Знаходження правильної Системи Інформації про людські ресурси (HRIS) може вирішити успіх або невдачу ваших операцій в сфері HR. Добрий HRIS допомагає оптимізувати все, від виплати зарплати та адміністрування вигод до відповідності та відстеження результативності співробітників. Але з такою кількістю варіантів на ринку, як ви знаєте, який з них підходить саме для вашої компанії?

Цей посібник розкриває найкращі системи HRIS для середніх та великих компаній, охоплюючи необхідні функції, найкращі рішення та що слід враховувати при прийнятті остаточного рішення.

Визначення та важливість систем HRIS

HRIS це програмне забезпечення, призначене для управління даними співробітників, автоматизації процесів у сфері кадрів та покращення ефективності у всій організації. Замість маніпулювання таблицями та відокремленими інструментами, HRIS централізує все в одному місці, що полегшує керування процесами найму, розрахунків зарплатні, соціальними вигодами, дотриманням нормативно-правових актів та відстеженням ефективності.

Для відділів кадрів система HRIS є необхідністю. Правильна система може зменшити адміністративну роботу, мінімізувати ризики дотримання вимог та надавати засновані на даних уявлення, які допомагають компаніям приймати розумні рішення щодо робочої сили.

Еволюція технологій у сфері кадрів

Технології в сфері кадрів подолали далекий шлях від часів паперових документів та ручної обробки заробітної плати. Початкові платформи HRIS зосереджувались переважно на зберіганні даних, але сучасні системи інтегрують штучний інтелект, автоматизацію та обчислювання в хмарах для надання інсайтів у реальному часі та самообслуговування для співробітників.

Зі зростанням дистанційної роботи та розподілених команд сучасні платформи HRIS також надають пріоритет мобільному доступу, інтеграцію з іншими бізнес-інструментами та вдосконалені функції безпеки. Ця еволюція перетворила програмне забезпечення у сфері кадрів з простого інструменту для роботи зі справами в стратегічний актив для зростання бізнесу.

Вплив на сучасну бізнес-операцій

Гарно реалізований HRIS покращує ефективність, забезпечує дотримання законодавства з питань праці та поліпшує досвід співробітників. Автоматизуючи рутиноні задачі та пропонуючи варіанти самообслуговування, відділи кадрів можуть фокусуватись на роботі вищого рівня, такій як розвиток талантів та стратегічне планування.

Для компаній будь-якого розміру інвестиція в правильний HRIS призводить до кращого прийняття рішень, економії витрат та більш залученої робочої сили.

Системи HRIS: Основні функції для розгляду

Не всі платформи HRIS створені рівними. Ось ключові функції, на які варто звернути увагу при оцінці ваших варіантів:

Основні функціональності

Міцний HRIS повинен охоплювати основні завдання у сфері кадрів, включаючи розрахунок зарплати, адміністрацію соціальних вигод, відстеження часу, управління результативністю та звітність про дотримання нормативів. Найкращі системи пропонують інтуїтивний інтерфейс та автоматизацію для зменшення ручної роботи.

Можливості інтеграції

Ваш HRIS повинен безшовно інтегруватися з іншими бізнес-інструментами, такими як програмне забезпечення обліку, системи відстеження заявок аплікантів (ATS) та платформи управління персоналом. Це забезпечує плавний потік даних між відділами та зменшує необхідність вручного введення даних.

Вимоги до безпеки

Оскільки платформи HRIS зберігають чутливі дані співробітників, безпека повинна бути високим пріоритетом. Вибирайте системи з надійним шифруванням, багатофакторною аутентифікацією та відповідністю вимогам промислових регуляцій, таких як GDPR та SOC 2.

Мобільна доступність

Співробітники та менеджери потребують доступу до інструментів у сфері кадрів у русі. HRIS, який підтримує пристосування до мобільних пристроїв, дозволяє використовувати варіанти самообслуговування, такі як запит на відпустку, перегляд платіжних відомостей та оновлення особистої інформації з будь-якого пристрою.

Аналітика та звітність

Чудовий HRIS виходить за межі зберігання даних — він надає цінні інсайти. Шукайте системи з потужними функціями звітності та аналітики, які допомагають відділам кадрів відстежувати ключові показники, такі як оборотність співробітників, тенденції найму та продуктивність робочої сили.

Системи HRIS для середніх компаній: Топові рішення

Середні підприємства потребують HRIS, який забалансований за доступністю, простотою використання та масштабованістю. Ось кілька найкращих варіантів:

• BambooHR – Ідеальний для зростаючих компаній, що пропонують сильні функції онбордингу, управління продуктивністю та звітність.
• Paycor – Відмінний вибір для компаній, які потребують обліку заробітної плати та управління талантами на одній платформі.
• Namely – Відомий своєю користувацькою дружнєю інтерфейсом та потужними інструментами управління перевагами.
• Rippling – Поєднує автоматизацію управління персоналом, ІТ та фінансами в єдиній системі для оптимізації операцій.

Критерії вибору, специфічні для середніх компаній

Середні компанії потребують HRIS, який пропонує потужні функції без складності (або ціною) систем на рівні підприємства. Шукайте платформи, які забезпечують сильну автоматизацію, інструменти відповідності та просту інтеграцію зі своєю існуючою програмною системою.

Роздуми про масштабованість

При зростанні вашої компанії, ваш HRIS повинен рости разом з вами. Оберіть систему, яка може впоратися зі зростаючим обсягом працівників, кількома місцезнаходженнями та додатковими функціями управління персоналом без необхідності у повній переробці.

Аналіз вартості-ефективності

Середні компанії повинні забалансувати функціональність з доступністю. Багато постачальників HRIS пропонують прайсинг за рівнем працівників, тож оцініть, що включено на кожному рівні, щоб переконатися, що ви отримуєте найкращу цінність.

Терміни впровадження

Середні підприємства часто мають обмежені кадри HR, тому впровадження повинно бути простим і швидким. Рішення на основі хмарних технологій з проведеним налаштуванням та забезпеченням допомоги клієнтам можуть допомогти прискорити процес.

Вимоги до навчання

HRIS, з орієнтацією на користувача, мінімізує час навчання, але постійна підтримка все ще є невід'ємною. Шукаєте постачальників, які пропонують бази знань, вебінарів та оперативну службу підтримки клієнтів.

Системи HRIS для великих компаній: Ентерпрайз-рішення

Великі компанії потребують платформ HRIS з передовими функціями, засобами глобальної відповідності та високою масштабованістю. Ось деякі топові вибори:

• Workday – Могутній інструмент для підприємства HR, що пропонує інсайти на основі ШІ, глобальну заробітну плату та планування робочої сили.
• SAP SuccessFactors – Найкращий для обширних операцій, які потребують управління талантами та аналітикою.
• UKG Pro (Ultimate Kronos Group) – Вирізняється управлінням робочою силою, обліком заробітної плати та досвідом працівників.
• ADP Workforce Now – Комплексне рішення для великих організацій з складними вимогами до обліку заробітної плати та відповідності.

Функції класу підприємства

Рішення HRIS для підприємств пропонують автоматизацію на основі ШІ, передбачувальну аналітику та налаштовані потоки роботи. Ці функції допомагають великим організаціям ефективно управляти тисячами працівників.

Управління декількома місцями розташування

Для компаній з офісами у кількох регіонах HRIS повинна підтримувати відповідність, різноманітність у виплатах та локалізовану звітність.

Розширене автоматизування робочих процесів

Ентерпрайз-системи HRIS спрощують складні кадрові процеси, такі як затвердження, відстеження відповідності та огляди продуктивності, за допомогою автоматизації.

Можливості глобальної відповідності

Великі підприємства, які працюють у декількох країнах, потребують HRIS, яке гарантує відповідність місцевим законам про працю, податковій регуляції та вимогам GDPR.

Питання міграції даних

Міграція зі старої системи на нову HRIS може бути викликом. Рішення відповідного рівня зазвичай надають підтримку міграції даних, включаючи автоматизовані переклади та спеціалізовані команди для впровадження.

Порівняння систем HRIS за розміром компанії

Вибір правильної HRIS залежить від розміру, структури та конкретних потреб вашої компанії. Малі підприємства надають перевагу доступності та зручності використання, середні компанії потребують масштабовності, а підприємства вимагають розширеної автоматизації та функцій відповідності до вимог. Ось як відрізняються рішення HRIS за розміром компанії.

Рішення для малих підприємств

Малі підприємства отримують користь від простих, вартісних платформ HRIS, які оптимізують основні функції управління кадрами без необхідності в стійкому ІТ-команді. Інструменти, такі як Gusto та Zenefits, пропонують обробку заробітної плати, управління перевагами та самообслуговування працівників з мінімальним налаштуванням. Ці платформи спроектовані так, щоб бути інтуїтивними, дозволяючи малим командам реалізувати та управляти кадровими завданнями без великого навчання.

Платформи для середніх компаній

Середні підприємства потребують рішень HRIS, які пропонують гнучкість, автоматизацію та масштабованість з ростом компанії. Платформи, такі як BambooHR та Rippling, досягають вірного балансу між зручністю використання та потужними інструментами управління кадрами, включаючи управління продуктивністю, розширену звітність та інтеграції з іншим програмним забезпеченням для бізнесу. При розширенні середніх компаній важливим є наявність HRIS, яке може пристосовуватися до збільшення кількості працівників та операційної складності.

Можливості ентерпрайз-систем

Більші організації потребують ентерпрайз-рішень HRIS, які підтримують складні операції, глобальну відповідність та глибокий аналіз робочої сили. Системи, такі як Workday та SAP SuccessFactors, пропонують розширену автоматизацію, інсайти на основі штучного інтелекту та інструменти для управління великими, розподіленими командами. Ці рішення також надають широкі можливості налаштування, гарантуючи відповідність унікальним процесам та регуляторним вимогам мультинаціональних корпорацій.

Структури цін

Ціни на HRIS значно відрізняються в залежності від розміру компанії, кількості працівників та необхідних функцій. Малі підприємства часто оплачують плату за працівника за місяць, що спрощує прогнозування витрат у міру їх масштабування. З іншого боку, підприємства частіше залучають моделі ціноутворення за індивідуальними цінами, які відображають складність операцій великого масштабу та потреби відповідності.

Варіанти підтримки

Від спільного чату до спеціалізованих менеджерів обліку, підтримка варіюється від постачальника. Системи для підприємств зазвичай пропонують пріоритетне обслуговування, тоді як менші платформи надають ресурси для самообслуговування. Деякі постачальники також пропонують підтримку впровадження та навчання, щоб допомогти підприємству максимізувати вартість свого інвестування в HRIS.

Стратегії впровадження та інтеграції

Впровадження нової HRIS - це велика справа, але з правильною стратегією це може бути плавний перехід, який покладе фундамент вашій компанії для довгострокового успіху. Добре сплановане впровадження забезпечує, що ваша команда ефективно приймає систему, мінімізує розлади та максимізує прибуток від інвестицій. Ось на що треба звернути увагу при впровадженні та інтеграції HRIS.

Процес планування

Успішне впровадження HRIS починається з чітких цілей і плану для налаштування системи, міграції даних та навчання. Визначення ключових віх і делегування відповідальності в самому початку допомагає тримати процес під контролем і запобігає витраті.

Очікування щодо термінів

Залежно від складності системи впровадження може зайняти від тижнів до місяців. Рішення на основі хмари часто мають швидший час налаштування. Однак компаніям з обширною міграцією даних або користувальницькими інтеграціями може знадобитися додатковий час для забезпечення точності та функціональності.

Вимоги до команди

Відділи кадрів, ІТ та фінанси повинні співпрацювати для забезпечення безшовної інтеграції з існуючими системами. Залучення ключових зацікавлених сторін з самого початку допомагає узгодити HRIS з бізнес-потребами та забезпечує плавний перехід для співробітників.

Загальні виклики

Помилки при міграції даних, проблеми з прийняттям користувачами та труднощі інтеграції можуть затримати впровадження. Правильне планування та підтримка постачальника допомагають зменшити ці ризики. Організації також повинні готуватися до можливого опору змінам, пропонуючи чітку комунікацію та практичну підтримку.

Показники успіху

Відстежуйте приріст ефективності, покращення відповідності та рівні прийняття співробітників для вимірювання впливу вашого HRIS. Регулярний огляд ключових показників ефективності (KPI) забезпечує, що система принесе користь та допомагає виявляти області для подальшої оптимізації.

ROI та показники ефективності

Інвестування в HRIS - це значуще рішення, тому розуміння прибутку від інвестицій (ROI) важливо. Правильна система повинна заощаджувати час, зменшувати витрати, покращувати відповідність та поліпшувати досвід співробітників. Ось ключові показники для оцінки впливу вашого HRIS.

Аналіз витрат

Розраховуйте витрати на програмне забезпечення порівняно з економією на часі, вартістю відповідності та зменшенням помилок. Беріть до уваги як прямі витрати, такі як ліцензування та впровадження, так і непрямі економії внаслідок збільшення ефективності та зменшення вартості порушень нормативних актів.

Приріст ефективності

Автоматизація кадрових процесів вивільняє час для стратегічних ініціатив. Зменшуючи ручні завдання, такі як обробка зарплати та адміністрування винагород, відділи кадрів можуть зосередитися на більш ціннісних діяльностях, як-от розвиток співробітників та планування робочої сили.

Задоволеність співробітників

Інструменти самообслуговування та оптимізовані функції кадрових послуг призводять до кращого досвіду співробітників. Коли працівники легко мають доступ до своєї зарплати, вигод та даних про продуктивність, вони почуваються більш захищеними на роботі та менше покладаються на кадрову службу для рутинних запитань.

Покращення у відповідності

Добра система управління інформацією персоналу (HRIS) зменшує ризики в сфері дотримання нормативів шляхом автоматизації податкових звітів, ведення обліку та звітності. Постійне оновлення з законами та правилами трудового законодавства стає простіше, зменшуючи ймовірність дорогих штрафів або юридичних проблем.

Оцінка довгострокової цінової вартості

Правильна HRIS забезпечує постійні економії, дані відомості та операційну ефективність. Під час зростання компанії масштабна HRIS забезпечує безшовне управління кадрами та продовжує забезпечувати успіх бізнесу.

Прийняття остаточного рішення

Вибір правильної HRIS потребує уважного оцінювання, щоб забезпечити відповідність потребам вашої компанії як зараз, так і в майбутньому. Порівнюючи функції, оцінюючи постачальників та плануючи впровадження, ви можете прийняти обґрунтоване рішення, яке максимізує цінову вартість на довгостроковий період. Ось основні кроки для завершення вашого вибору.

Оціночний перелік

Порівняйте системи за функціональністю, ціною, масштабованістю та користувацьким досвідом. Розгляньте, наскільки кожна опція поєднується зі вашими існуючими інструментами та чи відповідає вашим планам зростання компанії.

Процес демонстрації

Запросіть демонстрації, щоб побачити, як платформа відповідає потребам вашої компанії. Заохочуйте ключових зацікавлених сторін брати участь та тестувати реальні сценарії для оцінки зручності використання та функціональності.

Оцінка постачальника

Шукайте постачальників з високими відгуками клієнтів, заходами безпеки та надійною підтримкою. Досліджуйте їх історію успіху з підприємствами схожого розміру та галузі, щоб оцінити їх здатність відповідати вашим конкретним вимогам.

Переговори про контракт

Уточніть ціноутворення, умови контракту та угоди про рівень сервісу перед підписанням. Переконайтеся, що немає прихованих витрат та що контракт містить чіткі очікування для підтримки клієнтів, безпеки даних та оновлення системи.

Планування впровадження

Має план поетапного впровадження для забезпечення гладкого переходу. Встановіть графік, розподіліть відповідальність та тісно співпрацюйте з вашим постачальником для вирішення можливих перешкод перед запуском.

Висновок

Вибір правильної системи HRIS потребує уважного оцінювання, але правильне програмне забезпечення може трансформувати ваші HR операції. Незалежно від того, чи ви середнього розміру підприємство, чи велике підприємство, пріоритетом є функції, які підтримують зростання, ефективність та відповідність вашої компанії. Готові зробити наступний крок? Почніть з планування демонстрацій та збирання відомостей від вашої команди, щоб знайти найкраще рішення для вашої організації. Крім того, оскільки Guru інтегрується з усіма провідними системами управління інформацією персоналу (HRIS), ваша команда може мати доступ до важливої інформації про кадри безпосередньо в той момент, коли їй це потрібно - без переходу між кількома платформами.

‍