AI知識庫可以改變您的團隊如何共享和查找信息的遊戲規則。 但並非所有解決方案都是相同的，選擇正確的解決方案至關重要。 本指南將全面介紹您所需了解的一切，以做出明智、自信的選擇。

本指南內容：

• AI知識庫是什麼（以及它如何運作）
  
  
• 應該尋找的關鍵功能
  
  
• 構建您自己的逐步指南
  
  
• 市場上的頂級工具（以及它們最適合的人）

什麼是AI知識庫？

AI 知識庫 是一個集中系統，使用人工智能和機器學習算法存儲、組織和管理公司數據和信息。

由於它比傳統知識庫更具動態性，它通過為用戶提供準確和相關信息來更快地回應客戶查詢。

因此，AI知識庫通過使用戶能夠在無需人為干預的情況下找到答案，並使用聊天機器人或其他AI助手來提高客戶滿意度。 

AI知識庫可以有多種形式：

• 常見問題解答（FAQ）
• PDF文檔
• Word文檔
• 電子表格
• 網頁門戶
• 幫助中心

但我們稍後將更多地談論知識庫的類型...

什麼內容適合放在 AI 知識庫中？

AI 知識庫應該包含任何幫助團隊或客戶快速找到答案、完成任務或做出知情決定的內容，無需向他人求助。

一般來說，AI知識庫可分為這三類： 

1. 結構化：這類型的 AI 知識庫涉及您可以組織和格式化的信息，如常見問題、用戶手冊、文章和故障排除指南。 由於它以層次方式結構化信息，因此當人們搜索信息時，知識庫將提供最相關的數據。 
2. 非結構化：與結構化相反，這種類型的知識庫不會將信息組織到特定類別和字段中。 而且數據缺乏預定義的結構。 想想客戶郵件、論壇討論、聊天記錄、社交媒體互動等等。 不過，一個好的AI知識庫可以從這些數據中提取有價值的見解並充分利用其價值。 
3. 自動化：在這裡，AI 算法生成用戶特定的內容以及即時回應，通過聊天機器人或其他 AI 模型。 它也在不斷學習，這意味著它根據數據分析和用戶互動來更新和優化內容。 此外，它還能識別常見問題並發現潛在的知識空白。 

了解三者之間的差異將幫助您選擇正確的選擇。 但在此之前，讓我們先來談談 AI 知識庫的運作原理。

AI知識庫是如何運作的？

AI 知識庫運作原理是利用人工智能自動理解、組織和根據用戶查詢提供相關信息，無需手動搜索。

以下是其實際運作方式：

1. 它使用自然語言處理（NLP）

NLP允許系統理解人類語言，從而用戶可以自然地提出問題。

• 上下文感知查詢：它不僅匹配關鍵詞，而且解釋意圖。
  
  
• 語言靈活性：無論用戶輸入俚語、完整句子還是簡寫，NLP都幫助準確解析其含義。
  
  
• 多語支持：一些工具，如 Guru，可以自動將內容翻譯成100多種語言，從而使整個團隊保持一致。
  
  

2. 它通過使用機器學習（ML）從互動中學習

系統使用越多，智能度越高。

• 模式識別： ML幫助知識庫檢測人們經常提問的問題。
  
  
• 預測能力：根據使用趨勢主動建議文章或更新。
  
  
• 反饋迴路：用戶的互動和更正有助於隨著時間的推移精煉準確性。
  
  

3. 中央化並結構化您的內容

不同於傳統知識庫，AI知識庫能夠積極組織您的內容，以改善可訪問性。

• 數據標記和分類：內容會自動進行標記和分組，以呈現最相關的資訊。
  
  
• 重複檢測：識別和標記重複內容，使您的庫保持整潔和高效。
  
  
• 內容層次結構：結構化的版面設計讓搜索和導覽更輕鬆，尤其在大規模情況下。
  
  

4. 它可以連接您的技術組合

當嵌入到團隊已使用的工具中時，AI知識庫的效果最佳。

• 搜索整合：尋找集成於Slack、Teams、Chrome、Zendesk等系統的工具，如Guru。
  
  
• 知識觸發：這些工具可以根據您工作的內容自動建議相關內容——無論是在工單平台、電子郵件串或聊天室。
  
  
• 建議的答案：當有人在Slack或其他內部渠道中重複提問時，一些工具會立即給出答案。
  
  

5. 它持續改進您的內容

現代AI知識庫不僅提供信息，還改進信息。

• 分析和信任評分：追蹤使用、信任或忽略的內容。
  
  
• 知識差距檢測：查看沒有得到解答的問題，並快速填補這些差距。
  
  
• 驗證工作流程：使用內置的審查週期和專家建議確保信息保持準確。

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使用AI驅動的知識庫有哪些好處？

使用AI在商業上有很多好處。 

例如，十分之九的組織相信AI能夠讓它們在競爭中取得優勢。 但它不僅僅是這些。 讓我們來看看使用AI知識庫的主要優勢： 

• 啟用客戶自助服務：AI知識庫最重要的好處是改善客戶互動，確保客戶獲得一致的體驗。 然而，這只有在客戶能夠自行快速存取相關信息並獲取相應建議時才可能。 
• 改善知識發現：AI使找到正確的資訊變得輕而易舉。 它了解用戶在尋找什麼，並能迅速為他們提供最相關的文章、指南等。 
• 提高內容質量：AI能夠填補知識差距，這意味著它會檢測亮點資料庫中的缺失，建議為某一主題創建內容，比如知識庫文章。 此外，它還能檢測過時的內容，以便您可以根據用戶反饋創建新內容。 
• 降低營運成本：擁有AI知識庫，您可以降低支出，因為客戶對您的客戶支持感到滿意，而無需煩惱客服代理。 更少的票證意味著更多的空閒代理。 
• 加速入職和培訓：擁有AI知識庫，新員工入職將會簡單千倍。 它將所有公司信息存儲在一個地方，這樣新入職的員工在需要資料時都可以訪問所有資源，從而加快培訓過程。 

總的來說，AI驅動的知識庫非常重要，因為它們使您在競爭對手中獲得優勢，幫助您更好地了解用戶，並將客戶支持提升到更高的層次。 

此時，您可能會對您的AI知識庫選擇感興趣。 

這太好了，因為我們可以在下一節中向您展示。 

考慮的十三個AI知識庫

這可能是您最感興奮的部分。 我們理解！ 

您的商業成功取決於您的選擇。 您會做出正確的選擇嗎？ 還是您會先試幾個選擇再決定？

通過查看我們的十大最佳選擇來使其變得更輕鬆。

1. Guru

Guru同時擔任三種角色：維基、內部網絡中心和知識庫。 其主要目的是利用 AI 的力量集中您的重要信息——並精簡文件和數據共享。 

Guru是如何運作的？ 它將您公司的所有集髷知識進行整理，並創建一個單一真相來源。 當您的團隊需要某些東西時，他們可以直接詢問 AI，並在不必切換工具的情況下獲得相關及時的答案。 

此外，Guru通過強大的集成連接您所有現有的工作流程和系統，如Slack、Google Drive、Box和GitHub — 您說的都在內，Guru都有。 

但我們認為這個按需視頻會解釋為什麼Guru更好。 

Guru使得每個人都更容易獲取集中知識，，一位滿意的用戶這樣說。

2. Slite

Slite是一個由AI驅動的知識庫，為您所有的公司知識提供單一的真理來源。 它幫助您的團隊在需要時獲得所需的答案。

來源：G2

“將所有內容集中在一個地方是一個很好的起點[對於]任何文檔系統，但能夠使用問詢功能進行搜索一直都是個夢想。 

Slite還具有靈活的編輯器和多種格式選項，例如視頻、鏈接、表情符號、附件和引語。 使用這個工具，您可以更輕鬆、清晰地表達您的想法。 

3. Tettra

Tettra是一個AI知識庫系統，為您分散的外部或內部知識提供組織的資訊庫。

人們喜歡 Tettra 的地方在於它的用戶友好界面：功能和佈局並不複雜，使所有團隊成員能夠相當快速地熟悉 Tettra。。 

來源：G2

簡而言之，Tettra 能在 Slack、Microsoft Teams 等平臺上回答您的團隊的重複性問題。 這意味著您可以更快地入職新員工。 Tettra還具有先進的搜索功能，可以在幾秒鐘內為任何用戶查詢提供即時答案。 

4. Korra

Korra是一個基於AI的搜索引擎和發現平台，利用自然語言處理直接對搜索結果給出回答。

來源：Capterra

Korra是一個全面的SaaS解決方案，具備先進的搜索和自動化功能。 您可以通過先進的NLP功能輕鬆搜索任何格式的文件。 僅從您自己的內容中獲取相關資訊。 

“設置的簡便性創建即時搜索工具非常好。 不到 10 分鐘，我就可以使用一系列的視頻、PDF 和文檔內容來運行。

5. 容量

容量提供一個安全的 AI 知識庫，通過自助服務門戶來自動化客戶支持。 

來源：G2

“如果您在尋找一個可以直觀且易於使用的幫助臺，容量是您最好的選擇。 [...] 容量團隊在需要時也非常支持。 

容量通過將所有資訊存儲在集中存儲庫中來實現更好的知識分享。 這個工具還有一個自動查詢生成器，能快速提供廣泛的問題覆蓋，讓您的團隊更好地完成工作。 

6. Starmind

Starmind 為各種規模的公司提供一個智能 AI 驅動的即時專家目錄。

它究竟是做什麼的？ 它分析您團隊每日創建的數以百萬計的數據點，學習誰知道關於哪個主題的知識，並找出誰能最好地解決問題。 

來源：G2

“但最棒的部分是，當你是新鮮人時，它真的很好在公司裡，或者如果你在[a]新職位並想了解更多業務資訊。 

這個 AI 系統還有 StarGPT，一種內建專家驗證的生成 AI，讓公司能做出更好的數據驅動決策並簡化其運作。 

7. Genesys

Genesys 是一個受信賴的聯絡中心解決方案，適用於小型、中型和大型企業。

來源：G2

有了這個 AI 工具，您可以提供個性化的體驗，讓您的客戶驚喜，無論他們在何處。 它還簡化了您與客戶的連接和互動，讓他們的旅程自動化，並分析數據以創造最佳結果。 

“一切運行得非常順利，企業可以做他們的工作，而不是擔心電話是否有效，經常掉線等問題。 

8. Document360

Document360，一個AI原生知識庫，幫助組織創建知識庫，API文檔，用戶手冊，維基等。

來源：G2

“用戶界面直觀，簡化了我的團隊有效創建和管理內容的過程。 搜尋功能的突出之處在於其能夠快速顯現我們所尋找的內容，無論我們的內容量有多大。 

簡而言之，這個工具通過一個視覺上吸引人且直觀的儀表板來簡化合作，提供公司資訊的完整視圖。 它還具有深入核心的先進分析，提供有關客戶行為、參與模式等的見解。 

9. Zendesk

Zendesk 本質上是一個客戶服務平台。 但它還提供知識庫軟件，幫助支持代理直接從集中位置管理內容。 

來源：G2

“我喜歡它如何整合電子郵件、聊天、電話、社交媒體和自助選項於一個統一的代理工作區。 它還具有強大的功能，如自動化、報告和分析，幫助我優化工作流程。” 

透過Zendesk，您可以構建、審查、批准和發布帶有內容區塊（文字、圖像和視頻）的工作流程。 它們會自動更新，因此您所做的任何更改將瞬間顯示。 

10. Bloomfire

Bloomfire是一款基於AI的知識管理軟件，易於自訂且能滿足每個企業的需求。 

這個安全的可搜索中心幫助團隊更快找到相關資訊，消除重複問題、無休止的電子郵件線程和不斷的干擾。 

來源：G2

“我真的很喜歡它的非常好的搜索能力，讓用戶在不完全進入頁面的情況下搜索文章中的特定關鍵字。” 

無論地點或角色， 每位員工都可以快速找到並訪問內容，讓您的團隊和部門能夠更好地協作，隨時保持信息更新。 

11. 知訊

Knowmax是一個直觀的AI動力知識管理平台，旨在簡化結構化和非結構化知識的訪問。

“該平台非常易於使用——版面佈局非常清晰，且AI搜索效果相當好，”一位G2用戶在評論中寫道。

支持團隊可以跨渠道提供一致的答案，但一些用戶報告稱與大數據集時出現減速。

最適合：需要集中、易於導航的內容交付的客服和支援團隊。

12. Nuclino

Nuclino為團隊的知識共享帶來速度和簡單性，作為一個即時協作式維基，保持整潔有序。

一位G2評論者表示：“我們發現Nuclino是保持團隊文檔集中和有組織的好方法。”

它非常適合希望實時編輯和無雜物體驗的快節奏團隊。

最適合：重視簡單性，需要快速、友好的協作文檔工具的團隊。

13. Notion是一個靈活的全能工作空間，能適應各種工作流，從記錄筆記到任務追蹤再到知識分享。

“一個靈活的全能工作空間，適應各種工作流。

一位G2評論者表示。 雖然不是傳統意義的知識庫，但它是可定制且功能強大的，適合組織內部知識的組織。

最適合：希望一個全能工具來儲存文件、項目、數據庫和內部知識的團隊。

最適用於：希望擁有一個全能工具，用於文檔、項目、數據庫和內部知識的團隊。

選擇AI知識庫軟件

您如何選擇合適的 AI 知識庫軟件？ 請按照這個逐步指南學習要尋找什麼。

1. 考慮其特徵

很容易假設只要一個工具擁有"AI"，它就在發揮作用。 但實際情況並非如此。

最佳的 AI 知識庫結合了人工智能與其他關鍵技術，如機器學習和自然語言處理（NLP）。 這些元素共同作用，以理解用戶查詢、填補內容缺陷並提供快速、準確的答案。

軟件幫助您以邏輯、分層的方式組織信息，這一點也很重要。 該結構使用戶更容易快速找到所需的信息。

2. 考慮其集成

集成可以決定您的團隊工作流程的成敗。

尋找一個知識庫，無需摩擦即可適應現有技術堆棧。 合適的集成可以提高生產力，簡化協作並減少不斷切換工具的需要。

例如，Guru 可與您的團隊已使用的工具連接—從 Slack 和 Teams 到 Salesforce、Asana 和 Dropbox。 甚至可以與像 BambooHR、HiBob 和 Sage 這樣的 HR 系統同步以保持所有內容的及時性和聯繫性。

3. 尋找安全性和隱私

由於 AI 知識庫經常存儲敏感公司數據，安全性不是可選，而是必要的。

您所選擇的工具應支持數據加密、權限控制和訪問管理。 如果符合 GDPR 或 HIPAA 等行業標準則獲得額外分數。

在審核選項時，請不要僅僅假設它們是安全的。 直接詢問供應商他們如何處理您的數據以及採取了什麼保障措施。 如果他們無法給予明確答復，那也許是時候尋找其他替代方案了。

4. 考慮解決方案的可用性

一個強大的工具如果讓團隊感到困惑或難以使用將無多少幫助。

考慮學習曲線。 介面直觀嗎？ 用戶能否快速上手？ 簡單、設計良好的使用體驗將有助於確保長期採用，並防止在入職期間浪費時間。

目標是簡化人們的工作，而不是增加更多複雜性。 因此選擇一個易於日常導航和使用的系統。

5. 確保解決方案可擴展

您的業務不是靜態的，您的知識庫也不應如此。

選擇一個能處理更多數據、更多用戶以及日益複雜需要的解決方案。 可擴展性在於保持業務快速和無縫運作，無論您的業務如何發展。

物色一個能與您一起成長且無需以速度或體驗為代價的工具。

您在 AI 知識軟件中應考慮哪些關鍵功能？

一些 AI 知識軟件必須包含的功能，例如： 

• 自然語言處理能力：您的 AI 知識庫應該能夠解釋和理解用戶查詢。 這意味著它需要輕鬆抽取文本中的含義，並支持高級語言任務，例如情感分析和語意搜尋。
• 高級搜索：尋找具有有效搜索引擎的工具，可以輕鬆檢索信息並理解用戶查詢。 例如，它應該有上下文感知搜索、關鍵字匹配和相關性排序等功能。 
• 機器學習算法：通過使用 ML，您的 AI 知識庫軟件可以識別模式並生成改善 AI 模型的整體準確性和相關性的推薦。 
• 用戶反饋：為了幫助 AI 改進其建議，該工具應該有一種收集用戶印象和跟蹤互動的方法。 因此，您增強了AI知識庫的性能並保持其更新。
• 數據結構化：試圖找到能夠對數據進行結構化、標記和分類的解決方案，最好是以邏輯和層次的方式進行。 這會使尋找相關信息變得更容易。 

如何為您的業務構建 AI 知識庫

創建一個 AI 助力的知識庫可能聽起來是一個巨大的項目，但通過合適的計劃，它是完全可管理的——而且極具獎勵。 這裡有一個分步指南，幫助您建立一個您的團隊（和客戶）實際上希望使用的知識庫。

1. 確定您的目標和知識需求

首先，通過弄清楚您想要您的 AI 知識庫實現什麼來開始。 您是試圖減少支持工單嗎？ 加快員工入職速度？ 集中部族知識？ 首先明確您的使用案例和痛點，這樣您就可以確切知道您將需要哪種類型的內容和功能。

2. 審核您現有的知識

很可能，您已經收集到了大量的知識——文檔、PDF、Slack 訊息和頭腦中的想法。 在創建任何新內容之前，先審核您已有的內容。 確定什麼仍然相關，什麼已過時，以及最大的空缺在哪裡。

3. 明智地選擇您的軟件

這就是前文提到的指南顯得非常有用的地方。 尋找一個結合 AI 與易用性、強大集成和強大權限控制的工具。 如果它提供 NLP、機器學習和智能搜索功能就更佳。

例如 Guru 這樣的工具不僅幫助您從多個來源整合內容，還可以通過驗證工作流程、AI 建議和使用分析來持續改進。

4. 組織您的內容結構

決定您的知識應該如何結構化。 它將遵循一個主題等級結構嗎？ 以團隊或功能分組嗎？ 一致性至關重要——您的 AI 模型需要結構以有效地在正確的時間提供正確的內容。

使用模板來保持一切一致和直觀。 許多工具提供內置模板，幫助您組織常見問題、入職指南、流程文檔等。

5. 訓練您的 AI

您的 AI 不是魔法般地什麼都知道的——它是通過您的內容和互動學習的。 使用初始數據和查詢來訓練 AI 如何回應。 隨著時間的推移，它將從用戶行為、反饋和搜索模式中學習，變得更加智能。

6. 推廣採用

即使最聰明的知識庫也無法幫助，如果沒有人使用它。 隆重推出。 向團隊展示它如何運作，如何節省時間，以及如何解決他們日常的頭痛問題。 將其整合到他們已經使用的工具中（Slack、Teams、Chrome 擴展等）以保持其工作流程中。

7. 保持新鮮和準確。

AI 知識庫是一個活著的系統。 設置驗證工作流程定期檢查和更新內容。 監控人們正在問什麼問題，以及您的知識庫是否真的在回答它們。 帶有分析和信任分數的工具（如 Guru）可以向您顯示什麼起作用——以及什麼沒有。

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如何用自定義知識庫訓練 AI 聊天機器人

使用您的自定義知識庫訓練 AI聊天機器人，確保根據您的具體內容提供有用、準確的回答，而不是通用的網絡數據。 以下是開始的方法：

1. 集中您的知識

在進行任何培訓之前，整合您的信息。 這包括常見問題、幫助文檔、產品指南、政策和內部操作指南。 使用結構化格式（如分類文章或標記卡）使您的內容對 AI 容易理解。

2. 選擇合適的 AI 平臺

一些 AI 聊天機器人附帶為知識庫軟件建立的集成功能。 尋找支持以下功能的平臺：

• 自然語言理解（NLU）
• 可搜索結構化知識內容
• 輕鬆同步或導入您的文檔

例如，Guru 允許聊天機器人直接從驗證的知識卡中提取答案，從而信息保持可信且最新。

3. 向 AI 提供您的內容

一旦組織了您的內容，上傳或與聊天機器人平臺同步。 有些平臺使用 API 或直接集成來自動提取知識。 有些可能需要手動導入。

請確保包括：

• 清晰、簡潔的答案
• 詞語的變化（以培訓機器人處理用戶不同提問方式）
• 用於上下文的元數據或標記

4. 設置後備回應

即使是最好的 AI 聊天機器人也不可能全知全能。 配置後備回應，當機器人陷入困境時，將用戶引導到求助文章、聯絡表單或智能人工支援。

5. 基於使用不斷改進

使用分析來監控使用者提問情況和機器人回應方式。 跟蹤：

• 未回答的問題
• 混淆的回覆
• 重複的問題

然後，定期優化您的知識庫內容並定期重新訓練您的機器人，以便隨著時間的推移讓機器人變得更智能。

想要超越基本的聊天機器人？ 查看我們的自定義知識代理，為每個團隊提供個性化的搜索體驗。

結論

選擇正確的AI知識庫可以改變您的團隊工作方式：優化工作流程、減少重複問題，並確保正確答案總是距離您一個點擊。 無論您正在快速擴張還是只是厭倦了信息散落，本指南中的工具都可以幫助。

還在猶豫不決？ 觀看Guru的演示，了解它如何集中知識、無縫集成到您的工作流程中，並在您需要時提供AI動力答案。

觀看演示 來了解Guru的不同之處。

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