Helpscout 사용법: 종합 안내서

Table of Contents

AI for customer service: key technologies powering modern support

소개

Helpscout는 고객 지원 소프트웨어 솔루션을 만드는 데 특화된 역동적인 원격 우선 회사입니다. 그들의 제공의 중심에는 이메일 기반 고객 지원 플랫폼이 있으며, 지식 기반 도구와 내장 검색/연락 위젯이 보완합니다. 오늘날의 원격 및 하이브리드 작업 환경 맥락에서, Help Scout는 고객 문의와 그들이 필요로 하는 답변 사이의 격차를 좁힘으로써 뛰어난 고객 경험과 팀 효율성을 촉진합니다.

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Helpscout는 누구에게 좋은가

Helpscout는 고객 지원을 우선시하고 원활한 커뮤니케이션을 중요시하는 모든 비즈니스에 귀중한 자산입니다. 이상적인 사용자:

응답 시간을 개선하고 고객 만족도를 높이려는 고객 지원 팀.
품질을 희생하지 않고 고객 서비스를 확장하려는 중소기업.
매끄럽게 고객 상호 작용을 관리할 수 있는 통합 플랫폼이 필요한 원격 팀.
전자상거래, SaaS, 교육 및 비영리 부문과 같은 다양한 산업에 있는 조직들.

주요 기능

Helpscout는 고객 지원 작업을 향상시키기 위해 설계된 여러 기능을 자랑합니다:

공유 인박스: 팀으로 모든 고객 이메일을 관리하세요. 대화를 지정하고 메모를 사용하여 내부적으로 협력하며, 고객 문의를 놓치지 마세요.
지식 기반: 고객이 일반 질문에 대한 답변을 찾을 수 있는 셀프 서비스 허브를 만들어 반복 문의의 양을 줄입니다.
보고서 및 분석: 포괄적인 보고 도구를 통해 팀 성과, 고객 만족도 등을 통찰력 있게 파악하세요.
자동화: 태깅 대화나 팔로우업 메시지를 보내는 등의 반복 작업을 자동화하기 위해 워크플로우를 사용하여 시간을 절약하고 일관성을 보장하세요.
고객 프로필: 고객 상호작용 및 이력의 상세 기록을 유지하여 보다 개인화된 지원을 제공합니다.
라이브 채팅: Beacon 연락 위젯을 통해 웹사이트 방문자와 실시간으로 소통하세요.
통합: CRM 시스템, 프로젝트 관리 도구 등 팀에서 매일 사용하는 다른 도구와 원활하게 통합하세요.

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최고의 사용 사례

Helpscout는 다양한 시나리오에서 뛰어나며, 여러 산업의 팀을 지원합니다:

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전자상거래: 주문 관련 문의, 반품 및 FAQ에 대해 시기적절한 지원을 제공하여 전반적인 고객 만족도와 충성도를 높입니다.
SaaS: 효과적인 문제 해결 및 제품 지침을 제공하여 사용자가 소프트웨어 솔루션에서 최대 가치를 얻을 수 있도록 합니다.
교육: 학생, 교수진 및 행정 직원 간의 커뮤니케이션을 간소화하여 문의 및 우려 사항을 신속하게 해결합니다.
비영리: 기부자 관계를 관리하고 지역 사회 outreach 이니셔티브를 효율적으로 지원합니다.
고객 성공 팀: 온보딩 경험을 개선하고 고객이 원하는 결과를 성취할 수 있도록 지속적인 지원을 제공합니다.

시작하기

Help Scout를 사용하기 시작할 수 있도록 돕는 단계별 가이드입니다:

회원가입: Help Scout의 웹사이트를 방문하고 무료 평가판에 가입하거나 귀하의 요구에 맞는 계획을 선택하십시오.
계정 설정하기: 화면의 지침에 따라 계정을 설정하세요. 계정을 설정하고, 팀원들을 초대하며, 이메일 포워딩 설정을 구성하세요.
지식 기반 문서 만들기: 일반 고객 질문 및 문제를 다루는 문서로 지식 기반을 채우세요.
기타 도구 통합하기: CRM, 메신저 앱 및 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 기존 도구와 Helpscout을 연결하여 기능을 향상시킵니다.
비컨 맞춤화하기: 웹사이트에 비컨 위젯을 설정하여 고객이 지원 리소스 및 라이브 채팅에 빠르게 접근할 수 있도록 합니다.
팀 교육: 팀이 Help Scout의 기능을 효과적으로 사용하는 방법을 이해하도록 하십시오. 교육 세션을 수행하고 지속적인 지원을 제공합니다.
성과 모니터링: Help Scout의 보고 도구를 사용하여 응답 시간, 해결 비율 및 고객 만족도 점수와 같은 주요 지표를 추적하십시오.

팁과 모범 사례

이러한 실용적인 팁을 통해 Helpscout의 이점을 극대화하세요:

자체 서비스 권장: 새로운 콘텐츠로 지식 기반을 정기적으로 업데이트하고 탐색이 용이하도록 하여 고객이 지원에 연락하지 않고도 신속하게 문제를 찾을 수 있도록 합니다.
자동화 활용하기: 특정 팀원에게 이메일을 할당하거나 키워드를 기반으로 대화를 태그하는 등의 반복 작업을 자동화하기 위해 워크플로우를 이용하세요.
응답 표준화하기: 자주 묻는 질문에 대한 저장된 답변을 만들어 일관성을 보장하고 시간을 절약하세요.
트렌드 모니터링하기: 보고서를 사용하여 일반적인 문제나 질문을 식별하고, 이를 지식 기반에서 미리 작성하거나 제품 개선을 통해 적극적으로 해결하세요.
협업 강화하기: 내부 메모를 사용하여 대화 인터페이스를 떠나지 않고 팀과 고객 문제를 논의하여 협업적인 문제 해결을 촉진합니다.
개인화된 지원 제공하기: 고객 프로필을 사용하여 과거 상호작용을 검토하고 고객의 이력과 선호도에 따라 응답을 조정합니다.

Guru와의 통합

Help Scout의 Guru 통합은 귀하의 팀이 정보를 액세스하는 방식을 혁신합니다. 다음은 통합 작동 방식과 그 이점입니다:

Guru와 Helpscout을 통합하면 Helpscout 인터페이스 내에서 AI 기반 검색을 활성화하여 팀이 작업하는 곳에서 신뢰할 수 있는 정보에 즉시 접근할 수 있습니다. 이 도구들의 융합은 진행 중인 작업을 떠나지 않고도 즉각적인 지식 검색과 맥락 제안을 가능하게 하여 생산성을 크게 향상시킵니다.

Help Scout와 Guru의 AI 검색 사용 이점:

효율성 향상: Help Scout에서 Guru의 선별된 지식 카드를 직접 액세스하여 정보 검색에 소요되는 시간을 줄입니다.
일관된 답변: 모든 팀원이 Guru에서 제공한 지식을 사용하여 정확하고 최신의 응답을 제공하도록 하여 고객 지원의 일관성을 유지합니다.
적극적인 지원: Guru의 AI 기능은 실시간으로 관련 정보를 제안하여 지원 요원이 고객 문제를 더 빠르게 해결하도록 돕습니다.
신뢰의 단일 소스: Helpscout과 Guru를 통합하여 정보 관리를 중앙집중화하고 간소화하여 모든 정보에 접근 가능하고 정확하게 만듭니다.
온보딩 개선: 새로운 팀원은 Guru에 저장된 필수 정보와 모범 사례에 즉시 접근하여 빠르게 적응할 수 있습니다.

결론

요약하자면, Helpscout는 고객 지원 작업을 간소화하고 팀 협업을 향상시키며 뛰어난 고객 경험을 제공하도록 설계된 종합 도구입니다. 공유 인박스, 지식 기반, 실시간 채팅과 같은 주요 기능은 다양한 산업에 걸쳐 팀에 없어서는 안 될 필수품입니다.

Helpscout와 Guru의 통합은 AI 기반 검색 및 맥락 지식을 제공하여 생산성을 높이고 일관적이고 고품질의 지원을 보장하는 기능을 더욱 향상시킵니다. Helpscout의 잠재력을 최대한 활용하고 고객 지원을 다음 단계로 끌어올리기 위해 오늘 시도하고 Guru와 통합하여 비할 데 없는 효율성과 효과성을 경험하세요.

Key takeaways 🔑🥡🍕

How does Helpscout integrate with Guru?

Helpscout integrates seamlessly with Guru to streamline knowledge sharing. By using both platforms, your team can access Guru's knowledge base directly within Helpscout, making it easier to provide accurate and timely responses to customer inquiries.

What are some best practices for using Helpscout efficiently?

To maximize the efficiency of Helpscout, create predefined responses for common queries, set up automation rules to route tickets, and utilize tags to categorize and prioritize tasks. Regularly review and update your knowledge base to ensure accurate information is available to your team and customers.

Can Helpscout be customized to suit specific workplace requirements?

Yes, Helpscout offers customization options such as branding your customer-facing interfaces, setting up custom workflows for different departments, and integrating with other tools your team uses. By tailoring Helpscout to your specific workplace needs, you can enhance productivity and customer satisfaction.