắc nhở để gửi thông báo nhẹ nhàng giúp mọi người biết rằng họ vẫn còn thông tin quan trọng cần đọc.

Tìm thông tin nhanh chóng

Với những thay đổi diễn ra với tốc độ ánh sáng, mọi người sẽ muốn có quyền truy cập vào thông tin của bạn càng sớm càng tốt. May mắn thay, mọi người có thể dễ dàng và nhanh chóng truy cập thông tin khi bạn có một giải pháp quản lý tri thức 3 trong 1 bao gồm tìm kiếm doanh nghiệp.

Khi bạn có Guru bên cạnh, việc tìm kiếm câu trả lời là rõ ràng và hiệu quả. Nó giúp loại bỏ sự phỏng đoán trong tìm kiếm và đảm bảo rằng bạn có thể tìm thấy thông tin bạn cần ngay khi bạn cần nó. Bạn có thể nâng cấp trò chơi thông tin của mình bằng cách sử dụng Knowledge Triggers để cung cấp cho mọi người kiến thức tự động trong bối cảnh khi họ sử dụng một số trang web nhất định.

Điều chỉnh giọng điệu của bạn 

Chúng ta đều đã nghe câu nói, “Không phải bạn đã nói gì; mà là bạn đã nói như thế nào.” Thể hiện giọng điệu đúng trong những thời điểm khó khăn có thể là một thách thức. Mọi người đều mệt mỏi, họ có thể cảm thấy như đang bị kéo theo nhiều hướng khác nhau, và họ đang cố gắng hết sức để đối phó với những thay đổi sắp tới. Sự đồng cảm và tôn trọng thông thường mà các thông điệp truyền thông thường có có thể thiếu sót, nhưng bạn có thể khôi phục điều đó với một chút hỗ trợ từ Assist và phép thuật chỉnh sửa dễ sử dụng của nó.

Hãy để Assist xem xét thẻ cuối cùng đó để đảm bảo rằng giọng điệu của bạn đủ rõ ràng. Hãy xem xét việc sao chép/dán nhanh chóng trên email toàn công ty mà bạn sắp gửi đi để đảm bảo nó nghe đủ chuyên nghiệp. Assist sử dụng AI tạo ra những phản hồi đúng với giọng nói hoặc tông mà bạn chọn để bạn có thể loại bỏ sự phỏng đoán trong việc viết của mình và tập trung vào những thực tế.

Vượt qua rào cản ngôn ngữ

Quản lý sự khác biệt ngôn ngữ tại nơi làm việc có thể khá khó khăn. Điều này tạo ra đủ thách thức trong một ngày làm việc bình thường, nhưng đối phó với các ngôn ngữ khác nhau có thể trở nên vô cùng khó khăn trong những thời điểm thay đổi.

Đôi khi bạn không có thời gian (hoặc tiền bạc) để gửi mọi thứ cho nhóm dịch thuật của bạn. May mắn thay, Assist giúp việc phá bỏ những rào cản ngôn ngữ trở nên dễ dàng hơn. Khi bạn có Assist, bạn có thể dịch toàn bộ tài liệu và thông tin trong văn phòng chỉ với một cú click. Đừng chờ đợi hoặc thực hiện các bước bổ sung để đưa mọi người lên tốc độ với những thay đổi mới. Sử dụng Assist để giao tiếp với tốc độ ánh sáng bất kể ngôn ngữ nào.

Hãy xem xét việc thiết lập các kênh giao tiếp thường xuyên thông qua một bản tin

Thời điểm thay đổi yêu cầu nhiều giao tiếp giữa quản lý và nhân viên. Nếu bạn không có cách thức thường xuyên để giữ cho mọi người được thông báo tại nơi làm việc, bây giờ là thời điểm hoàn hảo để thiết lập một cách.

Chúng tôi đã nói về tình yêu của chúng tôi đối với các bản tin công ty trong quá khứ, và quản lý thay đổi cùng với thông tin khủng hoảng là những ví dụ hoàn hảo về lý do tại sao chúng vẫn hữu ích. Thiết lập tần suất giao tiếp có thể giúp giảm bớt lo âu cho nhân viên và cho họ biết khi nào mong đợi có thông tin cập nhật. Bắt đầu một bản tin không nhất thiết phải phức tạp. Hãy kiểm tra bài viết trên blog của chúng tôi để xem cách làm.

Khám phá các câu hỏi chưa được hỏi

Bạn đã trao đổi kế hoạch với các quản lý, bạn biết họ đã xem xét với nhân viên của họ, và nhân viên biết họ có thể đến với quản lý của họ với bất kỳ câu hỏi nào thêm. Có vẻ như bạn đã bao quát tất cả các khía cạnh, nhưng bạn vẫn lo lắng về việc không đáp ứng tất cả các câu hỏi của mọi người. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về những gì nhân viên của bạn thực sự nghĩ, hãy xem xét việc sử dụng Chủ đề đang thịnh hành trong các kênh Slack của bạn để phát hiện các câu hỏi mà nhân viên có thể đang nghĩ tới, nhưng chưa có thời gian để hỏi. Thêm nó vào một kênh cụ thể, và sau đó bạn sẽ có thể bắt đầu lấp đầy các khoảng trống kiến thức mà bạn đã phát hiện.

Tạo các kế hoạch giao tiếp quản lý thay đổi của riêng bạn với sự giúp đỡ từ các mẫu miễn phí của Guru

Cần một chút hướng dẫn về cách lập kế hoạch cho nhóm của bạn? Không có vấn đề gì. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn! Tải xuống các mẫu miễn phí của chúng tôi cho quản lý thay đổi để bắt đầu lập kế hoạch ngay hôm nay. Chúng rất tuyệt cho người dùng Guru và có thể giúp những người dùng mới bắt đầu với cơ sở tri thức của họ một cách hấp dẫn.