Antecedentes de la empresa

FoodCorps es una organización sin fines de lucro que trabaja para conectar a los niños con alimentos nutritivos en las escuelas. Al involucrar a miembros de AmeriCorps para proporcionar educación nutricional, trabajar con proveedores de comidas escolares y abogar por políticas alimentarias equitativas, FoodCorps promueve entornos escolares más saludables. La organización opera principalmente de forma remota, confiando en una variedad de herramientas, incluyendo Google Drive, Slack y Box, para apoyar a más de 100 miembros del personal mientras colaboran en programas en los Estados Unidos.

El Desafío

FoodCorps luchó con el conocimiento disperso a través de múltiples plataformas, lo que dificultaba que el personal localizara información confiable rápidamente. Sin un sistema centralizado, los empleados a menudo recurrían a preguntas repetitivas en Slack o se sumergían en un número creciente de archivos en Google Drive y Box.

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“No tenemos un lugar centralizado para el conocimiento,” dijo Derryck Rosalez, Director de Operaciones y TI en FoodCorps. “Comenzamos a crear una base de conocimiento en Google Docs, pero incluso entonces, las personas tenían que buscar manualmente a través de los documentos. No era fácil de usar, y simplemente no escalaba.”

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Estas ineficiencias no solo impactaron la productividad, sino que también erosionaron la confianza en la información disponible. El personal no podía estar seguro de que estaba accediendo a la versión más reciente de políticas o recursos, lo que aumentaba aún más la frustración. Como señaló Derryck, “Se trata menos de dónde vive la información y más de cómo acceder a ella y si puedes confiar en que es precisa y está actualizada si la encuentras.” 

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La Solución

Para abordar estos desafíos, FoodCorps recurrió a Guru, una plataforma de gestión del conocimiento diseñada para simplificar el acceso a información precisa y verificada. Guru ofreció a FoodCorps una solución que podía integrarse con sus herramientas existentes, proporcionando resultados rápidos sin necesidad de una revisión inmediata.

“Guru me habló porque puede ser agnóstico,” compartió Derryck. “No teníamos que mover todo a Guru. En su lugar, nos conectó a donde ya vivían los archivos—ya fuera Google Drive, Box o Slack—haciendo que el conocimiento fuera accesible de inmediato.” 

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Con la búsqueda empresarial de Guru, los empleados podían recuperar respuestas de múltiples fuentes sin tener que migrar todo el contenido a un solo sistema. Su extensión de navegador y integración con Slack facilitaron aún más el acceso, permitiendo al personal encontrar información donde ya estaban trabajando. El motor de verificación de Guru también destacó, asegurando que el conocimiento más crítico fuera preciso y estuviera actualizado.

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“El hecho de que Guru nos permita verificar información es enorme,” dijo Derryck. “Significa que podemos confiar en lo que estamos viendo, lo cual no siempre fue el caso antes.” 

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El Enfoque

FoodCorps adoptó un enfoque por fases para implementar Guru, equilibrando la necesidad de una preparación exhaustiva con un enfoque en la facilidad de uso.  El proceso comenzó con una prueba gratuita de 30 días, durante la cual FoodCorps exploró las características de Guru y comenzó a migrar contenido crítico. Al utilizar las herramientas de migración masiva de Guru y conectándose a Google Drive a través de búsqueda empresarial, FoodCorps minimizó esfuerzos manuales y comenzó a ver resultados rápidamente.

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“Mi mayor preocupación eran las horas de personas que tomaría migrar contenido,” dijo Derryck. “Guru lo hizo fácil con herramientas como la migración masiva y la capacidad de conectarse a carpetas en Google Drive. Podíamos empezar sin necesidad de hacer todo de una vez.” 

Para impulsar la adopción, FoodCorps reunió a una red de expertos en contenido de varios departamentos que eran responsables de organizar el contenido y fomentar su uso entre sus equipos. La extensión de navegador de Guru y la integración con Slack jugaron un papel clave en la adopción al permitir que el personal accediera a información sin salir de sus flujos de trabajo existentes.

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“No queríamos otra plataforma a la que las personas tuvieran que iniciar sesión,” explicó Derryck. “El hecho de que Guru esté donde trabajamos—ya sea en Slack o en nuestro navegador—ha marcado una gran diferencia para que la gente realmente lo use.” 

El Resultado

Desde la implementación de Guru, FoodCorps ha transformado cómo su personal accede y gestiona el conocimiento. Los empleados ya no pierden tiempo buscando respuestas o repitiendo preguntas en Slack. En su lugar, pueden localizar rápidamente información verificada a través de la búsqueda potenciaba por IA de Guru.

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“Los canales de Slack solían estar llenos de las mismas preguntas una y otra vez,” notó Derryck. “Ahora, con Guru, el personal puede encontrar lo que necesita sin preguntarme—o a nadie más. Eso solo ha ahorrado tanto tiempo.” 

Eliminar tareas ennuevas

Las funciones de verificación de Guru también han fortalecido la confianza en el sistema. “Cuando ves esa marca de verificación verde, sabes que la información es precisa y está actualizada,” dijo Derryck. “Eso ha sido un cambio de juego para nosotros.”

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Con estas mejoras, FoodCorps está preparado para continuar escalando sus esfuerzos de gestión del conocimiento. La organización planea ampliar su uso de Guru, creando páginas específicas para departamentos y personalizando las experiencias de búsqueda para diferentes equipos.

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“Guru nos está ayudando a conectar los puntos en toda nuestra pila tecnológica,” concluyó Derryck. “En lugar de perseguir respuestas, nuestro personal ahora puede confiar en que está recibiendo la información correcta de forma rápida y sencilla.” 

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Próximos Pasos

A medida que FoodCorps continúa construyendo sobre su éxito con Guru, la organización planea aprovechar dos nuevas funciones de Guru: Páginas y Agentes de Conocimiento. Estas funciones ayudarán a abordar necesidades específicas de los departamentos mientras simplifican aún más el acceso al conocimiento entre equipos.

Las páginas permiten a los equipos crear páginas de aterrizaje personalizables dentro de Guru, proporcionando una manera intuitiva de organizar y destacar recursos críticos. Esta función es especialmente atractiva para FoodCorps, ya que buscan desarrollar centros específicos de información para departamentos.

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“Nuestro equipo de RRHH recientemente preguntó si podríamos usar Guru como una intranet,” compartió Derryck. “Quieren una página de inicio para el equipo de Personas y Equidad donde podamos publicar cosas como quiénes somos, qué hacemos y enlaces rápidos a políticas clave. Las páginas nos permitirán hacer eso—y hacerlo atractivo  también.” 

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Mientras tanto, los Agentes de Conocimiento permiten experiencias de búsqueda personalizadas potenciadas por IA, haciendo posible proporcionar resultados específicos basados en fuentes específicas y sugerencias personalizadas. Por ejemplo, FoodCorps puede crear un agente especializado para consultas relacionadas con RRHH que extraiga solo de recursos verificados de RRHH.

“Con los Agentes de Conocimiento, podemos entrenar a la IA para que sea más enfocada y enviar a las personas a la fuente correcta cada vez. Eso es exactamente lo que necesitamos,” Derryck dijo.

Al integrar Páginas y Agentes de Conocimiento, FoodCorps empoderará a su personal con un acceso aún mayor a la información correcta en el contexto correcto, promoviendo una mayor adopción y confianza en la plataforma.

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