Giới thiệu

Tạo hồ sơ nhân viên không chỉ là thủ tục và giới thiệu—đó là nền móng cho sự thành công của một người mới tại công ty của bạn. Thực hiện đúng cách, hồ sơ nhân viên tăng cường việc giữ chân, tăng tốc độ sản xuất và củng cố văn hóa công ty. Nhưng nhiều tổ chức gặp khó khăn với quy trình thủ công, các hệ thống không liên kết và rủi ro về tuân thủ.

Đó là lý do phần mềm tạo hồ sơ nhân viên xuất hiện. Những nền tảng này tối ưu hóa quá trình tạo hồ sơ bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, đảm bảo tuân thủ và cung cấp một trải nghiệm liền mạch cho người mới. Dù bạn là một lãnh đạo nhân sự tìm cách tăng cường hiệu quả, một chuyên gia CNTT tập trung vào tích hợp hệ thống, hay một nhà lãnh đạo kinh doanh tìm kiếm giữ chân nhân viên tốt hơn, phần mềm tạo hồ sơ nhân sự phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Lợi ích và ROI của phần mềm onboarding nhân viên

Tiết kiệm thời gian và chi phí thông qua tự động hóa

Các quy trình tạo hồ sơ thủ công tốn thời gian quý giá của nhân sự và tăng chi phí quản lý. Phần mềm tạo hồ sơ tự động hóa các công việc quan trọng như thu thập tài liệu, chữ ký điện tử và phân công nhiệm vụ, giảm cần thiết phải gửi email đi lại và theo dõi. Bằng cách giảm công việc quản lý, nhóm nhân sự có thể tập trung vào các sáng kiến chiến lược thay vì đóng gói.

Quản lý tuân thủ được cải thiện

Bắt kịp luật lao động, các biểu mẫu thuế và chính sách công ty có thể là một thách thức. Phần mềm tạo hồ sơ đảm bảo rằng người mới hoàn thành tài liệu cần thiết đúng thời hạn và cung cấp một dấu vết kiểm toán cho mục đích tuân thủ. Nhiều nền tảng cũng tích hợp với các hệ thống xác minh điện tử và tự động cập nhật thay đổi chính sách, giảm rủi ro pháp lý.

Trải nghiệm của nhân viên mới được nâng cao

Một trải nghiệm tạo hồ sơ cấu trúc tốt giúp người mới cảm thấy được chào đón và chuẩn bị. Cổng dịch vụ tự phục vụ, các mô-đun đào tạo tương tác và các luồng công việc hướng dẫn cung cấp sự rõ ràng và tự tin từ ngày đầu tiên. Ấn tượng đầu tiên tích cực có thể dẫn đến tăng cường đầy đủ sự hứng thú của nhân viên và sự hài lòng công việc lâu dài.

Thông tin dựa trên dữ liệu cho việc cải thiện quy trình

Nhóm nhân sự có thể sử dụng phân tích để theo dõi tỷ lệ hoàn tất việc tạo hồ sơ, xác định nút thắt và tối ưu hoá luồng công việc. Những thông tin này giúp doanh nghiệp tinh chỉnh quy trình tạo hồ sơ của họ, đảm bảo cải thiện liên tục và tốt hơn kết quả cho nhân viên.

Tính năng cần thiết của phần mềm onboarding

Quản lý tài liệu kỹ thuật số

Một giải pháp phần mềm HR onboarding tốt cho phép thu thập tài liệu dễ dàng, chữ ký điện tử và lưu trữ an toàn. Người mới nên có thể hoàn thành và gửi biểu mẫu một cách số liệu, loại bỏ trễ tráo giấy tờ.

Khả năng tự động hóa nhiệm vụ

Tự động hóa đảm bảo mỗi bước của quy trình onboarding được hoàn tất hiệu quả. Điều này bao gồm việc gửi nhắc nhở cho các công việc chưa hoàn thành, phân công bạn đồng hành trong quá trình tạo hồ sơ và kích hoạt yêu cầu CNTT cho tài khoản nhân viên mới.

Bảng điều khiển theo dõi tiến độ

Cả nhóm nhân sự và người mới sẽ được lợi ích từ bảng điều khiển cung cấp cái nhìn rõ ràng về tiến độ tạo hồ sơ. Quản lý có thể theo dõi tỷ lệ hoàn tất và giải quyết bất kỳ trễ tráo nào, trong khi người mới thấy rõ ràng những gì được yêu cầu của họ.

Khả năng tích hợp

Tích hợp liền mạch với các hệ thống HRIS, thanh toán và IT hiện có là quyết định quan trọng cho trải nghiệm onboarding suôn sẻ. Các nền tảng tốt nhất kết nối với các công cụ như Workday, BambooHR và Slack để đảm bảo luồng công việc thống nhất.

Công cụ bảo mật và tuân thủ

Xử lý dữ liệu nhân viên mạnh mẽ đòi hỏi các tính năng bảo mật chặt chẽ. Phần mềm Onboarding nên cung cấp quyền truy cập dựa trên vai trò, mã hóa và tuân thủ theo luật bảo vệ dữ liệu như GDPR và HIPAA.

Các giải pháp phần mềm onboarding nhân viên: các công cụ hàng đầu theo từng lĩnh vực

Phần mềm khai giảng tốt nhất cho doanh nghiệp: Workday Onboarding

• Lý tưởng cho các tổ chức lớn với quy trình làm việc phức tạp
• Các tính năng tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ pháp lý và quy định
• Tích hợp mượt mà với bộ công cụ Workday đầy đủ để trải nghiệm nguồn nhân lực thống nhất
• Phân tích tiên tiến để theo dõi và tối ưu hiệu quả khai giảng

Phần mềm khai giảng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ: BambooHR

• Giao diện thân thiện với người dùng được thiết kế cho các nhóm nhỏ
• Các tính năng cần thiết với mức giá phù hợp
• Cổng tự phục vụ của nhân viên để tối ưu hóa việc nộp tài liệu và đào tạo
• Trải nghiệm tối ưu trên di động cho việc khai giảng khi di chuyển

Phần mềm khai giảng tốt nhất cho các nhóm làm việc từ xa: Rippling

• Tuân thủ toàn cầu tích hợp sẵn cho việc tuyển dụng quốc tế
• Quản lý thiết bị bao gồm việc vận chuyển và cung cấp laptop
• Tự động hoá cung cấp IT để tạo tài khoản nhân viên ngay lập tức
• Quy trình khai giảng ảo để dẫn dắt người mới làm việc từ xa một cách mượt mà

Phần mềm khai giảng tốt nhất cho hệ thống tích hợp nhân sự: UKG Pro

• Tích hợp bên thứ ba mở rộng với hệ thống nhân sự, thanh toán và phúc lợi
• Đầy đủ tương thích với bộ công cụ nhân sự để trải nghiệm nhân viên kết nối
• Kiến trúc API mở để tùy chỉnh tích hợp theo nhu cầu
• Trình xây dựng quy trình tùy chỉnh để điều chỉnh quy trình khai giảng

Phần mềm khai giảng tốt nhất cho việc tùy chỉnh: SAP SuccessFactors

• Quy trình cấu hình cao cấp để phù hợp với nhu cầu kinh doanh độc đáo
• Mẫu cụ thể cho ngành về tuân thủ và hiệu quả
• Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cho các nhóm toàn cầu
• Tùy chọn thương hiệu rộng lớn để tạo ra trải nghiệm công ty liền mạch

Phần mềm khai giảng tốt nhất cho tự động hóa: Greenhouse

• Tự động hóa quy trình tiên tiến để giảm công sức thủ công
• Quản lý nhiệm vụ dựa trên trí thông minh AI cho quy trình khai giảng thông minh
• Tập trung tự động hóa việc thu thập tài liệu để đảm bảo tuân thủ
• Các tính năng lên lịch thông minh cho cuộc phỏng vấn và phiên đào tạo

Phần mềm onboarding tiết kiệm tốt nhất: Freshteam

• Giá cả cạnh tranh phù hợp cho các doanh nghiệp khởi nghiệp và SMBs
• Bộ tính năng cần thiết cho việc onboarding hiệu quả
• Triển khai đơn giản với thời gian thiết lập tối thiểu
• Dạng miễn phí có sẵn cho các nhóm nhỏ với nhu cầu cơ bản

Tiêu chí lựa chọn phần mềm onboarding của HR

Yếu tố ngân sách

Giá cả biến đổi rộng lớn giữa các giải pháp phần mềm onboarding, từ các dạng miễn phí đến các đăng ký cấp doanh nghiệp. Cân nhắc chi phí như phí theo người dùng, chi phí triển khai và các tùy chọn bổ sung tiềm năng.

Yêu cầu về khả năng mở rộng

Các doanh nghiệp nhỏ có thể cần một giải pháp nhẹ, trong khi các doanh nghiệp cần các nền tảng có khả năng mở rộng để phát triển cùng lực lượng lao động của họ. Tìm kiếm phần mềm có thể phục vụ cho việc mở rộng trong tương lai.

Kế hoạch triển khai

Một số nền tảng mất hàng tuần để triển khai, trong khi các nền tảng khác cung cấp tính năng cắm và chạy. Xem xét tốc độ bạn cần phải có phần mềm hoạt động và chạy.

Tích hợp với các hệ thống hiện có

Đảm bảo phần mềm hoạt động một cách mượt mà với hệ thống HRIS, thanh toán, cung cấp IT, và các công cụ truyền thông của bạn để tránh quy trình riêng lẻ.

Yếu tố trải nghiệm người dùng

Một hệ thống onboarding phức tạp có thể làm khó chịu các nhân viên mới. Chọn một nền tảng với giao diện trực quan, tương thích di động, và tùy chọn tự phục vụ.

Hướng dẫn triển khai phần mềm onboarding

Yêu cầu giai đoạn lập kế hoạch

Xác định mục tiêu, thu thập ý kiến từ các bên liên quan, và phác thảo các quy trình chính trước khi triển khai.

Bước đầu tiên về cài đặt và cấu hình

Tùy chỉnh quy trình làm việc, thiết lập quyền người dùng, và tích hợp nền tảng với hệ thống HR và IT hiện có.

Yêu cầu đào tạo nhóm

Đảm bảo HR, IT, và các quản lý hiểu cách sử dụng phần mềm hiệu quả thông qua các buổi đào tạo hoặc tài liệu hướng dẫn.

Những thách thức triển khai phổ biến

Vấn đề như di dời dữ liệu, tích hợp hệ thống, và việc áp dụng người dùng có thể nảy sinh. Đối mặt chúng một cách chủ động với một kế hoạch triển khai rõ ràng.

Thực tiễn tốt nhất cho sự áp dụng

Khuyến khích sự tham gia bằng cách thể hiện lợi ích của phần mềm, thu thập phản hồi, và tinh chỉnh quy trình khi cần thiết.

Mô hình giá phần mềm onboarding cho nhân viên

Các lựa chọn dựa trên đăng ký

Hầu hết các nền tảng onboarding sử dụng một mô hình đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm dựa trên kích thước công ty và tính năng.

Cấu trúc giá theo người dùng

Một số nhà cung cấp tính phí theo người dùng hoạt động, giúp việc chi phí trở nên dễ dàng dự đoán hơn cho các công ty đang phát triển.

Xem xét giá doanh nghiệp

Các tổ chức lớn có thể yêu cầu tính giá tùy chỉnh dựa trên số lượng nhân viên và tích hợp.

Cân nhắc các chi phí ẩn

Tìm các chi phí tiềm năng như phí triển khai, hỗ trợ cao cấp, hoặc các công cụ tự động hóa bổ sung.

Khuôn khổ tính toán ROI

Đánh giá tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả và giảm tốc độ nghỉ việc để xác định ROI của nền tảng.

Khả năng tích hợp phần mềm đào tạo nhân sự

Tương thích hệ thống HRIS

Đảm bảo phần mềm đồng bộ với các nền tảng HRIS như Workday, ADP, hoặc BambooHR để dữ liệu diễn ra suôn sẻ.

Tích hợp phần mềm tính lương

Kết nối với các hệ thống tính lương giúp giảm lỗi và đảm bảo cài đặt lương chính xác cho nhân viên.

Kết nối công cụ giao tiếp

Tích hợp với Slack, Microsoft Teams, hoặc các nền tảng email giúp quy trình đào tạo nhân sự trở nên thuận lợi và cộng tác.

Tích hợp hệ thống quản lý tài liệu

Truy cập dễ dàng vào sách tay nhân viên, chính sách, và tài liệu đào tạo cải thiện hiệu quả công việc.

Tùy chọn đăng nhập một lần

Khả năng SSO cải thiện bảo mật và đơn giản hóa quy trình đăng nhập cho nhân viên.

Xu hướng và triển vọng tương lai của phần mềm đào tạo nhân sự

Các tiến bộ về trí tuệ nhân tạo và tự động hóa

Các giải pháp đào tạo dựa trên trí tuệ nhân tạo đang cải thiện hiệu quả thông qua việc cung cấp phân tích tiên đoán và tự động hóa thông minh.

Các phương pháp điều chỉnh theo di động

Với việc có nhiều nhân viên làm việc từ xa, các công cụ đào tạo được tối ưu hóa cho di động đang trở nên cần thiết.

Khả năng đào tạo từ xa

Các tính năng đào tạo từ xa như bộ đèn chào mừng sốt digital, video giới thiệu, và quản lý công việc từ xa hiện đang là tiêu chuẩn.

Phân tích tiên đoán

Các nhóm HR đang nhận sự cộng tác của dữ liệu để cá nhân hóa quá trình đào tạo và cải thiện việc giữ chân nhân viên.

Các công nghệ mới nổi

Các đổi mới như trải nghiệm đào tạo thực tại ảo và xác minh dựa trên blockchain đang phát triển trong tương lai.

Kết luận

Đầu tư vào phần mềm đào tạo nhân sự phù hợp sẽ biến trải nghiệm tuyển dụng mới, nâng cao hiệu quả, và đảm bảo tuân thủ. Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ, một công ty chủ yếu làm việc từ xa, hoặc một doanh nghiệp lớn, có một giải pháp được cá nhân hóa cho nhu cầu của bạn. Sẵn lòng làm cho quy trình đào tạo nhân sự của bạn trở nên thông suốt? Khám phá những công cụ này và tiến tới bước tiếp theo trong trải nghiệm đào tạo thông suốt.

Cảnh báo về cách tự quảng cáo không xấu hổ: Hầu hết các công cụ onboarding tập trung vào việc kiểm tra, ký tài liệu và quản lý nhiệm vụ, nhưng Guru mang đến điều khác biệt - quản lý kiến thức được cung cấp bằng trí tuệ nhân tạo thời gian thực. Thay vì chỉ đưa cho nhân viên mới một cuốn tay sách, Guru đảm bảo rằng họ có thể dễ dàng tìm thấy câu trả lời chính xác và đáng tin cậy bất cứ khi nào họ cần. Với công cụ tìm kiếm được trang bị trí tuệ nhân tạo và các đại lý kiến thức, nhân viên có thể truy cập thông tin ngữ cảnh trực tiếp bên trong các công cụ họ đã sử dụng, chẳng hạn như Slack, MS Teams và trình duyệt của họ.

Guru cũng tích hợp một cách mượt mà vào quy trình onboarding, hiển thị kiến thức quan trọng đúng lúc thay vì làm cho nhân viên mới bị áp đảo bởi quá nhiều thông tin cùng một lúc. Khác với các nền tảng truyền thống nơi các chính sách lỗi thời vẫn tồn tại, quy trình xác minh tích hợp của Guru giữ cho kiến thức công ty chính xác và cập nhật. Bên cạnh đó, trong khi hầu hết phần mềm onboarding được thiết kế cho 30-60 ngày đầu tiên, Guru mở rộng hơn onboarding, hỗ trợ nhân viên với biểu đồ tổ chức, đề xuất của chuyên gia và chia sẻ kiến thức liên tục suốt thời gian làm việc của họ. Bằng cách nhúng mình vào quy trình làm việc, Guru biến quá trình onboarding thành một trải nghiệm học tập linh hoạt và liên tục thay vì chỉ là một sự kiện một lần. Xem bản demo của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

‍