Contexte de l'entreprise

FoodCorps est une organisation à but non lucratif qui travaille à connecter les enfants avec de la nourriture nourrissante dans les écoles. En engageant des membres d'AmeriCorps pour fournir une éducation nutritionnelle, en travaillant avec des fournisseurs de repas scolaires et en plaidant pour des politiques alimentaires équitables, FoodCorps favorise des environnements scolaires plus sains. L'organisation fonctionne principalement à distance, s'appuyant sur divers outils, y compris Google Drive, Slack et Box, pour soutenir plus de 100 membres du personnel alors qu'ils collaborent sur des programmes à travers les États-Unis.

Le défi

FoodCorps a lutté avec des connaissances éparpillées sur plusieurs plateformes, rendant difficile pour le personnel de trouver des informations fiables rapidement. Sans un système centralisé, les employés avaient souvent recours à des questions répétitives dans Slack ou à parcourir un nombre croissant de fichiers dans Google Drive et Box.

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"Nous n'avons pas de lieu centralisé pour les connaissances," a déclaré Derryck Rosalez, Directeur des opérations et des TI chez FoodCorps. "Nous avons commencé à créer une base de connaissances dans Google Docs, mais même alors, les gens devaient chercher manuellement dans les documents. Ce n'était pas facile à utiliser, et cela ne se développait tout simplement pas."

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Ces inefficacités ont non seulement impacté la productivité mais ont également érodé la confiance dans les informations disponibles. Le personnel ne pouvait pas être sûr qu'il accédait à la dernière version des politiques ou des ressources, exacerbant encore la frustration. Comme l'a remarqué Derryck, "Il s'agit moins de l'endroit où se trouvent les informations et plus de la manière dont vous y accédez et si vous pouvez faire confiance à leur exactitude et à leur actualité si vous les trouvez." 

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La solution

Pour faire face à ces défis, FoodCorps s'est tourné vers Guru, une plateforme de gestion des connaissances conçue pour simplifier l'accès à des informations précises et vérifiées. Guru a offert à FoodCorps une solution qui pouvait s'intégrer à leurs outils existants, fournissant des résultats rapides sans besoin de refonte immédiate.

"Guru m'a parlé parce qu'il peut être agnostique," a partagé Derryck. "Nous n'avons pas eu à tout déplacer dans Guru. Au lieu de cela, il nous a connectés là où se trouvaient déjà les fichiers - que ce soit Google Drive, Box ou Slack - rendant les connaissances instantanément accessibles." 

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Avec la fonction de recherche entreprise de Guru, les employés pouvaient récupérer des réponses de plusieurs sources sans avoir à migrer tout le contenu dans un système unique. Son extension de navigateur et son intégration Slack ont encore simplifié l'accès, permettant au personnel de trouver des informations là où ils travaillaient déjà. Le moteur de vérification de Guru s'est également distingué, garantissant que les connaissances les plus critiques étaient précises et à jour.

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"Le fait que Guru nous permet de vérifier les informations est énorme," a déclaré Derryck. "Cela signifie que nous pouvons faire confiance à ce que nous voyons, ce qui n'était pas toujours le cas auparavant." 

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L'approche

FoodCorps a adopté une approche par étapes pour mettre en œuvre Guru, équilibrant la nécessité d'une préparation approfondie avec un accent sur la facilité d'utilisation.  Le processus a commencé par un essai gratuit de 30 jours, au cours duquel FoodCorps a exploré les fonctionnalités de Guru et a commencé à migrer le contenu critique. En utilisant les outils de migration en masse de Guru et en se connectant à Google Drive via la recherche entreprise, FoodCorps a minimisé les efforts manuels et a commencé à voir des résultats rapidement.

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"Ma plus grande préoccupation était le temps que cela prendrait pour migrer le contenu," a déclaré Derryck. "Guru a facilité cela avec des outils comme la migration en masse et la possibilité de se connecter à des dossiers dans Google Drive. Nous pourrions commencer sans avoir besoin de tout faire en une seule fois." 

Pour favoriser l'adoption, FoodCorps a réuni un réseau d'experts en contenu à travers les départements qui étaient responsables de l'organisation du contenu et de l'encouragement à son utilisation au sein de leurs équipes. L'extension de navigateur de Guru et l'intégration Slack ont joué un rôle clé dans l'adoption en permettant au personnel d'accéder aux informations sans quitter leurs flux de travail existants.

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"Nous ne voulions pas d'une autre plateforme à laquelle les gens devaient se connecter," a expliqué Derryck. "Le fait que Guru vive là où nous travaillons - que ce soit dans Slack ou dans notre navigateur - a fait une énorme différence pour inciter les gens à l'utiliser." 

Le résultat

Depuis la mise en œuvre de Guru, FoodCorps a transformé la manière dont son personnel accède et gère les connaissances. Les employés ne perdent plus de temps à chercher des réponses ou à poser les mêmes questions dans Slack. Au lieu de cela, ils peuvent rapidement localiser des informations vérifiées grâce à la recherche alimentée par l'IA de Guru.

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"Les canaux Slack étaient auparavant remplis des mêmes questions encore et encore," a noté Derryck. "Maintenant, avec Guru, le personnel peut trouver ce dont il a besoin sans me demander - ou à quiconque. Cela seul a permis d'économiser tellement de temps." 

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Les fonctionnalités de vérification de Guru ont également renforcé la confiance dans le système. "Lorsque vous voyez cette coche verte, vous savez que l'information est précise et à jour," a déclaré Derryck. "Cela a été un vrai changement pour nous."

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Avec ces améliorations, FoodCorps est prêt à continuer à développer ses efforts en gestion des connaissances. L'organisation prévoit d'élargir son utilisation de Guru, créant des pages spécifiques aux départements et adaptant les expériences de recherche pour différentes équipes.

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"Guru nous aide à connecter les points à travers notre pile technologique," a conclu Derryck. "Au lieu de chasser des réponses, notre personnel peut maintenant faire confiance au fait qu'il obtiendra rapidement et facilement les bonnes informations." 

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Prochaines étapes

Alors que FoodCorps continue de s'appuyer sur son succès avec Guru, l'organisation prévoit d'exploiter deux nouvelles fonctionnalités de Guru : Pages et Agents de connaissance. Ces fonctionnalités aideront à répondre aux besoins spécifiques des départements tout en rationalisant encore l'accès aux connaissances à travers les équipes.

Les pages permettent aux équipes de créer des pages d'accueil personnalisables dans Guru, fournissant un moyen intuitif d'organiser et de mettre en avant les ressources critiques. Cette fonctionnalité est particulièrement attrayante pour FoodCorps alors qu'ils visent à développer des hubs d'informations spécifiques aux départements.

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"Notre équipe RH a récemment demandé si nous pouvions utiliser Guru comme intranet," a partagé Derryck. "Ils veulent une page d'accueil pour l'équipe des personnes et de l'équité où nous pourrions publier des choses comme qui nous sommes, ce que nous faisons et des liens rapides vers des politiques clés. Les pages nous permettront de le faire - et de manière engageante  aussi." 

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Pendant ce temps, les Agents de connaissance permettent des expériences de recherche alimentées par l'IA sur mesure, rendant possible la fourniture de résultats ciblés basés sur des sources spécifiques et des invites adaptées. Par exemple, FoodCorps peut créer un agent spécialisé pour les requêtes liées aux RH qui ne tire que des ressources RH vérifiées.

"Avec les Agents de connaissance, nous pouvons former l'IA pour qu'elle soit plus ciblée et diriger les gens vers la bonne source à chaque fois. C'est exactement ce dont nous avons besoin," a dit Derryck.

En intégrant les Pages et les Agents de connaissance, FoodCorps donnera à son personnel un accès encore meilleur aux bonnes informations dans le bon contexte, favorisant ainsi l'adoption et la confiance dans la plateforme.

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