Tém quý kinh doanh côn lám việc vận hành hiệu quả là quan trọng để đảm bảo thành công. Dù bạn đang vào một doanh nghiệp nhỏ hoặc một doanh nghiệp lớn, phần mềm quản lý nguồn nhân lực đã trở thành một công cụ thiết yếu để streamlining các hoạt động, tăng năng suất và đảm bảo tuân thủ các quy định thay đổi liên tục. Nhưng, như với bất kỳ đầu tư nào, việc hiểu về chi phí liên quan tới phần mềm quản lý nguồn nhân lực là rất quan trọng. Hướng dẫn này được thiết kế để giúp bạn dễ dàng di chuyển qua phức tạp của khái niệm giá thành phần mềm quản lý nguồn nhân lực, cung cấp cho bạn các ý tưởng cần thiết để đưa ra quyết định thông minh phù hợp với nhu cầu kinh doanh và ngân sách của bạn.

Yếu tố ảnh hưởng đến việc định giá phần mềm nguồn nhân sự

Khi nói về phần mềm quản lý nguồn nhân lực, không có bất kỳ mô hình giá cả nào. Chi phí của công cụ nhân lực có thể khác biệt đáng kể dựa trên nhiều yếu tố. Hãy nêu các yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới việc có bao nhiêu tiền bạn sẽ trả.

• Kích thước công ty và số lượng nhân viên: Các tổ chức lớn với nhiều nhân viên thường phải trả nhiều hơn, vì hầu hết mô hình giá cả phần mềm quản lý nguồn nhân lực có chi phí dựa trên số lượng người dùng hoặc nhân viên.
• Các tính năng và chức năng cần thiết: Bạn càng cần nhiều tính năng và tùy chỉnh, giá càng cao. Những gói cơ bản có thể bao gồm quản lý thu nhập và lợi ích và theo dõi thời gian, trong khi các tùy chọn thông minh hơn có thể cung cấp quản lý hiệu suất, tuyển dụng và hơn thế nữa.
• Mô hình triển khai (di động dựa trên đám mây khác với triển khai trên-premises): Các giải pháp dựa trên đám mây có chi phí thấp hơn ban đầu nhưng có chi phí nhận diện lặp đi lặp lại. Sử dụng mô hình triển khai tại địa điểm có thể đắt lên trước tiên, nhưng sẽ tiết kiệm lâu dài, đặc biệt cho các tổ chức lớn.
• Yêu cầu về tùy chỉnh: Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu các tùy chỉnh cụ thể công nghệ, điều này sẽ tăng chi phí, cả về mặt lắp đặt và bảo trì dài hạn.
• Yêu cầu cụ thể của ngành nghề: Các ngành nghề cụ thể, như chăm sóc sức khỏe hoặc tài chính, có thể yêu cầu tuân thủ nhất định, có thể đòi hỏi các tính năng bổ sung hoặc tùy chỉnh, ảnh hưởng tới chi phí.

Các mô hình giá phổ biến của phần mềm tính lương

Hiểu biết và các mô hình khác nhau có thể giúp chọn phần mềm tốt nhất cho ngân sách của bạn. Dưới đây là các phương pháp phổ biến duy nhất mà các bên cung cấp:

• Chi phí bằng nhân viên: Mô hình này sẽ chỉ dựa theo số nhân viên sử dụng phần mềm. Phiên bản này linh hoạt và mở rộng, làm cho nó trở nên lý tưởng cho các công ty đang phát triển.
• Giá biểu phí: Phương pháp rõ ràng và trực tiếp nơi bạn trả mức phí cố định nào đền sử dụng phần mềm. Các tổ chức nhỏ thường chọn phương pháp này để tất cả nhân viên của họ luôn đăng ký.
• Xếp hạng giá trị: Cung cấp các gói có các mức khác nhau và các tính năng khác nhau, bạn có thể bắt đầu bằng tùy chọn cơ bản và sau đó nâng cấp khi nhu cầu của bạn tăng lên. Sau khi hệ thống đã hoàn thiện, bạn có thể nâng lên các phiên bản khác cao hơn.
• Chi phí có bài bản: 1 số nhà cung cấp cung cấp các bề rộng tuỳ biến cho nhu cầu của bạn, bởi trải nghiệm bạn có của những phần mềm này.
• Mô hình miễn phí: Giúp bạn đặt màn hình bàn làm việc hoặc ban giao hữu của bạn để có cho mình những bạn hài lòng nhất. Các tổ chức nhỏ hoặc doanh nghiệp sử dụng công nghệ mới hợp tác cùng nhau dễ dàng.

Tìm hiểu về chi phí tổng thể của phần mềm tính lương

Gía thành phần mềm tính lương chỉ là một phần nhỏ trong công thức tính toán. Để hiểu đúng, xem xét các yếu tố sau.

• Việc thiết lập ban đầu và chi phí triển khai: Bao gồm bất kỳ phí nào cho việc cài đặt phần mềm, cấu hình nó theo nhu cầu của bạn và tích hợp nó với các hệ thống khác.
• Các khoản phí đăng ký hoặc cấp phép định kỳ: Các giải pháp dựa trên đám mây thường đi kèm với các khoản phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm, trong khi phần mềm cài đặt tại chỗ thường yêu cầu một khoản phí cấp phép một lần với khả năng chi phí hỗ trợ liên tục.
• Chi phí đào tạo và tiền chi phí tiếp nhận nhân viên: Đừng bỏ qua chi phí đào tạo nhóm của bạn để sử dụng phần mềm mới một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm các buổi đào tạo chính thức hoặc đơn giản là thời gian dành để học hệ thống.
• Chi phí bảo trì và hỗ trợ: Cho dù là cập nhật phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật, hoặc bảo trì chung, những chi phí này có thể tích tụo dần theo thời gian, đặc biệt nếu bạn cần hỗ trợ cao cấp.
• Tích hợp với các hệ thống hiện tại: Nếu phần mềm nguồn nhân sự của bạn cần tích hợp với các hệ thống khác (như lương hoặc phần mềm CRM), có thể có chi phí phát sinh khác.
• Chi phí di chuyển dữ liệu: Chuyển dữ liệu nguồn nhân sự hiện có của bạn vào hệ thống mới có thể tốn nhiều thời gian và chi phí, đặc biệt nếu dữ liệu không ở định dạng tương thích.

Các chi phí ẩn cần xem xét

Ngay cả khi đã lập kế hoạch cẩn thận, có thể có chi phí không mong đợi nảy sinh. Dưới đây là một số chi phí ẩn cần chú ý:

• Chi phí mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển: Khi công ty của bạn mở rộng, bạn có thể cần nâng cấp gói phần mềm hoặc thêm người dùng, điều này có thể tăng chi phí.
• Các chi phí tùy chỉnh và bổ sung chức năng: Nếu bạn quyết định cần thêm tính năng hoặc tùy chỉnh sau cài đặt ban đầu, hãy chú ý đến việc phải trả thêm tiền.
• Downtime tiềm năng trong quá trình triển khai: Triển khai phần mềm mới có thể dẫn đến thời gian nghỉ tạm thời, điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất và cuối cùng, lợi nhuận của bạn.
• Năng suất của nhân viên trong quá trình học: Có thể mất thời gian cho nhân viên của bạn để trở nên thành thạo hoàn toàn với phần mềm mới, điều này có thể tạm thời ảnh hưởng đến hiệu quả.
• Các chi phí bảo mật và tuân thủ dữ liệu: Đảm bảo phần mềm nguồn nhân sự của bạn đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ dữ liệu cần thiết có thể đòi hỏi các chi phí phát sinh, đặc biệt trong các ngành được quy định.

Cách chọn phần mềm nguồn nhân sự đúng dựa trên ngân sách

Chọn phần mềm nguồn nhân sự không chỉ là về việc tìm một lựa chọn rẻ nhất; mà còn là về việc tìm giá trị tốt nhất cho nhu cầu cụ thể của bạn. Dưới đây là cách tiếp cận quyết định:

• Đánh giá nhu cầu và ưu tiên kinh doanh của bạn: Bắt đầu bằng việc xác định bạn cần phần mềm làm gì và những tính năng nào là không thể thương lượng.
• Đánh giá ROI và giá trị lâu dài: Xem xét làm thế nào phần mềm sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn theo thời gian. Có thể tiết kiệm tiền bằng cách cải thiện hiệu suất làm việc, hoặc giúp bạn tránh những vấn đề về tuân thủ phức tạp?
• So sánh các nhà cung cấp khác nhau và cấu trúc giá của họ: Đừng chỉ xem xét giá cơ bản; xem xét những gì được bao gồm trong mỗi gói và những chi phí phát sinh bạn có thể gặp phải.
• Thương lượng hợp đồng và khám phá chiết khấu: Nhiều nhà cung cấp sẵn lòng thương lượng, đặc biệt nếu bạn là một khách hàng lớn hoặc sẵn lòng ký hợp đồng dài hạn. Đừng ngần ngại yêu cầu giảm giá.
• Xem xét khả năng mở rộng cho tương lai: Chọn phần mềm có thể phát triển cùng doanh nghiệp của bạn, để bạn không phải chuyển đổi hệ thống khi công ty mở rộng.

Ví dụ về giá phần mềm quản lý nhân sự

Để bạn hiểu rõ hơn về những gì bạn có thể mong đợi, đây là một số trường hợp thực tế:

• Doanh nghiệp nhỏ (1-50 nhân viên): Thông thường, một doanh nghiệp nhỏ có thể trả từ $5 đến $15 cho mỗi nhân viên mỗi tháng cho phần mềm quản lý nhân sự cơ bản. Các tính năng bổ sung hoặc hỗ trợ cao cấp có thể đẩy giá này lên cao hơn.
• Doanh nghiệp vừa (51-500 nhân viên): Các doanh nghiệp vừa thường sử dụng các mô hình giá có nhiều cấp độ, với chi phí dao động từ $3,000 đến $10,000 hằng năm, tùy thuộc vào các tính năng và số người dùng.
• Doanh nghiệp lớn (500+ nhân viên): Các doanh nghiệp lớn thường cần một giải pháp quản lý nhân sự tinh chỉnh hoàn toàn với giá có thể dao động từ $25,000 đến $100,000 hoặc hơn hằng năm, dựa trên sự phức tạp của nhu cầu của họ.

Mẹo để tối ưu hóa chi phí phần mềm quản lý nhân sự

Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa khi đầu tư vào phần mềm quản lý nhân sự:

• Bắt đầu với các tính năng cơ bản và mở rộng: Bắt đầu với gói cơ bản và thêm tính năng khi nhu cầu của bạn phát triển.
• Tận dụng các phiên dùng thử miễn phí và demo: Nhiều nhà cung cấp cung cấp phiên dùng thử miễn phí hoặc demo—hãy sử dụng chúng để đảm bảo phần mềm đáp ứng nhu cầu của bạn trước khi cam kết.
• Xem xét các lựa chọn mã nguồn mở: Nếu ngân sách là một vấn đề quan trọng, khám phá các lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự mã nguồn mở, giá cả cũng như tính tùy chỉnh cao hơn.
• Định kỳ xem xét và tối ưu hóa việc sử dụng: Định kỳ xem xét cách đội của bạn sử dụng phần mềm để đảm bảo bạn không trả tiền cho các tính năng mà bạn không cần.

Xu hướng tương lai về giá phần mềm quản lý nhân sự

Khi công nghệ tiến triển, các mô hình giá cũng thay đổi. Dưới đây là những điều bạn nên chú ý:

• Trí tuệ nhân tạo và tự động hóa ảnh hưởng đến các mô hình giá: Khi Trí tuệ Nhân tạo trở nên phổ biến hơn trong phần mềm quản lý nhân sự, hãy mong đợi thấy các mô hình giá mới phản ánh giá trị của tự động hóa và khả năng học máy.
• Chuyển hướng về mô hình giá linh hoạt, phân mảnh hơn: Các nhà cung cấp ngày càng cung cấp mô hình giá phân mảnh, cho phép các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho các tính năng họ sử dụng.
• Tập trung nhiều hơn vào mô hình giá dựa trên giá trị: Nhiều nhà cung cấp có khả năng chuyển sang mô hình giá dựa trên giá trị, nơi chi phí được liên kết với các lợi ích cụ thể phần mềm cung cấp, như thời gian tiết kiệm hoặc tuân thủ tốt hơn.

Kết Luận

Phần mềm quản lý nhân sự là một đầu tư quan trọng, nhưng có thể mang lại lợi ích lớn về hiệu quả, tuân thủ và sự hài lòng của nhân viên. Bằng cách hiểu rõ các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến giá cả, bạn có thể đưa ra quyết định thông minh cân nhắc giữa chi phí và tính năng cũng như giá trị lâu dài. Hãy nhớ, phần mềm quản lý nhân sự phải không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại của bạn mà còn cần có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Dành thời gian để so sánh các lựa chọn, đàm phán khi cần và đảm bảo rằng bạn đang có giải pháp tốt nhất cho ngân sách của bạn.

‍