Một cơ sở kiến thức AI có thể thay đổi trò chơi về cách đội của bạn chia sẻ và tìm thông tin. Nhưng không phải tất cả các giải pháp được tạo ra đều bằng nhau — và việc chọn đúng thứ chính là chìa khóa. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu mọi thứ bạn cần biết để đưa ra quyết định thông minh và tự tin.

Những gì có trong hướng dẫn này:

• Cơ sở kiến thức AI là gì (và làm thế nào nó hoạt động)
  
  
• Các tính năng quan trọng cần tìm kiếm
  
  
• Một hướng dẫn từng bước để xây dựng của riêng bạn
  
  
• Các công cụ hàng đầu trên thị trường (và đối tượng họ phù hợp nhất)

Cơ Sở Kiến Thức AI (AI-based Knowledge Base) là gì?

Một cơ sở kiến thức AI là một hệ thống trung tâm lưu trữ, tổ chức và quản lý dữ liệu và thông tin của công ty bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo và các thuật toán học máy.

Bởi vì nó linh hoạt hơn so với các cơ sở kiến thức truyền thống, nó có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng nhanh hơn bằng cách cung cấp thông tin chính xác và liên quan cho người dùng. 

Kết quả là, cơ sở kiến thức AI tăng cường sự hài lòng của khách hàng bằng cách cho phép người dùng tìm câu trả lời mà không cần sự can thiệp của con người và bằng cách sử dụng chatbot hoặc các trợ lý AI khác. 

Cơ sở kiến thức AI có thể có nhiều dạng:

• Câu hỏi thường gặp (frequently asked questions)
• Tài liệu PDF
• Tài liệu Word
• Bảng tính
• Cổng thông tin web
• Trung tâm trợ giúp

Nhưng chúng tôi sẽ nói thêm về các loại cơ sở kiến thức trong phần tiếp theo…

Nội dung nào thích hợp trong một cơ sở kiến thức AI?

Một cơ sở kiến thức AI nên chứa bất kỳ nội dung nào giúp đội của bạn hoặc khách hàng nhanh chóng tìm thấy câu trả lời, hoàn thành tác vụ hoặc đưa ra quyết định có hiểu biết — mà không cần phải hỏi ai đó giúp đỡ.

Cấu trúc: Loại cơ sở kiến thức AI này chơi với thông tin mà bạn có thể sắp xếp và định dạng, chẳng hạn như FAQs, hướng dẫn sử dụng, bài viết và hướng dẫn khắc phục sự cố.

1. Structured: Loại cơ sở kiến thức AI này chơi với thông tin bạn có thể tổ chức và định dạng, như câu hỏi thường gặp, hướng dẫn người dùng, bài viết và hướng dẫn sửa lỗi. Vì nó cấu trúc thông tin theo cách phân cấp, khi người dùng tìm kiếm thông tin, cơ sở kiến thức sẽ cung cấp phần thông tin phù hợp nhất. 
2. Unstructured: Ngược lại với cấu trúc, loại cơ sở kiến thức này không sắp xếp thông tin vào các loại và lĩnh vực cụ thể. Và dữ liệu thiếu một cấu trúc được xác định trước. Hãy nghĩ đến email của khách hàng, các cuộc trao đổi trên diễn đàn, bản trao đổi chat, tương tác trên mạng xã hội, v.v. Tuy nhiên, một cơ sở kiến thức AI tốt có thể rút trích thông tin giá trị từ dữ liệu này và đưa nó vào việc sử dụng tốt. 
3. Tự động: Ở đây, các thuật toán AI tạo nội dung dựa trên người dùng và phản hồi tức thì trong thời gian thực qua chatbot hoặc các mô hình AI khác. Nó cũng luôn học hỏi, có nghĩa là nó cập nhật và tinh chỉnh nội dung dựa trên phân tích dữ liệu và tương tác của người dùng. Hơn nữa, nó nhận diện các câu hỏi phổ biến và khám phá các khoảng trắng kiến thức tiềm năng. 

Hiểu biết sự khác biệt giữa ba loại này sẽ giúp bạn chọn đúng loại. Nhưng trước khi chúng ta bàn về điều đó, hãy nói về cách cơ sở kiến thức AI hoạt động. 

Cách Một Cơ Sở Kiến Thức AI Hoạt Động?

Một cơ sở kiến thức AI hoạt động bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động hiểu, tổ chức và cung cấp thông tin liên quan dựa trên những gì người dùng đang tìm kiếm — không cần đào thủ công.

Đây là cách nó hoạt động thực sự dưới mái nhà:

1. Nó sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP)

NLP cho phép hệ thống hiểu ngôn ngữ của con người, vì vậy người dùng có thể đặt câu hỏi một cách tự nhiên.

• Truy vấn hiểu ngữ cảnh: Nó không chỉ phù hợp với từ khoá — nó hiểu ý định.
  
  
• Tính linh hoạt ngôn ngữ: Dù người dùng gõ theo kiểu lóng, câu đầy đủ hoặc tắt, NLP giúp phân tích mạch đúng.
  
  
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Một số công cụ, như Guru, có thể tự động dịch nội dung sang 100+ ngôn ngữ để toàn bộ đội ngũ cùng nhau.
  
  

2. Nó học từ tương tác sử dụng học máy (ML)

Càng sử dụng hệ thống nhiều, nó càng thông minh hơn.

• Nhận diện mẫu: ML giúp cơ sở kiến thức phát hiện những gì người ta thường hỏi.
  
  
• Khả năng dự đoán: Nó đề xuất bài viết hoặc cập nhật một cách chủ động dựa trên xu hướng sử dụng.
  
  
• Vòng lặp phản hồi: Các tương tác và sửa lỗi của người dùng giúp tinh chỉnh độ chính xác theo thời gian.
  
  

3. Nó tập trung và cấu trúc hóa nội dung của bạn

Không giống như các cơ sở kiến thức truyền thống, một cơ sở kiến thức AI tổ chức hoạt động để cải thiện khả năng truy cập vào nội dung của bạn.

• Đánh dấu dữ liệu và phân loại: Nội dung được đánh dấu và nhóm tự động để hiển thị thông tin liên quan nhất.
  
  
• Phát hiện trùng lặp: Xác định và gắn cờ nội dung lặp đi lặp lại để cơ sở của bạn luôn sạch sẽ và hiệu quả.
  
  
• Cấu trúc nội dung: Bố cục được cấu trúc làm cho việc tìm kiếm và điều hướng dễ dàng hơn, đặc biệt là khi thước đo lớn.
  
  

4. Nó kết nối qua toàn bộ cấu trúc công nghệ của bạn

Cơ sở kiến thức AI hoạt động tốt nhất khi được nhúng trong các công cụ mà đội của bạn đã sử dụng.

• Tích hợp tìm kiếm: Tìm kiếm các hệ thống như Guru tích hợp với Slack, Teams, Chrome, Zendesk và nhiều hơn nữa.
  
  
• Kích hoạt kiến thức: Các công cụ này có thể tự động gợi ý nội dung hữu ích dựa trên những gì bạn đang làm - trong một nền tảng phân loại, luồng email hoặc trò chuyện.
  
  
• Câu trả lời đề xuất: Một số công cụ tham gia với câu trả lời khi có ai đó đặt câu hỏi lặp lại trong Slack hoặc các kênh nội bộ khác.
  
  

5. Nó liên tục cải thiện nội dung của bạn

Một cơ sở kiến thức AI hiện đại không chỉ cung cấp thông tin mà còn cải thiện thông tin đó.

• Phân tích và xếp hạng tin cậy: Theo dõi nội dung nào được sử dụng, tin cậy hoặc bị bỏ qua.
  
  
• Phát hiện khoảng trống kiến thức: Xem xét những câu hỏi không được trả lời và điền những khoảng trống đó một cách nhanh chóng.
  
  
• Luồng công việc xác thực: Đảm bảo thông tin luôn chính xác với các chu kỳ đánh giá tích hợp và đề xuất của các chuyên gia.

‍

Có những Lợi ích gì khi Sử dụng Một Cơ sở Kiến thức Được Hỗ trợ bởi AI?

Có rất nhiều lợi ích khi áp dụng sức mạnh của AI vào thương mại. 

Ví dụ, 9 trong số 10 tổ chức tin rằng trí tuệ nhân tạo mang lại lợi thế cạnh tranh hơn so với đối thủ của họ. Nhưng nó làm nhiều hơn thế.  Hãy xem xét những lợi ích chính khi sử dụng các cơ sở kiến thức AI: 

• Cho phép tự phục vụ của khách hàng: Lợi ích quan trọng nhất của cơ sở kiến thức AI là nó cải thiện tương tác với khách hàng và đảm bảo họ có một trải nghiệm nhất quán. Tuy nhiên, điều này chỉ thực hiện được nếu khách hàng của bạn có thể truy cập nhanh chóng thông tin liên quan và nhận được gợi ý phù hợp. 
• Cải thiện khám phá kiến thức: AI làm cho việc tìm ra thông tin chính xác trở nên dễ dàng. Nó hiểu những gì người dùng đang tìm kiếm và có thể cung cấp cho họ nhanh chóng bài viết, hướng dẫn, v.v. phù hợp nhất. 
• Nâng cao chất lượng nội dung: AI có thể điền vào những khoảng trống kiến thức, nghĩa là nó phát hiện những điều thiếu sót trong cơ sở dữ liệu của bạn và đề xuất tạo nội dung, như bài viết cơ sở kiến thức, cho một chủ đề cụ thể. Hơn nữa, nó có thể phát hiện nội dung lỗi thời để bạn có thể tạo ra nội dung mới dựa trên phản hồi của người dùng. 
• Giảm chi phí vận hành: Với cơ sở kiến thức AI, bạn giảm chi phí vì khách hàng của bạn hài lòng với hỗ trợ khách hàng của bạn mà không cần làm phiền một đại diện dịch vụ khách hàng. Ít vé nghĩa là có thêm nhân viên rảnh rỗi. 
• Tăng tốc độ tiếp nhận và đào tạo: Tiếp nhận nhân viên mới sẽ dễ dàng hơn hàng nghìn lần với cơ sở kiến thức AI. Nó lưu trữ tất cả thông tin công ty trong một nơi duy nhất, vì vậy nhân viên mới của bạn có truy cập vào tất cả tài nguyên mọi lúc mọi nơi, giúp tăng tốc quá trình đào tạo. 

Nói chung, cơ sở kiến thức được cung cấp bởi AI rất quan trọng vì nó mang lại lợi thế so với đối thủ của bạn, giúp bạn hiểu rõ người dùng hơn, và nâng cao hỗ trợ khách hàng của bạn lên những tầm cao mới. 

Đến thời điểm này, bạn có thể quan tâm đến các lựa chọn cơ sở kiến thức AI của mình. 

Điều này tuyệt vời, vì chúng tôi có thể giới thiệu chúng cho bạn trong phần tiếp theo. 

Top 13 Cơ sở Kiến thức AI Cần Xem xét

Đây có lẽ là phần mà bạn thích hơn cả. Chúng tôi hiểu điều đó! 

Thành công kinh doanh của bạn phụ thuộc vào sự lựa chọn của bạn. Bạn sẽ chọn đúng không? Hoặc bạn sẽ thử một vài lựa chọn trước khi quyết định?

Hãy làm cho nó dễ dàng hơn bằng cách xem xét 10 lựa chọn tốt nhất của chúng tôi. 

1. Guru

Guru đồng thời là ba thứ: một wiki, một trung tâm mạng nội bộ và một cơ sở kiến thức. Mục đích chính của nó là tập trung thông tin cần thiết của bạn bằng sức mạnh của AI — và tối ưu hóa việc chia sẻ tập tin và dữ liệu. 

Guru hoạt động như thế nào? Nó lấy tất cả kiến thức tập hợp của công ty của bạn và tạo ra một nguồn thông tin duy nhất. Khi nhóm của bạn cần cái gì, họ chỉ cần hỏi AI và nó sẽ mang lại câu trả lời phù hợp và kịp thời mà không cần họ phải chuyển đổi công cụ.

Ngoài ra, Guru kết nối tất cả các luồng công việc và hệ thống hiện có của bạn thông qua các tích hợp mạnh mẽ, chẳng hạn như Slack, Google Drive, Box và GitHub — bạn đặt tên, Guru có. 

Nhưng chúng tôi nghĩ rằng video theo yêu cầu này sẽ giải thích tại sao Guru tốt hơn. 

“Guru giúp mọi người trong công ty dễ truy cập kiến thức tập trung,” đó là cách một người dùng hài lòng diễn đạt.

2. Slite

Slite là một cơ sở tri thức được điều khiển bởi Trí tuệ Nhân tạo cung cấp nguồn thông tin duy nhất cho tất cả kiến thức của công ty bạn. Và nó giúp các nhóm của bạn nhận câu trả lời mà họ cần khi họ cần chúng.

Nguồn: G2

“Việc có tất cả mọi thứ tại một nơi làmột điểm khởi đầu tuyệt vời [cho] bất kỳ hệ thống tài liệu nào, nhưng việc tìm kiếm với tính năng Hỏi đã trở thành giấc mơ.” 

Slite cũng có một trình soạn thảo linh hoạt với nhiều tùy chọn định dạng, chẳng hạn như video, liên kết, biểu tượng cảm xúc, tệp đính kèm và trích dẫn. Với công cụ này, bạn có thể truyền đạt ý tưởng của mình một cách dễ dàng và rõ ràng. 

3. Tettra

Tettra là một hệ thống cơ sở kiến thức Trí tuệ Nhân tạo cung cấp một kho thông tin có tổ chức cho kiến thức ngoài hoặc nội bộ của bạn.

Những điều mà mọi người thích về Tettra là giao diện người dùng thân thiện: “Cácchức năng và bố cục không phức tạp, giúp tất cả các thành viên trong nhóm làm quen với Tettra khá nhanh.” 

Nguồn: G2

Đơn giản, Tettra có thể trả lời câu hỏi lặp đi lặp lại của nhóm của bạn trên Slack, Microsoft Teams và nhiều nơi khác. Điều đó có nghĩa là bạn có thể đào tạo nhân viên mới nhanh hơn. Tettra cũng có một chức năng tìm kiếm tiên tiến cung cấp câu trả lời ngay lập tức trong vài giây cho bất kỳ câu hỏi của người dùng nào. 

4. Korra

Korra là một công cụ tìm kiếm và nền tảng khám phá động bằng Trí tuệ Nhân tạo sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để cung cấp câu trả lời trực tiếp cho kết quả tìm kiếm.

Nguồn: Capterra

Korra là một giải pháp SaaS toàn diện với khả năng tìm kiếm và tự động hóa tiên tiến. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm tệp của bạn trong bất kỳ định dạng nào thông qua tính năng NLP tiên tiến. Và nhận thông tin liên quan chỉ từ nội dung của bạn.

“Việc thiết lập mọi thứ vàocông cụ tìm kiếm trực tiếp là tuyệt vời. Chỉ trong ít hơn 10 phút, tôi đã hoạt động với một loạt nội dung dựa trên video, PDF và tài liệu.”

5. Năng lực

Năng lực cung cấp một cơ sở kiến thức AI an toàn tự động hóa hỗ trợ khách hàng với một cổng dịch vụ tự phục vụ.

Nguồn: G2

“Nếu bạn đang tìm kiếm một Trung tâm trợ giúp có thểtrực quan VÀ dễ làm việc với, Capacity là sự lựa chọn tốt nhất của bạn. [...] Đội ngũ Capacity cũng rất hỗ trợ khi cần.” 

Năng lực cho phép chia sẻ kiến thức tốt hơn bằng cách lưu trữ tất cả thông tin của bạn trong một kho dự trữ tập trung. Công cụ này cũng có một trình tạo câu hỏi tự động cung cấp phạm vi câu hỏi mở rộng nhanh chóng, cho phép đội của bạn làm việc tốt hơn.

6. Starmind

Starmind cung cấp một thư mục chuyên môn trong thời gian thực được trang bị trí tuệ AI thông minh cho các công ty mọi kích cỡ.

Nó phân tích triệu lượng điểm dữ liệu mà đội của bạn tạo ra hàng ngày, học ai biết điều gì về chủ đề nào, và ai có thể giải quyết vấn đề tốt nhất. Nguồn: G2

Nguồn: G2

“Nhưng phần tốt nhất làthật tuyệt khi bạn là một sinh viên mới trong công ty hoặc nếu bạn đang ở vị trí [một] mới và muốn biết thêm thông tin về doanh nghiệp của bạn.” 

Hệ thống AI này cũng có StarGPT, một trí tuệ AI sinh sản tích hợp chuyên gia cho phép các công ty đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn và tối ưu hóa hoạt động của họ.

7. Genesys

Genesys là một giải pháp trung tâm liên hệ đáng tin cậy phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn.

Nguồn: G2

Với công cụ AI này, bạn có thể cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa khiến khách hàng của bạn hài lòng, bất kể họ ở đâu. Nó cũng đơn giản hóa cách kết nối và tương tác với khách hàng của bạn, tự động hóa hành trình của họ và phân tích dữ liệu để tạo ra các kết quả tốt nhất.

“Mọi thứ hoạt động tốt và doanh nghiệp có thể làm việc thay vì lo lắng về việc cuộc gọi hoạt động hay không, cuộc gọi thường xuyên bị giảm, v.v.” 

8. Document360

Document360, một cơ sở kiến thức AI, giúp các tổ chức tạo các cơ sở kiến thức, tài liệu API, hướng dẫn người dùng, wiki, v.v.

Nguồn: G2

“Giao diện người dùng rất dễ sử dụng, giúp đơn giản hóa quy trình cho đội ngũ của tôi tạo và quản lý nội dung hiệu quả. Chức năng tìm kiếm nổi bật với khả năng của nó để nhanh chóng tìm ra những gì chúng tôi đang tìm kiếm, bất kể khối lượng nội dung của chúng tôi.” 

Tóm lại, công cụ này tối ưu hóa sự hợp tác thông qua một bảng điều khiển hấp dẫn mắt và trực quan cung cấp cái nhìn toàn diện về thông tin công ty của bạn. Nó cũng có phân tích tiên tiến sâu vào bản chất và cung cấp cái nhìn về hành vi của khách hàng, mẫu hấp dẫn, v.v. 

9. Zendesk

Zendesk là một nền tảng dịch vụ khách hàng vốn rất lõa lòng. Nhưng nó cũng cung cấp phần mềm cơ sở kiến thức giúp các nhân viên hỗ trợ quản lý nội dung trực tiếp từ một nơi tập trung. 

Nguồn: G2

“Tôi thích cách nó tích hợp email, chat, điện thoại, truyền thông xã hội, và các tùy chọn tự phục vụ vào một không gian làm việc thống nhất . Nó cũng có các tính năng mạnh mẽ như tự động hóa, báo cáo, và phân tích giúp tôi tối ưu hóa công việc của mình.” 

Với Zendesk, bạn có thể xây dựng, xem xét, phê duyệt và xuất bản quy trình công việc với các khối nội dung (văn bản, hình ảnh và video). Chúng sẽ cập nhật tự động, vì vậy bất kỳ thay đổi bạn thực hiện sẽ xuất hiện ngay lập tức. 

10. Bloomfire

Bloomfire là phần mềm quản lý kiến thức dựa trên AI mà dễ tùy chỉnh và có thể phù hợp với mọi nhu cầu kinh doanh. 

Cổng thông tin tìm kiếm an toàn này giúp các nhóm tìm thông tin liên quan tốt hơn và nhanh hơn và loại bỏ các câu hỏi lặp đi lặp lại, luồng email không ngừng và gián đoạn liên tục. 

Nguồn: G2

“Tôi rất thích các khả năng tìm kiếm tốt của nó cho phép người dùng tìm kiếm từ khóa cụ thể trong các bài viết mà không cần phải nhập trang đầy đủ.” 

Bất kể vị trí hoặc vai trò, mọi nhân viên đều có thể nhanh chóng tìm kiếm và truy cập nội dung, giúp đội và bộ phận của bạn hợp tác tốt hơn và luôn được thông báo. 

11. Knowmax

Knowmax là một nền tảng quản lý kiến thức dựa trên AI sáng tạo được thiết kế để đơn giản hóa việc truy cập kiến thức cấu trúc và không cấu trúc.

“Nền tảng rất dễ sử dụng — giao diện sạch sẽ và chức năng tìm kiếm AI hoạt động khá tốt,” một người dùng trong một bài đánh giá trên G2 viết.

Các nhóm hỗ trợ có thể cung cấp các câu trả lời nhất quán trên mọi kênh, tuy nhiên một số người dùng báo cáo sự chậm trễ với bộ dữ liệu lớn.

Phù hợp nhất cho: Đội dịch vụ và hỗ trợ khách hàng cần phân phối nội dung trung tâm, dễ dàng di chuyển.

12. Nuclino

Nuclino mang lại tốc độ và sự đơn giản cho việc chia sẻ kiến thức nhóm, hoạt động như một wiki cộng tác thời gian thực giữ mọi thứ sạch sẽ và được tổ chức.

Một người đánh giá trên G2 cho biết, “Chúng tôi thấy Nuclino là một cách tốt để giữ tài liệu nhóm chúng tôi tập trung và được tổ chức.”

Thích hợp cho các nhóm hoạt động nhanh chóng muốn chỉnh sửa thời gian thực và trải nghiệm không rối tốt.

Phù hợp nhất cho: Các nhóm đánh giá sự đơn giản và cần một công cụ tài liệu cộng tác nhanh, thân thiện với markdown.

13. Notion

Notion là một không gian làm việc linh hoạt, all-in-one có khả năng thích nghi với bất kỳ quy trình công việc nào, từ việc ghi chú đến theo dõi nhiệm vụ đến chia sẻ kiến thức.

“Một không gian làm việc linh hoạt, all-in-one có khả năng thích nghi với bất kỳ quy trình công việc nào. như một người đánh giá trên G2 nói.

Mặc dù không phải là một cơ sở kiến thức truyền thống, nó có thể tùy chỉnh và mạnh mẽ để sắp xếp kiến thức nội bộ.

Phù hợp nhất cho: Các nhóm muốn một công cụ all-in-one cho tài liệu, dự án, cơ sở dữ liệu, và kiến thức nội bộ.

Cách chọn phần mềm cơ sở kiến thức AI

Làm thế nào bạn chọn phần mềm cơ sở kiến thức AI phù hợp? Hãy theo dõi hướng dẫn từng bước này để tìm hiểu những gì cần tìm.

1. Xem xét các tính năng của nó

Dễ dàng cho rằng miễn là một công cụ có "AI", nó đã hoạt động. Nhưng có nhiều hơn thế.

Các cơ sở kiến thức AI tốt nhất kết hợp trí tuệ nhân tạo với các công nghệ quan trọng khác như học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Những yếu tố này hoạt động cùng nhau để hiểu câu hỏi của người dùng, điền vào khoảng trống nội dung và cung cấp câu trả lời nhanh chóng, chính xác.

Quan trọng hơn là phần mềm giúp bạn tổ chức thông tin theo cách hợp lý, phân cấp. Cấu trúc đó giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm những gì họ cần—nhanh chóng.

2. Xem xét việc tích hợp của nó

Các tích hợp có thể làm sụp đổ quy trình làm việc của nhóm.

Tìm kiếm một cơ sở kiến thức phù hợp vào ngăn xếp công nghệ hiện tại của bạn mà không gặp ma sát. Các tích hợp phù hợp có thể tăng năng suất, tối ưu hóa sự cộng tác và giảm cần phải thường xuyên chuyển đổi công cụ.

Guru, ví dụ, kết nối với các công cụ mà đội của bạn đã sử dụng—từ Slack và Teams đến Salesforce, Asana, và Dropbox. Nó thậm chí đồng bộ hóa với hệ thống nhân sự như BambooHR, HiBob, và Sage để giữ cho mọi thứ luôn cập nhật và kết nối.

3. Xem xét về an ninh và quyền riêng tư

Khi các cơ sở kiến thức AI thường lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của công ty, an ninh không phải là lựa chọn—nó là điều cần thiết.

Công cụ bạn chọn nên hỗ trợ mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền và quản lý truy cập. Điểm cộng nếu nó tuân thủ các tiêu chuẩn ngành như GDPR hoặc HIPAA.

Khi đánh giá các lựa chọn, đừng chỉ giả sử chúng an toàn. Hỏi trực tiếp các nhà cung cấp cách họ xử lý dữ liệu của bạn và có những biện pháp bảo vệ nào đang có. Nếu họ không thể cho bạn câu trả lời rõ ràng, có lẽ đã đến lúc tìm ở nơi khác.

4. Cân nhắc về tính hữu dụng của giải pháp

Một công cụ mạnh mẽ sẽ không hữu ích nhiều nếu nhóm của bạn thấy nó rối rắm hoặc khó sử dụng.

Hãy xem xét về độ cong của việc học. Giao diện có dễ hiểu không? Người dùng có thể sử dụng nhanh chóng không? Một trải nghiệm đơn giản, thiết kế tốt sẽ giúp đảm bảo việc áp dụng lâu dài—và ngăn chặn việc lãng phí thời gian trong quá trình ra mắt.

Mục tiêu là đơn giản hóa công việc của mọi người, không phải thêm vào sự phức tạp. Vì vậy, chọn một hệ thống dễ dàng di chuyển và sử dụng hàng ngày.

5. Đảm bảo giải pháp có khả năng mở rộng được

Doanh nghiệp của bạn không cố định, và cơ sở kiến thức của bạn cũng không nên.

Chọn một giải pháp có thể xử lý nhiều dữ liệu, nhiều người dùng, và nhu cầu phức tạp hơn khi công ty của bạn phát triển. Khả năng mở rộng liên quan đến việc duy trì hiệu suất nhanh chóng và mượt mà bất kể công ty của bạn phát triển như thế nào.

Tìm kiếm một công cụ phát triển cùng với bạn, mà không khiến bạn phải hy sinh tốc độ hoặc trải nghiệm.

Những Đặc Điểm Chính Nào Bạn Nên Tìm Kiếm trong Phần Mềm Cơ Sở Kiến Thức AI?

Có vài tính năng mà phần mềm cơ sở kiến thức AI phải bao gồm, như: 

• Khả năng Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên: Cơ sở kiến thức AI của bạn nên có khả năng diễn giải và hiểu các truy vấn của người dùng. Điều này có nghĩa là nó cần phải trích xuất ý nghĩa từ văn bản dễ dàng và hỗ trợ các nhiệm vụ ngôn ngữ tiên tiến, chẳng hạn như phân tích cảm xúc và tìm kiếm ngữ cảnh.
• Tìm kiếm tiên tiến: Tìm kiếm các công cụ có cơ chế tìm kiếm hiệu quả, truy xuất thông tin một cách dễ dàng và hiểu các truy vấn của người dùng. Ví dụ, nó nên có các tính năng như tìm kiếm nhận biết ngữ cảnh, khớp từ khóa và xếp hạng liên quan. 
• Thuật toán học máy: Bằng cách sử dụng ML, phần mềm cơ sở kiến thức AI của bạn có thể xác định các mẫu và tạo ra các khuyến nghị giúp cải thiện độ chính xác và tính liên quan chung của mô hình AI. 
• Phản hồi của người dùng: Để giúp AI cải thiện các gợi ý của mình, công cụ nên có cách thu thập ấn tượng của người dùng và theo dõi tương tác. Kết quả là, bạn tăng cường hiệu suất của cơ sở kiến thức AI và giữ cho nó luôn được cập nhật.
• Cấu trúc dữ liệu: Hãy tìm các giải pháp có cách cấu trúc, gắn thẻ và phân loại dữ liệu, ưu tiên một cách hợp lý và phân cấp. Việc phát hiện thông tin liên quan trở nên dễ dàng hơn. 

Cách Xây dựng Cơ sở Kiến thức AI cho Doanh nghiệp Của Bạn

Việc Tạo ra một cơ sở kiến thức được trang bị AI có thể nghe có vẻ như một dự án lớn, nhưng với kế hoạch đúng, hoàn toàn quản lý được - và thật sự đầy ý nghĩa. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn xây dựng một cơ sở kiến thức mà đội ngũ của bạn (và khách hàng) thực sự muốn sử dụng.

1. Xác định mục tiêu và nhu cầu kiến thức của bạn

Bắt đầu bằng việc xác định bạn muốn cơ sở kiến thức AI của mình đạt được điều gì. Bạn có đang cố gắng giảm số vé hỗ trợ? Tăng tốc tiến hành onboarding? Tập trung kiến thức bộ lạc? Xác định rõ các trường hợp sử dụng và điểm đau đầu tiên, để bạn biết chính xác loại nội dung và khả năng bạn sẽ cần.

2. Kiểm tra kiến thức hiện có của bạn

Có khả năng bạn đã có rất nhiều kiến thức phảnf lưu trong docs, PDFs, luồng Slack và trong đầu của mọi người. Trước khi xây dựng bất cứ điều gì mới, hãy kiểm tra xem bạn đã có gì. Xác định những gì vẫn còn phù hợp, những gì đã lỗi thời và những nơi có khoảng trống lớn nhất.

3. Chọn phần mềm của bạn một cách khôn ngoan

Đây là nơi mà các phần trước đây trong hướng dẫn sẽ hữu ích. Tìm một công cụ kết hợp AI với sự dễ dàng sử dụng, tính tích hợp mạnh mẽ và kiểm soát quyền hạn chặt chẽ. Điểm cộng nếu nó cung cấp NLP, học máy và khả năng tìm kiếm thông minh.

Các công cụ như Guru, ví dụ, không chỉ giúp bạn tổng hợp nội dung từ nhiều nguồn mà còn cải thiện nó qua các luồng công việc xác minh, đề xuất dựa trên AI và phân tích sử dụng.

4. Tổ chức cấu trúc nội dung của bạn

Quyết định cách cấu trúc kiến thức của bạn. Nó có theo dõi một cấu trúc chủ đề không? Được nhóm theo nhóm hoặc chức năng? Tính nhất quán là chìa khóa - mô hình AI của bạn cần có cấu trúc để hiệu quả đưa ra nội dung đúng vào thời điểm đúng.

Sử dụng mẫu để duy trì mọi thứ nhất quán và trực quan. Nhiều công cụ có sẵn các mẫu tích hợp để giúp bạn tổ chức FAQs, hướng dẫn onboarding, tài liệu quy trình, và nhiều hơn nữa.

5. Huấn luyện AI của bạn

AI của bạn không thể tự mag lắm điều gì cả - nó học từ nội dung và tương tác của bạn. Sử dụng dữ liệu và truy vấn ban đầu để huấn luyện AI về cách phản hồi. Theo thời gian, nó sẽ học từ hành vi của người dùng, phản hồi và mẫu tìm kiếm để trở nên thông minh hơn.

6. Khuyến khích việc áp dụng

Ngay cả cơ sở kiến thức thông minh nhất cũng không hữu ích nếu không ai sử dụng nó. Khởi đầu với tiếng reo hò. Hãy cho đội của bạn thấy cách hoạt động của nó, cách nó tiết kiệm thời gian và cách giải quyết những vấn đề hàng ngày của họ. Tích hợp nó vào những công cụ họ đang sử dụng (Slack, Teams, tiện ích mở rộng Chrome, v.v.) để giữ nó trong luồng làm việc của họ.

7. Giữ nó mới và chính xác

Một cơ sở kiến thức AI là một hệ thống sống. Thiết lập luồng công việc xác minh để xem xét và làm mới nội dung thường xuyên. Giám sát những câu hỏi mà mọi người đang hỏi và xem cơ sở kiến thức của bạn thực sự đang trả lời chúng hay không. Công cụ với phân tích và điểm tin cậy (như của Guru) có thể cho bạn thấy điều gì đang hoạt động - và điều gì không.

‍

Cách đào tạo một chatbot AI với một cơ sở kiến thức tùy chỉnh

Việc đào tạo một chatbot AI với cơ sở kiến thức tùy chỉnh của bạn đảm bảo rằng nó cung cấp các phản hồi hữu ích, chính xác dựa trên nội dung cụ thể của bạn - không phải dữ liệu internet chung chung. Dưới đây là cách bắt đầu:

1. Tập trung kiến thức của bạn

Trước khi đào tạo bất cứ điều gì, hãy tổng hợp thông tin của bạn. Điều này bao gồm các câu hỏi thường gặp, tài liệu hướng dẫn, hướng dẫn sản phẩm, chính sách và bảng hướng dẫn nội bộ. Sử dụng định dạng có cấu trúc (như các bài viết phân loại hoặc thẻ) để giúp nội dung của bạn dễ dàng cho trí tuệ nhân tạo hiểu.

2. Chọn nền tảng AI phù hợp

Một số chatbot AI đi kèm với tích hợp sẵn cho phần mềm cơ sở kiến thức. Tìm một nền tảng hỗ trợ:

• Hiểu ngôn ngữ tự nhiên (NLU)
• Nội dung kiến thức có thể tìm kiếm, có cấu trúc
• Đồng bộ hóa hoặc nhập khẩu tài liệu của bạn một cách dễ dàng

Ví dụ, Guru cho phép chatbot rút ra câu trả lời trực tiếp từ thẻ kiến thức được xác minh, vì vậy thông tin luôn đáng tin cậy và cập nhật.

3. Cung cấp nội dung của bạn cho AI

Khi nội dung của bạn được tổ chức, tải lên hoặc đồng bộ hóa với nền tảng chatbot của bạn. Một số nền tảng sử dụng API hoặc tích hợp trực tiếp để tự động đưa kiến thức vào. Những nền tảng khác có thể yêu cầu nhập khẩu thủ công.

Hãy chắc chắn bao gồm:

• Câu trả lời rõ ràng, ngắn gọn
• Các biến thể trong cách diễn đạt (để huấn luyện bot với các cách người dùng có thể đặt câu hỏi khác nhau)
• Dữ liệu meta hoặc thẻ cho ngữ cảnh

4. Thiết lập câu trả lời dự phòng

Ngay cả những chatbot AI tốt nhất cũng không biết mọi thứ. Cấu hình câu trả lời dự phòng để chuyển hướng người dùng đến một bài viết trợ giúp, biểu mẫu liên hệ hoặc hỗ trợ của con người khi bot gặp trở ngại.

5. Liên tục cải thiện dựa trên việc sử dụng

Sử dụng phân tích để theo dõi những gì người dùng đang hỏi và cách chatbot đang phản hồi. Theo dõi:

• Câu hỏi chưa được trả lời
• Câu trả lời gây nhầm lẫn
• Vấn đề lặp đi lặp lại

Sau đó, tinh chỉnh nội dung cơ sở kiến thức của bạn và đào tạo lại chatbot của bạn thường xuyên để nó trở nên thông minh hơn theo thời gian.

Đang tìm cách vượt xa chatbot cơ bản? Khám phá các Knowledge Agents cá nhân hóa của chúng tôi, giúp mọi nhóm có trải nghiệm tìm kiếm cá nhân hóa.

Kết luận

Việc chọn lựa cơ sở kiến thức AI phù hợp có thể biến cách làm việc của đội của bạn: tối ưu hóa quy trình công việc, giảm bớt câu hỏi lặp đi lặp lại và đảm bảo rằng câu trả lời đúng luôn chỉ cách một cú nhấp chuột. Dù bạn đang mở rộng nhanh chóng hay đơn giản chỉ chán chường bởi thông tin rải rác, các công cụ trong hướng dẫn này có thể giúp đỡ.

Vẫn đang lựa chọn? Xem Guru và khám phá cách nó tập trung kiến thức, tích hợp một cách mượt mà vào quy trình làm việc của bạn và cung cấp câu trả lời của AI chỉ khi bạn cần chúng.

Xem bản demo để xem điều gì làm nên sự khác biệt của Guru.

‍