Giới thiệu

Microsoft OneDrive for Business là một giải pháp lưu trữ đám mâysafe và bảo mật cho phép bạn lưu trữ, truy cập, chia sẻ và hợp tác an toàn trên tất cả các tệp của mình từ bất kỳ đâu. Là một phần của bộ Microsoft 365, OneDrive for Business là thiết yếu cho nơi làm việc hiện đại, cho phép các nhóm stream hóa quản lý tệp, tăng cường hợp tác và duy trì bảo mật dữ liệu mạnh mẽ.

​

Trong môi trường kỹ thuật số hiện nay, doanh nghiệp cần các giải pháp có thể thích nghi với làm việc từ xa, đảm bảo khả năng truy cập dữ liệu và hỗ trợ cộng tác trên nhiều địa điểm và thiết bị khác nhau. OneDrive for Business đáp ứng nhu cầu này bằng cách cung cấp một nền tảng tích hợp nhơntuyệt đối cho lưu trữ và chia sẻ tệp, làm cho nó trở thành một công cụ không thể thiếu cho các tổ chức của mọi quy mô.

​

OneDrive for Business cho ai

OneDrive for Business được thiết kế cho bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân nào muốn cải thiện quản lý tệp, hợp tác và bảo mật. Người dùng lý tưởng bao gồm:

• Nhân Viên Làm Việc Từ Xa: Nhân viên cần truy cập và cộng tác trên tệp từ các địa điểm khác nhau.
• Nhóm và Bộ phận: Các nhóm cần một nơi trung tâm để chia sẻ tài liệu và hợp tác một cách liền mạch.
• Đội và Phòng Ban: Nhóm cần một nơi tập trung để chia sẻ tài liệu và cộng tác một cách mượt mà.
• Quản Trị Viên IT: Các chuyên gia tập trung vào đảm bảo bảo mật dữ liệu và tuân thủ trong tổ chức.
• Quản Lý Dự Án: Cá nhân cần duy trì các tệp dự án được tổ chức và dễ truy cập.

​

Các tính năng chính

OneDrive for Business có một số tính năng chính được thiết kế để cải thiện năng suất và hợp tác:

Các Doanh Nghiệp Vừa và Nhỏ (SMBs): Các công ty cần giải pháp lưu trữ mạnh mẽ mà không đòi hỏi đầu tư cơ sở hạ tầng nặng.

Lưu trữ tệp an toàn

OneDrive for Business cung cấp lưu trữ đám mây an toàn và mở rộng, đảm bảo rằng tệp của bạn an toàn và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Với mã hóa tiên tiến ở cả trạng thái nghỉ và trong transit, bạn có thể tin tưởng rằng dữ liệu của mình được bảo vệ tốt.

​

Hợp tác liền mạch

Hợp tác ​​trực tiếp với đồng nghiệp bằng cách sử dụng tích hợp OneDrive với các ứng dụng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Chỉnh sửa tài liệu đồng thời, để lại nhận xét và xem thay đổi ngay lập tức, cải thiện năng suất và giảm thiểu nhu cầu gửi đi qua lại qua e-mail.

​

Chia sẻ tệp

Chia sẻ tệp và thư mục với dễ dàng, cả trong và ngoài tổ chức của bạn. Quyền truy cập chia sẻ granular cho phép bạn kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc bình luận vào tệp của bạn, cung cấp tính linh hoạt và bảo mật.

​

Truy cập từ bất kỳ đâu

Với ứng dụng OneDrive có sẵn trên nhiều nền tảng (Windows, macOS, iOS, Android), bạn có thể truy cập và quản lý tệp của mình từ bất kỳ thiết bị nào, đảm bảo rằng bạn luôn năng động bất kể nơi bạn đứng.

​

Lịch sử phiên bản

OneDrive lưu trữ lịch sử tất cả các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu của bạn, cho phép bạn quay trở lại phiên bản trước đó nếu cần. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các dự án hợp tác nơi có nhiều sửa đổi.

​

Truy cập ngoại tuyến

Chọn tệp hoặc thư mục để đồng bộ theo địa phương, cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa chúng mà không cần kết nối Internet. Các thay đổi được thực hiện ngoại tuyến sẽ tự động đồng bộ lại khi bạn kết nối lại.

​

Kết xuất tự động

Bảo vệ tệp quan trọng bằng cách thiết lập kết xuất tự động. Đảm bảo rằng bạn có bản sao của dữ liệu quan trọng của mình sẵn có trong đám mây trong trường hợp xóa nhầm hoặc sự cố hệ thống.

​

Tích hợp với Microsoft 365

OneDrive for Business tích hợp mượt mà với các ứng dụng khác của Microsoft 365 như Teams, SharePoint và Outlook, tạo một hệ sinh thái thống nhất cho tất cả nhu cầu kinh doanh của bạn.

​

Trường hợp sử dụng tốt nhất

OneDrive for Business excels in các kịch bản khác nhau, phục vụ các ngành công nghiệp và nhóm khác nhau:

​

Làm việc từ xa

Với sự bùng nổ của việc làm từ xa, các đội cần có quyền truy cập đáng tin cậy đến tệp từ các vị trí khác nhau. OneDrive cho phép người lao động từ xa lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các văn bản an toàn, bất kể vị trí địa lý của họ.

​

Các dự án hợp tác

Trong môi trường nơi hợp tác nhóm quan trọng, như các công ty tiếp thị hoặc phát triển phần mềm, tính năng soạn thảo cùng lúc và kiểm soát phiên bản thời gian thực của OneDrive nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và quản lý dự án.

​

Tuân thủ và bảo mật

Đối với các ngành có yêu cầu tuân thủ dữ liệu nghiêm ngặt, như chăm sóc sức khỏe và tài chính, các biện pháp bảo mật tiên tiến và chứng chỉ tuân thủ của OneDrive đảm bảo thông tin nhạy cảm được lưu trữ và chia sẻ một cách an toàn.

​

Giáo dục

Các tổ chức giáo dục có thể sử dụng OneDrive để quản lý tệp hiệu quả, cung cấp cho sinh viên và giáo viên một kho lưu trữ trung tâm cho các bài tập, ghi chú và tài liệu nghiên cứu. Các tính năng hợp tác cũng giúp thúc đẩy các dự án nhóm và đánh giá của đồng nghiệp.

​

Các tổ chức vừa và nhỏ

Các tổ chức vừa và nhỏ có thể tận dụng OneDrive để loại bỏ nhu cầu lưu trữ cơ sở hạ tầng vật lý, được hưởng từ lưu trữ đám mây có thể mở rộng, an toàn mà không cần đầu tư ban đầu lớn.

​

Bắt đầu

Bắt đầu sử dụng OneDrive for Business là rất dễ dàng. Hãy làm theo các bước sau:

​

1. Đăng ký Microsoft 365:

• Hãy đến trang web Microsoft 365 và chọn một kế hoạch bao gồm OneDrive for Business.
• Đăng ký và tạo tài khoản của mình.

​

1. Tải xuống OneDrive:

• Tải xuống ứng dụng OneDrive trên máy tính hoặc thiết bị di động từ trang web chính thức hoặc cửa hàng ứng dụng.

​

1. Cài đặt và Thiết lập:

• Hãy làm theo hướng dẫn cài đặt cho thiết bị của bạn.
• Hãy đăng nhập bằng thông tin tài khoản Microsoft 365 của mình.

​

1. Đồng bộ hóa Tập tin:

• Hãy chọn tệp và thư mục muốn đồng bộ hóa với OneDrive.
• Hãy cấu hình các thiết lập đồng bộ hóa để đảm bảo tệp của bạn được cập nhật trên tất cả các thiết bị.

​

1. Tổ chức Tập tin Của Bạn:

• Hãy tạo thư mục để quản lý tệp hiệu quả.
• Hãy sử dụng kéo và thả để di chuyển tệp vào OneDrive hoặc tải chúng lên thông qua ứng dụng.

​

1. Chia sẻ và Hợp tác:

• Hãy sử dụng các tùy chọn chia sẻ để mời đồng nghiệp xem hoặc chỉnh sửa tệp.
• Hãy thiết lập quyền dựa trên vai trò (xem, chỉnh sửa, bình luận).

​

1. Khám phá Các Tính năng Nâng cao:

• Hãy làm quen với lịch sử phiên bản, truy cập ngoại tuyến và sao lưu tự động.
• Hãy tích hợp OneDrive với các ứng dụng Microsoft 365 khác để có một lưu trình làm việc thống nhất.

​

Mẹo và thực hành tốt

Để tối đa hóa lợi ích của OneDrive for Business, hãy xem xét những mẹo và thực hành tốt thực tế này:

​

Quản lý hiệu quả

• Hãy tạo một cấu trúc thư mục logic để giữ tệp của bạn được tổ chức và dễ dàng truy cập.
• Hãy sử dụng nhãn và thông tin metadata để phân loại tệp nhanh chóng và tìm kiếm.

​

Quản lý quyền hạn

• Hãy thường xuyên xem xét các cài đặt chia sẻ để đảm bảo chỉ những cá nhân được授权 mới có thể truy cập.
• Sử dụng ngày hết hạn cho các liên kết chia sẻ để tăng cường bảo mật.

​

Tận dụng Kiểm soát Phiên bản

• Sử dụng lịch sử phiên bản để theo dõi các thay đổi và khôi phục các phiên bản trước khi cần thiết.
• Giao tiếp với các thành viên trong đội về cập nhật phiên bản để tránh xung đột.

​

Kích hoạt Truy cập Ngoại tuyến

• Đồng bộ hóa các tệp và thư mục quan trọng để truy cập ngoại tuyến, đặc biệt nếu bạn thường làm việc mà không có kết nối internet đáng tin cậy.
• Kiểm tra trạng thái đồng bộ hóa đều đặn để đảm bảo rằng các thay đổi ngoại tuyến của bạn đã được cập nhật.

​

Tự động Sao lưu

• Thiết lập OneDrive để sao lưu các thư mục quan trọng trên thiết bị của bạn một cách tự động.
• Xem xét cài đặt sao lưu đều để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu quan trọng đều được bao gồm.

​

Tích hợp với Guru

Tích hợp OneDrive for Business với Guru đưa năng suất của bạn lên một tầm cao mới. Guru, một giải pháp tìm kiếm trí tuệ doanh nghiệp, đơn giản hóa việc truy cập thông tin và quản lý kiến thức bằng cách kết nối dữ liệu phân tán của công ty từ các nguồn khác nhau.

Lợi ích từ Tích hợp

• Trải Nghiệm Tìm Kiếm Thống Nhất: Guru cho phép bạn tìm kiếm trên tất cả các hệ thống kết nối của bạn, bao gồm cả OneDrive. Điều này có nghĩa là bạn có thể tìm thấy các tệp lưu trữ trong OneDrive cùng với thông tin từ các nền tảng khác chỉ trong một lần nhấn.
• Câu Trả Lời Theo Bối Cảnh: Guru cung cấp câu trả lời cá nhân hóa dựa trên bối cảnh của câu hỏi của bạn, giảm thời gian tìm kiếm thông tin.
• Nguyên Tắc Một Nguồn Thông Tin Đáng Tin Cậy: Với Guru, bạn có thể thu thập và xác minh thông tin quan trọng từ OneDrive, duy trì một cơ sở tri thức đáng tin cậy và cập nhật mà mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể truy cập.
• Hiểu Biết Tích Cực: Guru có thể một cách tích cực cung cấp câu trả lời và thông tin liên quan từ tệp OneDrive của bạn, giúp nhân viên truy cập thông tin quan trọng trước khi họ thậm chí còn chưa hỏi.

Kết luận

Microsoft OneDrive for Business là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao quản lý tệp và sự hợp tác trong môi trường làm việc hiện đại. Với việc lưu trữ an toàn, tích hợp mượt mà với Microsoft 365, và tính năng mạnh mẽ, nó đáp ứng nhu cầu của các người sử dụng khác nhau, từ nhân viên làm việc từ xa đến quản trị viên IT. Bằng cách tuân thủ các quy tắc tốt nhất, bạn có thể tối đa hóa lợi ích của OneDrive, đảm bảo quản lý tệp hiệu quả và an toàn.

Tích hợp OneDrive for Business với Guru thúc đẩy năng suất, cung cấp trải nghiệm tìm kiếm thống nhất và duy trì một nguồn thông tin đáng tin cậy. Tận hưởng OneDrive for Business và tích hợp nó với Guru để biến cách tổ chức của bạn quản lý và truy cập thông tin, thúc đẩy hiệu quả và sự hợp tác tăng cường.