‍Histórico da Empresa

Fundada em 1988, a Symphony Workplaces é uma pioneira no mercado de espaços de trabalho flexíveis. Symphony Workplaces oferece espaços de escritório privados totalmente mobiliados e de alto padrão para empresas, oferecendo tudo, desde mesas até internet  e café. Com locais em Palm Beach, FL, e Morristown, NJ, a Symphony atende uma variedade de clientes, desde locatários de curto prazo até empresas que estão com eles há mais de 30 anos. Eles se concentram em oferecer uma experiência de escritório integrada e sem interrupções em 80.000 pés quadrados de espaço de escritório premium.  Com a plena posse de seus centros, a Symphony garante um serviço direto e responsivo, mantendo uma experiência de classe mundial para todos os clientes.

O Desafio

Antes de adotar o Guru, a Symphony Workplaces estava lutando com informações desorganizadas que estavam espalhadas por vários sistemas como o Dropbox e o SharePoint. Isso criou ineficiências, especialmente para os funcionários que precisavam acessar procedimentos específicos para configurar equipamentos de escritório ou gerenciar serviços ao cliente. A equipe de TI, gerenciada por Carol Merriman, frequentemente recebia perguntas repetitivas que poderiam ter sido respondidas com uma documentação mais acessível.“Tudo estava vivendo em muitos lugares diferentes—não atualizados, não pontuais.  Esta pessoa criava, aquela pessoa saia, e outro viria e criaria novamente. Estava espalhado por toda parte e em formatos diferentes. Então foi assim; precisamos limpar nosso armário,” explicou Carol. Essa ineficiência atrasou operações e deixou os funcionários sem as respostas corretas ao alcance das mãos.

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A Solução

Carol considerou cuidadosamente múltiplas opções antes de escolher o Guru, explicando, “Eu olhei para muitos produtos diferentes porque precisava de algo que eu gostasse, já que vou gerenciá-lo. Mas, tão importante quanto, eu precisava de um bom suporte por trás.” O serviço ao cliente responsivo do Guru a conquistou: “Vocês são realmente ótimos. Se eu entrar em contato pelo chat, posso fazer uma pergunta rápida e obter uma resposta rápida.” Esse nível de suporte fez do Guru a escolha ideal para as necessidades em evolução da Symphony.

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A Symphony implementou o Guru para centralizar todos os procedimentos operacionais, tornando-os facilmente pesquisáveis e acessíveis. Isso incluiu informações sobre procedimentos para configurar telefones para clientes, gerenciar interações com clientes e acessar documentos críticos de processo pelo SharePoint, Dropbox e localmente.  Ao consolidar o conhecimento no Guru, a Symphony conseguiu eliminar informações duplicadas e garantir que os dados mais recentes e precisos estivessem sempre disponíveis para a equipe. “Usamos muito o Guru para procedimentos,” compartilhou Carol. “Tínhamos processos espalhados em lugares diferentes, mas o Guru nos permitiu consolidar tudo. Agora, é o lugar ideal para quem precisa de informações.”  

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Além disso, o Guru ajudou a Symphony a organizar grandes documentos armazenados externamente: “Também temos informações do SharePoint e Dropbox no Guru, então agora a equipe pode facilmente encontrar e acessar o que precisa sem precisar procurar por isso.”  

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A Abordagem

1. Consolidando Procedimentos: A equipe de TI migrou documentos dispersos, como instruções de configuração de telefones para clientes e procedimentos de escritório e clientes, para o Guru, criando uma base de conhecimento centralizada para a equipe.
2. Vinculando Sistemas Externos: Documentos do SharePoint e Dropbox foram vinculados aos cartões do Guru, facilitando a localização de informações relevantes pela equipe, como contratos de clientes e formulários de gerenciamento de ativos.
3. Implantação para a Equipe: A equipe foi apresentada ao Guru como seu centro central para todo o conhecimento de TI e operacional. Eles foram treinados para usar as capacidades de busca do Guru para encontrar rapidamente as informações de que precisavam, reduzindo as interrupções ao departamento de TI.
4. Busca Potencializada por IA: Com a busca potencializada por IA do Guru, a equipe agora pode facilmente acessar os procedimentos mais recentes e documentos externos, agilizando seu fluxo de trabalho. “Ao invés de recursos dispersos, tudo está em um só lugar, o que nos economizou muito tempo,” disse Carol.

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O Resultado

Desde a adoção do Guru, a Symphony Workplaces viu uma melhoria drástica na eficiência operacional. A equipe agora tem acesso a informações em tempo real e atualizadas, reduzindo a confusão e a dependência do departamento de TI para perguntas rotineiras. Carol Merriman notou uma redução significativa nas informações desatualizadas e no conteúdo duplicado:

“Mais pessoas agora têm as informações corretas e pontuais—em vez de informações desatualizadas. Essa é a grande questão,” enfatizou Carol. “Economiza meu tempo porque, ao invés de me ligar para respostas, eles podem verificar no Guru.”

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O Guru se tornou a base confiável da Symphony, ajudando-os a servir melhor os clientes e liberando a equipe de TI para se concentrar em tarefas mais complexas. Como Carol compartilhou em tom de brincadeira, “Meu marido me chama de ‘uva da resposta’ porque eu sempre respondia perguntas. Mas agora, graças ao Guru, as pessoas podem encontrar respostas por conta própria.”