公司背景

FoodCorps 是一個非營利組織，致力於在學校連接兒童與營養食物。 透過吸引 AmeriCorps 成員提供營養教育、與學校餐飲提供者合作以及倡導公平食品政策，FoodCorps 促進更健康的學校環境。 該組織主要運作於遠端，依賴各種工具，包括 Google Drive、Slack 和 Box，以支持超過 100 名員工在美國各地合作進行計劃。

挑戰

FoodCorps 的知識散布於多個平台，使員工難以快速找到可靠的資訊。 沒有集中系統，員工經常在 Slack 中重複提問，或是在 Google Drive 和 Box 中查找不斷增長的文件。

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“我們沒有一個集中性的知識位置，” FoodCorps 的運營和 IT 總監 Derryck Rosalez 說。 “我們開始在 Google Docs 中建立知識庫，但即使那樣，大家也要手動搜索文件。 這不友好，而且無法擴展。”

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這些低效率不僅影響了生產力，也減損了對可用資訊的信任。 員工無法確定他們是否在訪問最新版本的政策或資源，進一步加劇了挫折感。 正如 Derryck 所言，“重要的不是資訊存放的位置，而是你如何獲取它，以及如果找到的話，是否可以信任它的準確性和時效性。” 

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解決方案

為了解決這些挑戰，FoodCorps 轉向了 Guru，一個旨在簡化準確和經過驗證資訊存取的知識管理平台。 Guru 為 FoodCorps 提供了一個解決方案，能夠與他們現有的工具整合，快速獲得成果而不需要立即全面改造。

“Guru 吸引我的是它的無平台限制性，” Derryck 分享道。 “我們不需要將所有內容都放入 Guru。 相反，它將我們連接到文件本身的儲存位置——不論是 Google Drive、Box 還是 Slack——使知識瞬間可獲得。” 

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通過 Guru 的 企業搜索，員工可以從多個來源檢索答案，而無需將所有內容遷移至單一系統。 其 瀏覽器擴展 和 Slack 整合 進一步簡化了存取，使員工能夠在他們已經工作的地方找到資訊。 Guru 的 驗證引擎 也格外突出，確保關鍵知識的準確性和時效性。

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“Guru 讓我們能夠驗證資訊的事實十分重要，” Derryck 說。 “這意味著我們可以信任所見的資訊，這在之前並不總是如此。” 

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方法

FoodCorps 以分階段的方式實施 Guru，平衡了徹底準備的必要性和注重易用性。  該過程始於 30 天的免費試用期間，FoodCorps 探索了 Guru 的功能並開始遷移關鍵內容。 透過使用 Guru 的批量遷移工具並通過 企業搜索 連接 Google Drive，FoodCorps 最小化了手動工作並迅速看到成效。

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“我最大的擔憂是遷移內容所需的人力時數，” Derryck 說。 “Guru 用批量遷移等工具讓這變得容易，還可以連接到 Google Drive 中的資料夾。 我們可以開始而無需一次全部完成。” 

為了促進使用，FoodCorps 組織了一個跨部門的內容專家網絡，負責整理內容並鼓勵團隊使用。 Guru 的瀏覽器擴展和 Slack 整合 在推廣使用中發揮了關鍵作用，讓員工在不離開現有工作流程的情況下獲取資訊。

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“我們不希望再有一個人們必須登錄的平台，” Derryck 解釋道。 “Guru 存在於我們工作的地方——不論是在 Slack 還是在瀏覽器中——對團隊的實際使用產生了巨大影響。” 

結果

自從實施 Guru 以來，FoodCorps 已經改變了其員工如何存取和管理知識。 員工不再浪費時間尋找答案或在 Slack 中重複提問。 而是可以透過 Guru 的人工智慧驅動搜索快速找到已驗證的資訊。

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“Slack 頻道過去充滿了相同的問題，重複圍繞著，” Derryck 指出。 “現在，有了 Guru，員工可以找到所需的資訊，而不需要問我——或其他人。 單單這一點就節省了很多時間。” 

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Guru 的 驗證特性 也增強了對系統的信心。 “當你看到那個綠色勾選時，你知道資訊是準確的並且最新的，” Derryck 說。 “這對我們來說是個遊戲改變者。”

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透過這些改善，FoodCorps 準備繼續提升其知識管理工作。 該組織計劃擴展其使用 Guru，創建部門專屬頁面並根據不同團隊定制搜索體驗。

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“Guru 正在幫助我們連接整個技術棧中的點，” Derryck 總結道。 “與其追逐答案，我們的員工現在可以快速輕鬆地相信他們獲得的是正確的資訊。” 

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下一步

隨著 FoodCorps 繼續利用 Guru 取得成功，該組織計劃利用兩個新功能： 頁面 和 知識代理。 這些功能將有助於解決特定部門的需求，同時進一步簡化跨團隊的知識存取。

頁面允許團隊在 Guru 中創建可自定義的著陸頁面，提供組織和突出關鍵資源的直觀方式。 這功能對 FoodCorps 特別具有吸引力，因為他們旨在為資訊建立部門專屬的樞紐。

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“我們的人力資源團隊最近問我們是否可以將 Guru 作為內聯網使用，” Derryck 分享道。 “他們希望有一個針對人事與公平團隊的主頁，我們可以在上面發布我們是誰、我們在做什麼，並提供關鍵政策的快速鏈接。 頁面將讓我們做到這一點——並且也是引人入勝的 。” 

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同時，知識代理啟用量身定制的人工智慧驅動搜索體驗，使其能夠根據特定來源和定制提示提供更具針對性的結果。 例如，FoodCorps 可以針對 HR 相關查詢創建一個專門的代理，僅從經過驗證的 HR 資源中提取資訊。

“有了知識代理，我們可以訓練人工智慧更專注，每次都將人們引導到正確的來源。 這正是我們需要的，” Derryck 說。

通過整合頁面和知識代理，FoodCorps 將賦予其員工以更大的機會來獲取正確的資訊於正確的上下文中，進一步推動平台的使用和信任。

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