Bilgi paylaşımı, her başarılı takımın yaşam suyudur. Ancak bir şirket büyüdükçe, bilginin osmozla paylaşılmasına artık güvenemez. Bu gerçekleştiğinde, bir bilgi yöneticisi işe almanın zamanı gelmiş olabilir. Bu, bir bilgi odaklı kültür oluşturmaya ve tüm çalışanların görevlerinde başarılı olmalarını sağlamaya adanmış bir rolü ifade eder.

Bir bilgi yöneticisi nedir?

Bir bilgi yöneticisi, organizasyonunuzdaki herkesin ihtiyaç duyduğu bilgiye sahip olmasını sağlar. Bunu, bir bilgi tabanının veya şirket wiki'sinin genel sağlığı ve en iyi uygulamaları dahil olmak üzere sürekli yönetimini üstlenerek yapar. Önemli kararları bilgi mimarisi, teknoloji ve bir organizasyonun bilgi tabanının genel yapısı ve kullanımı konusunda verirler.

Neden bilgi yöneticileri takımınız için değerli bir yatırımdır?

Organizasyonun büyüklüğüne, bilgi tabanının türüne ve uygulanan bilgi yönetimi stratejisine bağlı olarak, bir şirket tanımlı bir bilgi yönetimi rolü oluşturmaya karar verebilir.

Bilgi yöneticileri, kartlarınızın ve bilgi tabanınızın düzenli kalmasından çok daha fazlasını yapabilir. Aslında, birini işe almanın birçok faydası olabilir.

Bilgiye ve bilgiye erişimi geliştirin

Çalışanların çoğunun zaten bilgi paylaşım yazılımını kullandığını biliyoruz, ancak bir bilgi yöneticisi gerçekten bilgi paylaşımınızı bir üst seviyeye taşımanıza yardımcı olabilir.

Takımlarınız, kurulu sistem içinde bilgi paylaşma yolunu bulma konusunda oldukça iyi bir iş çıkardı, ancak bir bilgi yöneticisi işleri daha erişilebilir ve paylaşılabilir hale getirmenize yardımcı olabilir. Önemli bilgileri düzenleme ve dağıtma konusunda uzman olan bilgi yöneticileri,

Bilgi yönetiminin sadece paylaşılacak içerik üretmekle sınırlı olmadığını da bilmek önemlidir. Gerçek bir bilgi yöneticisi, diğer türlerdeki bilgi paylaşımını kolaylaştırmaya ve bilgi akışını yayma yolunu diğerlerine öğretmeye yardımcı olabilir.

Ne demek istediğimizi anlamadınız mı? Aprill Allen'dan Knowledge Bird size açıklayalım:

Bilgi yönetimini, bilgi yöneticisi olarak koç ve kolaylaştırıcı olarak genel bir yetenek olarak görüyorum, ekipleri ve bireyleri bilgi paylaşım uygulamalarını geliştirmeye doğru iten.

​

Bunu, araçlar arasında daha verimli bilgi akışını sağlayarak yaparlar, ayrıca insanlar arasında bilgi akışı için şartları yaratırlar. Bu koşullar, toplanma gibi gayri resmi fırsatları ve akran öğrenme ve mentorluk gibi formal yapıları içerebilir.

Karar verme sürecini kolaylaştırın

Satış sürecini açıklayan kartları hangi şekilde biçimlendirmek en iyisidir? Bilgileri bulmayı insanlar için daha kolay hale getirmek için başlık ve etiketleme sistemini nasıl değiştirebiliriz? 

İşyerinizde iyi fikirlerin eksikliği yok. Hangi iyi fikrin takip edileceğine karar vermekle ilgili problem ortaya çıkar. Bazı durumlarda işleri halletmenin en kolay yolu sadece birinin "evet" veya "hayır" demesidir. 

Bu alanda bir bilgi yöneticisine sahip olmanın güzelliği iki katlıdır. Resmi "karar veren" olabilecek birini ve kararları almak için gerekli uzmanlığa sahip birini edinirsiniz. Sonsuz planlama toplantıları düzenlemek ve onlarca görüş almak yerine, artık bilgili kararlar alabileceğiniz bir kişiye sahipsiniz. 

Organizasyon inovasyonu ve değişimi teşvik edin

Daha inovatif olmak istemeyen bir şirket var mı? Herkes sektörlerindeki bir sonraki "büyük" şeyi şirketlerinin yaptığını söylemek istiyor. Bilgi yönetimi inovasyon için hayati bir basamaktır ve doğru kişi sizin hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilir. 

Unutmayın, bilgi yönetimi sadece önemli bilgileri toplamak ve düzenlemekle ilgili değildir. Aynı zamanda fikirlerin paylaşımını ve çalışanlar ve ekipler arasındaki işbirliğini teşvik etmeye yardımcı olur. Bir bilgi yöneticisi işe aldığınızda, inovasyonu teşvik edebilecek birini işe almış olursunuz. Bilgi yöneticiniz tartışmaları kolaylaştırabilir, önemli bilgileri düzenleyebilir ve ekipler arasındaki işbirliğini teşvik etmeye yardımcı olabilir. 

Bölümler arasında verimliliği artırın

Herkesin çalışmak için ihtiyaç duyduğu bilgilere sahip olduğunda işler ne kadar daha verimli olabileceğine şaşırırsınız. Sonra, her şeye ihtiyacınız olan her şeyin hemen elinizin altında olmasından dolayı temel görevleri yapmak çok daha az zaman alır. Gartner tarafından, çalışanların %47'sinin işlerini etkili bir şekilde yapabilmek için ihtiyaç duydukları bilgileri bulmada zorlandığını belirtiyor.

Ekipleriniz farklı konular üzerinde çalışmaya yeterli zamanları ve geniş bantları olduğunda gerçekten neler yapabileceklerini düşünün. Yeni projeler başlayabilir, beyin fırtınası oturumları norm haline gelir ve herkes ofis daha fazla organize ve verimli olduğundan aynı anda çalışır! 

Kim iyi bir bilgi yöneticisi olabilir?

Bir bilgi tabanı kullanımını savunması gereken herkes bir bilgi yöneticisi olabilir, ancak rolü ve sorumlulukları resmi olarak üstlenenler şunları içermeye eğilimlidir:

• Yetkinlik yöneticileri (gelir, satış ve CX yetkinlikleri dahil)
• BT yöneticileri
• Operasyon yöneticileri
• Program yöneticileri
• Öğrenme ve geliştirme yöneticileri

Örnek Bilgi Yöneticisi iş açıklaması

Bir kişiyi dahil etmeye başlamak için içeriden birini bulabilir veya role yeni birinin alınması gerekebilir. Bilgi yöneticinizi işe almanın yolunu seçerken, başarının detaylı bir iş açıklamasına sahip olmakla başladığına dikkat edin. 

Gelecekteki bilgi yöneticiniz (veya bilgelik savaşçısı, bilgi ninja'sı veya insan kaynakları ve markanın rol üzerinde getirdiği ilginç dokunuşlar ne olursa olsun), rol ve sorumluluklarına açık bir beklentiyle gelmelidir. İş tanımınızı oluşturmanıza yardıma ihtiyacınız varsa, bunu bir başlangıç noktası olarak kullanmaktan çekinmeyin.

Özet: 

Bilgi yöneticisinin temel sorumluluğu, şirketin bilgi tabanının doğru ve yaygın kullanımını teşvik etmektir. Hangi bilginin yakalanacağına ve kim tarafından nasıl entegre edileceğine, teknoloji yığınındaki geri kalanıyla nasıl bütünleştirileceğine ve bu bilginin eski olmamasına yönelik kurallar oluşturmalıdırlar.

İdeal bir aday, dinamik ve hızlı tempolu bir ortamda başarılı olur ve bir organizasyonun genelinde içerik ve bilgi mimarisi stratejisini yönetmede arka planda deneyime sahiptir. Bir Bilgi Yöneticisi olarak, içerik/bilgi yönetimi stratejisini tanımlayacak ve içerik mimarisi ve stratejisini yöneteceksiniz. Rol, çalışanlar için yüksek kaliteli içerik geliştirmeye, denetlemeye ve sürdürmeye odaklanacaktır.

Şirket genelinde tutarlılığı sağlamak ve içerik stratejisini onların vizyonlarıyla uyumlu hale getirmek için şirketin çeşitli paydaşlarıyla yakın çalışacaksınız. Başarılı ve etkili bir bilgi tabanının gelişiminde önemli bir rol oynayacak ve çalışanların günlük yaşamlarına doğrudan etkide bulunacaksınız.

Temel Sorumluluklar şunları içerir:

• Bilgi tabanımız için bilgi yönetimi stratejisini tanımlayın ve çeşitli beceri seviyelerine sahip kitleler için yüksek kaliteli, güncel ve aranabilir içerikleri sürdürün.
• Stakeholderlar, değişim yönetimi, hizmet ekipleri, eğitmenler, müfredat geliştiricileri ve konu uzmanlarıyla birlikte etkili bir şekilde çalışarak organizasyon genelinde yeni ve mevcut ürünlerin, özelliklerin ve hizmetlerin geliştirilmesini ve desteklenmesini sağlar.
• Guru'nun analitiklerini kullanarak iş etkisini değerlendirin, kullanımı izleyin ve bilgi tabanı içeriğinin verimliliğini tanımlayın.
• Her departmandan yazar ekibini önderlik ederek, koçluk yaparak ve geliştirmeye başlar.
• En iyi uygulamalara dayalı yazma kurallarını belirleyin ve ekibi geliştirmek için ekibi geliştirin ve onların bunları gerçekleştirdiğinden emin olun.

Bilgi yöneticinizin başarılı olması için nasıl hazırlık yapılacağını öğrenmek 

Bir bilgi yöneticisi arayışınız sona erdiğinde, onları gerçek başarıya nasıl hazırlayabileceğiniz hakkında konuşmanın mükemmel zamanıdır.

Eğer bir bilgi yöneticisini işe almak konusunda ciddiyseniz, yapmanız gerekenler.  Dokümantasyonu göz önünde bulundurun 

Bilgi yönetiminin büyük bir parçası, doğru dokümantasyona sahip olmaktır.

Yeni çalışanınızı işe almadan önce, içsel bilgiyi tekrarlanabilir süreçler ve şablonlar aracılığıyla düzenlemeye ve sürdürmeye başlayabilecekleri araçları vermeye yardımcı olun. Ne demek istediğimizi mi bilmiyorsunuz?

Uzmanların en önemli iş bilgisini yönetmek için nasıl şablonları kullandıklarını size göstersinler. Pazarlama departmanınızın standart işletme prosedürlerini (SOP'ları) oluşturmak için kolay bir yol mu gerekli?

Ekmek şirketindeki finans uzmanlarının ücretsiz şablonlarını indirerek nasıl mükemmel SOP'lar oluşturduklarını görün! Endüstri uzmanlarından ve Guru'daki dostlarınızdan daha fazla yardımcı şablon mu istiyorsunuz?

Şablon galerimize göz atın!  Nihai hedeflerinizi belirleyin 

Son hedeflerinizi belirleyin 

Herkes için uygulanabilir hedefler belirlemek, işyerinde başarının temelidir ve yakında olacak bilgi yöneticiniz için de farklı değildir. Bilgi yönetiminin değerini anlamak konusunda yeni olan kuruluşlara bu rolde yer almak, okyanusu kaynatmak gibi hissettirebilir. Onları işe almadan önce, bilgi yöneticinizin ne başarmak istediğinizi düşünün. 

Bilgi yöneticinizden gördüğünüz çoğu olağanüstü sonuçları sert iş sonuçları olarak nicelendirmek zor olabilir. Bu nedenle, gelir ve satış hedefleri açısından düşünmek yerine, nasıl yapılandırma ve bilgi paylaşımını geliştirebileceklerini düşünün. 

Bilgi yöneticinizi işe aldıktan altı ay sonra konu uzmanlarını belirlemeyi ve tamamen bilgi yönetim sistemine entegre etmeyi hedefleyin. Bilgi yöneticinizi kartlar için yeni bir içerik yapısı önermeyi görevlendirin ve 90 günlük değerlendirme sürelerine yetiştirmelerini sağlayın. Birlikte ne çıkarırsanız çıkarın, ulaşılabilir ve uygulanabilir hedefler belirlediğinizden emin olun.

Yapılan ve yapılamayan şeyleri anlayın 

Bilgi çalışanınız, çalışanlarınız arasında önemli bilgileri toplamak, düzenlemek ve dağıtmak konusunda çok şey yapabilir. Uzman iletişimciler, bilgi mimarları ve düzenleme ve dağıtım ustaları olarak görülebilirler.

Bilgi yöneticileri birçok şey olabilir, ama maalesef mucizevi işler yapamazlar. 

Unutmayın, bilgi yönetimi iş yerinde herkesin sorumluluğudur, ancak herkesin bu sorumluluğu yerine getirebileceğinden emin olmak bilgi yöneticisinin rolüdür. Ancak, bu çalışabilmesi için yöneticiler ve diğer çalışanların bilgi bloklarına katkıda bulunmaya istekli olmaları gerekir. Bunu yapabilmek için, muhtemelen organizasyonunuzda bazı değişiklikler yapmanız gerekebilir. 

Ancak endişelenmeyin, buna birazdan değineceğiz.  Takım üyeleriyle bilgi yönetimi ihtiyaçları hakkında konuşun

Takım üyeleriyle bilgi yönetimi ihtiyaçları hakkında konuşun

Takımlarınız bilgi yöneticisinden ne görmek istiyor? Örneğin, İK koleksiyonların içerik hiyerarşisini gözden geçirmek isteyebilir ve satış ekibi prospektlerini düzenlemenin daha iyi bir yolunu isteyebilir. Ne isterlerse isterler, ancak bilmenin tek yolu sormaktır. 

Daha önce de belirttiğimiz gibi, yeni bilgi yöneticinizin okyanusu kaynattığını hissetmesini istemiyorsak, önceliklendirme önemlidir. Bir bilgi yöneticisinin yapabileceği en etkili değişiklikleri düşünmek için takıma doğru soruları sormak önemlidir. 

Destek elemanları için günü daha kolay hale getiren şey nedir? Müşteri deneyimini iyileştirmek için içeride yapabileceğiniz bir şey var mı? Mühendislik ekibinin kodları daha hızlı göndermesine yardımcı olacak neler işe yarar? En fazla etki yaratabilecek şeylere odaklandığınızda, bilgi yöneticinizi doğru bir şekilde başlatmak daha kolay olur. 

Misafirperver bir ortam oluşturun 

Haftalık olarak aşırı yüklü olduğunuzda ve proje çalışmalarında olmadığınızı yöneticiniz gördüğünde, şirketinizin bilgi tabanına katkıda bulunmak zor olacaktır. Daha biliğe dayalı bir iş yeri geçiş yapmak çoğu zaman kültürel değişiklikler gerektirir. Gerçekten bilgi yöneticinizi başarıya ulaştırmak istiyorsanız, herkesin birlikte çalışmasını kolaylaştırın. 

Yöneticiler ve takım üyeleriyle beklentileri belirleyin ve bilgi yönetiminin isteğe bağlı bir etkinlik olmadığını kabul etsinler.  Etkili olması için herkesin katkıda bulunmak için zaman ve çaba harcaması gerekir. 

Herkesin ihtiyacı olan zamanı verin ve bilgi oluşturmasına ve düzenlemesine izin verin. Her gün saatler ayırmak zorunda değilsiniz, insanları bilgi tabanınıza katkıda bulunmaya ve geliştirmeye teşvik etmek için. Herkesin sadece 15-30 dakika değişiklik yapmasına ve yeni bilgiler eklemesine izin vermek yeterli olabilir.

Gerçekten bilgi yöneticinizin işini kolaylaştırmak mı istiyorsunuz? Farklı konular ve ekiplerdeki bilgi şampiyonlarını belirlemelerine yardım edin. Onlar, bilgi yöneticinize yardım etmede ve bilgi tabanınızı geliştirerek önemli bir rol oynayacaklar.

Onları doğru teknoloji ile donatın

Doğru teknoloji yığınına sahip olmak her çalışan için önemlidir ve bu bilgi yöneticiniz için özellikle geçerlidir. Doğru araçlara sahip olmanın çalışanları başarıya götürebileceğini öğrenmek için biraz zaman ayırın. 

Bilgi yöneticinizin ele alması gereken çok sayıda miras bilgi olacak. Onları şirketinizde mevcut olan bilginin farklı alanları hakkında bilgilendirerek işleri kolaylaştırın. Taşların altını kaldırmamak için farklı ekiplerden yöneticileri dahil edin.

Bilginizin nerede olduğunu bilmek, doğru araçları ve entegrasyonları bulmayı kolaylaştırabilir. Bununla birlikte, gerçekten harika bir bilgi tabanı kullanmaya başlayabilirsiniz.