每個技術堆疊有兩個版本：您擁有的工具和平台的長清單，以及您實際使用的工具和平台的短清單。 隨著技術堆疊的擴展和勞動力的變化，公司生態系統中可能會出現越來越多的無用應用程式（即採用率低或沒有明確負責人的應用程式），這可能開始被忽視，成為預算負擔和安全風險。 即使每年的預算編制過程也可能無法解決這個問題，因為許多未使用的應用程式仍然保留著過多的座位項目。 舉個例子：我曾為一家公司工作，給我提供了設計軟體的座位許可，但我不知道—也從未學會—如何使用它，僅僅因為它是標準行銷工具組的一部分。

這並不是說您不應該將新的應用程式納入您的技術堆疊！ 事實上，在考慮新的應用程式時，您可能會更好地理解您目前設置中哪些應用程式使用率低，以及您可能需要在哪些方面進行投資。

讓我們看看如何全面評估您的技術堆疊，了解每個人短清單和長清單上的內容，並填補空白。

如何評估您現有的技術堆疊

您可能認為，應該從查看預算開始。 並不是。 首先檢查預算，大的項目可能會使您震驚，促使您停止廣泛使用的應用程式。 它也沒有考慮到您的團隊可能正在使用的免費應用程式（或可能不再使用的應用程式，但仍通過 SSO 存取您的數據）。

1. 開始評估的最佳方法是……詢問您的團隊！

您的醫生會（或應該）每次要求您列出您的藥物，這是有原因的。 他們的系統中可能有舊處方，這可能會對推薦新方法造成負面影響，他們想了解您到底在服用什麼。 為了減少數據疲勞，您可以讓他們填寫一份提前加載了您知道他們可以訪問的工具的表單，要求他們勾選他們使用的項目，並補充其他您可能未捕獲的項目。

您還應按產品使用頻率拆分您的征集表（選項：從不、每月 1-2 次、幾乎每週、每週幾次、每天），以更充分地了解他們的短列表和長列表。

專業提示：確保您強調這不是一個“抓住”的練習。 人們可能不願意說他們不使用他們應該使用的產品。

2. 讓您的 IT 團隊參與

如果您使用像 Google 這樣的 SSO 方法，允許人們登入應用程式而無需通過本地帳戶設置，您的 IT 團隊應該能確切知道他們使用了哪些應用程式，以及使用的頻率。 這不僅可以讓您更全面地了解使用情況，還可以幫助您識別任何潛在的安全風險。

3. 查看應用程式內的使用數據

如果某產品有使用數據，請提取它！ 如果您找不到儀表板，請詢問支持團隊是否可以獲得副本。 畢竟，數據是客觀的，而個人報告是主觀的。

4. 查看預算

現在該是評估您預算的時候了。 擁有您團隊自報的、SSO 和應用程式內的使用數據，您可以 a) 與項目匹配，並 b) 決定該項目是否是值得的開支。 但即使這看起來也比起初更複雜。

如果您每個座位每月花費 30 美元，而 100 名員工中只有 10 名使用該產品，您可能會傾向於自動消除這筆支出。 但這裡有您應該真實考慮的問題：

• 我們為什麼最初會購買這個產品？
• 內部由誰擁有？
• 我們是否購買了太多座位？ （即使用它的人是否經常使用它？）
• 我們是否只是需要重新培訓用戶以了解其價值？

這是一個方便的決策圖：

購買新工具或平台時需要考慮的事項

既然您已經了解了您的團隊實際上在使用什麼，您應該考慮可能存在的缺口。 例如，如果您所包含的 wiki 是更大捆綁包的一部分，但沒有人使用它—即使是重新培訓之後—您可能會想考慮添加一個新的知識共享平台。

當許多供應商提供相似的功能時，您如何確定自己在進行有效的投資，而不是僅僅為添加應用程式而添加？ 永遠向供應商詢問在初始推出後，他們的日常和每月採用指標是多少 。

這有什麼重要？ 對於任何新的應用程式，您的團隊都會有一段興奮期，他們會相信其有用性。 然而，在那初步熱潮之後，您可能會開始看到使用量下降（直到它成為您不得不通過保持/切斷決策圖來處理的工具之一）。 通過找出平均的長期每日和每月採用率，您將能了解其他公司是否真正看到了投資回報——以及有指標來評價自己公司的成功。

效率是一項持續的工作

最後，您知道這一點：細化您的技術堆疊並不是一項一次性的工作。 現在適合您團隊的工具將可能因為增長、縮減、行業情況或戰略變化而不再適合他們。

話雖如此，每個月進行這類過程是不切實際的！ 因此，僅在發生重大事件（例如上述事件）時以及在每年預算編制周期的開始時進行。

對於創建高效技術堆疊，您有其他見解嗎？ 在下方評論，或在 Twitter 上發送我們您的提示。