ผู้ใช้จำนวนมากพบว่าตัวเองกำลังพยายามเอาชนะข้อจำกัดที่เกี่ยวข้องกับการใช้ฟังก์ชันการค้นหา ไม่ว่าจะพยายามหาเอกสารสำคัญหรือจะต้องกรองข้อมูลจำนวนมาก

คุณไม่ลำพังที่จะรู้สึกอึดอัดเมื่อผลลัพธ์การค้นหาไม่ตอบสนองต่อความคิดของคุณหรือเอกสารที่เป็นประโยชน์ต่อผู้อื่นยังคงอยู่ติดๆ

การเข้าใจว่า SharePoint search ทำงานอย่างไร และทำไมบางทีก็จะทำให้ไม่ตรงตามความคาดหวังของคุณอาจช่วยให้คุณควบคุมความสัมพันธ์นี้ได้อย่างดีขึ้น

ในบทความนี้ เราจะนำเสนอแนวคิดพื้นฐานของการใช้ฟังก์ชันการค้นหาใน SharePoint โดยเน้นไปที่ปัญหาสำคัญที่ผู้ใช้พบเจอและนำเสนอวิธีการปรับปรุงผลงานของคุณ

นอกจากนี้ เรายังสำรวจวิธีการนำเครื่องมือข้างนอกเช่น Guru มาใช้ในการรวมระบบการค้นหาของทีมของคุณ ช่วยให้การปรับตาข้อมูลหาง่ายขึ้นไปตามความต้องการทั้งหมดของระบบ

ภาพรวมการใช้ฟังก์ชันการค้นหาใน SharePoint

ฟังก์ชันการค้นหา SharePoint เป็นเครื่องมือที่แข็งแกร่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถหาข้อมูลเร็วภายในระบบ SharePoint

การเข้าใจว่าจะใช้งานได้อย่างไรเป็นเรื่องสำคัญเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานฟังก์ชันการค้นหา

การสร้างดัชนีเป็นแนวทางหลักในการรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องและสามารถเข้าถึงได้

เมื่อคุณเพิ่มเอกสารใหม่หรือแก้ไขเอกสารเก่า SharePoint จะสร้างดัชนีเพื่อให้สามารถค้นหาได้

ฟังก์ชันนี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือผู้ใช้โดยตรงจนในฐานะการใช้เวลาที่น้อยลง

แต่ฟังก์ชันนี้สามารถก่อให้เกิดผลลัพธ์ฟ้าหว้างได้แต่ถูกนำมาใช้งานอยู่จริงบ้างแล้ว แต่ยังใช้งานได้อยู่ในบางกรณีต่างหาก

ฟังก์ชันนี้สามารถทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่สามารถคาดคิดได้หรือสิ่งที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องการ

น่าเสียดายที่แน่นอนว่าในข้อจำกัดของ SharePoint

ผู้ใช้บางคนพบว่าข้อมูลทั้งหมดไม่ได้นำไปเก็บไว้ในดัชนีเลย

แล้วผู้ใช้จะพบว่าความสามารถของฟังก์ชันการค้นหาไม่เหมาะสมกับความต้องการบุคคลบางส่วน

การเข้าใจข้อจำกัดเหล่านี้จึงทำให้ผู้ใช้สามารถจัดการกับกลยุทธ์ในชีวิตความทันสมัยของพวกเขาที่ดีขึ้น

จุดเจ็บปวดทั่ว ๆ ไปที่เกี่ยวข้องกับการค้นหา SharePoint

• ผลลัพธ์ไม่สม่ำเสมอ

  นี่มาจากความไม่สม่ำเสมอที่มีเอกสารที่เก็บอยู่ใน SharePoint

• เวลาร้องสัญญหลักและการเลือกสารที่พบตรงข้ามอาการสิ่งเหล่านี้ที่ใช้ในการทศนิยมสามารถดูสิ่งเหล่านี้ได้ง่ายอีกครั้ง

• มันไม่สม่ำเสมอในสมมติได้

  For example, a search for “COVID-19” might yield results spanning numerous unrelated topics, complicating the user experience.
• Lack of Familiarity: For new users, understanding the intricacies of SharePoint search functionalities can be daunting. This learning curve affects how effectively they can find the information they need.
• No Advanced Search Options: Unlike other platforms, SharePoint may lack sophisticated search features, making it difficult for users to refine their queries as needed and resulting in information overload.

เคล็ดลับที่มีประโยชน์ในการปรับปรุงผลการค้นหาของ SharePoint

• Utilize Search Filters Effectively: Take advantage of the filters available in the SharePoint search sidebar. By selecting criteria like date ranges or document types, you can narrow down results significantly, making it easier to find what you're looking for.
• Use Keywords Strategically: Incorporating relevant keywords and phrases that reflect the content of documents can significantly improve search outcomes. Think about how others might describe the information to enhance the chances of retrieval.
• Regularly Update Metadata: Keeping the properties of your documents up-to-date aids SharePoint's indexing process. Use consistent tags and descriptors to ensure that documents can be easily located by users searching for specific content.
• Train Your Team: Providing training sessions on SharePoint search functionalities can improve the overall search experience for your team. Awareness of best practices can help everyone maximize the platform’s performance.
• Plan for Regular Maintenance: Conduct regular reviews of your SharePoint environment. Ensure that all information remains relevant and organized, aiding in more effective searches and indexing processes.

Going Beyond SharePoint Search with External Tools

Teams frequently utilize a variety of tools that extend their functionality beyond what SharePoint offers. For organizations seeking a more streamlined search experience that encompasses all their information sources, integrating external tools can be invaluable. Solutions like Guru enable seamless access to knowledge across multiple platforms, connecting convenient documents stored in SharePoint with other vital resources your team utilizes.

By incorporating tools such as Guru, teams can enhance their search strategies. These tools are designed to provide a more intuitive and user-friendly experience, eliminating the hassle of switching between different systems. Imagine being able to centralize your organization’s knowledge while ensuring that it’s easily accessible to everyone, thus increasing overall productivity and reducing frustration.

It’s important to note that while SharePoint provides a robust search function, it may not meet every team’s specific needs. For those who require a more comprehensive solution, exploring options like integrated product offerings that extend search capabilities can provide significant value—ensuring that users spend less time searching for information and more time focusing on their core responsibilities.