هل تساءلت يومًا كيف تختار برنامج إدارة المشاريع الذي يناسب احتياجات شركتك؟ Wonder no longer! دليل المشتري النهائي لأدوات إدارة المشاريع هنا.

لا يوجد وقت عندما لا تحتاج إلى برنامج إدارة المشاريع. إنه أحد أفضل الطرق للتخطيط والمراقبة وإطلاق المشاريع الناجحة داخل شركتك.

لكن فقط ٢٣% من الشركات تستخدم أدوات إدارة المشاريع - ونسبة صغيرة جدًا من هؤلاء لم يستفدوا منها بعد.

ذلك لأن معظمهم لا يستخدمون الحل الصحيح. لكن إذا كنت هنا، فأنت على استعداد لاتخاذ القرار الصحيح وفهم ما يجب البحث عنه عند تقييم أدوات إدارة المشاريع.

كل شيء يبدأ باكتشاف الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها...

ما هي برامج إدارة المشاريع؟

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

باختصار، إنه الحل الذي يساعدك في التخطيط والتنظيم وتتبع المشاريع. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. هنا، يمكن للأشخاص تحديد المسؤوليات والمهام بوضوح، تتبع تقدم المشروع، وتخصيص الموارد.

ولكن لمن هي موجهة؟ الجواب القصير: أي شخص. 

عند العمل على مشروع تجاري، تحتاج إلى معرفة ما هي المهام ومن المسؤول عن ما. بدون منصة إدارة المشروع، لن تحصل على رؤى قيمة حول أداء فريقك.

هذا هو سبب استخدام الشركات والفرق بجميع الأحجام في أي صناعة هذه الأداة لتبسيط سير عملهم، بدءًا من وكالات التسويق المزدحمة إلى الشركات البعيدة تمامًا.

لكن ما هو الغرض الحقيقي من أداة إدارة المشاريع؟

كيف تُستخدم أدوات إدارة المشاريع؟

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• توفير رؤية أكبر للمشروع: فلنقول إن جميع أقسامك تعمل على مشاريع مختلفة في نفس الوقت. But you do it all manually. في نقطة ما، من المحتمل أن تفقد معرفة ما يحدث في كل مكان. With a project management solution, you avoid confusion.  
• إدارة الموارد بشكل أفضل: الموارد تشير إلى الأشخاص والمعدات التي تحتاجها لإكمال المشروع في الوقت المحدد. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• إنشاء تقارير دقيقة: يمكنك عرض البيانات في الوقت الحقيقي من خلال تقارير تُولّد تلقائيًا أو لوحات مرئية. هم مفيدين للغاية في تتبع تقدمك، رؤية حاجبي المشروع المحتملة، والبقاء على اطلاع بالأمور. 
• تتبع الوقت والشخصيات: من خلال أداة إدارة المشاريع، سترى بوضوح كم من الوقت يقضي شخص ما في مهمة أو من هو متاح. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

الآن، دعنا ننغمس أعمق في فوائد أداة إدارة المشاريع.

ما هي فوائد استخدام برامج إدارة المشاريع؟

يحتوي برنامج إدارة المشاريع على العديد من الفوائد، ستأخذنا مدة طويلة لحصرها جميعًا. لهذا السبب اكتفينا فقط بأهم مزايا أداة إدارة المشاريع. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• تخطيط مشروع أفضل: نحن نعلم أنك متعب من استخدام أوراق الجداول لتخطيط مشاريعك. We are, too! تساعدك أداة إدارة المشاريع في بناء سير عمل سلس يتماشى مع قدرات فريقك ويمنحك رؤية دقيقة. 
• مهام المشروع المؤتمتة: يحتوي مشروع على العديد من المهام المستهلكة للوقت بشكل متكرر، مثل تعيين المهام وتتبع الموارد وتقديم تقارير الحالات. يمكنك القول وداعاً لهذا التكرار لأن أدوات إدارة المشاريع تقوم بتأمين كل شيء وتوفر لك المزيد من الوقت. 
• تعاون سلس: تكره عندما تضطر إلى مرور بمواضيع البريد الإلكتروني العديدة فقط للعثور على ملاحظة واحدة. هنا حيث يتألق برنامج إدارة المشاريع بشكل لامع. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• الانتهاء بسرعة: في هذا العالم السريع، لا يمكنك تحمل الانتظار مع بطيء فريقك لاكمال مهمة. من خلال إدارة المهام وميزات أخرى، يمكنك أن ترى بسرعة إذا كان هناك شيء خاطئ فتتمكن من تغيير الاتجاه إذا لزم الأمر. 

‍

هل لا تزال تعتقد أن برنامج إدارة المشاريع ليس مناسب لك؟ حسنًا، قد يغير هذا الإحصاء رأيك: 43% من الشركات الّتي شُملت في الاستطلاع عام 2022 ذكرت زيادة كبيرة في استخدامها لأدوات التعاون، مما يعني تسليمًا أسرع للمشاريع. 

إذا كنت مقتنعًا بأنك بحاجة إلى مثل هذا الحل في حياتك، لنرى كيف يمكنك اختيار البرنامج المناسب لإدارة المشاريع.

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

لقد تناولنا ما هو نظام إدارة المشاريع، كيفية استخدامه، وفوائده. الآن، دعنا نتعمق في تفاصيل اختيار الأداة المناسبة لعملك.

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! في هذه الحالة، يجب أولاً محاولة فهم احتياجات مشروعك وفريقك. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• لماذا تحتاج إلى منصة إدارة مشاريع؟
• ما أنواع المشاريع التي تديرها عادةً؟
• ما هي الجداول الزمنية وال milestones الحرجة للمشاريع؟
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• هل تحتاج إلى أداة لتوقعات المشروع أو تتبع الوقت؟

إذا كنت عالقًا، من المفيد دائمًا أن تطلب من أداة الذكاء الاصطناعي (AI) مثل ChatGPT توليد أفكار جديدة.

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

Step #2: Understand what features you will need

تتميز أدوات إدارة المشاريع بالعديد من الميزات — تكفي لتسبب لك صداعًا. ربما هذا هو السبب الرئيسي الّذي جعلك تتوقف عن البحث بمفردك وتحاول العثور على دليل للمشتري لمساعدتك.

لقد أتيت إلى المكان الصحيح. هنا التحفيزات 'يجب أن تكون متاحة' التي ستحدد كيفية تقييمك لبرنامج إدارة المشاريع: 

• التكاملات: من الضروري أن تكون أداة إدارة المشاريع تتكامل مباشرةً في أنظمتك القائمة، تمامًا مثل ما يفعله Guru. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• إدارة جدول المشروع: هذه الميزة تساعدك على تتبع كيفية تقدم خطتك، بدءًا من تحديد المواعيد النهائية إلى ضبط الوتيرة. 
• خيارات تتبع الوقت: أحد أهم الميزات في أي أداة إدارة مشاريع، لذا لا تكن بدونه. 
• التّلقائيّة: تمتلك الأدوات لإدارة المشاريع ميزات التّلقائية التي تؤثر إيجابيًا على الأعمال وتبسّط عملياتك. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

الآن بعد أن تعرفت على ما تبحث عنه، سيكون العثور على الحل المناسب الذي يتماشى مع متطلباتك أمرًا بسيطًا. ومع ذلك، نظرًا لأنه خطوة مهمة بشكل كبير، إليك بعض النصائح للبدء.

First, research your options. قد يبدو الأمر واضحًا، لكنك لا تستطيع مجرد تسوية على الأداة الأولى التي تظهر على جوجل. عليك أن تكون دقيقًا في تحقيقاتك واختيار الأداة التي تعمل بشكل أفضل لأعمالك. 

The secret is to: 

• اقرأ المراجعات المقدمة من المستخدمين الفعليين.
• تحقق من التقييمات على مواقع مثل G2 وTrustRadius وCapterra.
• ابحث عن توصيات من الزملاء.
• استكشف البلوقات المكتوبة من قبل خبراء الصناعة.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

في هذا الوقت، لقد حددت قائمتك إلى اثنين أو ثلاثة خيارات. لكن لا يزال عليك العثور علىالواحدة. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. بتنويع مجموعتك، ستحصل على ملاحظات مستخدم أفضل، حيث ستمنحك رؤية واضحة حول نقاط قوة الأداة، ونقاط ضعفها، وسهولة الاستخدام.

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. خلال هذا الوقت، ينبغي لأقرانك استخدام الأداة لاستكشاف كل ما تقدمه البرمجيات.

بعد ذلك، اطلب من أعضاء فريقك التعليق. هل كانت واجهة المستخدم سهلة الاستخدام؟ هل حلت مشاكلك؟ هل توجد أي قيود يجب أن تكون على علم بها؟ هل كانت ميزات الدردشة في الوقت الحقيقي أو مشاركة الملفات تعمل كما هو مقصود؟ 

أي تعليق سلبي أو إيجابي يمكن أن يساعدك في اتخاذ قرار بشأن مدى مناسبة الأداة لعملك أم لا.

الخطوة رقم 5: ضع في اعتبارك ميزانيتك

حسنًا، لقد وجدت الواحدة، وتريد الحصول عليها الآن. أنت على استعداد لإجراء الشراء، ولكن هناك مشكلة صغيرة. إنها مكلفة جدًا بالنسبة لك في الوقت الحالي. 

حسناً، لنعد إلى الرسم البياني. 

من المهم تحديد معايير الميزانية الخاصة بك بوضوح. هل تصرف كل ما لديك وتقيم استثماراً ضخماً؟ أم هل تأخذ الأمر ببطء؟ بالإضافة إلى ذلك، تحتاج إلى التفكير في التكاليف الإضافية، مثل رسوم الاشتراك أو الصيانة. 

قبل أن تتDive، ضع في اعتبارك التكاليف الفورية وطويلة الأجل. إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا صغيرًا أو لديك ميزانية محدودة، ابحث عن أدوات مجانية أو خطط للمستخدم الواحد.

من ناحية أخرى، إذا كنت شركة كبيرة ذات متطلبات معقدة، قد تحتاج إلى الحصول على تسعير مخصص يتم تصميمه خصيصًا لمؤسستك.

في الختام، قم بدراسة نموذج تسعير الأداة ومدى ملاءمته لميزانيتك.

***

تهانينا! 🎉 أنت على استعداد لاتخاذ الخطوة الأخيرة، وهي اتخاذ اختيارك النهائي.

لكن قبل أن نواصل ونعرض لك أفضل أدوات إدارة المشاريع المتاحة حاليًا، لنراجع تلك الميزات 'يجب امتلاكها' مرة أخرى.

ميزات ووظائف يجب أن تبحث عنها في برنامج إدارة المشاريع

كما تعلم، كل أداة لإدارة المشاريع متاحة حالياً في السوق تحتوي على ميزات متعددة. أحياناً، الكثير منها، مما يجعل من الصعب تحديد ما تحتاجه حقاً. 

إليك بعض القدرات التي ينبغي أن تولي لها اهتماماً: 

• التخطيط والجدولة: يجب أن تتيح لك أفضل برمجيات إدارة المشاريع تحديد أهداف المشروع والمعالم، بالإضافة إلى تحديد المهام والمواعيد النهائية، والتبعيات. من خلال التنبيهات والإشعارات والجداول الزمنية والتقويمات، يمكنك الحفاظ على المسار الصحيح أثناء تقدمك. 
• تعاون الفريق: الرسائل داخل التطبيق، مشاركة الملفات، ولوحات الفريق. تساهم جميعها في تحسين التواصل وتجعل التعاون أسهل. علاوة على ذلك، يمنحك وضوحاً بشأن مكان تقدم مشروعك. 
• إدارة الموارد والوثائق: البيانات الجدولية غير فعّالة جدًا في تتبع كل معلوماتك. مع أداة إدارة المشاريع، لديك كل البيانات التي تحتاجها في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الوصول إليها بسرعة وسهولة، كلما احتجت إليها. 
• التكاملات: معظم برامج إدارة المشاريع تتكامل مع الأدوات الحالية الخاصة بك لتقليل الحاجة للتبديل بين علامات التبويب. يتم تكامل Guru، على سبيل المثال، بشكل جيد مع تطبيقات إدارة المشاريع الشائعة مثل Monday.com وAirtable وBasecamp وTeamwork. لست بحاجة إلى تسجيل الدخول إلى أداة منفصلة للحصول على أجوبة فورية. 
• تتبع الوقت والميزانية: لكل مشروع، بغض النظر عن مدى كبره أو صغره، له سجل واضح. تساعدك أداة إدارة المشاريع في تتبع وتنظيم مستنداتك. يوفر لك نظرة عامة واضحة حول أدائك، مما يعني أنه يمكنك تتبع الوقت والمال المنفق على كل مشروع. 

في نهاية اليوم، تحتاجك كشركة تؤثر بشكل كبير على الميزات التي ينبغي أن تتواجد في أداة إدارة المشاريع. 

عند هذا الحين، أنت على استعداد لاتخاذ قرار مستنير. لذا، دعنا نعرض لك أفضل 10 أنظمة لإدارة المشاريع لعام 2024.

‍

10 من أفضل حلول برامج إدارة المشاريع التي يجب وضعها في الاعتبار

مع توقع أن يتجاوز السوق العالمية لبرامج إدارة المشاريع مبلغ 15.08 مليار دولار بحلول عام 2030، لا ينبغي أن يفاجأ أن هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع متاحة حاليًا. 

وعلى الرغم من أنه يبدو أمرًا مرهقًا، لقد جعلنا بحثك أسهل. دعنا نستكشف أفضل أدوات برامج إدارة المشاريع التي يجب عليك النظر إليها.

1. أسانا

أسانا هي أداة شعبية لإدارة المشاريع موثوقة لربط الفرق وتدفقات العمل بالمبادرات الاستراتيجية والأهداف التجارية. 

لديها قدرات إدارة المشاريع التي تساعدك على التعامل مع مشاريعك من البداية إلى النهاية. من خلال لوحات كانبان، قوائم المهام، مخططات جانت، والجداول الزمنية، تجعل أسانا عملياتك أكثر شفافية وسلاسة.

علاوة على ذلك، تحتوي على أتمتة توفر الوقت مثل تحديثات الحالة. الشيء هو أنك ستتلقى إشعارات فقط حول العمل الذي يهمك بشكل كبير. لكن يمكنك قياس كمية الوقت الذي تقضيه في المشروع عبر خيارات تتبع الوقت حتى تتمكن من التخطيط بشكل صحيح. 

تكامل Guru أيضًا مع Asana — انظر كيف هنا. 

2. ورايك

تقدم وايك خياراً مرنًا من برنامج إدارة المشاريع المناسب لكافة أعضاء فريقك، بغض النظر عن القسم. 

يمتلك رايك أنواع عناصر مخصصة تتيح لك بناء مكتبة قابلة للتخصيص لمحاكاة العملية والتسميات والأساليب الفريدة التي لديك. يمكنك أيضاً تخصيصه حسب الأدوار والصناعات والأقسام. 

علاوة على ذلك، تساعدك هذه الأداة في إدارة وتوزيع مواردك بشكل صحيح، حتى لا تضيعها. حيث تحتفظ ببياناتك في مكان واحد، يمكن لكل عضو في الفريق الوصول إليها عند الحاجة. 

تساعد لوحة مشروع Wrike أيضًا على تصور ما يحتاجه فريقك للنجاح من خلال جمع الخطط والتقدم والتحليلات في مصدر واحد.

3. كليك أب

كليك أب هي أداة إنتاجية سهلة الاستخدام حيث يمكن للفرق الكبيرة أو الصغيرة تخطيط وتنظيم والتعاون بكفاءة أكبر. 

تساعدك هذه الأداة في إدارة المشاريع الجديدة من خلال إدارة المهام، واللوحات البيضاء، والدردشات. تتيح لك القدرة على التنقل بسرعة إلى أي مهمة أو مهمة فرعية — وتخصيصها بحيث ترى فقط ما يثير اهتمامك في تلك اللحظة.

كما يتيح كليك أب تعاوناً بصرياً ممتازاً من خلال لوح بيضاء افتراضية. هنا، يمكنك أن تفكر، وتضيف ملاحظات، وترى جميع أفكار فريقك في مكان واحد، حتى إذا كنت تعمل عن بعد.

مع ميزة الدردشة، تجمع التواصل تحت سقف واحد. استخدمها لمشاركة التحديثات أو ربط الموارد. 

4. موندي

موندي دوت كوم هي منصة إدارة مشاريع قابلة للتخصيص للغاية تُعرف بمرونتها وقابلية التوسع والتكيف. 

تحتوي هذه الحلول على منحنى تعلم قليل أو معدوم لأنه يمكنك سحب وإفلات أي عنصر تريده لإنشاء سير عملك. الفضاء العمل سهل الاستخدام ومرن، مما يعني أنه يتكيف مع نمو شركتك. 

إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ، يحتوي الاثنين على قوالب جاهزة يمكنك استخدامها للبدء. هذا يجعل من السهل وضع الأهداف والمهام، وتنظيم طريقة عملك، والتعامل مع التسليمات الخاصة بك. 

وتخمين ماذا؟ الاثنين يتكامل مع الجورو!

5. تريلو

قل 'مرحبا' بتريلو، أداة تعاون بصرية تساعدك في إدارة مشاريع فريقك والحفاظ على تنظيم كل شيء.

تريلو هي أداة مناسبة للأعمال من جميع الأحجام ومن جميع الصناعات حيث يمكنك تخصيصها لتناسب أسلوب عملك. بالإضافة إلى ذلك، لديها تكاملات مع العديد من الأدوات، بما في ذلك Slack وJira وGoogle Drive وغيرها. 

لا يتطلب تريلو أي تعلم مسبق، حيث أنه سهل الفهم وميزاته بديهية. بالإضافة إلى ذلك، فإن العملية بأكملها شفافة. تتأكد تريلو من أنه يسهل عليك مشاركة ملفاتك مع زملائك، بغض النظر عن مكانهم. 

6. توجّل بلان

يوفر توجل بلان وسيلة بسيطة لوكالات التسويق والفرق من أي حجم للتعامل مع مشاريع متعددة في الوقت نفسه. 

تساعدك هذه الأداة في تسهيل تخصيص الموارد وإدارة تخزين الملفات. بصورة أوضح لعبء عمل فريقك، يمكنك تجنب الإرهاق والتخطيط لأي عقبات.

يوفر توجل بلان أيضاً وجهات نظر مخصصة لجميع زملائك. هذا يعني أن الجميع يحصل على العرض الذي يريده ويحتاجه، مثل مشاريع مشفرة بالألوان أو رؤية عامة.

علاوة على ذلك، تضمن هذه الأداة دقة كل من الفوترة والرواتب لجعل عمليات أعمالك أكثر كفاءة وموثوقية. 

7. بيسكامب

يدرك القاعدة الأساسية أنه من الصعب التعامل مع عدة مشاريع ومواعيد نهائية وزبائن في نفس الوقت. لذلك بنى منصة إدارة المشروع، مثالية للفرق الصغيرة، التي تنجز المهمة.

تقدم لك لوحة معلومات تضم صفحة واحدة حيث يمكنك عرض جميع مشاريعك، مهامك، تكليفاتك، والمواعيد النهائية. يمكنك تخصيصه ليبدو كمنزلك من خلال شعار شركتك وألوانها؛ بالإضافة إلى أن الجميع يمكنه ضبط الصفحة الرئيسية حسب رغبتهم.

يسمح ميزة مركز قيادة القاعدة بمراقبة المشاريع التي تسير على الطريق الصحيح والتي تتطلب اهتماماً أكثر.

ما هو أكثر من ذلك، القاعدة تتكامل مع الجورو، لذا لا تنسى التحقق من ذلك. 

8. جيرا

جيرا من Atlassian هي أداة تتبع القضايا والمشاريع المستخدمة للتعامل مع المشاريع الجديدة وتحقيقها. 

تتمتع جيرا بسير عمل مؤتمت يتيح لك إدارة كل تحديث مع إشعارات تقدم المهام، وتعليقات، والمزيد. يسمح لك ذلك بربط الفرق التي تقوم ببناء المنتج مع الذين يطلقونه بسلاسة. 

Furthermore, you can add any piece of knowledge you need (documents, mockups, people) so you never lose any critical information. بالنسبة لإدارة الموارد، يساعد Teamwork في إدارة عمل فريقك في الوقت الحقيقي.

9. Teamwork

Teamwork is all about teamwork, of course. This project management tool is capable of managing every aspect of your project from start to finish. 

This solution simplifies time tracking, letting you understand how you and your co-workers spend your time. It accurately estimates how long a project will take and tracks it so you can stay on schedule and bill clients promptly.  

نظرًا لأنك تحصل على صورة كاملة لقدرة فريقك، يمكنك تجنب العقبات عن طريق إعادة تخصيص المهام بسهولة. واحد من دمجات Airtable الشهيرة هو مع الجورو. انظر كيف تعمل.

Teamwork integrates with Guru; take a look.

10. Airtable

Airtable is a collaboration platform used for building apps and empowering teams to manage their most critical workflows better.  

Airtable keeps your teams connected through custom interfaces without code. It has building blocks that allow you to drag and drop components and make interfaces in minutes. This way, each person can work however they want. 

Plus, you have permissions, which let you decide who can access what. 

Airtable automates most of your processes and saves you from the clutter. With a single notification or a multi-sequence workflow, you can keep your team on track all the time. 

واحدة من التكاملات الشهيرة مع Airtable هي مع Guru. راجع كيف تعمل.

Over to You

هذا هو! You know everything there is to know about how to choose project management software. إذا نجحنا في جعل عملية الاختيار الخاصة بك أسهل، فإن عملنا هنا قد انتهى.

But do you wanna make handling projects even easier? 

Use your shiny new PM tool together with Guru, a 3-in-1 solution that gives you all the answers instantly, no matter where you work. مع البحث الذكي بالذكاء الاصطناعي، ستحصل على بيانات دقيقة وموثوقة مباشرة في أدوات فريقك.

لكن الجورو يفعل أكثر من ذلك — عليك فقط أن الاشتراك كمستخدم جديد وتجربته بنفسك.