מה זה תוכנת בסיס ידע?

תוכנת בסיס ידע היא כלי המסייע לארגונים לסנכרן, לארגן ולשתף ידע בפורמט ניתן לחיפוש ושימוש קל. זה מעצים גם את הלקוחות והצוותים הפנימיים למצוא מידע מדוייק במהירות ולתת לעצמם תשובות לשאלות נפוצות דרך מאמרי בסיס הידע המאורגנים לפי מאמרי בסיס הידע באופן מסודר.

מהי פונקציית הליבה של תוכנת בסיס ידע?

המטרה העיקרית של תוכנת בסיס ידע היא להפוך את הידע לנגיש, מבונה ופעיל. זו עוזרת להפחית שאלות חוזרות, לשפר את תמיכת הלקוחות ולוודא גישה עקבית לידע מוסדי.

הפונקציות העיקריות כוללות בדרך כלל:

• יצירת תוכן ועריכה: כלי לכתיבה, עדכון ועיצוב מאמרי עזר, שאלות נפוצות ותיעוד. תכונות אלה עוזרות לצוותים לשמור על מידע ברור ועקבי.
  
  
• חיפוש וניווט: מנוע חיפוש עוצמתי שמביא תשובות רלוונטיות במהירות. ניווט אינטואיטיבי עוזר למשתמשים לאתר את התוכן הנכון בלי לבזבז זמן.
  
  
• הרשאות משתמש: בקרה לניהול מי יכול לראות, ליצור או לערוך תוכן. זה מבטיח איכות תוכן ומגן על מידע רגיש או פנימי.
  
  
• בקרת גרסאות והסטוריה: מעקב אחר שינויים כדי לוודא דיוק ואחריות. צוותים יכולים לחזור לגרסאות קודמות כשצריך ולראות מי ביצע עדכונים.
  
  
• ניתוח ודיווחים: תובנות בכיצד התוכן משמש, מה משתמשים מחפשים ואיפה יש פערים. המדדים הללו מנחים את אסטרטגיית התוכן ומשפרים את איכות הידע הכוללת.
  
  

מהם סוגי התוכנות של בסיס ידע?

תוכנת בסיס ידע בדרך כלל מתחלקת למספר קטגוריות בהתאם לקהל יעד העיקרי שלה ולפונקציה:

• בסיסי ידע פנימיים: משמשים על ידי עובדים כדי לגשת למידע בנושא חברתי כגון תהליכי השגה תקנים, תיקון בעיות במערכת המידע או מדיניות משאבי האנוש. הם עוזרים להפחית את השאלות החוזרות ולהאיץ את זרימות העבודה הפנימיות.
  
  
• בסיסי ידע חיצוניים: כלי ציבוריים המסייעים ללקוחות להרגיש בעצמם מאמרי תיעוד מוצר או תוכן תמיכה. משאריות אלה עוזרות להפחית את נפח פניות השירות שלקוח ולשפר את חווית הלקוח.
  
  
• בסיסי ידע היברידיים: משרתים את כלי המשתמשים הפנימיים והחיצוניים, לעיתים קרובות עם גישה ורשאות מפוצלים. הם מאזנים מידע ציבורי עם תובנות רק פנימיות לשרת קהלים מרובים.
  
  
• בסיסי ידע המופעלים על ידי AI: משתמשים בעיבוד שפה טבעית ובלמידת מכונה כדי לשפר הצעות לתוכן ולאוטומצית תיוג או תחזוקת תוכן. מערכות אלה יכולות גם להמליץ באופן פרואקטיבי על עדכונים או להדגיש תוכן שאינו בשימוש.

מהו תוכנת בסיס ידע פנימית?

תוכנת מערכת בסיס ידע פנימית היא פלטפורמה מרכזית שעוזרת לעובדים לגשת ולשתף ידע של החברה, תהליכים ותיעוד. להבדיל מבסיסי ידע לפני לקוח, הכלים אלה מיועדים לשימוש פנימי ותומכים בהכנסה לעבודה ותיקוני טכנולוגיה, מדיניות משאבי אנוש וSOPs צוות.

על ידי איחוד הידע האינסטיטוציונלי במקום אחד, תוכנת מערכת בסיס ידע פנימית מפחיתה שאלות חוזרות, מונעת איגודי מידע ומעצימה צוותים למצוא תשובות מדויקות לבדיהם. זה עשוי להיות ערך מוסף במיוחד עבור צוותים היברידיים או רחוקים שמתמקדים במשאבים לשירות עצמי לשמור על יישום ויעילות.

אילו תכונות יש לתוכנת מערכת בסיס ידע פנימית הטובה ביותר?

כלי בסיס הידע הטובים משתפים כמה מאפיינים חיוניים: הם קלים לשימוש, משתלבים בצורה חלקה בזרימת העבודה הקיימת שלך ומבטיחים שהתוכן יישמר תמיד באופן נכון. בין שאתם בונים בסיס ידע ללקוחות או צוותים פנימיים, התכונות העיקריות הללו הן חובה:

• יצירת תוכן ועריכה אינטואיטיביים: עשוי להקל על מומחי נושא לתרום ולעדכן תוכן.
• חיפוש חכם: למסור תוצאות רלוונטיות מיידית, גם ממסמכים ארוכים או מורכבים.
• פקידי גישה והיתרים: להגן על מידע רגיש ולאפשר שיתוף פעולה.
• היסטוריית גרסאות ואימות תוכן: לשמור על אמינות המידע ועדכוניות תוכן.
• אינטגרציות עם הכלים שהצוות שלך כבר משתמש בהם: לחשוף את הידע ב-Slack, Teams, Chrome ועוד.
  

דוגמאות לתוכנת מערכת בסיס ידע

קיים מגוון פתרונות בשוק, כל אחד מתאים לצרכי עסקיים שונים. הדוגמאות הללו מייצגות חלופות של הכי טוב בתוכנות בסיס ידע זמינות היום, המציעות תכונות שמתאימות למגוון צרכים עסקיים:

• גורו: מערכת בסיס ידע חכמה המופעלת על ידי AI שמביאה תשובות מאומתות ישירות לכלים כמו Slack, Chrome ו-Teams. גורו עוזר לצוותים למצוא מידע מהימן בזרם העבודה.
  
  
• מדריך Zendesk: משולב עם מערכת הכרטיסים של Zendesk, זה עוזר לצוותי תמיכה לנהל ולספק תוכן לעזרת שירות עצמי. זה אידיאלי לייעול שירות לקוחות והפחתת התסכולים.
  
  
• Confluence: ויקי של שיתוף פעולה ומרחב תיעוד המשמש על ידי צוותים צלקותיים לשיתוף ידע פנימי. זה תומך בתיעוד פרויקט, פתקי פגישה ויישום צוותים.
  
  
• עזרה ב-Docs של Help Scout: כלי בסיס ידע ממוקד על לקוח שקל לשימוש ונבנה עבור צוותי תמיכה. זה מאפשר יצירת תוכן מהירת ומציע חווית לקוח חלקה.
  
  
• נוציה: מרחב עבודה גמיש כולל אחד שהרבה צוותים משתמשים בו כוויקי פנימי או בסיס ידע קל. זה תומך בעריכת תוכן שיתופית ובארגון חזותי.
  
  

מהן היתרונות של תוכנת מערכת בסיס ידע?

תוכנת מערכת בסיס ידע עוזרת לעסקים לשיפור גישה למידע ולנפח שיתוף ידע.

• חוויית לקוח משופרת: לקוחות יכולים לפתור בעיות במהירות באמצעות שירות עצמי, בלי לצורך ביצירת קשר עם התמיכה. הדבר מעלה מדרדר וכמות הכרטיסיות.
  
  
• יעילות ארגונית: עובדים חוסכים זמן על ידי מציאת התשובות שהם צריכים כדי לעשות את עבודתם. זה ממזער כפילות ובקשות חוזרות.
  
  
• עקביות ודיוק: מקור יחיד של אמת מבטיח גישה זהה לתוכן מאושר לכולם. זה משפר איחוד בין צוותים ומסיר ניחושים.
  
  
• הכנסה מהירה: מידע חשוב זמין בקלות לעובדים חדשים שיכולים להקצות במהירות. זה מקצר את מחזורי האימון ומוריד את התלות בהדרכה של עמיתים.
  
  
• היגיון: כאשר הארגון שלך מתרחב, בסיס ידע מרכזי עוזר לשמור על איכות ועל עקביות בכל הצוותים והמיקומים. זה יוצר יסוד חזק לעמיתויות מבוזרות.

למה כלי בסיס הידע הטובים ביותר הם לא ארונות קבצים מוצפנים.

מעשי כלי בסיס הידע היטב משפרים איך הצוות שלך גושש ומחיל מידע. בזמן שאחסון מסמכים הינו תכונה בסיסית, פלטפורמות שבראש העל מתקדמות צועדות כמה צעדים קדימה לשמש את הידע דינמי, ניתן לגלות ופעיל. תוכנה עכשווית לבסיס הידע כוללת אפשרויות כמו חיפוש בזמן אמת שמבין כוונות, מעקב אחר בריאות התוכן לדגל מאמרים מיושנים, ותהליכי אימות כדי להבטיח שהמידע נאמן.

כלי מואמצים בהנה כלים המופעלים בAI יכולים אף להמליץ תוכן על סמך התנהגות המשתמש או לסדר אוטומטית כרכושות חדשות לארגון יותר טוב.

על ידי עבר מסמכים סטטיים, כלי בסיס הידע הטובים ביותר מסייעים לצוותים לעבוד מהר יותר, להפחית את פערי הידע, ולהבטיח שתוכנה ביקרתי מוצטה כשמתבצע והיא הכי צוריך הכי הכי - בשיחת תמיכה, בזמן אמומה, או במהלך פרויקט

מסקנות

בין אם אתה משרת לקוחות, מאפשר צוותים, או מאותר פעולות, הפלטפורמה הנכונה יכולה לעשות את כל ההבדל - ולדעת איך ליצור בסיס ידע היא חלק מפתיח בהתחלה. תוכנה לבסיס הידע היא כלי בסיסי לארגונים המחפשים למרכז מידע, לשפר תמיכה, ולהעצים עובדים עם מידע מהוות אמין. בין אם אתה משרת לקוחות, מאפשר צוותים, או ממזנים פעולות, הפלטפורמה הנכונה יכולה לעשות את כל ההבדל.

רצון לדעת איך זה עובד בפועל? צפה בדמו של Guru לראות כיצד שיתוף ידע עם AI מונע את פרקציה ומקדם ייצוריות.