Що таке управління корпоративним вмістом?

Система управління корпоративним вмістом (УКВ) - це стратегія та технологічний рішення, яке використовується організаціями для управління, організації та зберігання величезних обсягів даних. Чи то документи, електронні листи або інші форми вмісту, УКВ забезпечує ефективне та безпечне оброблення всього. У своєй основі це все про збір, керування, зберігання, збереження та доставку інформації правильним людям у відповідний час.

У галузях, таких як фінанси, охорона здоров'я та уряд, де дотримання регуляторних вимог та безпека мають вирішальне значення, УКВ є невід'ємним інструментом. Це допомагає підприємствам залишатися організованими та дотримуватися вимог без втрати ефективності в операціях.

Основи управління корпоративним вмістом

Ключові компоненти систем УКВ

Системи управління корпоративним вмістом зазвичай складаються з декількох ключових компонентів, що співпрацюють, щоб керувати та контролювати вміст по всій організації:

• Захоплення та створення документів: Це включає в себе сканування фізичних документів та створення цифрових файлів, що робить їх легко знаходимими й доступними.
• Управління документами: Процес організації, відстеження та контролю життєвого циклу документа від створення до видалення.
• Автоматизація робочого процесу: Автоматизація бізнес-процесів, пов'язаних із документами, таких як схвалення та огляди, зменшуючи ручні зусилля.
• Управління записами: Забезпечення збереження важливих документів для дотримання вимог у сфері відповідності, у той час як застарілі документи архівуються або правильно утилізуються.
• Отримання вмісту та контроль доступу: Забезпечення правильного доступу правильним людям до правильних документів з міцним керуванням захистом.

Як УКВ відрізняється від традиційного управління документами

Поки традиційне управління документами в основному спрямоване на зберігання та вибірку документів, УКВ виходить за рамки цього. Це включає більш широкий спектр, такий як автоматизація робочих процесів, інтеграція з іншими системами управління бізнесом та забезпечення відповідності з регуляторними стандартами. Тут не тільки про те, де зберігаються документи, а як вони керуються протягом всього їхнього життєвого циклу, забезпечуючи їхню точність, актуальність та безпеку.

Чому впроваджувати систему управління корпоративним вмістом?

Переваги УКВ для підприємств

Впровадження УКВ надає значні переваги організаціям:

• Підвищена ефективність: Автоматизуючи робочі процеси та ефективно організовуючи вміст, підприємства скорочують час, витрачений на ручне опрацювання документів та пошук інформації.
• Покращена відповідність: Управління корпоративним вмістом допомагає підприємствам відповідати вимогам галузі шляхом управління графіками збереження документів, введення контролів доступу та забезпечення безпеки даних.
• Економія витрат: Зменшення залежності від фізичного зберігання, скорочення використання паперу та покращення ефективності операцій сприяють зниженню витрат.
• Покращене співробітництво: Зберігаючи та керуючи документами у централізованій системі, співробітники можуть легко співпрацювати, навіть в розподілених або віддалених робочих середовищах.

Галузі, які найбільше користуються рішеннями УКВ

Галузі, такі як фінанси, охорона здоров'я, уряд та великі підприємства особливо цінує докерівку контенту підприємства через їхню потребу у керуванні величезною кількістю чутливих даних. Ці галузі мають строгі правила, яким слід дотримуватися. Докерівка контенту підприємства допомагає їм виконувати закони, такі як HIPAA, GDPR та інші конкретні регуляції.

Економічне управління вмістом: основні функціональні можливості

Захоплення та створення документів

Захоплення та створення документів - перший крок у докерівці контенту підприємства. Це включає в себе сканування фізичних документів та створення цифрових записів, а також створення електронного контенту за допомогою бізнес-процесів.

Зберігання та організація

Після захоплення документів ці системи надають структурований спосіб зберігання та організації їх. Документи категоризовані за допомогою метаданих, що робить їх легкодоступними та легкими у керуванні.

Пошук та розподіл

Економічне управління вмістом забезпечує доступність документів відповідній людині у відповідний час. Розширені можливості пошуку дозволяють користувачам швидко знаходити файли, під час якісне надання опцій робить значущу інформацію захищеною.

Зберігання та управління записами

Система економічного управління вмістом також займається довгостроковим збереженням та архівуванням документів, забезпечуючи, що записи зберігаються стільки, скільки потрібно та дотримуються вимог законодавства.

Яка роль ЕКМ у цифровій трансформації?

Каталізатор для ініціатив робочого місця при цифровій трансформації

За організації ухвалюють цифрову трансформацію, ЕКМ відіграє роль острівним у сприянні цифрового робочого місця. Автоматизуючи керування документами, оптимізуючи робочі процеси та надаючи безпечний доступ до вмісту, ці системи дозволяють співробітникам працювати більш ефективно, незалежно від місця перебування.

Інтеграція з інші бізнес-системами та процесами

Системи ЕКМ призначені для безшовної інтеграції з іншими корпоративними інструментами, такими як CRM, ERP та системи управління людськими ресурсами. Ця зв'язаність забезпечує плавний потік інформації між підрозділами, підвищуючи співпрацю та прийняття рішень.

Рішення економічного управління вмістом: популярні платформи

Огляд провідного програмного забезпечення для ЕКМ

Кілька платформ для ЕКМ на сьогоднішній день очолюють ринок, пропонуючи потужні функції, пристосовані до різних галузей. Ці включають у себе:

• OpenText: Відомий своєю масштабованістю та гнучкістю, OpenText часто використовується великими підприємствами з складними потребами у керуванні документами.
• Microsoft SharePoint: Широко використовується платформа ЕКМ, яка добре інтегрується з екосистемою Microsoft, SharePoint - популярний вибір для співпраці та керування документами.
• DocuWare: Зосереджений на керуванні документами та автоматизації робочих процесів, DocuWare є простою у використанні ЕКМ рішенням, придатним для невеликих та середніх підприємств.

Порівняння функцій та можливостей

Хоча всі ЕКМ рішення пропонують керування документами, обсяг їх можливостей різний. Наприклад, OpenText дуже настроюваний та підходить для великих підприємств, в той час як Microsoft SharePoint відрізняється функціями співпраці, а DocuWare ідеально підходить для підприємств, які шукають просте, хмарно-орієнтоване керування документами.

Впровадження стратегії управління вмістом підприємства

Ключові аспекти вибору системи ЕДО

При виборі системи ЕДО підприємства повинні враховувати наступні фактори:

• Масштабованість: Система повинна рости разом з вашим бізнесом та обробляти зростаючі обсяги контенту.
• Інтеграція: Переконайтесь, що ЕДО гармонійно інтегрується з ваших існуючими бізнес-додатками.
• Досвід користувача: Система повинна бути простою для співробітників для узяття на озброєння та регулярного використання.
• Дотримання стандартів: ЕДО повинна відповідати регулятивним вимогам вашої галузі з питань безпеки даних та збереження.

Найкращі практики впровадження та використання ЕДО

Для максимізації переваг ЕДО важливо дотримуватися найкращих практик, таких як:

• Залучення ключових зацікавлених сторін: Залучайте представників з різних відділень для забезпечення того, щоб ЕДО відповідала потребам кожного.
• Тренінг та підтримка: Надайте належний тренінг працівникам для сприяння узяттю на озброєння та ефективного використання системи.
• Постійне оцінювання: Регулярно оцінюйте продуктивність системи та вносьте необхідні зміни для поліпшення ефективності.

Виклики управління корпоративним вмістом

Поширені перешкоди, з якими стикаються організації

Організації часто стикаються з викликами, такими як:

• Опір змінам: Працівники можуть бути сумнівні щодо узяття на озброєння нової системи.
• Проблеми з міграцією даних: Переміщення великих обсягів даних зі старих систем може бути складним та часомістким.
• Проблеми з безпекою: Забезпечення захисту чутливої інформації та одночасно забезпечення доступності може бути складним завданням.

Стратегії подолання викликів управління корпоративним вмістом

Для подолання цих викликів підприємства можуть:

• Забезпечити чітку комунікацію про переваги ЕДО: Покажіть працівникам, як система спростить їхню роботу.
• Планування поетапної реалізації: Впроваджуйте систему поетапно, щоб уникнути перевантаження персоналу.
• Забезпечити надійні протоколи безпеки: Застосовуйте сильні засоби контролю доступу та шифрування для захисту чутливої інформації.

Майбутнє управління корпоративним вмістом

Загальні тенденції у технології ЕДО

Майбутнє ЕДО буде супроводжуватися подальшими досягненнями в автоматизації, штучному інтелекті та машинному навчанні. Ці технології покращать можливості систем ЕДО класифікувати, управляти та інтелектуально видобувати контент, подальша мінімізація ручної праці та поліпшення точності.

Вплив штучного інтелекту і машинного навчання на ЕДО

Штучний інтелект та машинне навчання віддані змінювати ЕДО, автоматизуючи завдання, такі як категоризація документів та рекомендації щодо контенту. Ці технології також підвищать можливості пошуку в системах ЕДО, дозволяючи користувачам швидше та точніше знаходити відповідну інформацію.

Висновок: Прийняття управління корпоративним вмістом для успіху бізнесу

Управління корпоративним вмістом вже не є необов'язковим для організацій, які управляють великими обсягами контенту. Проводжуючи ECM, бізнес може покращити ефективність, забезпечити відповідність та підтримати цифрову трансформацію. З розвитком технології ECM вона продовжує відігравати критичну роль у забезпеченні компаніям можливості процвітання в все більш цифровому світі.

‍