Chia sẻ kiến thức qua các phòng ban là máu chảy của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào. Cuối cùng, làm sao các đội có thể hợp tác hiệu quả mà không có cách nào để trao đổi thông tin một cách dễ dàng? Phần mềm wiki cung cấp một cách đơn giản để tạo, tổ chức và chia sẻ kiến thức trên toàn công ty. Nhưng phần mềm wiki tốt nhất là gì? Đó là điều chúng tôi sẽ bàn trong hướng dẫn này.

Phần mềm wiki là gì?

Một wiki là nền tảng tập trung trên web cho phép nhân viên dễ dàng truy cập và ghi chép thông tin. Nói một cách ngắn gọn, đó là một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất. Lý tưởng, wiki của bạn sẽ tích hợp vào các luồng làm việc hiện tại thông qua các tiện ích trình duyệt, cho phép nhân viên truy cập nội dung mà không cần chuyển tab. Dưới đây là một số ví dụ về nội dung bạn có thể tìm thấy trong wiki công ty nội bộ:

• Các tính năng sản phẩm mới hoặc cập nhật quy trình
• Chính sách nhân sự về thời gian nghỉ phép
• Các mẫu quản lý dự án
• Điểm ăn trưa địa phương cho các bữa trưa nhóm

Wikivov bên ngoài hoạt động một chút khác biệt so với các wiki bên trong. Chúng thường bao gồm hướng dẫn sản phẩm cho người dùng cuối. Trong khi vẫn hoạt động như một trung tâm thông tin uy quyền, wiki công cộng chứa nội dung được tùy chỉnh dành riêng cho khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác.

Các loại phần mềm wiki

Được lưu trữ

Một wiki được lưu trữ bao gồm các công cụ SaaS không đòi hỏi thời gian phát triển nội bộ. Bảo mật và bảo trì phần mềm của một wiki được lưu trữ được quản lý bởi công ty lưu trữ. Thường có ít linh hoạt hơn với bố cục của wiki; Tuy nhiên, ít công việc hơn để quản lý wiki chính nó, vì vậy bạn có thể dành thời gian hơn để tập trung vào nội dung sống trong đó.

Tự lưu trữ

Phần mềm wiki tự lưu trữ (ví dụ: MediaWiki) là mã nguồn mở và yêu cầu sự tham gia liên tục của các nhà phát triển để duy trì bảo mật và tổ chức của nền tảng. Thường, phần mềm wiki tự lưu trữ linh hoạt hơn đối với mỗi người dùng duy nhất, với điều kiện là họ thường phải làm việc nhiều hơn để duy trì.

Tại sao sử dụng phần mềm wiki?

Tập trung thông tin của công ty

Tìm kiếm trong vô số nguồn để tìm một thông tin đơn lẻ là một sự tiêu cực thời gian thông thường cho phần lớn chúng ta. Theo Forbes,    Đây là thời gian mà có thể dành tốt hơn để hợp tác với đồng nghiệp và sáng tạo giải quyết vấn đề. 

Phần mềm wiki tập trung tất cả thông tin của công ty vào một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất - để mọi người đều biết chính xác nơi nào để tìm thông tin đáng tin cậy và liên quan. 

Chấm dứt quá tải thông tin

Các mảnh kiến thức nhuyễn là chính khi truyền thông thông tin quan trọng trên toàn tổ chức. Quá nhiều thứ nội dung dài tạo gánh nặng cho nhân viên đọc và nhớ nhiều hơn họ có thể thực sự giữ được.

Khi nhân viên được cung cấp thông tin theo từng mảnh và họ có thể truy cập lại bất cứ khi nào họ cần, quá tải thông tin trở thành một điều đã qua rồi. 

Đưa đến mọi người thông tin họ cần để xuất sắc trong công việc của họ

Mọi người đều mong muốn cảm thấy họ có đủ thông tin cần thiết để làm công việc của mình tốt. Thiếu nguồn lực cần thiết để cảm thấy được hỗ trợ trong vai trò của mình là một trong những yếu tố chính gây ra tình trạng kiệt sức, điều đang gia tăng. 

Phần mềm wiki cung cấp mọi người thông tin họ cần, bất cứ khi nào họ cần truy cập. Họ không cần phải nhắc nhở chuyên gia về chủ đề câu trả lời cho câu hỏi của họ, thay vào đó họ có thể tìm thấy tất cả kiến thức họ cần ngay tại ngón tay.

Cung cấp một nguồn thông tin duy nhất mà đội của bạn thực sự sử dụng

Mà không có wiki như một nguồn thông tin duy nhất, bạn đang gặp nguy cơ sử dụng thông tin trùng lặp và không đáng tin cậy để thông báo quyết định và quy trình. Gửi mọi người đến một nơi để biết thông tin và đảm bảo duy trì thông tin đó luôn cập nhật. Đó là một giải pháp đơn giản giữ cho mọi người cùng trên một trang.

Khởi động sự hợp tác một cách dễ dàng

Giao tiếp nội bộ tốt dẫn đến sự hợp tác liền mạch mà sau đó dẫn đến hoạt động của công ty suôn sẻ và hiệu quả. Phần mềm wiki cho phép mọi người trong công ty tạo và chỉnh sửa thông tin, biến wiki thành nơi cơ sở cho sự hợp tác dễ dàng. Mỗi chuyên gia chủ đề đang đóng góp kiến thức của mình vào một nguồn thông tin duy nhất mà mọi người đều có thể truy cập. Tạm biệt, nơi lưu trữ thông tin riêng biệt! 

Duy trì thông tin của công ty cập nhật liền mạch

Phần mềm wiki tốt nhất có hệ thống xác thực nội dung tích hợp sẵn. Điều này cho phép người tạo thông tin đặt một hẹn đến lúc họ cần xem xét và xác minh lại thông tin đó. Điều này đảm bảo thông tin của công ty luôn cập nhật và liên quan, đồng thời ngăn chặn ai đó tham chiếu không biết đến kiến thức không đáng tin cậy. 

Đảm bảo thông tin sản phẩm được chuyên gia xác minh nằm trong tay mọi người trong hỗ trợ, bán hàng và tiếp thị

Khi có cập nhật cho sản phẩm, mọi người cần được thông báo. Điều này bao gồm hỗ trợ kỹ thuật, bán hàng, tiếp thị, chuyên gia sản phẩm và nhiều hơn nữa. 

Theo PwC, 17% số người tiêu dùng sẽ rời bỏ một thương hiệu chỉ sau một trải nghiệm xấu. Vì vậy, quan trọng là các nhóm có truy cập vào thông tin đáng tin cậy trong giao tiếp với khách hàng. 

Hãy để các chuyên gia về chủ đề tài liệu và xác minh thông tin của họ, để mọi người còn biết kiến thức họ đang đọc là chính xác và đáng tin cậy. Loại kiến thức này đã được các chuyên gia xác minh và đặc biệt quý giá khi sử dụng trong phần mềm cơ sở kiến thức hoặc được cung cấp qua phần mềm bàn giúp, nơi tốc độ và độ chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng.

Hãy trao quyền cho các nhân viên hỗ trợ để cung cấp dịch vụ khách hàng hàng đầu thế giới

Dễ dàng truy cập thông tin mang lại lợi ích cho các nhân viên hỗ trợ theo hai cách. Đầu tiên, nó cho phép họ cập nhật thông tin, cung cấp cho khách hàng thông tin phù hợp nhất với họ. Thứ hai, nó cung cấp truy cập nhanh chóng vào kiến thức để nhân viên hỗ trợ có thể trả lời câu hỏi ngay lập tức, loại bỏ thời gian trễ giữa câu hỏi của khách hàng và câu trả lời từ bộ phận hỗ trợ.

Phần mềm wiki tốt nhất cần có những thành phần nào?

Không phải tất cả các wiki được tạo ra giống nhau. Có một số đặc điểm chính cần nhớ khi chọn wiki tốt nhất cho đội của bạn. 

Dễ sử dụng

Thêm một công cụ mới vào bất kỳ quy trình làm việc nào đều bị sợ hãi bởi hầu hết nhân viên, chỉ là thêm một thứ mới để học trên cùng các công việc hàng ngày. Phần mềm wiki nên giải quyết vấn đề, không phải tạo ra những rắc rối thêm. Nó nên có thiết kế trực quan và cấu trúc nội dung khuyến khích việc tạo nội dung dễ dàng.  

Khả năng tìm kiếm

Không ai có thời gian để tạo ra những từ khóa chính xác để tìm được thông tin đúng. Một wiki cần có chức năng tìm kiếm thông minh giúp nó cung cấp kết quả liên quan đến tìm kiếm của bạn và không phụ thuộc vào các từ khóa chính xác. Phần mềm wiki tốt sẽ không đòi hỏi nhiều lần tìm kiếm để tìm ra câu trả lời. 

Cơ sở kiến thức

Phần mềm wiki xuất sắc hoạt động như một cơ sở kiến thức cho tất cả thông tin quan trọng. Nó có thể dành cho nội bộ hoặc bên ngoài, truyền thông tin đến khán giả đó. Nó nên hoạt động như một nguồn kiến thức đáng tin cậy mà độc giả có thể tin tưởng sử dụng thường xuyên, và là nơi đầu tiên mọi người nghĩ đến khi tìm kiếm câu trả lời. 

Tính năng

Phần mềm wiki của bạn nên tích hợp vào luồng làm việc hiện tại thông qua tiện ích trình duyệt. Điều này loại bỏ nhu cầu chuyển hướng khỏi luồng làm việc của bạn để tìm kiếm thông tin, và thay vào đó đưa thông tin đó vào luồng làm việc của bạn. Nó nên cho phép bạn tìm thấy thông tin bạn cần mà không cần rời khỏi ứng dụng bạn đang làm việc.

Các tính năng học tập

Nó nên có khả năng phục vụ người dùng của nó. Dựa trên vai trò của bạn hoặc thông tin bạn đã tham khảo lịch sử, một wiki nên đề xuất nội dung liên quan đến vai trò của bạn. Để hỗ trợ thêm, phần mềm wiki cũng nên có một trung tâm trợ giúp hoặc chuỗi hướng dẫn nơi tài liệu dễ dàng tiếp cận. 

Thay đổi

Thường không có một mô hình phù hợp cho tất cả phần mềm wiki. Cho dù bạn lưu trữ kiến thức nội bộ hay xây dựng một cơ sở kiến thức bên ngoài, bạn cần có khả năng tùy chỉnh thông tin một cách phù hợp với công ty của bạn. Bắt đầu với khung công việc được cung cấp, nhưng tận dụng tính linh hoạt mà wiki nên đem lại.

Phân tích

Những wiki tốt nhất có tích hợp phân tích, nơi bạn có thể xem thấy nội dung nào đang thu hút nhiều nhất hoặc cái gì đang được tìm kiếm thường xuyên. Điều này có thể giúp bạn phát hiện ra những khoảng trống trong kiến thức của công ty cũng như xem xét thông tin nào đã chứng minh là hữu ích nhất đối với nhân viên.

Một trong những khả năng quan trọng nhất cần tìm kiếm - đặc biệt khi công ty của bạn phát triển - là khả năng tích hợp phần mềm wiki của bạn vào ngăn xếp công cụ hiện tại của bạn ra sao.

Chèn phần mềm wiki vào ứng dụng hiện tại của bạn

Khi lựa chọn phần mềm wiki thích hợp, chỉ làm một nửa là giải bài toán khi bạn còn phải chắc chắn rằng phần mềm có thể tích hợp hoàn hảo vào phần mềm hiện tại của nhóm bạn. Các wiki tốt không yêu cầu người dùng phải phá vỡ luồng làm việc của họ. Thay vào đó, chúng xuất hiện ở nơi công việc đang diễn ra.

Dưới đây là những điểm cần xem xét khi đánh giá tích hợp:

tại Slack và Microsoft Teams.
Phần mềm wiki có thể hoạt động trực tiếp trong Slack hay Teams và có thể cung cấp các đáp án trong thời gian thực mà không phải mở tab mới. Một số công cụ thậm chí cho phép bạn tạo hoặc xác minh nội dung ngay từ chat.

Google Workspace và Microsoft 365.
Trợ giúp làm cho việc nhúng tài liệu, đồng bộ lịch, hoặc tìm kiếm kiến thức cùng các tệp hiện có của bạn dễ dàng hơn.

Các tiện ích mở rộng của trình duyệt
Các tiện ích mở rộng cho Chrome hoặc Edge cho phép bạn tìm kiếm wiki của mình từ bất kỳ nơi nào trên web. Dù bạn đang trong một chủ đề email hay bên trong CRM, khả năng tìm kiếm có nghĩa là bạn không có xa hơn một lần nhấp từ câu trả lời chính xác.

Các công cụ quản lý dự án
Wiki kết nối với Jira, Trello, Asana, hoặc ClickUp giúp giảm khoảng cách giữa kế hoạch và tài liệu. Điều này đặc biệt hữu ích cho các đội ngũ kỹ thuật, sản phẩm và tiếp thị đang làm việc xuyên chức năng.

SSO và quản lý người dùng
Đúng bằng (SSO) và tích hợp cấp quyền người dùng (như Okta hoặc Azure AD) làm cho việc truy cập và bảo mật trở nên dễ dàng hơn. Đây là điều cần thiết để mở rộng quy mô và trênboarding nhân viên mới dễ dàng hơn.

Tìm kiếm doanh nghiệp được nâng cấp bằng AI
Những công cụ wiki hiện đại nhất không chỉ tích hợp mà còn tựa như một hệ thống kiến thức duy nhất. Với khả năng tìm kiếm được sử dụng trí tuệ nhân tạo, wiki của bạn có thể chỉ mục kiến thức từ các công cụ khác nhau trong thư mục của bạn và trả lại câu trả lời đáng tin cậy tức thì.

Guru đã tích hợp với tất cả các công cụ làm việc hàng đầu của bạn, vì vậy đội ngũ bạn có thể truy cập thông tin đáng tin cậy tại bất kỳ đâu.

Công cụ & ví dụ phần mềm wiki tốt nhất

1. Guru
Tại Guru, chúng tôi thực hành những gì mình dạy khi nói đến phần mềm wiki tuyệt vời. Wiki hiện đại của chúng tôi được trang bị trí tuệ nhân tạo, giúp việc thu thập thông tin một cách liền mạch và tìm kiếm câu trả lời đáng tin cậy ngay lập tức. Nó tích hợp với các ứng dụng phổ biến nhất của công ty bạn để thông tin bạn cần luôn dễ dàng tiếp cận. Bạn có thể tham khảo tài liệu kiến thức nhanh hơn bao giờ hết với trợ lý viết AI của Guru, cập nhật nó để luôn giữ mới nhất với quy trình xác minh của chúng tôi và nhanh chóng tìm kiếm thông tin bất kể nơi nào mà nó được lưu trữ.

Và với các Biên pháp Sức kiến thức, các đội như IT, Nhân sự, Hỗ trợ, Thực phẩm và Thị trường có thể tạo ra các kinh nghiệm tìm kiếm được cá nhân hóa tùy theo nhu cầu cụ thể của họ. 

Tính năng Cơ bản:

• Tạo nội dung và tìm kiếm bằng trí tuệ nhân tạo
  
  
• Các tiện ích mở rộng và tích hợp với ứng dụng
  
  
• Quy trình xác minh nội dung
  
  
• Tìm kiếm nhanh chóng và toàn bộ
  
  
• Tích hợp với Slack, Chrome và Teams
  
  

Tiêu benifit:

• Cung cấp thông tin đáng tin cậy và luôn cập nhật
  
  
• Hỗ trợ các luồng làm việc tồn trên
  
  
• Tìm kiếm nhanh chóng
  
  
• Giúp quy trình làm việc của công ty trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn
  
  

Tốt nhất cho: Các đội tìm kiếm phần mềm wiki AI được tối ưu hóa và hoạt động trực tiếp trong các công cụ và quy trình làm việc hiện có của họ.

2. MediaWiki
Đây là phần mềm wiki mã nguồn mở được ưa chuộng nhất hiện nay. Nó lý tưởng cho bất kỳ ai quản lý lượng lớn nội dung cần được truy cập bởi nhiều người. Tuy nhiên, nó yêu cầu kiến thức kỹ thuật ít nhiều hơn để bắt đầu và chạy. Tuy nhiên, MediaWiki vẫn là một trong những wiki đáng tin cậy nhất và hoàn toàn miễn phí.

Tính năng Cơ bản:

• Mã nguồn mở và có thể mở rộng
  
  
• Quyền hạn và bảo mật cao
  
  
• Tùy chỉnh với các tiện ích và tùy chọn hình nền
  
  
• Phù hợp với cơ sở dữ liệu nội dung lớn
  
  

Lợi ích:

• Được miễn phí và đã chứng minh (cơ sở dữ liệu được sử dụng bởi Wikipedia)
  
  
• Nền tảng mạnh mẽ và hỗ trợ
  
  
• Hoàn toàn phù hợp cho các cơ sở dữ liệu công cộng hoặc tư nhân lớn
  
  

Phù hợp nhất: Các tổ chức có các nhóm kỹ thuật quản lý các bộ nhớ đệm nội dung lớn, có tổ chức

3. DokuWiki
DokuWiki là dễ dàng và hiệu quả. Nó là một giao diện wiki mã nguồn mở có hàng ngàn người đóng góp và không giới hạn về số trang bạn có thể lưu trữ. Chứng thực được tích hợp, phù hợp cho các công ty lớn cố gắng đưa ra nhiều thông tin quan trọng cho nhân viên hoặc khách hàng nhanh chóng, và miễn phí.

Tình năng Cơ bản:

• Lô cà hên mốm lưu trü (kế cô ngư{ì} database)à
  
  
• Danh sách kiểm soát truy cập và xác thực
  
  
• Môi trường đệm tiện ích
  
  
• Dễ dàng sao lưu và khôi phục
  
  

Lợi ích:

• Cài đặt nhanh chóng và cấu trúc nhẹ
  
  
• Tuyệt vời cho các nhóm với kiến thức kỹ thuật cao
  
  
• Không có cơ sở dữ liệu có nghĩa là bảo trì thấp
  
  

Tiêu chuẩn cho: Các nhóm cần một wiki hosted tự động nhẹ mà không có độ phức tạp của cơ sở dữ liệu

4. Confluence\r\nConfluence là một trong những loại phần mềm wiki phổ biến nhất được sử dụng trong không gian kỹ thuật. Nó đồng bộ với Jira, phần mềm quản lý dự án, giúp việc tạo và cập nhật nội dung dễ dàng. Confluence yêu cầu tìm kiếm từ khóa chính xác để tìm nội dung và miễn phí cho tối đa 10 người dùng.

Tình năng Cơ bản:

• Tích hợp sâu Jira và Trello
  
  
• Tính năng quản lý phiên bản và bình luận
  
  
• Ảnh tinh thể cho việc xây dựng dự án
  
  
• Hỗ trợ trang trạm hình ảnh
  
  

Lợi ích:

• Tích hợp với các thiết bị đã có.
  
  
• Sau đó giao tiếp tự động.
  
  
• Cộng tác và an toàn
  
  

Tiêu chuẩn cho: Các nhóm yêu cầu một wiki nhẹ đơn giản mà các nhóm kỹ thuật tìm đến.

5. Tettra \r\nTettra hoạt động tốt cho các nhóm với kiến thức kỹ thuật. Cài đặt, bảo trì và sử dụng dễ hiểu–nó cũng tích hợp với các công cụ bạn đang làm việc. Các nhóm trên toàn bộ tổ chức có thể tổ chức kiến thức của họ một cách hợp lý phù hợp.

Tình năng Cơ bản:

• Integrates with Slack và Microsoft Teams
  
  
• Gợi ý nội dung và kiểm tra nội dung
  
  
• Trình tạo trang nhẹ
  
  
• Tính năng liên kết trả lời
  
  

Lợi ích:

• Dễ dàng triển khai và quản lý.
  
  
• Tích hợp với các công ty không kỹ thuật.
  
  
• Lưu ý kiến thức được thực hiện bằng cách kiểm tra và làm mới.
  
  

Tốt nhất cho: Nhóm không cần kỹ thuật hoặc người mới bắt đầu tìm kiếm một cơ sở kiến thức đơn giản, đáng tin cậy.

6. Notion
Notion là một phần mềm wiki có thể tùy chỉnh cao cho phép cả nhóm làm việc từ xa và trực tiếp hợp tác hiệu quả hơn. Do thiết kế linh hoạt của nó, việc học cách sử dụng Notion tốt có thể là một quá trình học gập và thường gặp khó khăn cho các nhóm lớn sử dụng. Notion là miễn phí cho cá nhân.

Tính năng cơ bản:

• Tập trung vào việc làm việc (ghi chú, cơ sở dữ liệu, wiki)
  
  
• Bộ редак viên có thể kéo-thả
  
  
• Mẫu tùy chỉnh và tạo trang lồng nhau
  
  
• Hỗ trợ phương tiện đa phương tiện
  
  

Lợi ích:

• Hỗ trợ ghi chú nhanh.
  
  
• Hỗ trợ di động với giao diện người dùng thân thiện
  
  
• Miễn phí cho cá nhân
  
  

Tốt nhất cho: Nhóm nhỏ hoặc cá nhân tìm kiếm một không gian mạnh mẽ với tùy chỉnh

7. Slite
Slite là được thiết kế cho các nhóm làm việc từ xa. Nhiều người có thể chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc và mỗi tài liệu có thể bao gồm trích dẫn, biểu đồ, đồ họa và nhiều hơn nữa. Mỗi người dùng bắt đầu ngày với màn hình "Bắt kịp" để thu thập thông tin mới có thể liên quan đến vai trò của họ. Tất cả trong vòng 50 tài liệu.

Tính năng cơ bản:

• Gõ văn bản trực tiếp như mail.
  
  
• Tính năng gợi ý giúp lưu trữ thông tin tốt hơn với Slite.
  
  
• Trình bày và thích hợp với tiêu đề làm việc.
  
  
• Các mẫu hàng loạt cho các lần thiết lập bắt đầu.
  
  

Lợi ích:

• Hỗ trợ họp trực tuyến.
  
  
• Kiểm soát và phân công bộ phận kinh doanh.
  
  
• Chia sẻ file và trải nghiệm chung.
  
  

Tốt nhất cho: Nhóm remote hoặc mở hợp tác với việc lập kế hoạch dễ dàng.

8. Nuclino
Because of its smooth và trực quan, Nuclino is a wiki software tha Bố cục dễ học. Nó có thể được sử dụng chỉ là một wiki của công ty, hoặc được sử dụng để quản lý dự án, chia sẻ ý tưởng và nhiều hơn nữa. Nuclino mất phí cho 50 mục

Tính năng hàng đầu:

• Không yêu cầu kiến thức.
  
  
• Tài liệu được chia sẻ dễ dàng và đồng thời.
  
  
• Mọi thứ được thống nhất bằng đồ họa, tốt hơn nữa.
  
  
• Hỗ trợ Markdown
  
  

Lợi ích chính:

• Nhu cầu học hỏi tối thiểu
  
  
• 易 dàng sử dụng và phân loại
  
  
• Phù hợp cho các nhóm làm việc nhanh
  
  

Sự ổn định nhất cho:
Các nhóm muốn một công cụ nhanh gọn, nhẹ cho các tài liệu về dự án và wiki nội bộ

9. HÌNH SAO
HÌNH SAO là phần mềm quản lý kiến thức trực quan hữu hiệu cho các nhóm muốn thiết lập dễ dàng. Nó đi kèm với phân tích dữ liệu, vì vậy người quản trị có thể dễ dàng xem thông tin nào là phổ biến nhất. JÀNG SAO MIỄN PHÍ CHO LÊN 10 NGƯỜI DÙNG.

Tính năng Cơ bản:

• kinh nghiệm chỉnh sửa hiện đại
  
  
• thực hiện hợp tác thời gian thực
  
  
• tích hợp với Slack, GitHub, và G Suite
  
  
• phân tích sử dụng và sức khỏe nội dung
  
  

Lợi ích:

• Giao diện trực quan
  
  
• Tìm kiếm và tích hợp tốt
  
  
• Phân tích dữ liệu quản lý kiến thức
  
  

Tốt nhất cho: Đội ngũ hiện đại muốn giao diện sạch sẽ và có cái nhìn rõ ràng về thông tin được sử dụng

10. Document360
Document360 là một trình soạn thảo trực quan WYSIWYG mời cộng tác và chia sẻ kiến thức Nó tích hợp tốt với hầu hết ứng dụng và cung cấp phân tích cho phép bạn xem thông tin nào được đánh giá cao nhất.

Tính năng Cơ bản:

• Tính năng trực quan và biên tập Markdown
  
  
• Phân tích và báo cáo nâng cao
  
  
• Tìm kiếm và báo cáo thông minh
  
  
• Custom domain and branding
  
  

Lợi ích:

• Tốt cho bản đồ biết và cơ sở kiến thức nội bộ
  
  
• Cái này có thể được mở rộng và bảo mật để sử dụng
  
  
• Cái này giúp phân tích hiệu suất cho bạn
  
  

Tốt nhất cho: Đội ngũ hỗ trợ hoặc các công ty tạo ra cả tài liệu khách hàng và bản đồ biết nội bộ

11. Wiki.js
Wiki.js là mã nguồn mở và có thể được sử dụng trên bất kỳ nền tảng nào trong một môi trường công cộng, riêng tư hoặc cả hai. Là một lựa chọn miễn phí khác, cái này cho phép bạn tạo và lưu trữ thông tin trong một bố cục nội dung có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Phân tích cũng có sẵn. Wiki.js không phù hợp với những người có ít hoặc không có kinh nghiệm kỹ thuật.

Tính năng Cơ bản:

• Danh mục biên tập độ sắc nét
  
  
• Quyền truy cập dựa vào vai trò
  
  
• Lưu trữ dựa trên Git
  
  
• Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
  
  

Lợi ích:

• Mã nguồn mở và miễn phí
  
  
• Bảo mật và tùy chỉnh
  
  
• Tốt cho các nhà phát triển
  
  

Xứng đáng cho: Đội ngũ kỹ thuật cần một wiki tự-hosted an toàn và linh hoạt

12. Bookstack
Bookstack là một phần mềm wiki miễn phí, mã nguồn mở dựa trên cấu trúc sách, làm cho thông tin dễ tìm hiểu và sử dụng Nó phù hợp cho những đội muốn một giao diện sạch sẽ, người dùng dễ sử dụng với sự phức tạp kỹ thuật tối thiểu. Bookstack có thể được self-host và tùy chỉnh rộng rãi, mặc dù việc thiết lập và bảo trì yêu cầu sự tham gia của người phát triển.

Tính năng chính:

• Phân loại nội dung dựa trên sách và chương
  
  
• Biết rõ chỉnh sửa văn bản với hỗ trợ markdown
  
  
• Máy chủ truy cập xoay quanh vai trò
  
  
• Hỗ trợ ngôn ngữ đa dạng
  
  
• Tùy chọn tự-host để chọn.
  
  

Lợi ích:

• Hiểu rõ về việc sắp xếp và phân loại thuận tiện cho chức năng dẫn hướng.
  
  
• Đã có sẵn để sử dụng mà không có phí
  
  
• Kiểm soát chính sách được thiết yếu cho các khu vực nội dung khác nhau.
  
  

10. Tốt nhất cho: Tiểu nhóm tới nhóm vừa phải đang tìm kiếm một wiki có mốc thời gian và được tự-host với khả năng lặp lại.

11. TiddlyWiki
TiddlyWiki là một wiki có thể tùy chỉnh để tổ chức và khả năng sử dụng của con người được thiết kế cho những người dùng hoàn toàn khác. Sự độc đáo của nó là chạy như một tệp tin HTML duy nhất, giúp nó được di chuyển dễ dàng và dễ dàng sao lưu. TiddlyWiki hấp dẫn đối với người dùng quyền năng muốn kiểm soát được cấu trúc kiến thức của họ, dù nó có thể mang lại sự khó khăn với người dùng không có kỹ thuật.

Tính năng chính:

• Tất cả wiki được chứa trong tệp tin HTML duy nhất
  
  
• Tùy chỉnh được mở rộng bằng cách sử dụng các plugin và trang đơn (script)
  
  
• Chỉnh sửa văn bản với hỗ trợ markdown và văn bản giàu,
  
  
• Hỗ trợ đa nền tảng
  
  
• Phân loại nội dung tương tự các thẻ
  
  

Lợi ích:

• Trọng hợp và nhẹ
  
  
• Tối ưu hóa để mở rộng
  
  
• Hỗ trợ mạnh về quản lý tư liệu dành cho người sử dụng
  
  

10. Lợi ích chính: Người dùng, nhà nghiên cứu, và các nhà phát triển tìm kiếm một cơ sở kiến thức có thể di chuyển một cách tốt đẹp và có thể được hack ở bất cứ đâu.

11. Zoho Wiki
Zoho Wiki là một phần của hệ sinh thái Zoho toàn diện và mang lại cho doanh nghiệp vừa nhỏ và được sử dụng rộng rãi tới các tiêu chuẩn. Chúng có thể được sử dụng để kiểm soát xem người dùng có được phép truy cập hoặc chỉnh sửa nội dung nào trong phạm vi nội bộ. Zoho Wiki được lưu trữ để có ít độ tin cậy hơn và chức năng tiêu chuẩn có thể thiếu sót.

Tính năng chính:

• Trợ lý vị trí cơ bản trên cơ sở tính năng.
  
  
• Thiết lập trang tùy chỉnh và trang làm việc.
  
  
• Hoàn thiện tích hợp với các ứng dụng khác của Zoho:
  
  
• Liéu versioning và lịch sử
  
  
• Trình soạn thảo dựa trên trang web với WYSIWYG
  
  

Lợi ích chủ yếu:

• Dễ sử dụng với cấp thiết lập tối thiểu
  
  
• Là tích hợp tốt với hệ sinh thái Zoho
  
  
• Phù hợp để quản lý kiến thức thuộc tính cấp đội hoặc phòng
  
  

Thích hợp nhất cho: Các công ty sử dụng Zoho và các doanh nghiệp nhỏ cần một cổng thông tin nội bộ an toàn và được lưu trữ

15. XWiki
XWiki là một nền tảng wiki điện tử mạnh mẽ và nguồn mở phù hợp với các cơ sở kiến thức phức tạp Nó hỗ trợ các tính năng nâng cao như lập trình, tạo ứng dụng tùy chỉnh và nội dung xác định, làm cho nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm kỹ thuật Tuy nhiên XWiki yêu cầu cấu hình và bảo trì đòi hỏi nhiều hơn so với các công cụ lưu trữ được lưu trữ và đã rất simples.

Các tính năng phổ biến:

• Tùy chỉnh mở rộng thông qua các công thức và đại biểu
  
  
• Hỗ trợ dữ liệu cấu trúc và nội dung động
  
  
• Tự tổ chức với các tùy chọn cấp doanh nghiệp
  
  
• Kiểm soát truy cập và biên tập cộng tác
  
  
• Công cụ xuất và nhập tích hợp
  
  

Lợi ích:

• Cực kỳ linh hoạt và có thể mở rộng
  
  
• Lý tưởng cho luồng kerja kỹ thuật và triển khai cấp doanh nghiệp
  
  
• Cộng đồng mạnh mẽ và tùy chọn hỗ trợ doanh nghiệp
  
  

Tốt nhất cho: Đội ngũ kỹ thuật và doanh nghiệp lớn có nguồn lực phát triển tìm kiếm sự tùy chỉnh sâu

16. Joplin
Joplin bắt đầu như một ứng dụng ghi chú nhưng đã phát triển thành một giải pháp quản lý kiến thức tập trung vào quyền riêng tư. Nó hỗ trợ mã hóa đầu cuối cuối, khiến nó trở thành một lựa chọn tốt đối với người dùng quan tâm đến bảo mật dữ liệu. Joplin được sử dụng tốt nhất là là wiki cá nhân hoặc nhóm nhỏ, và mặc dù nó miễn phí và mã nguồn mở, nó có thể không cung cấp tất cả các tính năng cộng tác của các nền tảng wiki mạnh hơn.

Các tính năng chính:

• Chỉnh sửa ghi chú dựa trên Markdown
  
  
• Mã hóa đầu cuối cuối cho quyền riêng tư dữ liệu
  
  
• Web clipper và ứng dụng di động
  
  
• Đồng bộ trên nhiều thiết bị bằng cách sử dụng Dropbox, OneDrive, hoặc WebDAV
  
  
• Ưu tiên lưu trữ trên thiết bị với lựa chọn lưu trữ trên đám mây
  
  

Lợi ích:

• Kiểm soát bảo mật và riêng tư mạnh mẽ
  
  
• Hỗ trợ cả cá nhân và luồng làm việc nhóm nhỏ
  
  
• Miễn phí, mã nguồn mở, và đa nền tảng
  
  

Phù hợp nhất cho: Cá nhân hay nhóm nhỏ chú trọng đến riêng tư, muốn một wiki dựa trên markdown an toàn

17. Obsidian
Obsidian là một công cụ quản lý kiến thức cá nhân dựa trên markdown được yêu thích bởi các tác giả, nhà phát triển. Sức mạnh của Obsidian nằm ở khả năng tạo liên kết ngược và xem đồ thị giúp kết nối ý tưởng dễ dàng. Obsidian có khả năng tuỳ chỉnh cao thông qua các plugin cộng đồng và hoạt động ngoại tuyến, nhưng thiếu tính năng hợp tác tích hợp tự nhiên—điều này khiến nó phù hợp hơn cho việc sử dụng cá nhân hoặc nhóm làm việc không đồng thời.

Các tính năng chính:

• Lưu trữ tập tin markdown cục bộ
  
  
• Xem đồ thị các ghi chú liên kết
  
  
• Liên kết song hướng
  
  
• Hệ sinh thái plugin cho các tính năng mở rộng
  
  
• Thiết kế ưu tiên lưu trữ trên thiết bị
  
  

Lợi ích:

• Có thể tuỳ chỉnh cao và thân thiện với quyền riêng tư
  
  
• Khuyến khích vẽ sơ đồ ý tưởng và liên kết ghi chú sâu
  
  
• Nhanh và nhẹ
  
  

Phù hợp nhất cho: Tác giả, nhà phát triển, và người dùng đơn lẻ tìm kiếm một công cụ linh hoạt cho việc suy nghĩ liên kết và wiki cá nhân

Phần mềm wiki miễn phí

Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với wiki công ty hoặc hoạt động trong một ngân sách giới hạn, có rất nhiều công cụ phần mềm wiki miễn phí cung cấp các tính năng mạnh mẽ mà không tốn kém. Những công cụ này có sự đa dạng về khả năng, từ wiki cá nhân đơn giản đến các nền tảng mã nguồn mở có thể mở rộng và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Một số công cụ wiki miễn phí như MediaWiki, Bookstack, hoặc DokuWiki, tự lưu trữ và mã nguồn mở—điều này có nghĩa là bạn sẽ cần một chút hiểu biết kỹ thuật để cài đặt, tùy chỉnh, và duy trì chúng. Các công cụ khác như Notion, Slite, hoặc Nuclino, cung cấp các gói miễn phí với giới hạn người dùng hoặc nội dung nhưng dễ dàng thiết lập và sử dụng ngay sau khi mở hộp.

Chọn một công cụ wiki miễn phí không có nghĩa là bạn phải hy sinh chức năng. Nhiều công cụ này đi kèm với các tính năng như hỗ trợ markdown, khả năng tìm kiếm, kiểm soát truy cập, và các công cụ hợp tác. Và đối với các nhóm nhỏ, các công ty khởi nghiệp, hoặc cá nhân xây dựng cơ sở kiến thức cá nhân, các gói miễn phí có thể cung cấp mọi thứ bạn cần.

Phần mềm wiki tốt nhất cho đội của bạn là gì?

Như bạn có thể thấy từ danh sách này, có rất nhiều wiki xuất sắc hiện có, mỗi cái có khả năng độc đáo và đề xuất giá trị riêng.

Yêu cầu của mỗi công ty sẽ khác nhau, nhưng có một vài yếu tố quan trọng cần xem xét khi đánh giá các lựa chọn trên thị trường. Wiki bạn chọn phải dễ sử dụng, có sẵn trong luồng làm việc của nhân viên và có khả năng tích hợp với các ứng dụng phổ biến nhất của công ty. Nó cũng nên sử dụng công nghệ AI rất mới. 

Hãy nhớ những khả năng cốt lõi này khi tiến hành nghiên cứu của bạn. Và đừng bao giờ mất mục tiêu cuối cùng: cung cấp cho đội của bạn một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất để họ có thể làm việc tốt nhất.

Kết thúc

Dù bạn đang xây dựng wiki nội bộ đầu tiên của mình hoặc thay thế một hệ thống lạc hậu, phần mềm phù hợp có thể biến cách nhóm của bạn ghi chú, chia sẻ và sử dụng kiến thức. Từ nền tảng mã nguồn mở đến các giải pháp dựa trên trí tuệ nhân tạo, có một công cụ wiki nào đó phù hợp với tất cả các nhu cầu và quy trình của mỗi nhóm.

Khi bạn đánh giá các phương án của mình, hãy luôn nhớ đến các thói quen, công cụ và mục tiêu của nhóm. Tìm kiếm phần mềm dễ sử dụng, tích hợp vào ngăn xếp công nghệ hiện tại của bạn và giúp công ty của bạn duy trì phù hợp với một nguồn thông tin đúng.

Muốn xem một wiki hiện đại, dựa trên trí tuệ nhân tạo trong hành động? Xem bản demo theo yêu cầu của Guru để xem cách nó có thể giúp nhóm của bạn làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn.