Вибір правильної платформи управління знаннями є критичним для команд, які покладаються на швидкий і точний доступ до інформації. На ринку існує так багато варіантів, що складно визначити, який інструмент підходить для конкретних потреб вашої команди. У цьому довіднику ми докладніше розглянемо Document360, популярне рішення для управління знаннями, та порівняємо його з Guru, щоб допомогти вам прийняти обґрунтоване рішення.

Що таке Document360?

Document360 - це платформа управління знаннями, заснована на хмарні, що призначена для допомоги компаніям створювати, управляти та обмінюватися внутрішньою і зовнішньою документацією. Запущений Kovai.co, він широко визнаний за свій інтуїтивний дизайн та акцент на побудову самообслуговування баз знань. Багато організацій використовують Document360 для створення докладних центрів допомоги для клієнтів або підтримки внутрішніх знань для їхніх команд.

Особливістю Document360 є підтримка не технічних користувачів в легкому управлінні потужною документацією з підтримкою мультимедійних ресурсів та можливостей категоризації. Це робить його першим вибором для малих і середніх підприємств, особливо у таких галузях, як SaaS, е-комерція та підтримка клієнтів.

Ключові функції Document360

Document360 оснащений різноманітними функціями, призначеними для спрощення створення і організації документації. Ось докладніше:

Редактор бази знань, який простий у використанні для користувачів

В центрі Document360 знаходиться його простий редактор на основі markdown. Він дозволяє командам створювати організовані, візуально привабливі статті без необхідності вищих технічних навичок. Редактор підтримує форматування різними шрифтами, завантаження мультимедійних файлів та режим попереднього перегляду, щоб користувачі могли побачити, як виглядатимуть їхні статті перед публікацією.

Система категоризації та тегування

Однією з найбільш відомих функцій Document360 є його потужна система категоризації та тегування. Команди легко організовують вміст у ієрархічні структури, що спрощує пошук і навігацію інформацією. Це особливо корисно для команд з великими обсягами документації.

Підтримка багатомовності

Document360 також підтримує багатомовні бази знань, що дозволяє бізнесам обслуговувати глобальну аудиторію. Шляхом пропозиції перекладених версій документації, команди можуть покращити задоволеність клієнтів та доступність.

Розширені аналітичні дані

Платформа забезпечує докладні висновки щодо того, як користувачі взаємодіють з базою знань, такі як найбільш переглядані статті, тенденції пошуку та прогалини в контенті. Ці дані можуть допомогти командам удосконалити свою базу знань з часом.

Додаткові інтеграції

Document360 інтегрується з популярними інструментами, такими як Zendesk, Intercom та Microsoft Teams, що дозволяє командам підключати свою базу знань до існуючих робочих процесів.

Хто використовує Document360?

Document360 ідеально підходить для команд, які хочуть створити як громадські центри допомоги, так і внутрішні бази знань. Це особливо популярно серед:

• Команди служби підтримки клієнтів: Для створення самообслуговувальних порталів, які зменшують обсяг запитів.
• Команди продукту: Для документування технічних характеристик продукту та оновлень.
• Компанії SaaS: Для централізації матеріалів по впровадженню клієнтів та питань та відповідей.
• Малі та середні підприємства: Document360 - масштабована рішення, яка доступна для команд з обмеженим технічним досвідом.

Переваги та недоліки Document360

У кожного інструменту є свої переваги та недоліки. Ось розбивка переваг та недоліків Document360:

Переваги

Інтеграція з іншими інструментами

Document360 інтегрується з декількома основними платформами, що дозволяє легко вбудовувати вашу базу знань в інструменти, як то Intercom або Microsoft Teams.

Функціонал співпраці

Платформа пропонує контролі доступу на основі ролей, дозволяючи командам співпрацювати, зберігаючи водночас безпеку над конфіденційною інформацією.

Налаштування та масштабованість

Document360 дозволяє командам налаштовувати вигляд та відчуття своєї бази знань, а його рівні ціноутворення враховують бізнеси різного розміру.

Недоліки

Крива навчання

Хоча редактор користувача дружелюбний, налаштування добре організованої бази знань з декількома категоріями та підкатегоріями може бути приголомшливим для новачків.

Вартість

Ціна Document360 може стати перешкодою для менших команд або стартапів, особливо коли ви масштабуєтеся та потребуєте додаткові функціональні можливості, такі як аналітика чи багатомовна підтримка.

Обмежена співпраця в реальному часі

На відміну від платформ, які акцентують увагу на співпраці в реальному часі (наприклад, Google Docs або Guru), можливості співпраці Document360 обмеженіше, що може сповільнювати робочі процеси для команд з високою швидкістю.

Guru проти Document360

Під час порівняння Document360 та Guru ключова відмінність полягає в їх фокусі. Document360 оптимізований для створення статичних баз знань, тоді як Guru відрізняється в наданні реального, доступного знання безпосередньо у робочий процес вашої команди. Давайте розберемось:

Сильні сторони Guru

Контекстуальна доставка знань

Розширення браузера Guru та інтеграції із такими інструментами, як Slack, Microsoft Teams та Salesforce дозволяють користувачам отримувати перевірені знання тоді, коли і де вони цього потребують.

Агенти знань Guru роблять крок далі, індивідуалізуючи пошукові досвіди для задоволення потреб окремих відділів. Ці налаштовувані агенти, що працюють на базі штучного інтелекту, гарантують, що команди отримують найбільш актуальні результати для своїх ролей. Наприклад, команди з ІТ можуть швидко виводити технічну документацію, тоді як команди продажів моментально отримують доступ до останніх деталей продуктів. Цей спрямований підхід мінімізує відволікання та надає командам можливість працювати ефективніше.

Сторінки для настроюваних домашніх сторінок

Функція Pages Guru дозволяє командам створювати повністю брендовані, налаштовані домашні сторінки, що є центральними пунктами доступу до критичної інформації.

Адміністратори можуть використовувати Pages для поширення ключових оновлень, посилань на важливі ресурси або просування оголошень, що відповідають потребам їх організації. Забезпечуючи командам персоналізовану стартову точку, Guru забезпечує, що співробітники можуть швидко знаходити та отримувати доступ до найважливішого контенту, допомагаючи їм залишатися синхронізованими та продуктивними.

AI-підтримана перевірка знань

Guru виділяється своїми робочими процесами перевірки на основі штучного інтелекту, які забезпечують актуальність та точність знань вашої команди. Ця функція є ключовою для команд, що працюють із швидкозмінною інформацією.

Співпраця в реальному часі

Співпраця в реальному часі

З Guru команди можуть співпрацювати над карточками знань в режимі реального часу, що дозволяє швидше оновлення та покращує точність знань у всіх відділах. Крім того, AI асистент Guru, Assist, спрощує створення контенту, допомагаючи командам створювати, редагувати та перекладати знання на понад 100 мов. Це робить процес забезпечення зрозумілості, послідовності та доступності вашого контенту легшим за будь-коли.

Сильні сторони Document360

Публічні бази знань

Для команд, які потребують дедикованої, брендованої бази знань для клієнтів, різноманітні параметри налаштування Document360 роблять його відмінним вибором.

Розширені засоби ієрархічної організації Document360 спрощують побудову великомасштабних систем знань, що може бути складнішим для досягнення в Guru.

Інструменти ієрархічної організації Document360 дозволяють легко створювати системи знань великого масштабу, що може бути складно досягнути в Guru.

Можливості інтеграції та користувацький досвід

Обидва інструменти інтегруються з популярними платформами, такими як Slack та Microsoft Teams, але розширення браузера Guru дає їй значну перевагу для команд, які потребують знання безпосередньо у своїх існуючих робочих процесах. Tакож Guru широко високо оцінюється за свій інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який вимагає мінімального навчання порівняно з Document360.

Що говорять клієнти

Як Document360, так і Guru отримали високу похвалу від користувачів, але їх сильні сторони відповідають трохи різним аудиторіям. Ось що клієнти кажуть про кожен інструмент:

Користувачі Document360 часто відзначають його простоту використання, навіть для початківців. Один рецензент з Capterra поділився: "Дуже солідний." Я прийшов, не знаючи нічого про програму, але легко можу рухатися та почати управляти нашою базою знань відразу".

Користувачі Guru, з іншого боку, підкреслюють його адаптивність та ефективність у всіх розмірах організацій. Як зазначив один рецензент з Capterra, "Я працював з Guru в компанії понад 10 000 осіб та компанії із кількістю менше 100, і в обох випадках це було загалом дуже просто, надійно та, що найголовніше, ефективно".

Висновок: Вибір правильного інструменту для вашої команди

Якщо головним пріоритетом вашої команди є створення високо налаштованої обраної загальнодоступної бази знань для клієнтів, то Document360 може стати відмінним варіантом. Однак, якщо ви шукаєте інструмент, який надає довіру до знань безпосередньо в робочі процеси вашої команди, підтримує співпрацю в реальному часі та використовує штучний інтелект для збереження точної інформації, то Guru є очевидним вибором.

Хочете дізнатися більше про Guru? Перегляньте нашу демонстрацію та побачте, як він трансформує управління знаннями вашої команди.

‍