Багато користувачів опиняються перед викликами використання пошуку в SharePoint, чи то намагаючись знайти вирішальний документ, чи борючись з фільтрацією великої кількості інформації. Ви не самі в почуттях розчарування, коли результати пошуку не відповідають вашим очікуванням або коли важливі документи залишаються недосяжними. Розуміння того, як спроектований пошук в SharePoint та чому він іноді не досягає успіху, може дати вам можливість контролювати ваш досвід пошуку. У цій статті ми докладно розберемо основні принципи роботи пошуку в SharePoint, висвітлимо поширені проблеми, з якими стикаються користувачі, та запропонуємо дієві поради для покращення результатів пошуку. Додатково, ми дослідимо, як інтеграція інструментів, таких як Guru, може створити більш єдиний пошуковий досвід для вашої команди, допомагаючи оптимізувати отримання інформації по всьому вашому робочому процесу.

Огляд того, як працює пошук в SharePoint

Пошук в SharePoint - потужний інструмент, що допомагає користувачам швидко знаходити документи, людей та інформацію в межах середовища SharePoint. Проте розуміння того, як він працює, є важливим для максимізації його ефективності. За своїм корінням, пошук в SharePoint ґрунтується на індексації для забезпечення можливості пошуку контенту. Це означає, що коли ви додаєте нові документи або змінюєте існуючі, SharePoint індексує їх для зроблення їх доступними для пошуку.

Функціонал пошуку використовує ряд фільтрів, які дозволяють користувачам уточнювати результати пошуку на основі критеріїв, таких як дата, тип документу, автор та інші. Він призначений для заощадження часу, направляючи користувачів на контент, який відповідає їх вимогам. Одним з ключових аспектів пошуку SharePoint є використання підтримки розмитого пошуку, яка допомагає знаходити результати, які можуть не точно відповідати тому, що ви ввели, захоплюючи варіанти написання або фразування. Проте ця функція іноді також може призвести до неочікуваних результатів.

Незважаючи на її можливості, існують певні обмеження в межах пошуку в SharePoint. Наприклад, користувачі можуть виявити, що не весь контент індексується негайно, що призводить до різких затримок у доступі до недавно завантажених файлів. Крім того, користувачі обмежені можливостями фільтрів пошуку у SharePoint, які не завжди належним чином відповідають індивідуальним потребам або конкретним контекстам. Розуміння цих особливостей надає вам можливість краще керувати вашими стратегіями пошуку, допомагаючи вам відчувати себе впевненіше, коли ви працюєте з обширними базами даних SharePoint.

Поширені проблеми з пошуком у SharePoint

• Неспівпадіння результатів: Користувачі часто виявляють, що відображені результати не відповідають їх пошуковим термінам точно. Ця неоднорідність може виникати зі змін в найменуванні документа або через те, як контент позначено та класифіковано в межах SharePoint.
• Довгі часи завантаження: Пошук великої кількості даних може призвести до довгої затримки у завантаженні результатів пошуку, що може бути особливо турботливим, коли ви працюєте під час обмежених строків.
• Неефективна фільтрація: Хоча доступні параметри фільтрації, вони не завжди відповідають конкретним потребам користувачів. Наприклад, пошук за "COVID-19" може дати результати, що охоплюють численні не пов'язані теми, ускладнюючи користувацький досвід.
• Не знайомство: Для нових користувачів розуміння витонченостей функціоналу пошуку в SharePoint може бути лякаючим. Ця крива навчання впливає на те, наскільки ефективно вони здатні знайти необхідну інформацію.
• Відсутність опцій розширеного пошуку: У відміну від інших платформ, у SharePoint може бути відсутній вишуканий функціонал пошуку, що ускладнює користувачам уточнення їх запитів за необхідності та призводить до інформаційного перевантаження.

Корисні поради щодо покращення результатів пошуку в SharePoint

• Ефективне використання фільтрів пошуку: Скористайтеся фільтрами, які доступні в бічній панелі пошуку SharePoint. Вибравши критерії, такі як діапазони дат чи типи документів, ви можете значно обмежити результати, зробивши пошук необхідного більш простим.
• Ставте ключові слова стратегічно: Включення відповідних ключових слів та фраз, що відображають зміст документів, може значно покращити результати пошуку. Подумайте про те, як інші можуть описати інформацію для покращення можливостей вилучення.
• Регулярне оновлення метаданих: Підтримуйте актуальність властивостей ваших документів, що допомагає процесу індексації SharePoint. Використовуйте постійні теги та описи, щоб забезпечити легкість пошуку документів користувачами, які шукають конкретний зміст.
• Навчіть свою команду: Навчання членів команди щодо функціоналу пошуку в SharePoint може покращити загальний досвід пошуку для вашої команди. Освіта щодо кращих практик може допомогти всім максимізувати продуктивність платформи.
• Плануйте регулярне технічне обслуговування: Проводьте регулярні перегляди вашого середовища SharePoint. Переконайтеся, що вся інформація залишається актуальною та організованою, що допомагає в ефективному пошуку та індексації.

Вище і далі пошуку в SharePoint за допомогою зовнішніх інструментів.

Команди часто використовують різноманітні інструменти, що розширюють їх функціонал поза пропозиціями SharePoint. Для організацій, які шукають більш пришвидшений досвід пошуку, що охоплює всі їхні джерела інформації, інтеграція зовнішніх інструментів може бути надзвичайно цінною. Рішення, такі як Guru, дозволяють безшовний доступ до знань через різні платформи, під'єднуючи зручні документи, збережені в SharePoint, з іншими важливими ресурсами, якими користується ваша команда.

Інтегруючи інструменти, такі як Guru, команди можуть покращити свої стратегії пошуку. Ці інструменти розроблені для надання більш інтуїтивного та зручного досвіду, усуваючи дратівливість перемикання між різними системами. Уявіть, як можна централізувати знання вашої організації, забезпечуючи його легкість доступу для всіх, тим самим підвищуючи загальну продуктивність та зменшуючи рівень розчарування.

Важливо зауважити, що, хоча SharePoint надає міцну функцію пошуку, вона може не відповідати специфічним потребам кожної команди. Для тих, хто потребує більш комплексного рішення, дослідження варіантів, які поєднують можливості продуктів та розширюють функціонал пошуку, може надати значну вартість, забезпечуючи, що користувачі витрачають менше часу на пошук інформації та більше часу на концентрацію на своїх основних обов'язках.