גופי משתמשים מתמצאים בהתמוממות מתמולדות של שימוש בחיפוש SharePoint, בין אם הם מנסים לאתר מסמך חיוני או מתמודדים עם סינון של מידע נפוץ. אתה לא לבד איתך בתחושת תסכלות כאשר תוצאות החיפוש לא עומדות בציפיות שלך או כאשר מסמכים רלוונטיים נותרים נעלמים. הבנת כיצד החיפוש ב-SharePoint מתוכנן ולמה לפעמים זה מכשיל יכולה להעצים אותך לשלוט בחוויית החיפוש שלך. בנוסף, נחקור איך אינטגרצית כלים כמו Guru יכולה ליצור חוויית חיפוש אחידה יותר עבור צוותיך, לעזור להפחית את גמישות המידע בכל זרימת העבודה שלך. סקירה על איך עובד חיפוש ב-SharePoint

סקירה של איך פעולת החיפוש עובדת ב-SharePoint

חיפוש SharePoint הוא כלי עוצמתי שעוזר למשתמשים לאתר מסמכים, אנשים ומידע במהירות בסביבת SharePoint. אך, הבנת כיצד זה פועל היא אסונית להפיק את המרב מפוטנציאלו. בליבו, חיפוש SharePoint מתבסס על אינדקסציה כדי להבטיח שהתוכן ניתן לחיפוש. זה אומר שכאשר אתה מוסיף מסמכים חדשים או עושה שינויים בקיומים, SharePoint מכינה איתם אינדקס למענה חיפוש.

התכונה לחיפוש משתמשת במגוון סינונים שמאפשר למשתמשים לסנן את תוצאות החיפוש שלהם על סמך קריטריונים כמו תאריך, סוג מסמך, יוצר, ועוד. הוא מותכן לחסוך זמן על ידי הפניית משתמשים לתכנים המתאימים לדרישותיהם. אחת המרכיבים המרכזיים בחיפוש של SharePoint היא השימוש שלו בתמיכת חיפוש נבוה, אשר עוזר לאתר תוצאות שעשויות לא להתאים בדיוק למה שהקלדת, בתפיסת שגיאות בכתיבת או פרסומים. עם זאת, ייתכן כי תכונה זו תעשה לעיתים קרובות תוצאות בלתי צפויות.

למרות יכולותיו, קיימים גבולות מסוימים בתוך חיפוש SharePoint. למשל, ייתכן שמשתמשים ימצאו כי לא כל התוכן מאוחסן מיידית, לצד עיכובים מעצבנים בהגיש קבצים חדשים. בנוסף, המשתמשים מוגבלים ביכולות של מסנני החיפוש של SharePoint, שלעיתים לא מתאימים באופן מושלם לצרכים אישיים או להקשרים ספציפיים. הבנת היוחסים הללו יאפשרו לך לנהל ולחקור טכניקות חיפושיך בצורה יותר טובה, עוזרת לך להרגיש כוח יותר בטוח כאשר אתה ניווט בבסיסי נתוני המקות הרחבים של SharePoint.

נקודות כאב נפוצות בחיפוש בשיתוף פעולה

• תוצאות בלתי עקביות: משתמשים לעיתים קרובות מוצאים שהתוצאות שמוצגות אינן מתאימות באמיתות למונחי החיפוש שלהם. זו אי עקביות יכולה לצמוח משינויים בשמות מסמכים או כתוביות לשוניות באופן שמיוחס או בגלל כיצד תוכן מתוגדל וממוין בתוך SharePoint.
• זמני טעינה ארוכים: לחפש דרך כמויות נרחבות של מידע יכול להוביל לעיכובים ארוכים בטעינת תוצאות חיפוש, שעשויים להיות מטרידים במיוחד כאשר אתה עובד תחת מרבית דחיפות.
• אפשרויות סינון לא יעילות: בעוד אפשרויות סינון זמינות, הן לא תמיד פוגשות בצרכים הספציפיים של המשתמשים. לדוגמה, חיפוש אחר "COVID-19" עשוי לשחזר תוצאות שטויות מסוף המשתמש, מסובך את חוויית המשתמש.
• תוך שימוש בעצמים: עבור משתמשים חדשים, הבנת הקומפליקציות של חיפוש שטיגר fuctionality יכולה להיות מפחיד. זה העקום למידה משפיע על כמה הם יכולים למצוא את המידע שהם צריכים.
• חסר אפשרות חיפוש מתקדמות: לעומת פלטפורמות אחרות, יכול להיות שטגיח יכולות חיפוש רטונות, הופכות קשה עבור משתמשים לנקות את הביר כחובה ומתבן בעבירת.

טיפים מועילים לשיפור תוצאות החיפוש בשיתוף פעולה

• לעצור באפק्घציה פלטורס בצורה יעיל: נצלת טיפוח שירייע הזמינים בסרגל החיפוש של SharePoint. על ידי בחירת מדרכים כמו טווחי תאריכים או סוגי מסמכים, תוכל להגביל תוצאות באופן ניכר, מה שהופך את הדבר לקל יותר למצוא את מה שאתה מחפש.
• לחשוב על איך אחרים כנראה שיתארו את המידע כדי לשפר את הסיכויים לאיתור. לחשוב על איך אחרים יתארו את המידע כדי לשפר את הסיכויים לאיתור.
• לעדכן באופן עקיף את המיטו. להשתמש בתגי תקינות ותיאורים כדי לוודא שהמסמכים נמצאים בקלות על ידי משתמשים שמחפשים אחר תוכן ספציפי.
• לאמן את הקבוצה שלך. המודעות לפרקטיות היכולות עזרים לכולם למקסם את ביצועי הפלטפורמה.
• לתכנן תחזוקה קבועה. לוודא שכל המידע נשמר בקריאות ומאורגן, תורם לחיפושים יותר אפקטיביים ותהליכי אינדקסציה.

עברי-מחוץ לחיפוש ב-SharePoint עם כלים חיצוניים

צוותים בדרך כלל משתמשים במגוון כלים שמרחיקים את הפונקציונליות שלהם מהמצב המוצע על ידי SharePoint. לארגונים שמחפשים חוויית חיפוש מיוחדת יותר שמכלה את כל מקורות המידע שלהם, לשלב כלים חיצוניים עשויים להיות ייקר. פתרונות כמו Guru מאפשרים גישה חלקה לידע בכל הפלטפורמות, מחברים קנויטינליים שמאוחסנים ב-SharePoint עם משאבים חיוניים נוספים שצוות העבודה שלך משתמש בהם.

על ידי שילוב כלים כגון Guru, צוותים יכולים לשפר את אסטרטגיית החיפוש שלהם. כלים אלה מיועדים לספק חוויית משתמש יותר אינטואיטיבית וידידותית, מסירים את העומס של החיפוש מהמעבר בין מערכות שונות. זה חשוב להדגיש כי בעוד שSharePoint מספקת פונקציה חזקה לחיפוש, יתכן שהיא לא תענה על צרכי הקבוצה כולה.

חשוב לציין כי בעוד SharePoint מספק פונקציית חיפוש יציבה, זוהי עשויה לא לענות על כל צרכי הצוות המסוימים. לאלה שמחפשים פתרון יותר רחב, יש לחקור אפשרויות כמו הצעות מוצר שמשלימות את יכולות החיפוש יכולות לספק ערך רב-השראה, וודאותך כי המשתמשים יפליצו פחות זמן בחיפוש אחר מידע ויותר זמן להתמקד באחריות העיקרית שלהם.