Att välja rätt plattform för kunskapshantering är kritiskt för team som är beroende av snabb och exakt åtkomst till information. Med så många alternativ på marknaden kan det vara knepigt att avgöra vilket verktyg som passar ditt teams specifika behov. I denna guide kommer vi att titta närmare på Document360, en populär lösning för kunskapshantering, och jämföra den med Guru för att hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut.

Vad är Document360?

Document360 är en molnbaserad plattform för kunskapshantering som är utformad för att hjälpa företag att skapa, hantera och dela intern och extern dokumentation. Lanserad av Kovai.co, är den allmänt erkänd för sin intuitiva design och betoning på att bygga självbetjäningskunskapsbaser. Många organisationer använder Document360 för att skapa detaljerade hjälpcentra för kunder eller för att upprätthålla intern kunskap för sina team.

Det som gör Document360 unikt är dess fokus på att ge icke-tekniska användare möjlighet att enkelt hantera robust dokumentation, komplett med multimedia-support och kategoriseringsfunktioner. Detta gör den till ett toppval för små till medelstora företag, särskilt inom branscher som SaaS, e-handel och kundsupport.

Nyckelfunktioner i Document360

Document360 levereras med en mängd funktioner som är utformade för att förenkla skapandet och organiseringen av dokumentation. Här är en närmare titt:

Användarvänlig redigerare för kunskapsbas

I centrum av Document360 finns dess enkla, markdown-baserade redigerare. Det gör det möjligt för team att skapa välorganiserade, visuellt tilltalande artiklar utan att behöva avancerade tekniska färdigheter. Redigeraren stödjer avancerad textformatering, medieuppladdningar och ett förhandsgranskningsläge så att användarna kan se exakt hur deras artiklar kommer att se ut innan de publiceras.

Kategoriserings- och taggningssystem

En av Document360:s mest berömda funktioner är dess robusta kategoriserings- och taggningssystem. Team kan enkelt organisera innehåll i hierarkiska strukturer, vilket gör det enkelt att lokalisera och navigera information. Detta är särskilt användbart för team med stora mängder dokumentation.

Multi-language support

Document360 stöder också flerspråkiga kunskapsbaser, vilket möjliggör för företag att betjäna en global publik. Genom att erbjuda översatta versioner av dokumentationen kan team förbättra kundnöjdhet och tillgänglighet.

Avancerad analys

Plattformen ger detaljerade insikter om hur användare interagerar med kunskapsbasen, såsom de mest visade artiklarna, söktrender och luckor i innehållet. Denna data kan hjälpa team att förfina sin kunskapsbas över tid.

Ytterligare integrationer

Document360 integreras med populära verktyg som Zendesk, Intercom och Microsoft Teams, vilket gör att team kan koppla sin kunskapsbas till befintliga arbetsflöden.

Vem använder Document360?

Document360 är idealiskt för team som vill skapa både offentliga hjälpcentrum och interna kunskapsbaser. Det är särskilt populärt bland:

• Kundsupportteam: För att bygga självbetjäningsportaler som minskar antalet supportärenden.
• Produktteam: För att dokumentera produktspecifikationer och uppdateringar.
• SaaS-företag: För att centralisera material för kundintroduktion och vanliga frågor.
• Små till medelstora företag: Document360 är en skalbar lösning som är tillgänglig för team med begränsad teknisk kompetens.

För- och nackdelar med Document360

Varje verktyg har sina styrkor och svagheter. Här är en sammanställning av fördelarna och nackdelarna med Document360:

Fördelar

Integration med andra verktyg

Document360 integreras med flera stora plattformar, vilket gör det enkelt att bädda in din kunskapsbas i verktyg som Intercom eller Microsoft Teams.

Samarbetsfunktioner

Plattformen erbjuder rollerbaserade åtkomstkontroller, vilket gör det möjligt för team att samarbeta samtidigt som säkerheten över känslig information upprätthålls.

Anpassning och skalbarhet

Document360 gör det möjligt för team att skräddarsy utseendet och känslan på deras kunskapsbas, och dess prissättning passar företag av varierande storlekar.

Nackdelar

Lärandekurva

Även om redigeraren är användarvänlig kan det vara överväldigande för nya användare att sätta upp en välorganiserad kunskapsbas med flera kategorier och underkategorier.

Cost

Document360:s prissättning kan bli ett hinder för mindre team eller nystartade företag, särskilt när du växer och behöver ytterligare funktioner som analys eller flerspråkigt stöd.

Begränsad realtids-samarbete

Till skillnad från plattformar som betonar realtids-samarbete (som Google Docs eller Guru), är Document360:s samarbetsfunktioner mer begränsade, vilket kan sakta ner arbetsflöden för snabba team.

Guru vs. Document360

När man jämför Document360 och Guru ligger den avgörande skillnaden i deras fokus. Document360 är optimerad för att skapa statiska kunskapsbaser, medan Guru excellerar på att leverera realtids, tillgänglig kunskap direkt i ditt teams arbetsflöde. Låt oss bryta ner det:

Gurus styrkor

Kontextuell kunskapsleverans

Gurus webbläsartillägg och integrationer med verktyg som Slack, Microsoft Teams och Salesforce gör det möjligt för användare att få tillgång till verifierad kunskap just när och där de behöver den.

Gurus Kunskapsagenter tar detta ett steg längre genom att anpassa sökupplevelser för att tillgodose behoven hos specifika avdelningar. Dessa anpassningsbara AI-drivna agenter säkerställer att team får de mest relevanta resultaten för sina roller. Till exempel kan IT-team snabbt få tag på teknisk dokumentation, medan säljteam omedelbart får tillgång till de senaste produktdetaljerna. Denna riktade strategi minimerar distraktioner och gör det möjligt för team att arbeta mer effektivt.

Sidor för anpassningsbara startsidor

Gurus Sidor-funktion gör det möjligt för team att designa helt varumärkta, anpassningsbara startsidor som fungerar som centrala nav för kritisk information.

Administratörer kan använda Sidor för att dela viktiga uppdateringar, länka till viktiga resurser eller främja meddelanden anpassade efter organisationens behov. Genom att ge team en personligt anpassad startpunkt, säkerställer Guru att medarbetare snabbt kan hitta och få tillgång till det viktigaste innehållet, vilket hjälper dem att hålla sig synkroniserade och produktiva.

AI-drivning av kunskapsverifiering

Guru skiljer sig genom sina AI-drivna verifieringsarbetsflöden, som säkerställer att ditt teams kunskap hålls uppdaterad och korrekt. Denna funktion är avgörande för team som hanterar snabbförändrad information.

Samarbete i realtid

Samarbete i realtid

Med Guru kan team samarbeta om kunskapskort i realtid, vilket möjliggör snabbare uppdateringar och förbättrar kunskapsnoggrannhet över avdelningar. Dessutom strömlinjeformar Gurus AI-skribent, Assist, innehållsskapandet genom att hjälpa team att skapa, redigera och översätta kunskap till över 100 språk. Detta gör det enklare än någonsin att säkerställa att ditt innehåll är klart, konsekvent och tillgängligt för en global arbetsstyrka.

Document360:s styrkor

Offentliga kunskapsbaser

För team som behöver en dedikerad, varumärkesanpassad kunskapsbas för kunder, gör Document360:s robusta anpassningsalternativ det till ett utmärkt val.

Avancerad kategorisering

Document360:s hierarkiska organisationverktyg gör det enkelt att bygga storskaliga kunskapssystem, vilket kan vara mer utmanande att uppnå i Guru.

Integration och användarupplevelse

Båda verktygen integreras med vanligen använda plattformar som Slack och Microsoft Teams, men Gurus webbläsartillägg ger det en betydande fördel för team som behöver kunskap direkt inom sina befintliga arbetsflöden. Guru är också allmänt berömd för sin intuitiva gränssnitt, som kräver minimal träning jämfört med Document360.

Vad kunder säger

Både Document360 och Guru har fått höga betyg av användare, men deras styrkor tillgodoser något olika publiker. Här är vad kunderna har att säga om vardera verktyget:

Document360-användare lyfter ofta fram dess användarvänlighet, även för nybörjare. En recension från Capterra delade med sig av: "Verkligen solid." Jag kom in utan att veta något om programmet men kunde enkelt navigera och börja hantera vår kunskapsbas från början.

Guru-användare, å sin sida, betonar dess anpassningsbarhet och effektivitet över organisationer av alla storlekar. Som en recension från Capterra noterade: "Jag har arbetat med Guru på ett företag med över 10 000 och ett med strax under 100, och vid båda tillfällena var det överlag superenkelt, pålitligt och viktigast av allt effektivt."

Slutsats: Välj rätt verktyg för ditt team

Om ditt teams prioritet är att skapa en mycket anpassad, offentlig kunskapsbas för kunder, kan Document360 vara ett utmärkt val. Men om du letar efter ett verktyg som levererar pålitlig kunskap direkt in i ditt teams befintliga arbetsflöden, stöder samarbete i realtid och använder AI för att hålla informationen korrekt, är Guru det tydliga valet.

Vill du veta mer om Guru? Titta på vår demo och se hur den förändrar ditt teams kunskapshantering.

‍