Banyak pengguna merasa melecehkan ketika mencari informasi tetapi tidak menemukan hasil yang tepat. Anda tidak sendirian dalam merasa frustrasi ketika hasil pencarian tidak sesuai dengan keinginan atau ketika dokumen penting tidak terlacak. Memahami cara kerja SharePoint search dapat memberikan Anda kekuatan untuk mengontrol dan meningkatkan pengalaman pencarian Anda. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara kerja dasar search SharePoint, menyoroti permasalahan yang umum dialami pengguna, serta memberikan tips-tips untuk meningkatkan hasil pencarian. Selain itu, kami juga akan menjelaskan bagaimana mengintegrasikan alat eksternal seperti Guru dapat membantu meningkatkan pengalaman pencarian Anda.

Ringkasan Cara Kerja Pencarian di SharePoint.

Fungsi pencarian SharePoint adalah alat yang sangat powerful yang membantu pengguna mencari dokumen, orang, dan informasi dengan cepat di lingkungan SharePoint. Namun, memahami bagaimana ini beroperasi sangat penting untuk mengeksplorasi kemampuan optimalnya. Pada dasarnya, pencarian SharePoint mengandalkan indeks untuk memastikan bahwa konten dapat dilihat. Ini berarti bahwa ketika Anda menambahkan dokumen baru atau mengubah dokumen yang ada, SharePoint mengindeksnya untuk membuatnya dapat dicari.

Fungsi pencarian menggunakan berbagai jenis filter yang memungkinkan pengguna mempermudah hasil pencarian berdasarkan kriteria seperti tanggal, jenis dokumen, pengarang, dan lain-lain. Ini dirancang untuk menghemat waktu dengan mengarahkan pengguna ke konten yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Salah satu aspek penting dari pencarian SharePoint adalah dukungan pencarian berlemartikula (fuzzy search), yang membantu menemukan hasil yang mungkin tidak secara akurat sesuai dengan pencarian pengguna, mencapai variasi dalam penulisan atau varian. Namun, fitur ini kadang-kadang juga menghasilkan hasil yang tidak diharapkan.

Meskipun memiliki kemampuan yang sangat baik, ada keterbatasan-keterbatasan tertentu dalam pencarian SharePoint. Misalnya, pengguna mungkin menemukan bahwa tidak semua konten yang terindeks secara langsung, sehingga mengalami kesulitan dalam menemukan dokumen yang baru saja diunggah. Selain itu, pengguna terbatas dengan kemampuan filter SharePoint, yang mungkin tidak selalu seiring dengan kebutuhan individu atau konteks khusus. Memahami kelemahan ini dapat membantu Anda mengalokasikan sumber daya dengan efektif dan meningkatkan kepercayaan Anda ketika berinteraksi dengan database SharePoint.

Masalah Umum dengan Pencarian SharePoint

• Hasil Pencarian Tidak Konsisten: Banyak pengguna merasa frustrasi karena hasil yang tidak konsisten ketika mencari informasi tertentu. Inkonsistensi ini dapat disebabkan oleh variasi dalam penamaan dokumen atau karena cara penggunaan tag dan kategorisan dalam SharePoint.
• Keterlambatan Indeks: Mencari di database yang besar dapat menyebabkan keterlambatan loading hasil pencarian, terutama ketika Anda memiliki deadline yang ketat.
• Kesulitan Menggunakan Filter: Meskipun ada opsi filter, beberapa pengguna masih mengalami kesulitan menggunakan filter untuk menghasilkan hasil pencarian yang akurat. Misalnya, pencarian untuk "COVID-19" mungkin menghasilkan hasil yang luas dan tidak terkait, sehingga mempersulit pengalaman pengguna.
• Kurangnya Kekuaisan: Bagi pengguna baru, memahami kompleksitas fungsi pencarian SharePoint dapat terkesan menakutkan. Curva pembelajaran ini berdampak pada bagaimana efektif pengguna dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan.
• Tidak ada Opsi Pencarian Lanjutan: Seperti Platform lainnya, SharePoint mungkin tidak memiliki fitur pencarian canggih, sehingga membuat sulit bagi pengguna untuk membatinkan kuery yang diperlukan dan menghasilkan kelebihan informasi.

Tips Berguna untuk Meningkatkan Hasil Pencarian SharePoint

• Mengoptimalkan Pencarian dengan Menggunakan Filter: Manfaatkan filter yang tersedia di sidebar pencarian SharePoint. Dengan memilih kriteria seperti rentang tanggal atau jenis dokumen, Anda dapat mempersempit hasil sangat signifikan, sehingga lebih mudah menemukan apa yang Anda cari.
• Menggunakan Kunci Strategis: Mengintegrasikan kata-kata kunci dan frasa yang relevan yang merefleksikan konten dokumen dapat memperbaiki hasil pencarian secara signifikan. Pikirkan bagaimana orang lain mungkin mendeskripsikan informasi untuk meningkatkan peluang pengambilalihan.
• Mengupdate Metadata Secara Berkala: Membantu indeks SharePoint. Gunakan tag konstan dan descriptor untuk memastikan dokumen dapat dengan mudah ditemukan oleh pengguna yang mencari konten khusus.
• Melatih Tim Anda: Memberikan pelatihan sesi pada fungsi pencarian SharePoint dapat meningkatkan pengalaman pencarian untuk tim Anda. Pengetahuan terbaik dapat membantu semua orang memaksimalkan kinerja platform.
• Merencanakan Pemeliharaan yang Berkala: Melakukan tinjauan reguler atas lingkungan SharePoint. Pastikan semua informasi tetap relevan dan terorganisir, membantu pencarian yang lebih efektif dan proses indeks.

Melangkah Lebih Jauh dari Pencarian SharePoint dengan Alat Luar.

Tim seringkali menggunakan kumpulan peralatan berbagai jenis untuk memperluas fungsionalitasnya sebelumnya. Untuk organisasi yang mencari pengalaman pencarian yang lebih berantai yang mencakup semua sumber informasi mereka, mengintegrasikan alat luar dapat sangat berharga. Solutions seperti Guru memungkinkan akses yang halus ke pengetahuan di berbagai platform, menghubungkan file yang disimpan di SharePoint dengan sumber daya vital lain yang digunakan oleh tim.

Dengan mengintegrasikan alat seperti Guru, tim dapat meningkatkan strategi pencarian. Alat ini dibuat untuk memberikan pengalaman yang lebih intuitif dan dapat dimengerti pengguna, menghilangkan kesulitan memilih antara sistem berbeda. Bayangkan Anda dapat menyentralisasi pengetahuan organisasi Anda selagi memastikan informasi mudah diakses oleh semua, sehingga meningkatkan keseluruhan produktivitas dan mengurangi kejengahan.

Penting untuk dicatat bahwa, meskipun SharePoint menawarkan fungsi pencarian yang berfungsi, ia mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan tim mana pun. Bagi mereka yang memerlukan solusi yang lebih komprehensif, mengintegrasikan penawaran produk yang dipasok yang memperluas kemampuan pencarian dapat memberikan lebih banyak nilai - memastikan pengguna menghabiskan kurang waktu mencari informasi dan menghabiskan waktu yang lebih banyak pada kompetensi utama mereka.