บทความฐานความรู้เป็นทรัพยากรที่เขียนขึ้นเพื่อช่วยผู้ใช้หาคำตอบ แก้ปัญหา หรือเรียนรู้วิธีการใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการ ไม่ว่าจะเป็นภายในหรือเผชกรหน้าลูกค้า บทความเหล่านี้เป็นรากฐานของการบริการตนเองที่มีประสิทธิภาพและการตอบรับ ลดปริมาณการสนับสนุนและปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม

บทความฐานความรู้คืออะไร?

บทความฐานความรู้เป็นเนื้อหาที่ถูกสร้างโครงสร้างเพื่อตอบคำถามที่เฉพาะเจา หรืออธิบายหัวข้อสำคัญ พวกเขามักอาศัยอยู่ในศูนย์ช่วยเหลือขององกร ศูนย์จดจำเอกสาร หรือฐานความรู้ภายใน ฐานความรู้ และตั้งใจให้เป็นไกด์ผู้ใช้ผ่านงาน แก้ปัญหา หรือเข้าใจคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์

ต่างจากเนื้อหาทางการตลาด บทความฐานความรู้เป็นปฏิบัติ รวมไปถึงการโฟกัสต่องานและถูกจัดการเพื่อชัดเจนและสามารถค้นหาได้ดี

ประเภทของบทความฐานความรู้ที่แตกต่างกันคือ?

มีหลายประเภทของบทความฐานความรู้ แต่ละประเภทมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน:

• คู่มือการใช้งาน: คำสั่งขั้นตอนการทำงานหรือใช้คุณสมบัติ เหมาะสำหรับช่วยผู้ใช้กลายเป็นคนเป็ดบ่ายได้มากขึ้นและลดความต้องการในการสนับสนุน
  
  
• คำถามที่พบบ่อย: คำตอบสั้นสำหรับคำถามที่ถูกถามบ่อย พวกเขาให้ความชัดเจนเร็วในปัญหาที่เกิดซ้ำๆ โดยไม่จำเป็นต้องอ่านลึก
  
  
• บทความแก้ปัญหา: คำแนะนำสำหรับวินิจฉัยและแก้ไขปัญหาเฉพาะ พวกเขาช่วยผู้ใช้แก้ไขปัญหาได้เองด้วยการแนะนำการแก้ไข
  
  
• เอกสารนโยบายหรือกระบวนการ: บทความภายในที่อธิบายวิธีการ นโยบายของบริษัท หรือขั้นตอนการทำงาน พวกเขาสนับสนุนการทำงานอย่างสม่ำเสมอและทำให้ความคาดหวังสื่อเข้าใจอุดมคติในทีม
  
  
• เนื้อหาอ้างอิง: คำจำกัด, สเปค, หรือบทความพื้นฐานเกียรติตราเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือแนวความคิด ประเภทของบทความชนะเลขทำหน้าที่ในการสร้างฐานความรู้ที่สมบูรณ์และมีประโยชน์
  
  

แต่ละประเภทของบทความมีบทบาทในการสร้างฐานความรู้ที่สมบูรณ์และมีประโยชน์

ตัวอย่างของบทความฐานความรู้

นี่คือตัวอย่างเล็ก ๆ ของบทความฐานความรู้ที่อาจมีลักษณะในการปฏิบัติ:

• วิธีรีเซ็ตรหัสผ่านของคุณ (คู่มือการใช้งาน)
  บทความนี้จะช่วยในการเดินทางผ่านขั้นตอนแต่ละขั้นตอนด้วยภาพหน้าจอและข้อกำหนดบัญชี
  
  
• วิธีการชำระเงินบริการที่คุณยอมรับ? (คำถามที่พบบ่อย)
  สรุปสรุปการยอมรับตัวเลือกและลิงค์ไปยังนโยบายการเรียกเก็บเงินที่เกี่ยวข้อง
  
  
• ข้อผิดพลาด 403: ขั้นตอนการแก้ไขปัญหาการเข้าถึงถูกปฏิเสธ (บทความแก้ปัญหา)
  อาจระบุสาเหตุที่เป็นไปได้และชี้นโยบายให้ผู้ใช้ตรวจสอบหรืออัปเดต
  
  
• เช็คลิสต์การเข้าทำงานสำหรับบุคคลใหม่ (เอกสารกระบวนการภายใน)
  เอกสารนี้ช่วยให้พนักงานใหม่ทราบว่าต้องทำอะไรและเมื่ลงเวลาที่ได้
  
  
• คำอธิบายบทบาทและสิทธิ (คู่มืออ้างอิง)
  ประเภทของบทความนี้อธิบายระดับการเข้าถึงที่มีและใครควรใช้
  
  

บทความเหล่านี้มักเป็นรายละเอียด มุมมองและโครงสร้างเพื่อทำให้คำตอบง่ายต่อค้นหา

ทำไมบทความฐานความรู้สำคัญ?

บทความในฐานความรู้เป็นสิ่งจำเป็นทั้งสำหรับประสบการณ์ลูกค้าและประสิทธิภาพภายใน:

• เปิดใช้งานบริการด้วยตนเอง: บทความช่วยให้ผู้ใช้พบคำตอบโดยไม่ต้องติดต่อสนับสนุน สิ่งนี้ทำให้ผู้ใช้มีพลังความสามารถและลดความดันในทีมแนวหน้า
  
  
• เร่งความถนัดในการเริ่มทำงาน: พนักงานใหม่สามารถเตรียมความพร้อมอย่างรวดเร็วเมื่อได้รับคำแนะนำจากเอกสารที่เน้นบทบาทของตน ฐานความรู้ที่ดีกำจัดคิดว่าและส่งเสริมความสำเร็จในระยะเริ่มต้น
  
  
• ให้ความทุนทางด้านความเป็นไปได้: บทความมาตรฐานสามารถอธิบายและดำเนินการงานอย่างได้เปรียบ ลดความสับสนและข้อผิดพลาดได้ สิ่งนี้ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและสามารถทำซ้ำได้มากขึ้นทั่วธุรกิจ
  
  
• สงวนความรู้ทางสถาบัน: เมื่อเขียนลงบทความ ความรู้และความเชี่ยวชาญจะไม่สูญหายเมื่อสมาชิกในทีมลาออกหรือย้ายบทบาท สร้างการอ้างอิงที่ยืนยันที่มีประโยชน์ต่อพนักงานในอนาคต
  
  
• สนับสนุนการ成長: เมื่อองค์กรขยายตัว ฐานความรู้ที่แข็งแรงช่วยรักษาคุณภาพในขณะลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม มันมีฐานรากสำหรับการเรียนรู้และประสิทธิภาพ
  
  

สรุปมากๆ บทความที่เขียนได้ดี เป็นหนึ่งในปัจจัยส่วนเสริฐสำหรับทีม

องค์ประกอบสำคัญของบทความในฐานความรู้

บทความในฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพมีลักษณะระลึกหลายอย่าง:

• ชื่อที่ชัดเจน: ชื่อควรระบุคำถามหรืองานอย่างชัดเจนโดยใช้ภาษาเดียวกันที่ผู้ใช้อาจค้นหา ชื่อที่ดีทำให้ง่ายต่อการค้นหาและกำหนดค่า
  
  
• บทนำกระชับ: คำอธิบายสั้นที่ด้านบนจะให้บริบททันที สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้อาจตัดสินใจว่าพวกเขาได้หาทรัพยากรที่ถูกต้องก่อนอ่านต่อ
  
  
• โครงสร้างขั้นตอน: คำสั่งควรแยกเป็นขั้นตอนที่เลี่ยงหรืออันสวะ สิ่งนี้ทำให้ผู้อ่านสะดวกต่อการทำและทำซ้ำกระบวนการ
  
  
• ภาพเหตุการณ์หรือภาพ: การเพิ่มภาพช่วยละเลียงขั้นตอนที่ซับซ้อน การสนับสนุนทางภาพมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะสำหรับผู้เรียนทางภาพและเนื้อหาทางเทคนิค
  
  
• ลิงก์ภายใน: การเชื่อมโยงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อแนะนำผู้ใช้ไปในลฐานความรู้ลงลฐาน มันสร้างประสบการณ์ที่เชื่อมต่อและสามารถขับเคลื่อนให้บ้าง
  
  
• การจัดรูปแบบที่เป็นไปตามหลักเกณฑ์: รูปแบบและโครงสร้างควรไปหลังแบบมาตรฐานเพื่อสร้างประสบการณ์เป็นกลุ่มทั่วไปที่เดียวกันครบจบ สิ่งนี้ทำให้ฐานความรู้ของคุณง่ายต่อการแสกนและสร้างความเชื่อในผู้ใช้
  
  

เมื่อส่วนส่ะถูกหารบน ผู้ใช้มักจะหาได้ง่ายและอภัยรับว่าเนื้อหา

วิธีการเขียนบทความในฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพ

การเขียนบทความนำภาษาภายใต้ทางทางลาก่งไม่จำเป็นต้องยาก ตามขั้นตอนปฏิบัติการสุดดี:

1. เข้าใจกลุ่มผู้อ่านของคุณ: เข้าใจว่าบทความเหมาะสำหรับลูกค้า, ทีม, หรือฝ่ายใด สไไและระดับรายละเอียดที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับคนที่กำลังอ่าน
   
   
2. ใช้ภาษาที่ชัดเจน: หลีกเลี่ยงวลีศาสตร์หรือคำทางเทคนิคเกินจำเป็น การเขียนสั้นผมทำให้เนื้อหาของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย แทบทุกราย
   
   
3. เริ่มต้นด้วยผลลัพธ์: ให้ผู้อ่านทราบว่าพวกเขาจะเรียนรู้หรือบรรลุผลโดยสิ้นสุดของบทความ สร้างความรู้สึกข้าใจและความชัดเจน
   
   
4. แยกเนื้อหาเป็นส่วน: ใช้ส่วนหัว, รายการ, และย่อประโยคเพื่อปรับปรุงความสามารถในการอ่าน โครงสร้างนี้ช่วยให้ผู้ใช้อยู่ในสภาพที่สนับสนุนและมีเป้าหมายในการอ่าน
   
   
5. รวมภาพถ่ายได้ที่มีประโยชน์: ใช้ภาพถ่ายหรือ GIF เพื่อนำผู้เข้าเดินชมขั้นตอนที่สำคัญ ภาพใช้เป็นตัวเชื่อมทางการเมืองเมื่อคำไม่เพียงพอ
   
   
6. ตรวจสอบและอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ: ข้อมูลเปลี่ยนแปลง ทำให้ฐานความรู้ของคุณเชื่อถือได้โดยการกำหนดเวลาที่เป็นประจำสำหรับการตรวจสอบและอัปเดต
   
   
7. ใช้เทมเพลตเมื่อเป็นไปได้: การใช้เทมเพลตช่วยผู้เขียนโครงสร้างเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพและรักษาความสม่ำเสมอในฐานความรู้ของคุณ การช่วยในการเผยแพร่เร็วขึ้นและลดข้อผิดพลาดรูปแบบ
   
   

โดยทำตามขั้วตอนนี้ คุณจะสร้างบทความที่ไม่เพียงแต่สามารถอ่านได้—แต่เป็นประโยชน์จริงๆ

สรุป

บทความในฐานความรู้มีความสำคัญมากกว่าเพียงเอกสารเท่านั้น—มันเป็นบล็อกสร้างของทีมที่ฉลาดและสามารถเอาชนะตนเอง ไม่ว่าคุณจะให้บริการลูกค้าหรือทำให้พนักงานสามารถใช้งาน บทความที่ยอดเยี่ยมลดการคับขังและเสริมผลกระทบได้
‍

‍ดูการสาธิตของเรา เพื่อดูว่า Guru ช่วยคุณสร้าง จัดระเบียบ และส่งบทความในฐานความรู้ที่จะใช้จริงๆ

‍

‍