Rethinking Your Knowledge Base Architecture: Why Bite-Size is Best
إذا كنت تعتمد على التحكم-F للبحث في مستندات متعددة الصفحات في مستودع معرفتك المؤسسية، فقد حان الوقت لتعيد التفكير في هيكلية معرفتك بالكامل - والتحول نحو قطع معرفة موجزة، سهلة الاستهلاك، منفصلة.
عندما قدمت Google رسمها البياني للمعرفة في صفحات نتائج محركات البحث (SERPs) في عام 2012، أصبحت مقتطفات الميزات (تلك النقاط البيانات القصيرة ذات الصلة التي تعيش في أعلى الصفحة) الحل الأمثل لمن يحتاجون إلى إجابة سريعة. نظرا لاعتمادها الكبير على جمع البيانات من مواقع مثل ويكيبيديا، استطاعت Google استغلال البيانات التي جمعها الآخرون لتبقيك في نظامها البيئي - وهو ما يفيد تدفق الإيرادات المدفوع بالإعلانات. لكن حدث شيء آخر أيضًا: انخفض عدد الزوار إلى ويكيبيديا. بينما يحق لكل إحصائي أن يذكرنا بأن الارتباط لا يعني أو يشير إلى السببية، يمكننا أيضًا أن ننظر إلى سلوكنا الخاص للحصول على فكرة عما حدث. إذا كان كل ما تحتاج لمعرفته هو، على سبيل المثال، من فاز بجائزة نوبل للفيزياء هذا العام والإجابة موجودة في أعلى الصفحة، فلا حاجة للاستمرار في البحث عبر 105 مليون نتيجة أخرى.
نحن نعرف هذا بشكل بديهي، لكن عندما يتعلق الأمر ببوابات معرفتنا، غالبًا ما نقوم بإعدادها لتعمل كمستودعات، لا كوسيلة للوصول بسهولة إلى المعلومات التي نحتاجها. لهذا السبب - وقد يكون من الصعب سماع ذلك - نحتاج إلى إعادة التفكير بالكامل في نهجنا.
إذا كانت بوابة المعرفة المؤسسية الخاصة بك مثل معظمها، فعندما تكون لديك سؤال، يجب أن تعرف أ) بالضبط ما تبحث عنه أو ب) يجب أن تبحث في مئات (أو آلاف!) من الكلمات في الأسئلة الشائعة متعددة الصفحات أو ملفات PDF للعثور على إجابة مدفونة في أي مكان داخلها.
لقد كانت تحكم-F جزءًا لا يتجزأ من نجاح هذا الإعداد، ولكن لماذا يجب أن تضطر لاستخدام ما هو بشكل فعال حل بديل فقط للحصول على إجابة بسيطة؟ ليس فقط أنه يضع العبء على الموظف للبحث عن المعرفة (ما يمكن أن يستغرق وقتًا ليس بالقصير)، بل يعني أنه في أي وقت تتغير فيه أي من تلك المعرفة، يتعين على الشركة تحميل ملف PDF جديد بالكامل أو فيديو أو FAQ. هذا يضيع الوقت - والميزانيات.
الحل الأفضل هو إعادة التفكير في هيكلية معرفتك بالكامل والتحول نحو قطع معرفة موجزة، سهلة الاستهلاك (يمكن تحديثها) ومنفصلة.
البحث والإنقاذ
"انظر، ليس بالأمر السيئ"، ربما تقول الآن، "إنه يقوم بالعمل المطلوب!" لذا دعنا نتحدث عن ذلك. هذه ليست المرة الأولى التي نتحدث فيها عن هذا الموضوع على مدونة Guru. قبل حوالي ثلاث سنوات، أشرنا إلى أنه:
يقضي المندوبون التجاريون ما يصل إلى ثلث أيامهم في البحث عن المعلومات اللازمة لأداء وظائفهم. تحتاج المعلومات عند الطلب، والحلول الحالية لا تُبنى لعالم يعتمد على الطلب. تجبرك الوثائق والموسوعات على استخدام Control+F للعثور على الكلمات ثم تتركك لتجمع الإجابات معًا.
إذا كنت تتحدث مع عميل وتحتاج إلى الإجابة عن سؤال، ليس لديك الوقت للذهاب خلال العملية الطويلة وغير الفعالة الحالية للعثور على الإجابة. البحث عن الوثيقة التي ستحتوي على الإجابة الصحيحة، فتح هذه الوثيقة، البحث عن الكلمة الرئيسية، وبعد كل ذلك بدلاً من ظهور إجابتك، ترى أن الكلمة التي كتبتها تظهر خمس عشرة مرة. للحصول على المعلومات المناسبة عليك الضغط عبر جميع الخيارات، في الوقت الذي ينتظر فيه عميلك إجابتهم.
لكن الأمر يتجاوز مجرد إضاعة ثوانٍ ثمينة. المحتوى الأطول هو فقط أكثر صعوبة في البحث مقارنة بالمحتوى الأقصر. دعنا نخرج هذا من مجال إدارة المعرفة، إلى مجال يمكننا جميعًا الارتباط به: كيف نتفاعل مع المحتوى لأغراض ترفيهية.
إليك سؤال قد تعرف الإجابة عليه أو لا تعرفها: في أي عام تم عرض The Simpsons لأول مرة؟ تفتح ويكيبيديا، تضع "The Simpsons" وتحصل على هذه الصفحة بأكثر من 17,000 كلمة. تعتمد على النسخة القديمة الخاصة بك Control-F وتبحث عن "premiere" ويحدث هذا:
انتظر، ماذا؟ اتضح أنك بحاجة إلى البحث عن "release":
لم تحتاج فقط إلى معرفة بالضبط كيفية إعداد هذه الصفحة (المنظمة للغاية، يجب أن نشير) بل تحتاج أيضًا إلى معرفة المصطلحات التي استخدمها الكتاب للإشارة إلى تاريخ البدء. وفي الوقت نفسه، إذا ذهبت إلى Google وكتبت "Simpsons premiere" ستحصل على هذا:
ابحث عن "Simpsons release" وستحصل على نفس المعلومات، على الرغم من تقديمها بطريقة مختلفة قليلاً:
سواء كان ذلك، فإن النتيجة مفيدة وسريعة، والأهم من ذلك، سهلة العثور عليها بغض النظر عن الصياغة الدقيقة التي استخدمتها. لم يكن عليك حتى استخدام Control-F.
لا زلت لم أجد ما أبحث عنه
الآن، دعنا نعود إلى هذا النقاش حول إدارة المعرفة. تعتبر PDF الخاصة بك ذات حجم خط 10 نقاط وثلاث صفحات وقوائم الأسئلة الشائعة ذات 48 عنصر رائعة - لتوفير تكاليف الطباعة. إنها ليست رائعة للتركيز بسهولة على بالضبط ما يحتاج موظفوك لمعرفته، سواء كنا نتحدث عن معلومات الفوائد عند بدء العمل، أو وثائق المنتج عند الإطلاق، أو حتى محاولة العثور على ورقة واحدة مناسبة للتوزيع.
بالطبع، كلما رقمنّا المزيد من معرفتنا، كلما زادت الحاجة إلى الاعتماد على الحلول البديلة للتركيز على ما نحتاج إلى إيجاده. تلك الكتب المدرسية التي تكرهها؟ كان الفهرس هو الجزء الذي قضيت فيه معظم الوقت الجيد. بعد كل شيء، أخبرك بالضبط أين يمكنك العثور على ما تحتاجه - وتجاهل ما لا تحتاج إليه - وغالبًا ما يتضمن تحليلات سياقية أيضًا (على سبيل المثال: هبوط القمر، رد فعل الاتحاد السوفيتي على).
الآن؟ نجبر أنفسنا على القيام بأعمال يمكن للحواسيب والذكاء الاصطناعي القيام بها بشكل أكثر كفاءة، إذا سمحنا لهم. تخزين معرفتك في قطع صغيرة يعني أن أي بحث سياقي يمكن أن يحدث بسرعة كبيرة، جداً. تتحدث العديد من الشركات عن قدراتها في التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي في عمليات البحث المؤسسية - ولكن جميع تلك الحلول عديمة الفائدة إذا كان كل ما يمكنها القيام به هو إحضار مستند من 30 صفحة يجب على موظفيك البحث فيها.
إذا لم تكن الوثائق مخصصة للطباعة، فلا يوجد سبب لعدم تقسيمها إلى مكونات فردية لتحسين تجربة مرجع المعرفة. بخلاف ذلك، كشركة، قد تدفع لموظفيك للقيام بالعمل اليدوي للبحث في 50 حالة مسلطة من كلمة "الأمان" في مستند المنتج - ولا يزال قد لا يجدوا ما يبحثون عنه، لأنهم لا يستطيعون وضع المزيد من السياق في بحث Control-F.
لا تفيد هذه الطريقة فقط الذين يضيفون ويحتفظون بالمعرفة؛ إنها مساعدة كبيرة لفريق الإيرادات الخاص بك أيضًا. عندما يحاول مندوب مبيعات إغلاق صفقة، هل تفضل أن يكون لديها وصول فوري إلى معلومات معينة أم... أن تقوم بتشغيل أمر بحث في مستند به 45 عنصر لقياس الجاهزية؟ إذا كان ممثل دعم العملاء الخاص بك على الطرف المتلقي من مكالمة هاتفية غاضبة، هل ت prefer أن يقوم بمسح متعجل عبر أسئلة شائعة للبحث عن إجابة، أم تمكينه في سحب القسم المعني فقط؟
بناء أساس معرفي مستدام
لقد رأينا بطاقات المعرفة الصغيرة تعمل لصالحنا، ولهذا نحن نعلم أنها يمكن أن تعمل من أجلك أيضًا. ليس فقط أن العثور على المعلومات التي تحتاجها حقًا أسرع وأسهل، ولكنه يعني أيضًا أن صيانة المعرفة أصبحت أسهل بكثير. تعلم المزيد عن فوائد اعتماد نظام إدارة معرفة على مستوى الشركة.
من خلال تطبيق نهج قصير المدى لعمارة قاعدة المعرفة، يمكنك الابتعاد عن الحاجة بشكل مستمر لتحميل وثائق جديدة تمامًا. تحديث جملة واحدة في مستند من 20 صفحة يعني أنك مضطر لإعادة تحميل ذلك المستند بالكامل والتأكد من أن الجميع على دراية بالتغيير، حيث أنه مدفون في النقطة التاسعة في الصفحة 12.
بدلاً من ذلك، يمكن أن يحدث تحديث جملة واحدة في قطعة معرفة تتكون من أربع جمل في غضون ثوانٍ. هذا النهج أيضًا يجعل من الأسهل بكثير التحقق من المعلومات الصغيرة لضمان دقتها أكثر مما هو عليه للتحقق من الوثائق الطويلة، حيث يمكن التحقق من كل قطعة معرفة بشكل فردي على أنها صحيحة - والتحقق هو في النهاية جوهر إنشاء شبكة معرفية يمكن للجميع الوثوق بها.
بالتأكيد، نحن نعلم أن، على نحوٍ ساخر، هذه الكثير من الكلمات لشرح لماذا المحتوى القصير هو نهج أفضل لهندسة المعرفة، لذا إليك tl;dr: المحتوى بحجم القضمة أسهل للإضافة، أسهل للتحديث، أسهل للتحقق، وأسهل للبحث. فكر في الأمر كبطاقات فلاش للمفردات مقابل القاموس: واحد يحتوي على كل شيء ولكنه لن يساعدك في الاستعداد لاختبار الأسبوع المقبل، بينما الآخر هو بالضبط ما تحتاجه لتجاوز الاختبار، ويمكن تعزيزها لتمرير منتصف الفصل النهائي، ومرنة بما يكفي لإعادة تنظيمها بطرق مختلفة. ما الذي ستختاره؟
عندما قدمت Google رسمها البياني للمعرفة في صفحات نتائج محركات البحث (SERPs) في عام 2012، أصبحت مقتطفات الميزات (تلك النقاط البيانات القصيرة ذات الصلة التي تعيش في أعلى الصفحة) الحل الأمثل لمن يحتاجون إلى إجابة سريعة. نظرا لاعتمادها الكبير على جمع البيانات من مواقع مثل ويكيبيديا، استطاعت Google استغلال البيانات التي جمعها الآخرون لتبقيك في نظامها البيئي - وهو ما يفيد تدفق الإيرادات المدفوع بالإعلانات. لكن حدث شيء آخر أيضًا: انخفض عدد الزوار إلى ويكيبيديا. بينما يحق لكل إحصائي أن يذكرنا بأن الارتباط لا يعني أو يشير إلى السببية، يمكننا أيضًا أن ننظر إلى سلوكنا الخاص للحصول على فكرة عما حدث. إذا كان كل ما تحتاج لمعرفته هو، على سبيل المثال، من فاز بجائزة نوبل للفيزياء هذا العام والإجابة موجودة في أعلى الصفحة، فلا حاجة للاستمرار في البحث عبر 105 مليون نتيجة أخرى.
نحن نعرف هذا بشكل بديهي، لكن عندما يتعلق الأمر ببوابات معرفتنا، غالبًا ما نقوم بإعدادها لتعمل كمستودعات، لا كوسيلة للوصول بسهولة إلى المعلومات التي نحتاجها. لهذا السبب - وقد يكون من الصعب سماع ذلك - نحتاج إلى إعادة التفكير بالكامل في نهجنا.
إذا كانت بوابة المعرفة المؤسسية الخاصة بك مثل معظمها، فعندما تكون لديك سؤال، يجب أن تعرف أ) بالضبط ما تبحث عنه أو ب) يجب أن تبحث في مئات (أو آلاف!) من الكلمات في الأسئلة الشائعة متعددة الصفحات أو ملفات PDF للعثور على إجابة مدفونة في أي مكان داخلها.
لقد كانت تحكم-F جزءًا لا يتجزأ من نجاح هذا الإعداد، ولكن لماذا يجب أن تضطر لاستخدام ما هو بشكل فعال حل بديل فقط للحصول على إجابة بسيطة؟ ليس فقط أنه يضع العبء على الموظف للبحث عن المعرفة (ما يمكن أن يستغرق وقتًا ليس بالقصير)، بل يعني أنه في أي وقت تتغير فيه أي من تلك المعرفة، يتعين على الشركة تحميل ملف PDF جديد بالكامل أو فيديو أو FAQ. هذا يضيع الوقت - والميزانيات.
الحل الأفضل هو إعادة التفكير في هيكلية معرفتك بالكامل والتحول نحو قطع معرفة موجزة، سهلة الاستهلاك (يمكن تحديثها) ومنفصلة.
البحث والإنقاذ
"انظر، ليس بالأمر السيئ"، ربما تقول الآن، "إنه يقوم بالعمل المطلوب!" لذا دعنا نتحدث عن ذلك. هذه ليست المرة الأولى التي نتحدث فيها عن هذا الموضوع على مدونة Guru. قبل حوالي ثلاث سنوات، أشرنا إلى أنه:
يقضي المندوبون التجاريون ما يصل إلى ثلث أيامهم في البحث عن المعلومات اللازمة لأداء وظائفهم. تحتاج المعلومات عند الطلب، والحلول الحالية لا تُبنى لعالم يعتمد على الطلب. تجبرك الوثائق والموسوعات على استخدام Control+F للعثور على الكلمات ثم تتركك لتجمع الإجابات معًا.
إذا كنت تتحدث مع عميل وتحتاج إلى الإجابة عن سؤال، ليس لديك الوقت للذهاب خلال العملية الطويلة وغير الفعالة الحالية للعثور على الإجابة. البحث عن الوثيقة التي ستحتوي على الإجابة الصحيحة، فتح هذه الوثيقة، البحث عن الكلمة الرئيسية، وبعد كل ذلك بدلاً من ظهور إجابتك، ترى أن الكلمة التي كتبتها تظهر خمس عشرة مرة. للحصول على المعلومات المناسبة عليك الضغط عبر جميع الخيارات، في الوقت الذي ينتظر فيه عميلك إجابتهم.
لكن الأمر يتجاوز مجرد إضاعة ثوانٍ ثمينة. المحتوى الأطول هو فقط أكثر صعوبة في البحث مقارنة بالمحتوى الأقصر. دعنا نخرج هذا من مجال إدارة المعرفة، إلى مجال يمكننا جميعًا الارتباط به: كيف نتفاعل مع المحتوى لأغراض ترفيهية.
إليك سؤال قد تعرف الإجابة عليه أو لا تعرفها: في أي عام تم عرض The Simpsons لأول مرة؟ تفتح ويكيبيديا، تضع "The Simpsons" وتحصل على هذه الصفحة بأكثر من 17,000 كلمة. تعتمد على النسخة القديمة الخاصة بك Control-F وتبحث عن "premiere" ويحدث هذا:
انتظر، ماذا؟ اتضح أنك بحاجة إلى البحث عن "release":
لم تحتاج فقط إلى معرفة بالضبط كيفية إعداد هذه الصفحة (المنظمة للغاية، يجب أن نشير) بل تحتاج أيضًا إلى معرفة المصطلحات التي استخدمها الكتاب للإشارة إلى تاريخ البدء. وفي الوقت نفسه، إذا ذهبت إلى Google وكتبت "Simpsons premiere" ستحصل على هذا:
ابحث عن "Simpsons release" وستحصل على نفس المعلومات، على الرغم من تقديمها بطريقة مختلفة قليلاً:
سواء كان ذلك، فإن النتيجة مفيدة وسريعة، والأهم من ذلك، سهلة العثور عليها بغض النظر عن الصياغة الدقيقة التي استخدمتها. لم يكن عليك حتى استخدام Control-F.
لا زلت لم أجد ما أبحث عنه
الآن، دعنا نعود إلى هذا النقاش حول إدارة المعرفة. تعتبر PDF الخاصة بك ذات حجم خط 10 نقاط وثلاث صفحات وقوائم الأسئلة الشائعة ذات 48 عنصر رائعة - لتوفير تكاليف الطباعة. إنها ليست رائعة للتركيز بسهولة على بالضبط ما يحتاج موظفوك لمعرفته، سواء كنا نتحدث عن معلومات الفوائد عند بدء العمل، أو وثائق المنتج عند الإطلاق، أو حتى محاولة العثور على ورقة واحدة مناسبة للتوزيع.
بالطبع، كلما رقمنّا المزيد من معرفتنا، كلما زادت الحاجة إلى الاعتماد على الحلول البديلة للتركيز على ما نحتاج إلى إيجاده. تلك الكتب المدرسية التي تكرهها؟ كان الفهرس هو الجزء الذي قضيت فيه معظم الوقت الجيد. بعد كل شيء، أخبرك بالضبط أين يمكنك العثور على ما تحتاجه - وتجاهل ما لا تحتاج إليه - وغالبًا ما يتضمن تحليلات سياقية أيضًا (على سبيل المثال: هبوط القمر، رد فعل الاتحاد السوفيتي على).
الآن؟ نجبر أنفسنا على القيام بأعمال يمكن للحواسيب والذكاء الاصطناعي القيام بها بشكل أكثر كفاءة، إذا سمحنا لهم. تخزين معرفتك في قطع صغيرة يعني أن أي بحث سياقي يمكن أن يحدث بسرعة كبيرة، جداً. تتحدث العديد من الشركات عن قدراتها في التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي في عمليات البحث المؤسسية - ولكن جميع تلك الحلول عديمة الفائدة إذا كان كل ما يمكنها القيام به هو إحضار مستند من 30 صفحة يجب على موظفيك البحث فيها.
إذا لم تكن الوثائق مخصصة للطباعة، فلا يوجد سبب لعدم تقسيمها إلى مكونات فردية لتحسين تجربة مرجع المعرفة. بخلاف ذلك، كشركة، قد تدفع لموظفيك للقيام بالعمل اليدوي للبحث في 50 حالة مسلطة من كلمة "الأمان" في مستند المنتج - ولا يزال قد لا يجدوا ما يبحثون عنه، لأنهم لا يستطيعون وضع المزيد من السياق في بحث Control-F.
لا تفيد هذه الطريقة فقط الذين يضيفون ويحتفظون بالمعرفة؛ إنها مساعدة كبيرة لفريق الإيرادات الخاص بك أيضًا. عندما يحاول مندوب مبيعات إغلاق صفقة، هل تفضل أن يكون لديها وصول فوري إلى معلومات معينة أم... أن تقوم بتشغيل أمر بحث في مستند به 45 عنصر لقياس الجاهزية؟ إذا كان ممثل دعم العملاء الخاص بك على الطرف المتلقي من مكالمة هاتفية غاضبة، هل ت prefer أن يقوم بمسح متعجل عبر أسئلة شائعة للبحث عن إجابة، أم تمكينه في سحب القسم المعني فقط؟
بناء أساس معرفي مستدام
لقد رأينا بطاقات المعرفة الصغيرة تعمل لصالحنا، ولهذا نحن نعلم أنها يمكن أن تعمل من أجلك أيضًا. ليس فقط أن العثور على المعلومات التي تحتاجها حقًا أسرع وأسهل، ولكنه يعني أيضًا أن صيانة المعرفة أصبحت أسهل بكثير. تعلم المزيد عن فوائد اعتماد نظام إدارة معرفة على مستوى الشركة.
من خلال تطبيق نهج قصير المدى لعمارة قاعدة المعرفة، يمكنك الابتعاد عن الحاجة بشكل مستمر لتحميل وثائق جديدة تمامًا. تحديث جملة واحدة في مستند من 20 صفحة يعني أنك مضطر لإعادة تحميل ذلك المستند بالكامل والتأكد من أن الجميع على دراية بالتغيير، حيث أنه مدفون في النقطة التاسعة في الصفحة 12.
بدلاً من ذلك، يمكن أن يحدث تحديث جملة واحدة في قطعة معرفة تتكون من أربع جمل في غضون ثوانٍ. هذا النهج أيضًا يجعل من الأسهل بكثير التحقق من المعلومات الصغيرة لضمان دقتها أكثر مما هو عليه للتحقق من الوثائق الطويلة، حيث يمكن التحقق من كل قطعة معرفة بشكل فردي على أنها صحيحة - والتحقق هو في النهاية جوهر إنشاء شبكة معرفية يمكن للجميع الوثوق بها.
بالتأكيد، نحن نعلم أن، على نحوٍ ساخر، هذه الكثير من الكلمات لشرح لماذا المحتوى القصير هو نهج أفضل لهندسة المعرفة، لذا إليك tl;dr: المحتوى بحجم القضمة أسهل للإضافة، أسهل للتحديث، أسهل للتحقق، وأسهل للبحث. فكر في الأمر كبطاقات فلاش للمفردات مقابل القاموس: واحد يحتوي على كل شيء ولكنه لن يساعدك في الاستعداد لاختبار الأسبوع المقبل، بينما الآخر هو بالضبط ما تحتاجه لتجاوز الاختبار، ويمكن تعزيزها لتمرير منتصف الفصل النهائي، ومرنة بما يكفي لإعادة تنظيمها بطرق مختلفة. ما الذي ستختاره؟
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
