Когда-нибудь задавались вопросом, как выбрать программное обеспечение для управления проектами, которое соответствует потребностям вашей компании? Wonder no longer! Здесь вы найдете исчерпывающее руководство для покупателя по инструментам управления проектами.

Не бывает времени, когда вам не понадобится программное обеспечение для управления проектами. Это один из лучших способов планировать, отслеживать и успешно запускать проекты внутри вашего бизнеса.

Но только 23% компаний используют инструменты управления проектами, и лишь небольшая часть из них пока не получила от них выгоды.

Это потому, что большинство из них не использует правильное решение. Но если вы здесь, вы готовы принять правильное решение и понять, на что обращать внимание при оценке инструментов управления проектами.

Все начинается с того, чтобы выявить шаги, которые вам нужно предпринять...

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

В двух словах, это решение, которое помогает вам планировать, организовывать и отслеживать проекты. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Здесь люди могут четко определить ответственность и задачи, отслеживать прогресс проекта и выделять ресурсы.

But who is it for? Краткий ответ: любой. 

Когда вы работаете над бизнес-проектом, вам необходимо знать, какие задачи есть, кто отвечает за что и т.д. Без платформы управления проектами вы не получите ценных идей о том, как ваша команда работает.

Вот почему компании и команды любого размера в любой отрасли используют этот инструмент для оптимизации своего рабочего процесса, начиная от занятых маркетинговых агентств до полностью удаленных компаний.

Но какова истинная цель инструмента управления проектами?

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• Обеспечение большей видимости проекта: предположим, что все ваши отделы работают над разными проектами одновременно. But you do it all manually. В какой-то момент вы, вероятно, теряете из виду, что происходит где. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Лучшее управление ресурсами: ресурсы – это люди и оборудование, необходимые для завершения проекта вовремя. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Составление точных отчетов: вы можете просматривать данные в реальном времени через автогенерируемые отчеты или визуальные панели управления. Они крайне полезны для отслеживания вашего прогресса, выявления потенциальных препятствий и оставания на вершине вещей. 
• Отслеживание времени и персонала: через инструмент управления проектами вы четко видите, сколько времени кто-то тратит на задачу или кто доступен. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Теперь давайте поглубже изучим преимущества инструмента управления проектами.

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

Программное обеспечение для управления проектами имеет столько преимуществ, что нам потребуется много времени, чтобы их все перечислить. Поэтому мы остановились только на главных преимуществах инструмента управления проектами. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Лучшее планирование проектов: мы знаем, что вам надоело использовать таблицы Excel для планирования ваших проектов. We are, too! Инструмент управления проектами помогает создать безупречный рабочий процесс, который соответствует способностям вашей команды и дает вам глубокую видимость. 
• Автоматизация задач проекта: в проекте много повторяющихся трудоемких задач, таких как назначение задач, отслеживание ресурсов и отчеты о статусе. Вы можете сказать 'пока' этому повторению, так как инструменты управления проектами автоматизируют все и экономят вам больше времени. 
• Бесшовное сотрудничество: вам это не нравится, когда вам приходится просматривать бесчисленные электронные письма, чтобы найти одну заметку. Вот где программное обеспечение для управления проектами блестит самым ярко. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Быстрое завершение: В этом быстром мире вы не можете позволить себе ждать медлительного коллегу в вашей команде, чтобы завершить задачу. Через управление задачами и другие функции вы быстро увидите, если что-то идет не так, чтобы вы могли изменить направление при необходимости. 

‍

Тем не менее, вы все еще не думаете, что программное обеспечение для управления проектами подходит вам? Ну, эта статистика может изменить ваше мнение: 43% компаний, опрошенных в 2022 году, сообщили о значительном увеличении использования средств сотрудничества, что означает более быстрые сроки поставки проектов. 

Если вы убеждены, что вам нужно такое решение в жизни, давайте посмотрим, как правильно выбрать программное обеспечение для управления проектами.

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

Мы рассмотрели, что такая система управления проектами, как ее использовать, и ее преимущества. Теперь давайте более подробно разберемся в выборе правильного инструмента для вашего бизнеса.

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! В этом случае вы должны первым делом попытаться понять потребности вашего проекта и команды. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

Если вы застряли, всегда полезно обратиться к средству искусственного интеллекта (ИИ), такому как ChatGPT, для генерации новых идей.

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

Step #2: Understand what features you will need

У инструментов управления проектами много функций — достаточно, чтобы вызвать у вас головную боль. Возможно, поэтому вы перестали искать самостоятельно и попытались найти руководство для покупателя, помогающее вам.

Вы пришли по правильному адресу. Вот ‘must-have’ функции, которые определят вашу оценку программного обеспечения для управления проектами: 

• Интеграции: Очень важно, чтобы ваш инструмент PM интегрировался напрямую в ваши существующие системы, как это делает Гуру. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Управление временной шкалой проекта: Эта функция помогает вам отслеживать, как идет ваш план, от установки сроков до корректировки темпа. 
• Опции отслеживания времени: Одна из самых важных функций любого инструмента PM, поэтому не обходитесь без нее. 
• Автоматизация: Инструменты PM с функциями автоматизации оказывают положительное влияние на бизнес и упрощают ваши операции. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Теперь, когда вы знаете, что ищете, найти правильное решение, соответствующее вашим требованиям, — это легко. Тем не менее, поскольку это ключевой шаг, вот несколько советов, чтобы вы могли начать. 

First, research your options. Может показаться очевидным, но вы не можете просто остановиться на первом инструменте, который появляется в Google. Вам нужно тщательно исследовать и выбрать инструмент, который лучше всего подходит для вашего бизнеса. 

The secret is to: 

• Читайте отзывы от реальных пользователей.
• Проверьте оценки на сайтах типа G2, TrustRadius и Capterra.
• Ищите рекомендации от коллег.
• Исследуйте блоги от ведущих экспертов отрасли.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

На этом этапе вы сузили свой список до двух или трех вариантов. Но вам все еще нужно найти ТОГО ОДНОГО. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. Путем диверсификации вашего пула вы получите более качественную обратную связь пользователей, поскольку это позволит вам понять преимущества, недостатки и удобство использования инструмента. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. В это время ваши коллеги должны использовать инструмент для изучения всего, что предлагает программное обеспечение.

После этого спросите членов вашей команды об их отзывах. Интерфейс пользователя был легок в использовании? Решило ли это ваши проблемы? Есть ли какие-либо ограничения, о которых вам следует знать? Работали ли функции чата в реальном времени или обмена файлами как задумано? 

Любой негативный или положительный комментарий может помочь вам определить, является ли это правильным инструментом для вашего бизнеса или нет. 

Шаг #5: Учитывайте ваш бюджет

Хорошо, вы нашли ТОТ , и теперь вы его хотите. Вы готовы совершить покупку, но есть одна маленькая проблема. Это слишком дорого для вас прямо сейчас. 

Что ж, тогда возвращаемся к чертежной доске. 

Важно четко определить параметры вашего бюджета. Вы хотите сделать крупное вложение? Или вы собираетесь двигаться медленно? Кроме того, вам нужно подумать об дополнительных расходах, таких как подписка или плата за обслуживание. 

Прежде чем погружаться, учитывайте как текущие, так и долгосрочные расходы. Если вы владеете небольшим бизнесом или у вас ограниченный бюджет, ищите бесплатные инструменты или планы на пользователя.

С другой стороны, если вы крупное предприятие с сложными требованиями, вам, возможно, придется получить индивидуальные цены, подгоняемые под вашу организацию. 

В заключение, проанализируйте модель ценообразования инструмента и соответствует ли она вашему бюджету. 

***

Поздравляем! 🎉 Вы готовы сделать последний шаг, который заключается в выборе. 

Но прежде чем мы пойдем дальше и покажем вам лучшие инструменты для управления проектами, давайте еще раз рассмотрим эти 'обязательные' функции. 

Функции и функциональности, на которые следует обратить внимание в программном обеспечении для управления проектами

Как вы знаете, каждое программное обеспечение для управления проектами, доступное на рынке, имеет множество функций. Иногда слишком много, что затрудняет определение того, что вам действительно нужно. 

Вот некоторые возможности, на которые вы должны обратить внимание: 

• Планирование и планирование: Лучшее программное обеспечение для управления проектами должно позволять устанавливать цели проекта и вехи, а также определять задачи, сроки и зависимости. С помощью уведомлений, оповещений, расписаний и календарей вы можете оставаться на правильном пути по мере продвижения. 
• Командное взаимодействие: Обмен сообщениями в приложении, обмен файлами и панели команды. Все это способствует улучшению коммуникации и облегчает сотрудничество. Кроме того, это дает ясность относительно текущего состояния вашего проекта. 
• Управление ресурсами и документацией: Таблицы не так эффективны для отслеживания всех ваших данных. С помощью инструмента управления проектами у вас есть все необходимые данные в одном месте. Кроме того, вы можете быстро и легко получить к ним доступ, когда бы вам это ни понадобилось. 
• Интеграции: Большинство ПО для управления проектами интегрируются с вашими существующими инструментами, чтобы сократить необходимость переключения вкладок. Guru, например, хорошо интегрируется с популярными приложениями для управления проектами, такими как Monday.com, Airtable, Basecamp и Teamwork. Вам не нужно входить в отдельный инструмент, чтобы мгновенно получить ответы. 
• Отслеживание времени и бюджета: Каждый проект, какой бы он ни был, имеет печатный след. Инструмент управления проектами помогает вам отслеживать и организовывать ваши документы. Он предоставляет четкий обзор вашей производительности, что означает, что вы можете отслеживать время и деньги, потраченные на каждый проект. 

В конце концов, ваши потребности как компании сильно влияют на функции, которые должен иметь инструмент управления проектами. 

К настоящему моменту вы готовы принять обоснованное решение. Итак, давайте покажем вам 10 лучших систем управления проектами на 2024 год. 

‍

10 лучших решений программного обеспечения для управления проектами, которые стоит рассмотреть

С глобальным проектным программным обеспечением рынок, который прогнозируется превысить 15,08 миллиарда долларов к 2030 году, не должно удивлять, что на данный момент доступно так много инструментов УП. 

И хотя это может показаться громадной задачей, мы сделали ваше исследование проще. Давайте изучим лучшие инструменты программного обеспечения для управления проектами, которые стоит рассмотреть. 

1. Asana

Asana — это популярный инструмент управления проектами, которому доверяют для соединения команд и рабочих процессов с стратегическими инициативами и бизнес-целями. 

У него есть функции управления проектами, которые помогают вам управлять вашими проектами от начала до конца. С помощью канбан-досок, списков задач, диаграмм Ганта и временных шкал Asana делает ваши процессы более прозрачными и гибкими.

Кроме того, у него есть функции автоматизации, экономящие время, такие как обновления статусов. Однако у вас будут уведомления только о работе, которая вам наиболее важна. Но вы можете измерить, сколько времени вы тратите на проект с помощью вариантов отслеживания времени, чтобы корректно составить бюджет. 

Guru также интегрируется с Asana — посмотрите здесь. 

2. Wrike

Wrike предлагает универсальный вариант программного обеспечения для управления проектами, подходящий для всей вашей команды, независимо от отдела. 

Wrike имеет настраиваемые типы элементов, которые позволяют вам создавать настраиваемую библиотеку, чтобы имитировать ваш уникальный процесс, терминологию и методологию. Вы также можете настроить его в зависимости от ролей, отрасли и отдела. 

Кроме того, этот инструмент помогает вам управлять и правильно распределять ваши ресурсы, чтобы вы не тратили их впустую. Поскольку он хранит ваши данные в одном месте, каждый член команды может получить к ним доступ, когда это необходимо. 

Панель управления проектами Wrike также помогает визуализировать то, что вашей команде нужно для успеха, собирая планы, прогресс и аналитику в одном месте.

3. ClickUp

ClickUp — это удобный инструмент, который позволяет как большим, так и малым командам планировать, организовывать и сотрудничать более эффективно. 

Этот инструмент управления проектами помогает вам управлять новыми проектами через управление задачами, доски и чаты. Это позволяет быстро переходить к любой задаче или подзадаче — и настраивать ее, чтобы вы видели только то, что вас в данный момент интересует. 

ClickUp также обеспечивает отличное визуальное сотрудничество через виртуальную доску. Здесь вы можете обдумывать, добавлять заметки и видеть все идеи вашей команды в одном месте, даже если вы работаете удаленно.

С помощью функции чата вы объединяете коммуникацию под одной крышей. Используйте его, чтобы делиться обновлениями или ссылаться на ресурсы. 

4. Monday

Monday.com — это highly customizable platform для управления проектами, известная своей масштабируемостью, гибкостью и адаптируемостью. 

Это решение имеет невысокий порог вхождения, потому что вы можете перетаскивать любые элементы, которые вам нравятся, чтобы создать свой рабочий процесс. Рабочая область интуитивно понятна и гибка, что означает, что она масштабируется по мере роста вашей компании. 

Если вы не знаете, с чего начать, у Monday есть готовые шаблоны, которые вы можете использовать для начала. Это упрощает установку целей и задач, организацию вашего рабочего процесса и управление вашими результатами. 

И что думаете? Monday интегрируется с Guru!

5. Trello

Пора сказать ‘Привет’ Trello, визуальному инструменту для совместной работы, который поможет вам управлять проектами вашей команды и держать все в порядке.

Trello — это подходящий инструмент для компаний любого размера и всех отраслей, так как вы можете настроить его под свой стиль работы. Кроме того, у него есть интеграции с многими инструментами, включая Slack, Jira, Google Drive и другие. 

Для Trello не требуется никакого вводного обучения, так как его принципы легко понять, а функции понятны. Кроме того, весь процесс прозрачен. Trello упрощает обмен файлами с коллегами, независимо от того, где они находятся. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan предлагает простой способ для маркетинговых агентств и команд любого размера совмещать несколько проектов одновременно. 

Этот инструмент упрощает распределение ресурсов и управление файловым хранилищем. Имея четкое представление о нагрузке вашей команды, вы можете избежать перегрузки и спланировать любые проблемы.

Toggl Plan также предлагает персонализированные представления для всех ваших коллег. Это означает, что все получают тот вид, который им нужен, такие как проекты с цветовой кодировкой или общий обзор.

Более того, этот инструмент обеспечивает точность как в выставлении счетов, так и в расчетах заработной платы, чтобы сделать ваши бизнес-операции более эффективными и надежными. 

7. Basecamp

Basecamp понимает, что трудно управлять несколькими проектами, сроками и клиентами одновременно. Поэтому он создал платформу управления проектами, идеальную для небольших команд, которая делает свою работу.

Он предлагает одностраничную панель управления, где вы можете видеть все ваши проекты, задачи, назначения и сроки. Вы можете настроить его так, чтобы внутри он был как дома с логотипом и цветами вашей компании; плюс, каждый может установить свою домашнюю страницу так, как он хочет.

Функция Миссионного контроля Basecamp позволяет вам видеть, какие проекты идут по плану и какие требуют больше внимания.

Что еще, Basecamp интегрируется с Guru, так что не забудьте проверить это. 

8. Jira

Jira от Atlassian — это инструмент для отслеживания проблем и проектов, который используется для управления новыми проектами и их реализацией. 

Jira имеет автоматизированные рабочие процессы, которые позволяют вам управлять каждым обновлением с уведомлениями о прогрессе задач, комментариями и многим другим. Это позволяет вам без труда соединять команды, которые создают продукт, с теми, кто его запускает. 

Кроме того, вы можете добавить любое необходимое знание (документы, макеты, людей), чтобы никогда не потерять критически важную информацию. Если у вас нет идей, вы можете использовать искусственный интеллект Jira, чтобы извлечь ценные сведения из ваших данных, что приводит к более быстрым принятиям решений.

9. Командная работа

Командная работа заключена, конечно, в командной работе. Этот инструмент управления проектами способен управлять каждым аспектом вашего проекта от начала до конца. 

Это решение упрощает отслеживание времени, позволяя вам понять, как вы и ваши коллеги тратите свое время. Оно точно оценивает, сколько времени займет проект, и отслеживает его, чтобы вы могли оставаться в срок и своевременно выставлять счета клиентам.  

Что касается управления ресурсами, Teamwork помогает вам управлять работой вашей команды в реальном времени. Поскольку у вас есть полное представление о мощности вашей команды, вы можете избежать задержек, легко переназначая задачи.

Teamwork интегрируется с Guru; посмотрите.

10. Airtable

Airtable — это платформа для совместной работы, используемая для создания приложений и повышения эффективности работы команд в управлении самыми критическими процессами.  

Airtable связывает ваши команды через настраиваемые интерфейсы без необходимости программирования. У него есть составные блоки, которые позволяют перетаскивать компоненты и создавать интерфейсы за считанные минуты. Таким образом, каждый человек может работать так, как ему удобно. 

Плюс, у вас есть разрешения, которые позволяют вам определять, кто может получать доступ к чему. 

Airtable автоматизирует большинство ваших процессов и избавляет вас от хаоса. С помощью одного уведомления или многоуровневого рабочего процесса вы можете всегда держать свою команду на правильном пути. 

Одной из популярных интеграций Airtable является с Guru. Посмотрите, как это работает.

Теперь ваша очередь

Вот и все! Теперь вы знаете все, что нужно знать о том, как выбрать программное обеспечение для управления проектами. Если мы успешно сделали ваш выбор процесса проще, наша работа здесь окончена.

Но хотите ли вы сделать управление проектами еще проще? 

Используйте ваш новый инструмент для управления проектами вместе с Guru, 3-в-1 решением, которое предоставляет все ответы мгновенно, независимо от того, где вы работаете. С умным поиском по искусственному интеллекту вы получите точные и надежные данные непосредственно в инструментах вашей команды.

Но Guru делает гораздо больше чем это — вам просто нужно зарегистрироваться как новый пользователь  и испытать это самим.