많은 사용자들이 중요 문서를 찾거나 압도적인 정보를 걸러내려고 노력할 때 SharePoint 검색을 사용하는 데 어려움을 겪곤 합니다. 검색 결과가 기대와 일치하지 않거나 관련 문서가 여전히 불투명한 상태일 때 당황스러워하는 것은 그리 드문 일이 아닙니다. SharePoint 검색이 어떻게 설계되었고 때로는 부족하게 느껴지는 이유를 이해하면 검색 경험을 제어할 수 있는 힘을 얻을 수 있습니다. 이 게시물에서는 SharePoint 검색의 기본 작업 원리를 탐구하고 사용자가 마주하는 일반적인 고통점을 강조하며 검색 결과를 향상시키기 위한 실행 가능한 팁을 제공할 것입니다. 게다가, Guru와 같은 도구를 통합하는 방법을 탐색하여 팀에게 보다 통합된 검색 경험을 제공하여 전체 업무 흐름에서 정보 검색을 간소화하는 데 도움이 될 것입니다.

SharePoint에서 검색이 작동하는 방식에 대한 개요

SharePoint 검색은 사용자가 SharePoint 환경 내에서 문서, 사람 및 정보를 신속하게 찾도록 도와주는 강력한 도구입니다. 그러나 그 작동 방식을 이해하는 것이 효과를 극대화하는 데 중요합니다. 핵심적으로, SharePoint 검색은 콘텐츠 검색 가능성을 보장하기 위해 색인을 활용합니다. 이는 새 문서를 추가하거나 기존 문서를 변경할 때 SharePoint이 검색 가능하게 만들기 위해 색인을 생성한다는 의미입니다.

검색 기능은 날짜, 문서 유형, 작성자 등의 기준에 따라 검색 결과를 세분화할 수 있는 다양한 필터를 사용합니다. 사용자가 요구 사항과 일치하는 콘텐츠로 안내하여 시간을 절약하도록 설계되었습니다. SharePoint 검색의 주요 측면 중 하나는 퍼지 검색 지원을 활용하는 것입니다. 이 기능은 텍스트의 철자나 표현의 변형을 캡처하여 입력 내용과 정확히 일치하지 않는 결과를 찾도록 도와줍니다. 그러나 이 기능은 때로 예기치 않은 결과를 얻을 수도 있습니다.

기능은 있어도 SharePoint 검색에서 특정 제한 사항이 존재합니다. 예를 들어, 사용자들이 모든 콘텐츠가 즉시 색인화되지는 않아 새로 업로드된 파일에 액세스하는 데 답답한 지연으로 이어질 수 있습니다. 게다가, 사용자들은 SharePoint의 검색 필터 기능에 구애받을 수 있어 개별 요구 사항이나 특정 상황과 완벽하게 일치하지 않을 수 있습니다. 이러한 특이점을 이해하면 검색 전략을 더 잘 관리하여 SharePoint의 광범위한 데이터베이스를 탐색할 때 더 자신감을 느낄 수 있습니다.

SharePoint 검색의 일반적인 문제점

• 일관성 없는 결과: 사용자들은 종종 결과가 정확히 검색어와 일치하지 않는다고 느낍니다. 이러한 불일치는 문서 명칭의 차이나 SharePoint 내에서 콘텐츠를 태그하고 분류하는 방식으로 인해 발생할 수 있습니다.
• 오랜 로드 시간: 많은 양의 데이터 검색은 검색 결과를 로드하는 데 긴 지연을 야기할 수 있습니다. 특히 일정 기한 내에 작업할 때 불편할 수 있습니다.
• 효과없는 필터링: 필터링 옵션이 제공되지만 항상 사용자의 특정 요구를 충족시키지 못할 때가 있습니다. 예를 들어, "COVID-19"로 검색하면 관련없는 여러 주제를 포함한 결과가 나오므로 사용자 경험이 복잡해집니다.
• 익숙함 부족: 신규 사용자들에게는 SharePoint 검색 기능의 복잡성을 이해하는 것이 어려울 수 있습니다. 이 학습 곡선은 그들이 필요로 하는 정보를 효과적으로 찾는 데 어떻게 영향을 미치는지에 대해 영향을 끼칩니다.
• 고급 검색 옵션이 없음: 다른 플랫폼과는 달리 SharePoint에는 복잡한 검색 기능이 부족할 수 있어 사용자가 필요에 맞게 쿼리를 정제하는 것이 어려워지고 정보 과부하가 발생할 수 있습니다.

SharePoint 검색 결과 개선을 위한 유용한 팁

• SharePoint 검색 필터를 효과적으로 활용하세요: SharePoint 검색 사이드바에 있는 필터를 활용하세요. 날짜 범위나 문서 유형과 같은 기준을 선택함으로써 결과를 크게 좁힐 수 있어 찾고자 하는 내용을 쉽게 찾을 수 있습니다.
• 키워드를 전략적으로 활용하세요: 문서 내용을 반영하는 관련된 키워드와 구문을 통합하면 검색 결과를 크게 개선할 수 있습니다. 다른 사람이 정보를 어떻게 설명할지 고려하여 검색 확률을 높일 수 있습니다.
• 정기적으로 메타데이터를 업데이트하세요: 문서의 속성을 최신 상태로 유지하면 SharePoint의 인덱싱 과정에 도움이 됩니다. 사용자가 특정 컨텐츠를 검색할 때 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 일관된 태그와 설명자를 사용하세요.
• 팀 교육시키기: SharePoint 검색 기능에 대한 교육 세션을 제공하면 팀 전체의 검색 경험을 향상시킬 수 있습니다. 모든 사람이 플랫폼의 성능을 최대화하는 데 도움이 되는 모범 사례를 인식하는 것이 중요합니다.
• 정기 유지보수 계획 세우기: SharePoint 환경을 정기적으로 검토하세요. 모든 정보가 관련이 있고 조직화되어 있음을 보장하여 더 효과적인 검색 및 인덱싱 프로세스에 도움이 되도록 강조하세요.

외부 도구를 사용한 SharePoint 검색 확장

팀은 SharePoint이 제공하는 것을 뛰어넘는 다양한 도구를 자주 활용합니다. 모든 정보 소스를 포괄하는 보다 간편한 검색 경험을 필요로 하는 조직에게 외부 도구 통합이 귀중할 수 있습니다. Guru와 같은 솔루션을 사용하면 SharePoint에 저장된 문서와 팀이 활용하는 기타 중요 자료를 연결하여 지식에 원활하게 접근할 수 있습니다.

Guru와 같은 도구를 통합하면 팀이 검색 전략을 강화할 수 있습니다. 이러한 도구들은 서로 다른 시스템 간 전환의 번거로움을 제거하며 보다 직관적이고 사용자 친화적인 경험을 제공하기 위해 설계되었습니다. 모든 사람에게 쉽게 접근 가능하도록 조직의 지식을 중앙 집중화하고 전반적인 생산성을 증가시키고 번거로움을 줄일 수 있습니다.

SharePoint은 강력한 검색 기능을 제공하지만 모든 팀의 특정 요구를 충족시키지 못할 수 있음을 주목해야 합니다. 더 포괄적인 솔루션을 필요로 하는 사람들을 위해 통합된 제품 제공 옵션을 탐색하면 검색 기능을 확장할 수 있어 정보 검색에 시간을 덜 들이고 핵심 업무에 더 집중할 수 있습니다.