‍Antecedentes de la Empresa

Fundada en 1988, Symphony Workplaces es una de las primeras pioneras en el mercado de espacios de trabajo flexibles. Symphony Workplaces proporciona espacios de oficinas privadas de alta gama y completamente amueblados para empresas, ofreciendo todo, desde escritorios hasta Internet y café. Con ubicaciones en Palm Beach, FL, y Morristown, NJ, Symphony atiende a una variedad de clientes, desde inquilinos a corto plazo hasta empresas que han estado con ellos por más de 30 años. Se centran en ofrecer una experiencia de oficina inclusiva y sin inconvenientes en 80,000 pies cuadrados de espacio de oficina premium.  Con pleno control de sus centros, Symphony garantiza un servicio directo y receptivo, manteniendo una experiencia de primera clase para todos los clientes.

El desafío

Antes de adoptar Guru, Symphony Workplaces luchaba con información desorganizada que estaba dispersa a través de múltiples sistemas como Dropbox y SharePoint. Esto creó ineficiencias, especialmente para el personal que necesitaba acceder a procedimientos específicos para configurar equipos de oficina o gestionar servicios al cliente. El equipo de TI, dirigido por Carol Merriman, a menudo recibía preguntas repetitivas que podrían haberse respondido teniendo documentación más accesible.“Todo estaba viviendo en muchos lugares diferentes—no actualizado, no oportuno.  Esta persona lo crearía, esa persona se iría, y alguien más entraría y lo crearía de nuevo. Estaba disperso por todas partes y en diferentes formatos. Así que era como; necesitamos limpiar nuestro armario,” explicó Carol. Esta ineficiencia ralentizó las operaciones y dejó al personal sin las respuestas correctas al alcance de la mano.

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La solución

Carol consideró cuidadosamente múltiples opciones antes de elegir Guru, explicando, “Miré muchos productos diferentes porque necesitaba algo que me gustara ya que lo voy a administrar. Pero igual de importante, necesitaba un soporte sólido en la parte posterior.” El servicio al cliente receptivo de Guru la convenció: “Ustedes son realmente geniales. Si me comunico a través del chat, puedo hacer una pregunta rápida y obtener una respuesta rápida.” Este nivel de apoyo hizo de Guru la elección ideal para las necesidades cambiantes de Symphony.

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Symphony implementó Guru para centralizar todos los procedimientos operativos, haciéndolos fácilmente buscables y accesibles. Esto incluía información sobre procedimientos para configurar teléfonos para clientes, gestionar interacciones con clientes y acceder a documentos críticos de proceso a través de SharePoint, Dropbox y de forma local.  Al consolidar el conocimiento en Guru, Symphony pudo eliminar información duplicada y asegurarse de que los datos más recientes y precisos estuvieran siempre disponibles para el personal. “Usamos mucho Guru para procedimientos,” compartió Carol. “Teníamos procesos dispersos en diferentes lugares, pero Guru nos permitió consolidar todo. Ahora, es el lugar de referencia para cualquier persona que necesite información.”  

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Además, Guru ayudó a Symphony a organizar grandes documentos almacenados externamente: “También tenemos información de SharePoint y Dropbox en Guru, así que ahora el personal puede encontrar y acceder fácilmente a lo que necesitan sin tener que buscarlo.”  

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El enfoque

1. Consolidación de Procedimientos: El equipo de TI migró documentos dispersos, como instrucciones de configuración de teléfonos de clientes y procedimientos de oficina y clientes, a Guru, creando una base de conocimiento centralizada para el equipo.
2. Vinculación de Sistemas Externos: Los documentos de SharePoint y Dropbox se vincularon a las tarjetas de Guru, facilitando que el personal encontrara información relevante como contratos de clientes y formularios de gestión de activos.
3. Implementación para el Personal: Se presentó a los empleados Guru como su centro central para todo el conocimiento operativo y de TI. Se les capacitó para usar las capacidades de búsqueda de Guru para encontrar rápidamente la información que necesitaban, reduciendo las interrupciones al departamento de TI.
4. Búsqueda impulsada por AI: Con la búsqueda impulsada por AI de Guru, el personal puede ahora acceder fácilmente a los procedimientos más recientes y documentos externos, optimizando su flujo de trabajo. “En lugar de recursos dispersos, todo está en un solo lugar, lo que nos ha ahorrado mucho tiempo,” dijo Carol.

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El resultado

Desde que adoptaron Guru, Symphony Workplaces ha visto una mejora drástica en la eficiencia operativa. El personal ahora tiene acceso a información en tiempo real, actualizada, reduciendo la confusión y la dependencia del departamento de TI para preguntas rutinarias. Carol Merriman notó una reducción significativa en la información desactualizada y el contenido duplicado:

“Más personas ahora tienen la información correcta y oportuna—en lugar de información desactualizada. Esa es la gran cosa,” enfatizó Carol. “Me ahorra tiempo porque en lugar de llamarme para respuestas, pueden consultar Guru.”

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Guru se ha convertido en la base de confianza de Symphony, ayudándoles a servir mejor a sus clientes y liberando al equipo de TI para que se concentre en tareas más complejas. Como Carol compartió bromeando, “Mi esposo me llama la ‘uva de respuesta’ porque siempre estaba respondiendo preguntas. Pero ahora, gracias a Guru, la gente puede encontrar respuestas por sí misma.”