Contexto da Empresa

FoodCorps é uma organização sem fins lucrativos que trabalha para conectar crianças a alimentos nutritivos nas escolas. Ao envolver membros do AmeriCorps para fornecer educação nutricional, trabalhar com fornecedores de refeições escolares e defender políticas alimentares equitativas, o FoodCorps promove ambientes escolares mais saudáveis. A organização opera em grande parte de forma remota, dependendo de uma variedade de ferramentas, incluindo Google Drive, Slack e Box, para apoiar mais de 100 membros da equipe enquanto colaboram em programas em todo os Estados Unidos.

O Desafio

O FoodCorps enfrentou dificuldades com o conhecimento disperso em várias plataformas, tornando difícil para a equipe localizar informações confiáveis rapidamente. Sem um sistema centralizado, os funcionários frequentemente recorriam a perguntas repetitivas no Slack ou se deparavam com um número crescente de arquivos no Google Drive e no Box.

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“Não temos um lugar centralizado para o conhecimento,” disse Derryck Rosalez, Diretor de Operações e TI no FoodCorps. “Começamos a criar uma base de conhecimento no Google Docs, mas mesmo assim, as pessoas tinham que procurar manualmente informações nos documentos. Não era amigável ao usuário, e simplesmente não escalava.”

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Essas ineficiências impactaram não só a produtividade, mas também erodiram a confiança nas informações disponíveis. Os funcionários não podiam ter certeza de que estavam acessando a versão mais recente das políticas ou recursos, aumentando ainda mais a frustração. Como Derryck observou, “É menos sobre onde a informação está e mais sobre como você a acessa e se pode confiar que é precisa e atual se você a encontrar.” 

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A Solução

Para resolver esses desafios, o FoodCorps voltou-se para o Guru, uma plataforma de gerenciamento de conhecimento projetada para simplificar o acesso a informações precisas e verificadas. O Guru ofereceu ao FoodCorps uma solução que poderia se integrar às suas ferramentas existentes, proporcionando ganhos rápidos sem a necessidade de uma reformulação imediata.

“O Guru falou comigo porque ele pode ser neutro,” Derryck compartilhou. “Não precisávamos transferir tudo para o Guru. Em vez disso, nos conectou a onde os arquivos já existiam—seja no Google Drive, Box ou Slack—tornando o conhecimento acessível instantaneamente.” 

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Com a busca empresarial do Guru, os funcionários podiam recuperar respostas de várias fontes sem ter que migrar todo o conteúdo para um único sistema. Sua extensão de navegador e integração com Slack facilitaram ainda mais o acesso, permitindo que a equipe encontrasse informações onde já estava trabalhando. O motor de verificação do Guru também se destacou, garantindo que o conhecimento mais crítico fosse preciso e atualizado.

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“O fato do Guru nos permitir verificar informações é enorme,” disse Derryck. “Isso significa que podemos confiar no que estamos vendo, o que nem sempre foi o caso antes.” 

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A Abordagem

O FoodCorps adotou uma abordagem faseada para implementar o Guru, equilibrando a necessidade de uma preparação minuciosa com um foco na facilidade de uso.  O processo começou com um teste gratuito de 30 dias, durante o qual o FoodCorps explorou os recursos do Guru e começou a migrar conteúdos críticos. Ao usar as ferramentas de migração em massa do Guru e conectando-se ao Google Drive através da busca empresarial, o FoodCorps minimizou os esforços manuais e começou a ver resultados rapidamente.

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“Minha maior preocupação eram as horas de trabalho necessárias para migrar o conteúdo,” disse Derryck. “O Guru facilitou isso com ferramentas como migração em massa e a capacidade de se conectar a pastas no Google Drive. Podemos começar sem precisar fazer tudo de uma vez.” 

Para impulsionar a adoção, o FoodCorps reuniu uma rede de especialistas em conteúdo de diferentes departamentos que eram responsáveis por organizar o conteúdo e incentivar seu uso entre suas equipes. A extensão do navegador do Guru e a integração com Slack desempenharam um papel fundamental na adoção, permitindo que a equipe acessasse informações sem sair de seus fluxos de trabalho existentes.

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“Não queríamos outra plataforma na qual as pessoas tivessem que fazer login,” explicou Derryck. “O fato de o Guru estar onde trabalhamos—seja no Slack ou no nosso navegador—fez uma grande diferença para que as pessoas realmente o utilizassem.” 

O Resultado

Desde que implementou o Guru, o FoodCorps transformou a forma como sua equipe acessa e gerencia conhecimento. Os funcionários não perdem mais tempo procurando respostas ou repetindo perguntas no Slack. Em vez disso, eles podem rapidamente localizar informações verificadas através da busca impulsionada por IA do Guru.

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“Os canais do Slack costumavam estar cheios das mesmas perguntas repetidamente,” notou Derryck. “Agora, com o Guru, a equipe pode encontrar o que precisa sem me perguntar—ou a qualquer outra pessoa. Só isso economizou muito tempo.” 

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Os recursos de verificação do Guru também fortaleceram a confiança no sistema. “Quando você vê aquele ícone de verificação verde, sabe que a informação é precisa e atual,” disse Derryck. “Isso foi um divisor de águas para nós.”

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Com essas melhorias, o FoodCorps está pronto para continuar ampliando seus esforços de gestão do conhecimento. A organização planeja expandir o uso do Guru, criando páginas específicas para departamentos e personalizando experiências de busca para diferentes equipes.

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“O Guru está nos ajudando a conectar os pontos em nossa pilha de tecnologia,” concluiu Derryck. “Em vez de correr atrás de respostas, nossa equipe agora pode confiar que está obtendo a informação correta rapidamente e facilmente.” 

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Próximos Passos

À medida que o FoodCorps continua a construir sobre seu sucesso com o Guru, a organização planeja aproveitar duas novas funcionalidades do Guru: Páginas e Agentes de Conhecimento. Essas funcionalidades ajudarão a abordar necessidades departamentais específicas enquanto continuam a agilizar o acesso ao conhecimento entre as equipes.

As páginas permitem que as equipes criem páginas de aterrissagem personalizáveis dentro do Guru, proporcionando uma maneira intuitiva de organizar e destacar recursos críticos. Esse recurso é especialmente atraente para o FoodCorps, pois visam desenvolver hubs específicos de departamento para informações.

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“Nossa equipe de RH recentemente perguntou se poderíamos usar o Guru como uma intranet,” compartilhou Derryck. “Eles querem uma página inicial para a equipe de Pessoas e Equidade onde poderíamos postar coisas como quem somos, o que fazemos e links rápidos para políticas-chave. As páginas nos permitirão fazer isso—e torná-las envolventes também.” 

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Enquanto isso, os Agentes de Conhecimento possibilitam experiências de busca personalizadas impulsionadas por IA, tornando possível fornecer resultados direcionados com base em fontes específicas e solicitações personalizadas. Por exemplo, o FoodCorps pode criar um agente especializado para perguntas relacionadas ao RH que extrai apenas de recursos de RH verificados.

“Com Agentes de Conhecimento, podemos treinar a IA para ser mais focada e direcionar as pessoas à fonte correta sempre. É exatamente isso que precisamos,” disse Derryck.

Ao integrar Páginas e Agentes de Conhecimento, o FoodCorps capacitará sua equipe com ainda mais acesso à informação correta no contexto certo, impulsionando a adoção e a confiança na plataforma.

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