Обмін знаннями - кров будь-якої успішної команди. Але по мірі зростання компанії вона вже не може покладатися на обмін знаннями озмосі. І коли це стається, можливо настав час найняти менеджера знань. Це роль, присвячена створенню культури, що базується на знаннях, та забезпеченню, щоб всі працівники були готові до успіху у своїх обов'язках.

Хто такий менеджер знань?

Менеджер знань забезпечує, щоб усі співробітники вашої організації мали потрібну інформацію. Вони роблять це, володіючи постійним управлінням базою знань або компанійним вікі, включаючи загальний стан і найкращі практики. Вони - ті, хто приймає важливі рішення щодо архітектури інформації, технології, загальної структури й використання бази знань організації.

Чому менеджери знань є цінним інвестиційним проектом для вашої команди

Залежно від розміру організації, типу бази знань та впровадженої стратегії управління знаннями, компанія може вирішити створити дедиковану посаду менеджера знань.

Менеджери знань можуть зробити набагато більше, ніж впорядкувати ваші картки й базу знань. Насправді, наймання одного може мати багато переваг.

Покращити доступ до інформації та знань

Ми знаємо, що вже багато працівників використовують ваше програмне забезпечення обміну знаннями, але менеджер знань дійсно може допомогти підняти вашу гру обміну знаннями на наступний рівень.

Ваші команди вже добре справляються зі шуканням власного способу обміну знаннями у межах встановленої системи, але менеджер знань може допомогти зробити речі ще доступнішими й піддаються обміну. Вони експерти з організації та розподілу важливої інформації, і вони знають, як перетворити 'дуже добру' систему на 'справді круту'.

Важливо також знати, що управління знаннями не обмежується лише створенням вмісту для обміну. Справжній менеджер знань може допомогти сприяти інші види обміну знань та наставництва інших про коректні методи поширення інформації.

Не впевнені, що маємо на увазі? Дозвольте Апріл Аллен з Knowledge Bird пояснити:

Я розглядаю управління знаннями як загальну здатність з менеджером знань в якості тренера і фасилітатора, який підтягує команди та особистості до поліпшення їхніх практик обміну знаннями.

​

Вони роблять це, спрощуючи потік інформації між інструментами, але також створюють умови для потоку знань між людьми. Ці умови можуть бути неформальними можливостями збиратися, а також формальними структурами, як то взаємне навчання та наставництво.

Спростити процес прийняття рішень

Який найкращий спосіб форматувати картки, які описують процес продажу? Як ми можемо змінити заголовок та систему міток, щоб людям було легше знаходити інформацію? 

У вашому робочому місці не вистачає хороших ідей. Проблема полягає в тому, яка хороша ідея реалізується. Іноді найлегший спосіб виконати роботу полягає лише в тому, щоб хтось сказав "так" або "ні". 

Перевага наявності менеджера знань в цьому просторі подвійна. Ви отримуєте людину, яка може бути офіційним "вирішальником", і у вас є людина з потрібною кваліфікацією для прийняття цих рішень. Замість постановки нескінченних планувальних зустрічей та отримання десятків думок, зараз у вас є одна людина, на кого ви можете покластися для прийняття обгрунтованих рішень. 

Продвинута інновація та зміни в організації 

Чи існує компанія, яка не бажає бути більш інноваційною? Усі хочуть сказати, що їх компанія створила наступну "велику" річ у своїй галузі. Менеджмент знань - це важливий крок до інновацій, і правильна людина може допомогти досягти ваших цілей. 

Пам'ятайте, що менеджмент знань - це більше, ніж просто збір та організація важливої інформації. Це також сприяє поширенню ідей та співпраці між працівниками та командами. Коли ви наймаєте менеджера знань, ви наймаєте людину, яка може сприяти інноваціям. Ваш менеджер знань може сприяти обговоренням, організовувати важливі знання і сприяти співпраці між командами. 

Покращити ефективність між відділами 

Ви будете здивовані, наскільки більш ефективними можуть бути речі, коли у всіх є інформація, яка їм потрібна для роботи. Потім, раптово, для виконання важливих завдань знадобиться набагато менше часу, тому що все необхідне вже готове до використання. Згідно з Gartner, 47% працівників мають проблеми з пошуком інформації, необхідної для ефективного виконання їх роботи.

Замисліться, що змогли б ваші команди зробити, якби у них було достатньо часу та пропускної здатності для роботи над різними завданнями. Нові проекти можуть бути запущені, сесії мозкового штурму стають нормою, і всі працюють у тісній взаємодії, тому що офіс стає набагато більш організованим і ефективним! 

Хто є хорошим менеджером знань?

Будь-хто, чия робота полягає в підтримці використання бази знань , може бути менеджером знань, але ті, хто формально приймають на себе роль та відповідальність, зазвичай включають:

• Менеджери активації (включаючи активацію доходу, продажів та обслуговування клієнтів)
• Менеджери ІТ
• Менеджери операцій
• Менеджери програм
• Менеджери навчання та розвитку

Приклад опису посади менеджера знань

Ви можете знайти внутрішній кандидат на роботу з управлінням знань, або вам можливо доведеться почати рекрутування для цієї ролі. Незважаючи на те, як ви вирішите найняти вашого менеджера знань, успіх починається з наявності докладного опису посади. 

Майбутній менеджер знань (або воїн мудрості, ніндзя знань або будь-який кумедний антураж, який відділи кадрів та бренду хочуть надати цій ролі) повинен мати чітке уявлення про свою роль та відповідальність. Якщо вам потрібна допомога у складанні опису вашої роботи, вільно скористайтеся цим як вихідним пунктом. 

Загальна інформація: 

Основною відповідальністю менеджера знань є підтримка правильного та широкого використання бази знань компанії. Вони повинні створювати рекомендації для того, яка інформація буде зафіксована, і від кого, як вона інтегрується з іншим технічним стеком та як уникати застою.

Ідеальний кандидат процвітає в динамічному швидкому середовищі та має досвід у проведенні стратегії ведення вмісту та архітектури інформації в організації. Як менеджер знань ви визначите стратегію управління контентом/знаннями та будете очолювати архітектуру та стратегію контенту. Роль буде зосереджена на розробці, аудиті та підтримці високоякісного контенту для співробітників.

Ви будете тісно співпрацювати з ключовими зацікавленими сторонами по всій компанії, щоб забезпечити послідовність на глобальному рівні та узгодити стратегію контенту з їхньою візією. Ви будете мати значущу роль у розвитку успішної та ефективної бази знань та матимете прямий вплив на щоденне життя співробітників.

Основні відповідальності включають:

• Визначте стратегію управління знаннями для нашої бази знань та підтримуйте високоякісний, актуальний та можливий до пошуку вміст для аудиторій різного рівня навичок
• Працюйте ефективно по всій організації з зацікавленими сторонами, змінним управлінням, службовими командами, тренерами, розробниками навчальних програм та експертами у справі для розробки та підтримки нових та існуючих продуктів, функцій та послуг.
• Споживайте аналітику Guru для оцінки бізнес-впливу, відстежування користування та визначення ефективності змісту бази знань.
• Проводьте, навчайте та розвивайте команду авторів з кожного відділу
• Встановлюйте правила написання на основі найкращих практик бази знань та розвивайте команду для забезпечення досягнення або перевищення їх.

Як підготувати вашого менеджера знань до успіху 

Коли ваш пошук менеджер знань нарешті закінчується, це час розмов про те, як ви можете по-справжньому допомогти їм до успіху. 

Команди, які хочуть, щоб їхні менеджери знань прогресували, повинні трохи попрацювати, щоб створити для них найкраще можливе середовище. Якщо ви серйозно ставитеся до прийому менеджера знань, ось, що вам потрібно зробити. 

Розгляньте документацію 

Велика частина управління знаннями полягає в належній документації. Перш ніж ви приймете на роботу нового працівника, допоможіть надати йому інструменти, які йому знадобляться для початку організації та підтримки внутрішніх знань через повторювані процеси та шаблони. 

Не впевнені, що маємо на увазі? Дозвольте фахівцям показати вам, як вони використовують шаблони для управління своєю найважливішою робочою інформацією. 

Чи вашому маркетинговому відділу потрібен простий спосіб створення їх нормативних процедур запуску (SOP)? Дізнайтеся, як фінансові експерти в bread створюють відмінні SOP за допомогою завантаження їх безкоштовного шаблону!

Бажаєте більше корисних шаблонів від індустрійних експертів та ваших друзів з Guru? Перегляньте нашу галерею шаблонів! 

Визначте ваші кінцеві цілі 

Надання всім доступних цілей є важливим для успіху на роботі, і вашому майбутньому менеджеру знань так само. У багатьох організаціях, які тільки починають розуміти цінність управління знаннями, відчувається трохи як, коли варто варити океан. Тож перед тим, як залучати їх, подумайте, що ви хочете, щоб ваш менеджер знань досяг.

Багато із вражаючих результатів, які ви бачите від вашого менеджера знань, можуть бути викликані важко кількісно оцінити в термінах твердих бізнес-результатів. Тож замість розмірковування про речі у термінах доходів та продажів, подумайте про те, як вони можуть покращити структурування та обмін знаннями.

Поставте перед собою завдання мати експертів по предмету визначеними та повністю інтегрованими в систему управління знаннями протягом шести місяців після прийняття вашого менеджера знань. Доручіть вашому менеджеру знань запропонувати нову структуру контенту для карток до 90-денного огляду. Незалежно від того, що ви придумаєте, переконайтеся, що ви надаєте їм досяжні та дієві цілі для досягнення.

Розумійте, що вони можуть і чого не можуть 

Ваш співробітник знань може зробити багато, щоб допомогти збирати, організовувати та поширювати важливу інформацію серед персоналу. Їх можна бачити як експертів-комунікаторів, архітекторів інформації та майстрів організації та розподілу.

Менеджери знань можуть бути багатьма речами, але, на жаль, вони не є чарівниками. 

Пам'ятайте, управління знанням - це відповідальність всіх на роботі, але це обов'язок менеджера знань позбезпечитися, що кожен може виконати цю відповідальність. Вони можуть допомогти з основними принципами збереження організованого та поширення знань. Проте для цього працівникам інших підрозділів потрібно бути готовими внести будівельні блоки цієї інформації. 

Цілком можливо, що для цього станеться необхідно зробити деякі зміни в вашій організації. Але не хвилюйтеся, ми обговоримо це трохи пізніше. 

Говоріть з членами команди про їхні потреби у управлінні знаннями

Що б ваші команди хотіли побачити від менеджера знань? Наприклад, у відділу кадрів можуть бути бажання оновити ієрархію зібрань, а в відділі продажів може бути кращий спосіб організувати свої перспективи. Незважаючи на те, що вони хочуть, єдиний спосіб дізнатися - запитати. 

Як ми вже казали раніше, ми хочемо уникнути ситуації, коли ваш новий менеджер знань відчуває, що витрачає чимало зусиль, результат роботи з якими невпевнений. Тому пріоритети - ключ до успіху. Подумайте про найефективніші зміни, які менеджер знань може зробити, задавши команді правильні питання. 

Що спростило б день для вашої служби підтримки? Чи є щось внутрішньо, що можна зробити для покращення враження клієнта? Що допомогло б інженерній команді швидше випускати код? Коли ви фокусуєтеся на тих речах, які можуть мати найбільший вплив, легше почати роботу вашому менеджеру знань. 

Створюйте сприйнятливе середовище 

Буде важко внести вклад у корпоративну базу знань, коли ви перевантажені роботою на тиждень та отримуєте недобрі відгуки від керівника, якщо він бачить, що ви не зайняті проектною роботою. Часто перехід до більш зорієнтованих на знання робочих місць передбачає більше культурних змін, ніж що-небудь інше. Якщо ви дійсно хочете підготувати підґрунтя для успіху вашого менеджера знань, полегшіть співробітництво всім. 

Встановіть очікування з менеджерами та членами команди, що управління знаннями - не факультативна діяльність. Для ефективної роботи кожен повинен витратити час і зусилля на внесок. 

Дайте кожному час, який вони потребують, щоб створювати та організовувати знання. Вам не потрібно відводити години кожного дня, щоб стимулювати людей до додавання та поліпшення вашої бази знань. Просто даючи кожному від 15 до 30 хвилин для внесення змін та додавання нової інформації може бути більш ніж достатньо.

Хочете справді спростити день вашому менеджеру знань? Допоможіть їм визначити ваших чемпіонів знань у різних предметах та командах. Вони відіграють ключову роль у допомозі вашому менеджеру знань та розширенні вашої бази знань.

Надайте їм відповідну технологію

Володіння правильним стеком технологій є необхідним для будь-якого працівника, і це особливо важливо для вашого менеджера знань. Візьміть собі хвилинку, щоб дізнатися як правильні інструменти можуть підготувати співробітників до успіху, перш ніж ви почнете пошук інструментів. 

Вашому менеджеру знань доведеться відсортувати багато усталених знань. Зробіть їм життя легше, дозволивши їм дізнатися про всі різні області, в яких наразі існують знання в вашій компанії. Залучіть керівників з різних команд, щоб переконатися, що ви не залишите жодного каменя на камені. 

Знання, де перебувають ваші знання, може зробити пошук відповідних інструментів та інтеграцій легшим. Як тільки ви це знаєте, ви можете почати використовувати дійсно велику базу знань.