如何選擇最佳的項目管理軟件 [指南]
想過如何選擇符合公司需求的專案管理軟件嗎？ 不再想了！ PM工具的最終買家指南在這裡。
沒有一個時刻您不需要專案管理軟件。 這是計劃、監控和啟動您的業務內成功專案的最佳方式之一。
但只有23%的公司使用專案管理工具 - 這些公司中的一小部分還未從中受益。
這是因為大多數公司沒有使用適當的解決方案。 但如果你在這裡，你已經準備做出正確的決定並了解評估PM工具時該尋找什麼。
一切都始於發現您需要採取的步驟...
什麼是專案管理軟體？
專案管理軟體指的是企業用來有效管理其專案的工具。
簡而言之，這是一個幫助您計劃、組織和追踪專案的解決方案。 同時促進團隊與利益相關者之間的順暢合作。
把它當作是您團隊成員在進行一個持續任務時可以訪問的虛擬空間。 在這裡，人們可以清晰定義責任和任務，跟踪專案進度，並分配資源。
但是這是為誰服務的？ 簡短回答：任何人。
在進行業務專案時，您需要知道任務是什麼，誰負責什麼，等等。 如果沒有專案管理平台，您將無法獲得關於團隊表現的寶貴見解。
這就是為什麼不論行業或公司規模如何，企業和各種規模的團隊都使用這種工具來優化其工作流程，從繁忙的行銷機構到完全遠程公司不等。
但專案管理工具的真正目的是什麼？
專案管理工具是如何使用的？
專案管理工具的主要目的是組織您的工作方式並確保您的團隊保持在正確的軌道上。
但它也有多種用例，包括：
- 提供更大的專案可見度：假設您的所有部門同時進行不同專案。 但您都是手動處理。 隨著時間的推移，您可能會搞不清楚正在哪個專案進行什麼活動。 有了專案管理解決方案，您可以避免混淆。
- 更好地管理資源：資源指的是您完成專案所需的人員和設備。 專案管理工具幫助您有效地分配它們，以便可以在預算內完成任務。
- 生成準確報告：您可以通過自動生成的報告或可視化儀表板查看實時數據。 這對於跟踪進度、發現潛在阻礙和保持掌握极其有助益。
- 跟踪時間和人員：通過PM工具，您將清楚看到某人在任務上花費了多少時間或誰可供利用。 它有助於您準確地向客戶收費，因為您可以輕鬆記錄每個任務花費的時間。
現在，讓我們深入了解PM工具的好處。
使用專案管理軟體的好處是什麼？
專案管理軟件有很多好處，我們要花很長時間才能全部列舉。 這就是為什麼我們只選擇了PM工具的頂級優勢。
因此，正確的專案管理軟體帶來以下好處：
- 更好的專案計劃：我們知道您已經厭倦使用電子表格來計劃專案。 我們也是！ 專案管理工具可以幫助您創建符合團隊能力的無縫工作流程，並提供深入的可視性。
- 自動專案任務：專案中有許多反覆耗時的任務，如指定任務、跟踪資源和報告狀態。 由於PM工具可以自動化一切並節省更多時間，您可以告別這種重複。
- 流暢的協同工作：當您需要查看無數電子郵件討論主題才能找到一個筆記時，您會討厭它。 這是項目管理軟件表現最出色的地方。 因為您將一切都整合在同一平台上，您可以更專注於專案而非分心的事物。
- 進度更快： 在這個快節奏的世界中，你無法等待團隊中的偷懶者完成任務。 通過任務管理和其他功能，您可以快速了解是否出了問題，以便在必要時改變方向。
你仍然認為項目管理軟件不適合你嗎？ 好吧，這個統計數據可能會改變你的看法： 2022年有43%的受訪公司 報告使用協作工具的頻率顯著增加，這意味著項目交付時間更快。
如果您確信您的生活需要這樣的解決方案，讓我們看看如何選擇合適的項目管理軟件。
如何選擇適合您需求的專案管理軟體
我們已經介紹了項目管理系統是什麼，如何使用它以及它的好處。 現在，讓我們深入研究選擇適合您的業務的正確工具的細節。
因此，選擇專案管理軟體從這五個步驟開始。
步驟 #1：識別您的需求
像宇宙一樣，這一切都是從 BANG 開始的！ 在這種情況下，您應該首先試著了解項目和團隊的需求。 並確定您的目標。
例如，您需要一個專案管理解決方案，因為您希望更好地組織工作流程。
嘗試找到以下問題的答案：
- 為什麼您需要專案管理平台？
- 您通常管理什麼類型的專案？
- 關鍵專案時間表和里程碑是什麼？
- 您通常如何為專案分配資源？
- 您需要用於專案預測或時間跟蹤的工具嗎？
如果卡住了，隨時可以請人工智能（AI）工具如ChatGPT提供新的想法。
重要的收穫是，您確實需要一個目標，以便每個人都能保持在同一頁面上，即使他們失去了這個專案為何重要的視野。
步驟 #2：了解您將需要哪些功能
項目管理工具有許多功能 — 足以讓你頭疼。 這可能就是您自己停止搜尋並試圖尋找買家指南幫助您的原因。
您來對地方了。 這裡是形塑您評估項目管理軟件的方式的“必備”功能清單：
- 集成： 對於您的項目管理工具來說，直接集成到現有系統中是必不可少的，就像Guru一樣。 這個應用程序幫助您專注於當前的任務，同時快速獲得所需的答案。
- 項目時間軸管理： 這一功能幫助您跟踪計劃的進度，從設定期限到調整進度。
- 時間追蹤選項： 這是任何項目管理工具中最重要的功能之一，因此不要輕言放棄。
- 自動化： 具有自動化功能的項目管理工具對企業有積極影響，簡化您的業務操作。
我們可以稍後談論這些功能，因此請保持關注。
步驟 #3：研究不同的專案管理平台
這應該很簡單，對吧？
現在您知道自己在尋找什麼，找到符合您需求的正確解決方案就像探針插進蛋糕一樣輕而易舉。 然而，由於這是如此重要的一步，這裡有一些幫助您開始的提示。
首先，研究您的選擇。 這可能顯而易見，但您不能僅僅接受Google上出現的第一個工具。 您需要仔細調查，並選擇最適合您業務的工具。
秘訣是：
- 閱讀實際用戶評論 。
- 查看 G2、TrustRadius和Capterra等網站上的評分。
- 尋求同事的建議 。
- 探索 行業專家撰寫的博客。
然後，對比工具，看看哪個最符合您的需求。
步驟 #4：測試軟體
此時，您已將名單縮小到兩到三個選擇。 但您仍然需要找到唯一正確的解決方案。
這就是為什麼這個步驟存在。 它涉及測試您選擇的軟體以獲得實際經驗。 目標是了解每個選擇如何滿足您的需求。
您可以開始組建一個包含不同角色和責任的主要和專案經理團隊。 通過將您的池子多元化，您將獲得更好的用戶反饋，因為這將讓您深入了解這個工具的優點、缺點和易用性。
在預定時間內使用它。 大多數解決方案都有免費試用或計劃，讓您可以進行測試。 在此期間，您的同儕應使用該工具探討軟體提供的所有功能。
之後，請向團隊成員徵求反饋意見。 用戶界面容易使用嗎？ 它解決了您的問題嗎？ 有什麼限制是您應該注意的嗎？ 即時聊天或檔案分享功能是否如預期運作？
任何負面或正面評論都可以幫助您決定這是否適合您的業務。
步驟 #5：考慮您的預算
好了，您已經找到THE ONE，現在您希望立即擁有它。 您已準備好購買，但存在一個小問題。 對您來說現在太貴了。
那麼，只能回到圖紙板了。
清楚地定義您的預算參數非常重要。 您會全力以赴並進行巨額投資嗎？ 還是您慢慢來？ 此外，您需要考慮額外的成本，如訂閱或維護費用。
在您潛入之前，考慮立即和長期成本。 如果您是一家小企業或預算較緊，可以尋找免費工具或按用戶收費的方案。
另一方面，如果您是一家有著復雜需求的大型企業，您可能需要為您的組織定製價格。
總之，檢查工具的價格模型以及它是否符合您的預算。
***
恭喜！ 🎉您已準備好邁出最後一步，即做出最後的選擇。
但在我們繼續並向您展示目前可用的最佳項目管理工具之前，讓我們再次回顧那些‘必需’功能。
在項目管理軟件中應尋找的功能和功能
如您所知，目前市場上的每個項目管理軟體工具都有多種功能。 有時候，太多了，這使得很難決定您真正需要什麼。
以下是一些您應該注意的能力：
- 規劃和排程：最佳的項目管理軟件應該讓您設定項目目標和里程碑，並定義任務、截止日期和依賴關係。 通過警報、通知、日程安排和日曆，您可以在過程中保持進度。
- 團隊協作：應用內消息、文件共享和團隊儀表板。 所有這些都有助於增強溝通並使協作變得更加容易。 此外，它提供了項目進展的清晰度。
- 資源管理和文檔：表格在跟蹤所有信息方面效率不高。 使用項目管理工具，您可以在單一位置獲得所需的所有數據。 此外，您可以快速輕鬆地訪問它，無論何時需要。
- 整合：大多數項目管理軟件與您現有的工具集成，以減少切換標籤的需要。 例如，Guru 與流行的項目管理應用程式如 Monday.com、Airtable、Basecamp 和 Teamwork 都能良好整合。 您無需登錄到另一個工具即可立即獲得答案。
- 時間和預算跟蹤：每個項目，無論大小如何，都有一個完整的記錄。 項目管理工具有助於您追踪和組織文檔。 它提供了您表現的清晰概覽，這意味著您可以追溯每個項目所花的時間和金錢。
到最後，作為公司的需求極大地影響了項目管理工具應具備的功能。
現在您已經準備好做出明智的決定。 因此，讓我們為您展示 2024 年的 10 大項目管理系統。
10 款最佳項目管理軟體解決方案，值得考慮
隨著全球項目管理軟件市場預計在 2030 年超過 1,508 億美元，毫不奇怪目前有這麼多項目管理工具可供選擇。
雖然這似乎是一個令人生畏的任務，但我們已經為您的研究提供了幫助。 讓我們探索您應該考慮的最佳項目管理軟件工具。
1. Asana
Asana 是一款受信任的流行項目管理工具，用於連接團隊和工作流程到戰略舉措和業務目標。
它具備項目管理能力，幫助您從開始到結束處理項目。 通過看板、待辦清單、甘特圖和時間表，Asana 使您的流程變得更加透明和靈活。
此外，它有節省時間的自動化功能，如狀態更新。 唯一的問題是，您僅會收到與您最關心的工作相關的通知。 但您可以通過時間追踪選項來測量您在項目上花了多少時間，以便可以正確預算。
此外，這個工具可以幫助您管理和合理分配資源，使您不會浪費它們。
2. Wrike
Wrike 提供了一個理想的多功能項目管理軟體選項，適合整個團隊，無論部門如何。
Wrike 具有自定義項目類型，允許您建立自定義庫，以模仿您的獨特流程、術語和方法論。 您也可以根據角色、行業和部門進行調整。
Wrike 的項目儀表板還可以幫助您將您的團隊成功所需的計劃、進展和分析集合在一個單一來源中進行視覺化。 由於其將數據存儲在一個地方，因此每個團隊成員都可以在需要時訪問它們。
它使您能夠快速導航到任何任務或子任務 — 并自定義視圖，所以您一次只看到當時您感興趣的內容。
3. ClickUp
ClickUp 是一個使用者友好的生產力工具，無論是大型還是小型團隊都可以更有效地計劃、組織和協作。
這個 PM 工具幫助您通過任務管理、白板和聊天來管理新項目。 在這裡，您可以進行頭腦風暴、添加備註，並查看所有您團隊的想法，即使您遠程工作。
ClickUp 也通過虛擬白板提供卓越的視覺協作。 這裡，您可以進行頭腦風暴，添加註釋，並在一個地方查看您團隊的所有想法，即使您遠程工作。
使用聊天功能，您可以將溝通集中到一個平臺內。 用來分享更新或鏈接資源。
4. Monday
Monday.com 是一個高可定制的項目管理平台，以其可擴展性、靈活性和適應性而聞名。
此解決方案幾乎沒有學習曲線，因為您可以拖放任何元素以創建工作流程。 工作區直觀且靈活，這意味著隨著公司成長而擴展。
如果您不知道從哪裡開始，Monday有現成的模板可供您使用以開始。 這使得設定目標和任務、組織您的工作方式、以及處理交付物變得更加容易。
猜猜看？ Monday與Guru集成！
5. Trello
向Trello問好，這是一個視覺合作工具，可幫助您管理團隊的專案並保持一切井井有條。
Trello 是一個適合所有規模和所有行業的企業的工具，因為您可以自訂以符合您的工作風格。 此外，它與許多工具整合，包括 Slack、Jira、Google Drive 等等。
Trello不需要任何入職培訓，因為它易於理解且具有直觀的功能。 此外，整個過程是透明的。 Trello 使得與同事共享檔案變得簡單，無論他們身在何處。
6. Toggl Plan
Toggl Plan 為行銷機構和任何規模的團隊提供了一種簡單的方法，可以同時處理多個項目。
這個工具使資源分配和檔案存儲管理變得簡單。 通過更清晰了解團隊的工作量，您可以避免超負荷並計劃應對任何瓶頸。
Toggl Plan 也有為所有隊友個性化的視圖。 這意味著每個人都可以獲得他們想要和需要的視圖，例如按顏色編碼的專案或鳥瞰視圖。
此外，這個工具確保計費和薪資的準確性，以提高您的業務運營效率和可靠性。
7. Basecamp
Basecamp明白同時應對多個項目、截止日期和客戶之間的難題。 因此建立了一個專為小團隊設計、完成任務的專案管理平台。
它提供了一個單頁儀表板，您可以查看所有項目、任務、分配和截止日期。 您可以自定Basecamp，使其感覺像公司的標誌和顏色；此外，每個人可以根據自己的喜好設置自己的主頁。
Basecamp的任務控制功能讓您能看到哪些項目進展順利，哪些需要更多關注。
更重要的是，Basecamp與Guru集成，不要忘記查看。
8. Jira
Atlassian 的 Jira 是一款用於處理新項目並實現項目的問題和項目追踪工具。
Jira 擁有自動化的工作流程，使您能夠通過任務進度通知、評論等方式管理每次更新。 這使您能夠無縫地將構建產品的團隊與啟動產品的團隊連接起來。
此外，您可以添加所需的任何知識（文件、模擬圖、人物），以便不會失去任何關鍵信息。 如果您想法子，您可以使用Jira的人工智能來從您的數據中獲取有價值的洞察，進而加速決策。
9. 團隊合作
當然，團隊合作就是圍繞著團隊合作。 這個項目管理工具可以管理您項目的每一個方面，從開始到結束。
這個解決方案簡化了時間追蹤，讓您了解自己和同事如何花費時間。 它準確預估項目所需的時間並跟踪進度，讓您能夠按時完成工作並及時向客戶收費。
關於資源管理，Teamwork幫助您實時管理團隊工作。 因為您完整了解團隊的能力，您可以通過輕鬆重新分配任務來避免瓶頸。
Teamwork 與 Guru 集成；來看看吧。
10. Airtable
Airtable是一個協作平台，用於構建應用程序並幫助團隊更好地管理其最關鍵的工作流程。
Airtable 透過無需編碼的自定義界面保持您的團隊互聯。 它具有構件，讓您可以拖放組件並在幾分鐘內製作界面。 這樣，每個人都可以按照自己想要的方式工作。
此外，您擁有權限，可以決定誰能訪問什麼。
Airtable 自動化了大多數流程，幫助您擺脫雜亂。 通過單一通知或多序列工作流程，您可以隨時保持團隊在正確的路上。
最受歡迎的Airtable集成之一是Guru。查看它是如何運作。
輪到您了
就是這樣！ 您知道關於如何選擇項目管理軟體的所有知識。 如果我們成功地使您的選擇過程更輕鬆，我們的工作就完成了。
但是您是否想讓項目管理變得更加簡單？
與 Guru 一起使用您閃亮的新 PM 工具，這是一個 3 合 1 解決方案，無論您在哪裡工作，都能立即為您提供所有答案。 通過智能AI搜索，您可以直接在團隊工具中獲得準確可信賴的資料。
但Guru可以做的遠不止如此 — 您只需註冊成為新用戶並親自體驗。
關鍵結論 🔑🥡🍕
專案管理軟體的價格是多少？
專案管理解決方案的入門定價為每月 $5 到 $10 以上，因為它們大多具有月訂閱計劃。
請注意，您可能需要支付額外費用以獲得諸如進階報告或每個新成員等功能。
什麼是最佳的免費專案管理工具？
這完全取決於您的需求和偏好。 雖然有許多 PM 工具提供免費計劃，但它們的功能有限且能力各異。
例如，Trello 提供無限的卡片和每個工作區最多 10 個看板。 而 Asana 提供無限制的任務、專案和訊息。
選擇一個最能滿足您業務需求的解決方案。
誰在使用專案管理軟體？
任何人都可以使用專案管理軟體，無論團隊規模和行業。 教育機構、非營利組織、自僱人士、遠程業務、行銷機構——任何希望有效提高生產力的公司都可以使用這樣的工具。
