Việc lựa chọn nền tảng quản lý kiến thức phù hợp là rất quan trọng đối với các nhóm phải dựa vào việc truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác. Với nhiều lựa chọn trên thị trường, có thể khá phức tạp để xác định công cụ nào phù hợp với nhu cầu cụ thể của đội của bạn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn về Document360, một giải pháp quản lý kiến thức phổ biến, và so sánh với Guru để giúp bạn đưa ra quyết định thông minh.

Document360 là gì?

Document360 là một nền tảng quản lý kiến thức dựa trên đám mây được thiết kế để giúp các công ty tạo, quản lý và chia sẻ tài liệu nội bộ và ngoại vi. Được ra mắt bởi Kovai.co, nó được công nhận rộng rãi với

Điều làm nổi bật Document360 là tập trung vào việc giúp người dùng không kỹ thuật quản lý dễ dàng tài liệu mạnh mẽ, hoàn chỉnh với hỗ trợ đa phương tiện và tính năng phân loại. Điều này khiến nó trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là trong các ngành như SaaS, thương mại điện tử và hỗ trợ khách hàng.

Tính năng chính của Document360

Document360 được trang bị nhiều tính năng thiết kế để đơn giản hóa việc tạo và tổ chức tài liệu. Dưới đây là cái nhìn cận cảnh:

Trình soạn thảo cơ sở kiến thức dễ sử dụng

Ở trung tâm của Document360 là trình soạn thảo đơn giản, dựa trên markdown. Nó cho phép các nhóm tạo các bài viết được tổ chức tốt, hấp dẫn trực quan mà không yêu cầu kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu. Trình soạn thảo hỗ trợ định dạng văn bản phong phú, tải lên phương tiện, và chế độ xem trước, để người dùng có thể thấy chính xác bài viết của mình sẽ như thế nào trước khi xuất bản.

Hệ thống phân loại và đánh dấu

Một trong những tính năng được khen ngợi nhất của Document360 là hệ thống phân loại và đánh dấu mạnh mẽ của nó. Các nhóm có thể dễ dàng tổ chức nội dung vào cấu trúc phân cấp, giúp việc lập chỉ mục và điều hướng thông tin trở nên đơn giản. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm với một lượng lớn tài liệu.

Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ

Document360 cũng hỗ trợ cơ sở kiến thức đa ngôn ngữ, giúp doanh nghiệp phục vụ đối tượng khán giả toàn cầu. Bằng cách cung cấp các phiên bản dịch của tài liệu, các nhóm có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tính khả dễ tiếp cận.

Tính năng phân tích tiên tiến

Nền tảng cung cấp cái nhìn chi tiết về cách người dùng tương tác với cơ sở kiến thức, như các bài viết được xem nhiều nhất, xu hướng tìm kiếm và khoảng trống trong nội dung. Dữ liệu này có thể giúp các nhóm tinh chỉnh cơ sở kiến thức của họ theo thời gian.

Các tích hợp bổ sung

Document360 tích hợp với các công cụ phổ biến như Zendesk, Intercom và Microsoft Teams, cho phép các nhóm kết nối cơ sở kiến thức của họ với các luồng công việc hiện tại.

Ai sử dụng Document360?

Document360 lý tưởng cho các nhóm muốn tạo trung tâm trợ giúp công cộng và cơ sở kiến thức nội bộ. Đặc biệt phổ biến trong:

• Nhóm hỗ trợ khách hàng: Để xây dựng các cổng tự phục vụ giảm số lượng vé.
• Nhóm sản phẩm: Để tài liệu thông số sản phẩm và cập nhật.
• Các công ty SaaS: Để tập trung các tài liệu hướng dẫn khách hàng và câu hỏi thường gặp.
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Document360 là một giải pháp có khả năng mở rộng hoàn thiện dành cho các nhóm có kiến thức kỹ thuật hạn chế.

Ưu nhược điểm của Document360

Mỗi công cụ đều có những điểm mạnh và điểm yếu. Dưới đây là một phân tích chi tiết về ưu nhược điểm của Document360:

Ưu điểm

Tích hợp với các công cụ khác

Document360 tích hợp với một số nền tảng lớn, giúp dễ dàng nhúng cơ sở kiến thức vào các công cụ như Intercom hoặc Microsoft Teams.

Các tính năng hợp tác

Nền tảng cung cấp kiểm soát quyền dựa trên vai trò, giúp các nhóm làm việc cùng nhau trong khi duy trì bảo mật cho thông tin nhạy cảm.

Tuỳ chỉnh và khả năng mở rộng

Document360 cho phép các nhóm tinh chỉnh giao diện của cơ sở kiến thức của họ, và các mức giá của nó phù hợp với các doanh nghiệp có kích thước đa dạng.

Nhược điểm

Không gian học

Mặc dù trình soạn thảo thân thiện với người dùng, thiết lập một cơ sở kiến thức được tổ chức tốt với nhiều danh mục và danh mục con có thể làm cho người dùng lần đầu tiên bị áp đảo.

Chi phí

Giá của Document360 có thể trở thành một rào cản đối với các nhóm nhỏ hoặc các cộng đồng khởi nghiệp, đặc biệt khi bạn mở rộng và cần thêm tính năng như phân tích hoặc hỗ trợ đa ngôn ngữ.

Hạn chế hợp tác thời gian thực hẹp

Không giống như các nền tảng mà tập trung vào hợp tác thời gian thực (như Google Docs hoặc Guru), các tính năng hợp tác của Document360 hạn chế hơn, điều này có thể làm chậm quy trình làm việc cho các nhóm với tốc độ nhanh.

Guru so với Document360

Khi so sánh Document360 và Guru, sự phân biệt chính đặt ở trọng tâm của họ. Document360 được tối ưu hóa để tạo cơ sở kiến thức tĩnh, trong khi Guru vượt trội ở việc cung cấp kiến thức thời gian thực, dễ truy cập trực tiếp vào quy trình làm việc của đội ngũ của bạn. Hãy phân tích cụ thể:

Những điểm mạnh của Guru

Việc cung cấp kiến thức dựa trên bối cảnh

Tiện ích trình duyệt và tích hợp của Guru với các công cụ như Slack, Microsoft Teams và Salesforce cho phép người dùng truy cập kiến thức được xác nhận ngay lập tức khi và nơi họ cần.

Các Đại lý Kiến thức của Guru đưa điều này một bước xa hơn bằng cách tinh chỉnh trải nghiệm tìm kiếm để đáp ứng nhu cầu của các phòng ban cụ thể. Những đại lý AI có thể tùy chỉnh này đảm bảo rằng đội ngũ nhận được kết quả liên quan nhất cho vai trò của họ. Ví dụ, các đội IT có thể nhanh chóng trình bày tài liệu kỹ thuật, trong khi các đội bán hàng ngay lập tức truy cập vào thông tin sản phẩm mới nhất. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu sự phân tâm và tăng cường khả năng làm việc của đội ngũ.

Trang cho trang chủ có thể tùy chỉnh

Tính năng Trang của Guru cho phép nhóm thiết kế trang chủ được tùy chỉnh hoàn toàn mang tính nhãn hiệu, là trung tâm cho thông tin quan trọng.

Quản trị viên có thể sử dụng Trang để chia sẻ cập nhật quan trọng, liên kết đến các nguồn thông tin quan trọng hoặc quảng cáo thông báo được tùy chỉnh cho nhu cầu của tổ chức của họ. Bằng cách cung cấp cho đội ngũ một điểm bắt đầu cá nhân hóa, Guru đảm bảo rằng nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy và truy cập vào nội dung quan trọng nhất, giúp họ duy trì sự đồng thuận và hiệu quả làm việc.

Xác minh kiến thức AI được vận hành bởi AI

Guru nổi bật với các luồng công việc xác minh do AI điều khiển, đảm bảo rằng kiến thức của đội ngũ của bạn luôn được cập nhật và chính xác. Tính năng này rất quan trọng đối với các đội xử lý thông tin thay đổi nhanh chóng.

Hợp tác thời gian thực

Hợp tác thời gian thực

Với Guru, các nhóm có thể hợp tác trên các thẻ kiến thức trong thời gian thực, giúp cập nhật nhanh chóng và cải thiện độ chính xác kiến thức trên các phòng ban. Ngoài ra, trợ lý viết AI của Guru, Assist, tối ưu hóa việc tạo nội dung bằng cách giúp các nhóm sáng tạo, chỉnh sửa và dịch kiến thức sang hơn 100 ngôn ngữ. Điều này giúp dễ dàng hơn bao giờ hết để đảm bảo nội dung của bạn rõ ràng, nhất quán và dễ truy cập cho một lực lượng lao động toàn cầu.

Những điểm mạnh của Document360

Cơ sở kiến thức dành cho công chúng

Đối với những nhóm cần một cơ sở kiến thức được tùy chỉnh, có thương hiệu dành cho khách hàng, các tùy chọn tùy chỉnh mạnh mẽ của Document360 khiến nó trở thành lựa chọn xuất sắc.

Công cụ tổ chức phân cấp tiên tiến của Document360 giúp dễ dàng xây dựng các hệ thống kiến thức quy mô lớn, điều mà có thể khó khăn hơn khi thực hiện trong Guru.

Công cụ tổ chức theo cấp bậc của Document360 giúp việc xây dựng các hệ thống kiến thức quy mô lớn dễ dàng hơn, điều này có thể khó khăn hơn khi thực hiện ở Guru.

Khả năng tích hợp và trải nghiệm người dùng

Cả hai công cụ tích hợp với các nền tảng thông dụng như Slack và Microsoft Teams, nhưng tiện ích trình duyệt của Guru đem lại lợi thế lớn đối với những nhóm cần kiến thức trực tiếp trong đường công việc hiện tại của họ. Guru cũng được ca ngợi rộng rãi với giao diện trực quan của nó, cần ít đào tạo hơn so với Document360.

Những gì khách hàng nói về

Cả Document360 và Guru đã nhận được lời khen cao từ người dùng, nhưng những điểm mạnh của họ phục vụ cho một số đối tượng khác nhau một chút. Đây là những gì khách hàng muốn nói về mỗi công cụ:

Người dùng Document360 thường đề cập đến sự dễ sử dụng của nó, ngay cả với người mới bắt đầu. Một đánh giá viên Capterra chia sẻ, "Rất chắc chắn." Tôi đã đến mà không biết gì về chương trình nhưng dễ dàng di chuyển và bắt đầu quản lý cơ sở kiến thức của chúng tôi ngay từ lúc đầu.

Người dùng Guru, bằng cách khác, nhấn mạnh đến sự linh hoạt và hiệu quả của nó trên các tổ chức mọi kích thước. Như một đánh giá viên Capterra ghi nhận, "Tôi đã làm việc với Guru tại một công ty có hơn 10.000 nhân viên và một công ty chỉ có dưới 100, và ở cả hai trường hợp đều rất dễ dàng, đáng tin cậy và quan trọng nhất là hiệu quả."

Kết luận: Chọn công cụ phù hợp cho đội của bạn

Nếu ưu tiên của đội của bạn là tạo ra một cơ sở kiến thức cá nhân hóa, dành cho công chúng, cho khách hàng, Document360 có thể phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ cung cấp kiến thức tin cậy trực tiếp vào quy trình làm việc hiện tại của đội, hỗ trợ cộng tác thời gian thực và tận dụng trí tuệ nhân tạo để giữ thông tin chính xác, Guru là lựa chọn rõ ràng.

Muốn biết thêm về Guru? Xem bản demo của chúng tôi và thấy cách nó biến đổi quản lý kiến thức của đội của bạn.

‍