‍公司背景

於1988年成立的 Symphony Workplaces 是彈性工作空間市場的早期先驅。 Symphony Workplaces 為企業提供高端、設備齊全的私人辦公空間，提供從桌子到互聯網到咖啡的所有服務。 擁有位於佛羅里達州棕櫚灘和新澤西州莫里斯敦的地點，Symphony 為各種客戶提供服務，從短期租戶到與他們合作超過30年的企業。 他們專注於提供無縫的一站式辦公體驗，涵蓋 80,000 平方英尺的高級辦公空間。  通過完全擁有其中心，Symphony 確保直接、響應迅速的服務，並維持一流的客戶體驗。

挑戰

在採用 Guru 之前，Symphony Workplaces 從前有過散亂的信息，這些信息分散在多個系統上，如 Dropbox 和 SharePoint。 這造成了低效率，尤其是對於需要訪問特定程序以設置辦公設備或管理客戶服務的員工來說。 由 Carol Merriman 負責的 IT 團隊經常收到重複問題，而這些問題本可以通過更便捷的文檔獲得答案。“一切都分散在很多不同的地方——沒有更新，也不及時。  這個人會創建，它會被這個人遺留下來，而另有別人再進來創建它。 它分佈全貌，且格式各異。 所以就像是；我們需要整理一下我們的衣櫥，” Carol 解釋說。 這種低效率拖慢了操作，使員工無法輕鬆獲得正確答案。

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解決方案

Carol 在選擇 Guru 之前仔細考慮了多個選項，解釋說， “我查看了很多不同的產品，因為我需要一個我喜歡的東西，因為我將會管理它。 但同樣重要的是，我需要強大的後端支持。” Guru 的快速客戶服務讓她心動：“你們真的很棒。 如果我通過聊天聯繫，我可以問一個快速問題並得到快速回應。” 這一級別的支持使 Guru 成為 Symphony 不斷發展需求的理想選擇。

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Symphony 實施 Guru 以集中所有操作程序，使其易於搜索和訪問。 這包括設置客戶電話的程序信息、管理客戶互動以及通過 SharePoint、Dropbox 和本地訪問關鍵流程文檔。  通過將知識整合到 Guru 中，Symphony 能夠消除重複信息，並確保最新的、最準確的數據始終可供員工使用。 “我們在程序上經常使用 Guru，” Carol 分享。 “我們的流程分散在不同的地方，但 Guru 讓我們能夠整合所有內容。 現在，任何需要信息的人都可以在這裡找到。”  

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此外，Guru 幫助 Symphony 組織存儲在外部的大型文檔：“我們在 Guru 中也有來自 SharePoint 和 Dropbox 的信息，因此現在員工可以輕鬆找到並訪問他們所需的內容，無需四處尋找。。”  

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方法

1. 整合程序：IT 團隊將分散的文檔，如客戶電話設置指導和辦公室及客戶程序，遷移到 Guru，形成了團隊的集中知識庫。
2. 連接外部系統：SharePoint 和 Dropbox 文檔已連接到 Guru 卡，方便員工找到相關信息，如客戶合同和資產管理表格。
3. 向員工推廣：向員工介紹 Guru 作為其所有 IT 及操作知識的核心樞紐。 他們接受了使用 Guru 搜索功能的培訓，以快速找到所需的信息，減少對 IT 部門的打擾。
4. AI 驅動的搜索：使用 Guru 的 AI 驅動搜索，員工現在可以輕鬆拉取最新的程序和外部文檔，簡化他們的工作流程。 “相較於分散的資源，所有內容都集中在一個地方，這為我們節省了很多時間，” Carol 說。

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成果

自從採用 Guru 以來，Symphony Workplaces 的運營效率有了顯著改善。 員工現在可以訪問即時、最新的信息，減少了混淆和對 IT 部門日常問題的依賴。 Carol Merriman 注意到過時的信息和重複內容顯著減少：

“現在更多的人擁有正確、及時的信息——而不是過時的信息。 這是重點，” Carol 強調道。 “這為我節省了時間，因為他們不再需要打電話問我，而可以查看 Guru.”

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Guru 成為 Symphony 的信任基地，幫助他們更好地服務客戶，並讓 IT 團隊專注於更複雜的任務。 正如 Carol 開玩笑說的，“我丈夫叫我‘答案葡萄’，因為我總是回答問題。 但現在，多虧了 Guru，人們可以自己找到答案。”