Google, 2012'de arama motoru sonuç sayfalarında (SERP'lerde) Bilgi Grafiği'ni tanıttığında, öne çıkan snippet'ler (sayfanın en üstünde yer alan bu kısa, ilgili veri noktaları) hızlı bir cevap arayanlar için vazgeçilmez hale geldi. Wikipedia gibi sitelerden veri toplamak için yoğun bir şekilde bağımlı olan Google, başkaları tarafından derlenen verileri kullanarak sizi kendi ekosisteminde tutmayı başardı - bu, reklam odaklı bir gelir akışı için bir kazanım oldu. Ama başka bir şey de oldu: Wikipedia trafiği düştü. Herhangi bir istatistikçi, korrelasyonun sebep veya anlam ifade etmediğini hatırlatma hakkına sahip olsa da, olan biteni anlamak için kendi davranışlarımıza da bakabiliriz. Eğer bilmeniz gerekenler sadece, bu yıl Fizik alanında Nobel Ödülünü kimin kazandığıysa ve cevap sayfanın en üstünde ise, diğer 105 milyon sonuç arasında aramaya devam etmenize gerek yok.

Bunu içgüdüsel olarak biliyoruz, ancak bilgi portallarımız söz konusu olduğunda, genellikle onları bilgi depoları olarak kuruyoruz, ihtiyaç duyduğumuz bilgiyi kolayca yüzeye çıkarmak için değil. Bu yüzden — ve bunu duymak zor olabilir — tamamen farklı bir yaklaşımı yeniden düşünmemiz gerekiyor.

Kurumsal bilgi portalınız çoğu gibi ise, bir sorunuz olduğunda, a) tam olarak ne aradığınızı bilmeniz veya b) yüzlerce (veya binlerce!) kelimeyi, çok sayfalı SSS veya PDF'lerde arayıp gömülü bir cevabı bulmak için arama yapmanız gerekecektir.

Control-F, bu yapılandırmanın çalışması için hayati öneme sahip olmuştur, ama basit bir cevap almak için neden etkin bir şekilde bir geçici çözüm kullanmak zorunda kalmalısınız? Bu sadece çalışana bilgi bulma yükünü yüklemekle kalmaz (bu, önemli bir zaman alabilir), aynı zamanda bu bilgilere herhangi bir değişiklik olduğunda, şirket tamamen yeni bir PDF, video veya SSS yüklemek zorundadır. Bu zaman kaybına neden olur - ve bütçeleri israf eder.

Daha iyi bir çözüm, bilgi mimarinizi tamamen gözden geçirmek ve kısa, kolay tüketilebilir (ve güncellenebilir), ayrı bilgi parçalarına yönelmektir.

Arama ve kurtarma

“Bak, bu kadar kötü değil,” muhtemelen şu anda diyorsun, “işi hallediyor!” O zaman bunun üzerine konuşalım. Bu, Guru blogunda bunu konuştuğumuz ilk zaman bile değil. Neredeyse üç yıl önce, şunu belirtmiştik:

Satış elemanları, işlerini yapabilmek için gerekli olan bilgileri bulmak için günlerinin üçte birlik kadarını harcıyor. Bilgi talep üzerine gereklidir ve mevcut çözümler talep üzerine bir dünya için inşa edilmemiştir. Belgeler ve wikipediyalar, kelimeleri bulmak için Control+F kullanmaya zorlar ve ardından yanıtları birleştirmek zorundasınız.

Eğer bir müşteriyle sohbet ediyorsanız ve bir soruya cevap vermeniz gerekiyorsa, mevcut uzun ve verimsiz süreci geçip bir cevap bulmak için zamanınız yok. Doğru cevabı alabilmek için doğru cevapları bulmakta zorlandığınız belgenin peşine düşmek, belgeyi açmak, bir anahtar kelimeyi aramak zorundasınız, ve tüm bunların ardından, aradığınız cevap yerine, yazdığınız kelimenin on beş kez geçtiğini görüyorsunuz. Doğru bilgiyi almak için tüm seçenekler arasında tıklamanız gerekiyor, bu arada müşteriniz cevabını bekliyor.

Ama bu sadece değerli saniyeleri harcamakla ilgili değil. Daha uzun içerikler, daha kısa içeriklerden daha zor aranabilir. Bunu bilgi yönetimi alanından çıkaralım ve içinde hepimizin ilişki kurabileceği bir alana getirelim: eğlence amaçlı içeriklerle nasıl etkileşimde bulunduğumuza.

Bilmeniz gereken bir soru var: The Simpsons hangi yıl prömiyer yaptı? Wikipedia'yı açıyorsunuz, “The Simpsons” yazıyorsunuz ve bu sayfayı alıyorsunuz ve 17,000'den fazla kelime var. Eski standart Control-F'nizi kullanıyorsunuz ve “prömiyer” şeklinde arıyorsunuz ve bu oluyor:

Bekle, ne? Görünüşe göre “yayın” diye aramanız gerekiyordu:

Bu (son derece düzenli, belirtmek gerekir) sayfanın nasıl kurulduğunu tam olarak bilmeniz gerekiyordu; yazarlara başlangıç tarihini belirtmek için tam olarak hangi terminolojiyi kullandıklarını bilmeliydiniz. Bu arada, Google'a gidip “Simpsons prömiyer” yazarsanız, bunu alıyorsunuz:

“Simpsons yayın” şeklinde aradığınızda aynı bilgiyi alıyorsunuz; bu sefer biraz farklı sunulmuş halde:

Her iki durumda da sonuç yardımcı, hızlı ve en önemlisi, tam olarak kullandığınız kelimelere bakılmaksızın kolayca bulunabilir. Hatta Control-F bile kullanmanıza gerek kalmadı.

Henüz aradığımı bulamadım

Şimdi, bu tartışmayı bilgi yönetimine geri götürelim. Yakın aralıkla yerleşmiş, 10pt yazı tipi kullanarak hazırlanmış üç sayfalık PDF'leriniz ve 48 maddelik SSS'ler harika - baskı maliyetlerinden tasarruf etmek için. Çalışanlarınızın neyi bilmesi gerektiğine odaklanmak için iyi değil, ister işe alım sırasında fayda bilgileri, ister bir lansmanda ürün belgeleri veya dağıtılacak doğru bir sayfayı bulmaya çalışıyor olun.

Garip bir şekilde, bilgi dijitalleştikçe, tam olarak bulmamız gereken yere ulaşmak için geçici çözümlere daha fazla bağımlı oluyoruz. Gençliğinizin o nefret ettiğiniz ders kitapları? Dizin, en çok kaliteli zaman geçirdiğiniz kısımdı. Nihayetinde, neye ihtiyacınız olduğunu bulmanıza yardımcı olmak için tam olarak nereye bakmanız gerektiğini gösterecek - ve neyi atlayacağınızı gösterir - ve çoğunlukla bağlamsal kırılımlar da içerir (ör: Ay'a iniş, SSCB'nin tepkisi vb.).

Şimdi? Kendimizi, bilgisayarların ve yapay zekanın, izin verirsek, daha verimli bir şekilde yapabileceği işler yapmaya zorluyoruz. Bilgilerinizi küçük parçalara ayırmak, bağlamsal olarak aramanın çok daha hızlı gerçekleşmesine yardımcı olur. Birçok şirket, kurumsal aramada yapay zeka ve makine öğrenimi yetenekleri hakkında konuşuyor - ancak bu çözümler, çalışanlarınızın hala aramak zorunda kalacağı durumda 30 sayfalık bir belge ortaya çıkmaktan başka bir işe yaramaz.

Eğer belgelerin yazdırılmak üzere tasarlanmamışsa, onları daha iyi bir bilgi referans deneyimi sağlamak için bireysel bileşenlere bölmenin bir sakıncası yoktur. Aksi takdirde, bir şirket olarak çalışanlarınıza, “güvenlik” kelimesinin 50 vurgulanmış örneği arasında belgeyi aramak için manuel iş yaptırmak için para ödüyor olabilirsiniz - ve hala neyi aradıklarını bulamayabilirler, çünkü Control-F aramasına daha fazla bağlam ekleyemezler.

Bu yaklaşım, yalnızca bilgi ekleyenler ve sürdürenler için değil, gelir ekibinize de büyük bir yardım sağlar. Bir satış elemanı bir anlaşmayı kapatmaya çalışırken, ona spesifik bilgiye anında erişim olmasını mı tercih edersiniz, yoksa 45 maddelik bir satış hazırlık belgesinde arama komutu mu çalıştırmasını mı? Eğer müşteri destek temsilciniz öfkeli bir telefon görüşmesinin diğer ucundaysa, ona bir cevap için SSS'yi çılgınca taramasını mı yoksa sadece ilgili bölümü bulmasını mı istersiniz?

Sürdürülebilir bir bilgi temeli inşa etmek

Küçük bilgi kartlarının bizim için iyi çalıştığını gördük, bu yüzden onların sizin için de işe yarayacağından eminiz. Gerekli bilgileri bulmayı daha hızlı ve kolay hale getirmekle kalmaz, ayrıca bilgi bakımını çok daha basit hale getirir. Bir şirket genelinde bilgi yönetim sistemi benimsemenin faydalarını daha fazla öğrenin.

Kısa formda bir bilgi tabanı mimarlığı yaklaşıma uygulanarak, sürekli olarak tamamen yeni belgelerin yüklenmesinden kurtulursunuz. 20 sayfalık bir belgede bir cümle güncellemesi yapmak, o tüm belgeyi yeniden yüklemeniz gerektiği ve herkesin değişikliği bildiğinden emin olmanız gerektiği anlamına gelir, çünkü bu, sayfa 12'deki dokuzuncu madde içinde gizlidir.

Alternatif olarak, dört cümlelik bir bilgi parçasındaki tek bir cümle güncellemesi birkaç saniye içinde gerçekleşebilir. Bu yaklaşım ayrıca, doğru bilgiyi doğrulamayı daha kolay hale getirir, çünkü her bir bilgi parçası ayrı ayrı doğru olarak doğrulanabilir - ve doğrulama, nihayetinde herkesin güvenebileceği bir bilgi ağı oluşturmanın merkezidir.

Kesinlikle ironik olarak, kısaca bilgi mimarisinin daha iyi bir yaklaşım olduğunu açıklamak için çok fazla kelime kullandığımızı biliyoruz, işte kısa içerik eklemek, güncellemeyi kolaylaştırmak, doğrulamayı kolaylaştırmak ve aramayı kolaylaştırmak. Bunu eğlence teorisi kartları ile sözlük olarak düşünün: biri her şeyi içerir ama sizi gelecek haftaki quizinize hazırlamayacakken, diğeri tam olarak quizden geçmenizi sağlar, ara sınav ve final için geliştirilebilir ve çok sayıda şekilde yeniden düzenlenebilir. Hangisini seçersin?