‍Contexte de l'entreprise

Fondée en 1988, Symphony Workplaces est un pionnier dans le marché des espaces de travail flexibles. Symphony Workplaces fournit des espaces de bureaux privés entièrement meublés et haut de gamme pour les entreprises, offrant tout, des bureaux à Internet   au café. Avec des emplacements à Palm Beach, FL et Morristown, NJ, Symphony sert une variété de clients, allant des locataires à court terme aux entreprises qui sont avec eux depuis plus de 30 ans. Ils se concentrent sur l'offre d'une expérience de bureau fluide et tout compris sur 80 000 pieds carrés d'espace de bureau premium.  Avec la pleine propriété de leurs centres, Symphony garantit un service direct et réactif, maintenant une expérience de première classe pour tous les clients.

Le défi

Avant d'adopter Guru, Symphony Workplaces avait du mal avec des informations désorganisées qui étaient dispersées sur plusieurs systèmes comme Dropbox et SharePoint. Cela a créé des inefficacités, en particulier pour le personnel qui avait besoin d'accéder à des procédures spécifiques pour le paramétrage du matériel de bureau ou la gestion des services clients. L'équipe IT, dirigée par Carol Merriman, recevait souvent des questions répétitives qui auraient pu être répondues en ayant une documentation plus accessible.“Tout était dispersé dans de nombreux endroits - pas à jour, pas en temps opportun.  Cette personne le créait, cette personne partait, et quelqu'un d'autre revenait et le créait à nouveau. C'était éparpillé partout et dans différents formats. Alors c'était juste comme ; nous devons nettoyer notre placard,” a expliqué Carol. Cette inefficacité a ralenti les opérations et laissé le personnel sans les bonnes réponses à portée de main.

‍

La solution

Carol a soigneusement examiné plusieurs options avant de choisir Guru, expliquant, “J'ai regardé beaucoup de produits différents parce que j'avais besoin de quelque chose que j'aimais puisque je vais le gérer. Mais tout aussi important, j'avais besoin d'un solide support à l'arrière.” Le service client réactif de Guru a gagné son cœur : “Vous êtes vraiment super. Si je passe par le chat, je peux poser une question rapide et obtenir une réponse rapide.” Ce niveau de soutien a fait de Guru le choix idéal pour les besoins en évolution de Symphony.

‍

Symphony a mis en œuvre Guru pour centraliser toutes les procédures opérationnelles, les rendant facilement consultables et accessibles. Cela incluait des informations procédurales sur la configuration des téléphones pour les clients, la gestion des interactions avec les clients et l'accès à des documents critiques de processus via SharePoint, Dropbox et localement.  En consolidant les connaissances dans Guru, Symphony a pu éliminer les informations dupliquées et garantir que les dernières données les plus précises étaient toujours disponibles pour le personnel. “Nous utilisons beaucoup Guru pour les procédures,” a partagé Carol. “Nous avions des processus éparpillés dans différents endroits, mais Guru nous a permis de tout consolider. Maintenant, c'est le lieu de référence pour quiconque a besoin d'information.”  

‍

De plus, Guru a aidé Symphony à organiser de grands documents stockés en externe : “Nous avons également des informations de SharePoint et Dropbox dans Guru, donc maintenant le personnel peut facilement trouver et accéder à ce dont ils ont besoin sans avoir à chercher..”  

‍

L'approche

1. Consolidation des procédures : L'équipe IT a migré des documents éparpillés, comme les instructions de mise en place téléphonique des clients et les procédures de bureau et de client, dans Guru, créant une base de connaissances centralisée pour l'équipe.
2. Liaison des systèmes externes : Les documents SharePoint et Dropbox étaient liés aux cartes de Guru, facilitant la recherche d'informations pertinentes telles que les contrats clients et les formulaires de gestion des actifs.
3. Déploiement au personnel : Le personnel a été présenté à Guru comme leur hub central pour toutes les connaissances IT et opérationnelles. Ils ont été formés à utiliser les capacités de recherche de Guru pour trouver rapidement les informations dont ils avaient besoin, réduisant ainsi les interruptions pour le département IT.
4. Recherche alimentée par IA : Avec la Recherche alimentée par IA de Guru, le personnel peut maintenant facilement retrouver les dernières procédures et documents externes, rationalisant leur flux de travail. “Au lieu de ressources éparpillées, tout se trouve au même endroit, ce qui nous a fait gagner beaucoup de temps,” a déclaré Carol.

‍

Le résultat

Depuis l'adoption de Guru, Symphony Workplaces a constaté une amélioration dramatique de l'efficacité opérationnelle. Le personnel a maintenant accès à des informations en temps réel et à jour, réduisant la confusion et la dépendance vis-à-vis du département IT pour des questions de routine. Carol Merriman a noté une réduction significative des informations obsolètes et dupliquées :

“Plus de personnes ont maintenant les bonnes informations, en temps voulu—plutôt que des informations obsolètes. C'est la grande chose,” a souligné Carol. “Cela me fait gagner du temps car au lieu de m'appeler pour des réponses, ils peuvent consulter Guru.”

‍

Guru est devenu le point de référence de Symphony, les aidant à mieux servir les clients et libérant l'équipe informatique pour se concentrer sur des tâches plus complexes. Comme l'a partagé Carol en plaisantant, “Mon mari m'appelle le « raisin de réponse » car je répondais toujours aux questions. Mais maintenant, grâce à Guru, les gens peuvent trouver eux-mêmes des réponses.”