Har du någonsin funderat över hur du väljer projektledningsprogramvara som passar ditt företags behov? Wonder no longer! Den ultimata köpguiden för PM-verktyg är här.

Det finns ingen tid när du inte behöver projektledningsprogramvara. Det är ett av de bästa sätten att planera, övervaka och starta framgångsrika projekt inom ditt företag.

Men endast 23 % av företagen använder projektledningsverktyg - och en liten andel av dessa har ännu inte haft nytta av dem.

Det beror på att de flesta av dem inte använder rätt lösning. Men om du är här är du redo att fatta rätt beslut och förstå vad du ska leta efter när du utvärderar PM-verktyg.

Allt börjar med att upptäcka stegen du behöver ta...

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

Kort sagt är det en lösning som hjälper dig att planera, organisera och spåra projekt. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Här kan människor tydligt definiera ansvar och uppgifter, hålla koll på projektets framsteg och tilldela resurser.

But who is it for? Den korta svaret: vem som helst. 

När du arbetar med ett affärsprojekt behöver du veta vilka uppgifterna är, vem som är ansvarig för vad, osv. Utan en projektledningsplattform får du inte värdefulla insikter om hur ditt team presterar.

Det är därför företag och team i alla storlekar inom alla branscher använder detta verktyg för att effektivisera sin arbetsflöde, från hektiska marknadsföringsbyråer till helt fjärrbelägna företag.

Men vad är den verkliga syftet med ett projektledningsverktyg?

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• Tillhandahålla större projektöversikt: Låt säga att alla dina avdelningar arbetar med olika projekt samtidigt. But you do it all manually. Vid en viss tidpunkt förlorar du förmodligen bort vad som pågår var. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Bättre hantering av resurser: Resurserna avser människor och utrustning som du behöver för att slutföra projektet i tid. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Generering av korrekta rapporter: Du kan se realtidsdata genom automatiskt genererade rapporter eller visuella instrumentpaneler. De är extremt användbara för att hålla koll på ditt framsteg, se potentiella blockeringar och hålla dig a jour med saker. 
• Spåra tid och personal: Genom ett PM-verktyg ser du tydligt hur mycket tid någon spenderar på en uppgift eller vem som är tillgänglig. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Nu ska vi fördjupa oss i fördelarna med ett PM-verktyg.

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

Projektledningsprogramvara har så många fördelar, det kommer ta oss en evighet att räkna dem alla. Det är därför vi har nöjt oss endast för de främsta fördelarna med ett PM-verktyg. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Bättre projektplanering: Vi vet att du är trött på att använda kalkylblad för att planera dina projekt. We are, too! Ett projektledningsverktyg hjälper dig att skapa en smidig arbetsflöde som överensstämmer med ditt teams förmågor och ger dig detaljerad överblick. 
• Automatiserade projektuppgifter: Ett projekt har många återkommande tidskrävande uppgifter, som att tilldela uppgifter, spåra resurser och rapportera status. Du kan säga 'hej då' till denna upprepning eftersom PM-verktyg automatiserar allt och sparar dig mer tid. 
• Sömlös samarbete: Du ogillar det när du måste gå igenom otaliga e-posttrådar bara för att hitta en enda anteckning. Här skiner PM-programvaran som mest. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Snabbare slutförande: I denna snabbt tempo värld kan du inte vänta på slöfocken i ditt team att avsluta en uppgift. Genom uppgiftshantering och andra funktioner kan du snabbt se om något går fel så att du kan ändra riktning vid behov. 

‍

Tror du fortfarande inte att PM-programvara är för dig? Ja, den här statistiken kan förändra ditt sinne: 43% av de företag som undersöktes 2022 rapporterade en betydande ökning av användningen av samarbetsverktyg, vilket innebär snabbare projektleveranstider. 

Om du är övertygad om att du behöver en sådan lösning i ditt liv, låt oss se hur du går tillväga för att välja rätt programvara för projektledning.

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

Vi har täckt vad ett projektledningssystem är, hur man använder det och dess fördelar. Nu, låt oss gå in på detaljerna för att välja rätt verktyg för ditt företag.

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! I det här fallet ska du först försöka förstå ditt projekts och ditt teams behov. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

Om du är fast, är det alltid användbart att fråga en artificiell intelligens (AI)-verktyg som ChatGPT att generera nya idéer.

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

Step #2: Understand what features you will need

Projektledningsverktyg har massor av funktioner - tillräckligt för att ge dig huvudvärk. Det är förmodligen därför du slutade söka på egen hand och försökte hitta en köpguide som kan hjälpa dig.

Du har kommit rätt. Här är de 'måste-ha' funktionerna som kommer att forma hur du utvärderar programvara för projektledning:

• Integrationer: Det är viktigt att ditt PM-verktyg integreras direkt i dina befintliga system, precis som Guru gör. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Hantering av projekttidslinje: Denna funktion hjälper dig att hålla reda på hur din plan går, från att sätta deadlines till att justera tempot. 
• Tidsövervakningsalternativ: En av de viktigaste funktionerna hos något PM-verktyg, så gör inte utan det. 
• Automatisering: PM-verktyg med automatiseringsfunktioner har en positiv inverkan på ett företag och förenklar dina operationer. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Nu när du vet vad du letar efter, att hitta rätt lösning som överensstämmer med dina krav är en barnlek. Ändå, eftersom det är en så viktig steg, här är några tips för att komma igång.

First, research your options. Det kan verka uppenbart, men du kan inte bara avgöra dig för det första verktyget som dyker upp på Google. Du måste vara noggrann i din undersökning och välja det verktyg som fungerar bäst för ditt företag. 

The secret is to: 

• Läs recensioner från faktiska användare.
• Kontrollera betyg på webbplatser som G2, TrustRadius och Capterra.
• Sök rekommendationer från kollegor.
• Utforska bloggar skrivna av branschexperter.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

Vid det här laget har du begränsat ner din lista till två eller tre alternativ. Men du behöver fortfarande hitta DEN ENA. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. Genom att diversifiera din pool får du bättre användarfeedback, då det ger dig insikt i verktygets styrkor, svagheter och användarvänlighet. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. Under denna tid bör dina kollegor använda verktyget för att utforska allt som mjukvaran erbjuder.

Fråga sedan dina teammedlemmar om deras feedback. Var användargränssnittet lätt att använda? Löste det dina problem? Finns det några begränsningar du bör vara medveten om? Fungerade realtidschatt- eller fildelningsfunktionerna som avsett? 

Vilken negativ eller positiv kommentar som helst kan hjälpa dig att avgöra om det är rätt verktyg för ditt företag eller inte. 

Steg #5: Tänk på din budget

Okej, du har hittat DEN ENA, och du vill ha den nu. Du är redo att göra köpet, men det finns ett litet problem. Det är för dyrt för dig just nu. 

Nåväl, tillbaka till ritbordet då. 

Det är viktigt att tydligt definiera dina budgetparametrar. Går du all in och gör en stor investering? Eller tar du det lugnt? Dessutom behöver du tänka på de extra kostnaderna, såsom abonnemangs- eller underhållsavgifter. 

Innan du dyker in, överväg både omedelbara och långsiktiga kostnader. Om du är ett litet företag eller har en tightare budget, leta efter gratisverktyg eller planer per användare.

Å andra sidan, om du är ett stort företag med komplexa krav, kan det vara nödvändigt att få ett anpassat pris skräddarsytt för din organisation. 

Avslutningsvis, undersök verktygets prismodell och om den passar din budget. 

***

Grattis! 🎉 Du är redo att ta det sista steget, som är att göra ditt slutgiltiga val. 

Men innan vi går vidare och visar dig de bästa projektledningsverktygen som för närvarande är tillgängliga, låt oss gå igenom dessa 'måste-ha' funktioner en gång till. 

Funktioner och funktionaliteter att leta efter i programvara för projektledning

Som du vet, har varje programvara för projektledning som för närvarande finns på marknaden flera funktioner. Ibland för många, vilket gör det svårt att avgöra vad du verkligen behöver. 

Här är några av de möjligheter du bör vara uppmärksam på: 

• Planering och schemaläggning: Den bästa projektledningsprogramvaran ska låta dig sätta projektmål och milstolpar, samt definiera uppgifter, deadlines och beroenden. Genom aviseringar, meddelanden, scheman och kalendrar kan du hålla dig på rätt spår medan du går vidare. 
• Team-samarbete: In-app-meddelanden, filutbyte och teaminstrumentpaneler. Allt bidrar till förbättrad kommunikation och gör det lättare att samarbeta. Dessutom ger det tydlighet kring var ditt projekt står. 
• Resurshantering och dokumentation: Kalkylblad är inte så effektiva för att hålla reda på all din information. Med ett verktyg för projektledning har du all den data du behöver på ett och samma ställe. Dessutom kan du snabbt och enkelt få åtkomst till den när du behöver det. 
• Integrationer: De flesta PM-program integreras med dina befintliga verktyg för att minska behovet av att byta flikar. Guru, till exempel, integreras bra med populära appar för projektledning som Monday.com, Airtable, Basecamp och Teamwork. Du behöver inte logga in på ett separat verktyg för att få omedelbara svar. 
• Tid och budgetspårning: Varje projekt, oavsett storlek, har en pappersspår. Ett verktyg för projektledning hjälper dig att hålla reda på och organisera dina dokument. Det ger en tydlig översikt över din prestation, vilket innebär att du kan spåra den tid och de pengar som spenderas på varje projekt. 

I slutet av dagen påverkar dina behov som företag starkt de funktioner som ett verktyg för projektledning bör ha. 

Vid det här laget är du redo att fatta ett informerat beslut. Så låt oss visa dig de 10 bästa projektledningssystemen för 2024. 

‍

10 av de bästa programvarorna för projektledning att överväga

Med den globala marknaden för projektledningsprogramvara beräknad att överstiga 15,08 miljarder USD år 2030 bör det inte komma som en överraskning att det finns så många PM-verktyg tillgängliga just nu. 

Och även om det verkar som en skrämmande uppgift, har vi gjort din forskning enklare. Låt oss utforska de bästa projektledningsprogramvaruverktygen som du bör överväga. 

1. Asana

Asana är ett populärt verktyg för projektledning som är betrott att koppla samman team och arbetsflöden med strategiska initiativ och affärsmål. 

Det har funktioner för projektledning som hjälper dig att hantera dina projekt från start till mål. Genom kanban-tavlor, att-göra-listor, Gantt-diagram och tidslinjer gör Asana dina processer mer transparanta och agila.

Dessutom har det tidsbesparande automatiseringar som statusuppdateringar. Haken är att du endast kommer att få aviseringar om det arbete som betyder mest för dig. Men du kan mäta hur mycket tid du spenderar på projektet via tidsregistreringsalternativ så att du kan budgetera korrekt. 

Guru integreras också med Asana — se hur här. 

2. Wrike

Wrike erbjuder en mångsidig programvara för projektledning som är idealisk för hela ditt team, oavsett avdelning. 

Wrike har anpassade objekttyper som låter dig bygga ett anpassningsbart bibliotek för att efterlikna din unika process, terminologi och metodik. Du kan också skräddarsy det beroende på roller, bransch och avdelning. 

Dessutom hjälper detta verktyg dig att hantera och rätt tilldela dina resurser, så att du inte slösar bort dem. Eftersom det lagrar din data på ett ställe kan varje teammedlem få tillgång till den när det behövs. 

Wrikes projektdashboard hjälper dig också att visualisera vad ditt team behöver för att lyckas genom att samla planer, framsteg och analyser i en enda källa.

3. ClickUp

ClickUp är ett användarvänligt produktivitetsverktyg där stora eller små team kan planera, organisera och samarbeta mer effektivt. 

Detta PM-verktyg hjälper dig att hantera nya projekt genom uppgiftshantering, whiteboards och chattar. Det låter dig snabbt navigera till vilken uppgift eller deluppgift som helst — och anpassa den så att du bara ser det som intresserar dig vid den tiden. 

ClickUp möjliggör också utmärkt visuell samarbete genom en virtuell whiteboard. Här kan du brainstorma, lägga till anteckningar och se alla ditt teams idéer på ett ställe, även om du arbetar på distans. 

Med chattfunktionen får du kommunikationen samlad på ett ställe. Använd den för att dela uppdateringar eller länka resurser. 

4. Monday

Monday.com är en mycket anpassningsbar plattform för projektledning känd för sin skalbarhet, flexibilitet och anpassningsförmåga. 

Denna lösning har liten eller ingen inlärningskurva eftersom du kan dra och släppa vilken element du vill för att skapa ditt arbetsflöde. Arbetsytan är intuitiv och flexibel, vilket innebär att den skalas i takt med att ditt företag växer. 

Om du inte vet var du ska börja har Monday färdiga mallar som du kan använda för att komma igång. Detta gör det lättare att sätta mål och uppgifter, organisera sättet du arbetar på och hantera dina leveranser. 

Och gissa vad? Monday integreras med Guru!

5. Trello

Säg ‘Hej’ till Trello, ett visuellt samarbetsverktyg som hjälper dig att hantera ditt teams projekt och hålla allt organiserat. 

Trello är ett lämpligt verktyg för företag av alla storlekar och från alla branscher eftersom du kan anpassa det efter din arbetsstil. Dessutom har det integrationer med många verktyg, inklusive Slack, Jira, Google Drive och fler. 

Trello kräver ingen upplärning eftersom det är lätt att förstå och dess funktioner är intuitiva. Dessutom är hela processen transparent. Trello gör det enkelt att dela dina filer med kollegor, oavsett var de är. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan erbjuder ett enkelt sätt för marknadsföringsbyråer och team av alla storlekar att jonglera flera projekt samtidigt. 

Detta verktyg gör resursfördelning och filhantering enklare. Med en tydligare bild av ditt teams arbetsbelastning kan du undvika utmattning och planera för eventuella flaskhalsar.

Toggl Plan har också personliga vyer för alla dina lagkamrater. Detta innebär att alla får den vy de vill ha och behöver, såsom färgkodade projekt eller en överblick. 

Dessutom säkerställer detta verktyg noggrannhet i både fakturering och löner för att göra din företagsverksamhet mer effektiv och pålitlig. 

7. Basecamp

Basecamp förstår att det är svårt att jonglera flera projekt, deadline och klienter samtidigt. Därför har de byggt en projektledningsplattform, perfekt för små team, som får jobbet gjort. 

Det erbjuder en dashboard på en sida där du kan se alla dina projekt, uppgifter, tilldelningar och deadlines. Du kan anpassa den för att kännas som hemma med ditt företags logotyp och färger; dessutom kan alla ställa in sin hemsida som de vill ha den. 

Basecamps Mission Control-funktion låter dig se vilka projekt som ligger i linje och vilka som kräver mer uppmärksamhet. 

Vad mer, Basecamp integreras med Guru, så glöm inte att kolla in det. 

8. Jira

Jira av Atlassian är ett verktyg för problem- och projektspårning som används för att hantera nya projekt och föra dem till verkställighet. 

Jira har automatiserade arbetsflöden som låter dig hantera varje uppdatering med notifikationer om uppgiftens framsteg, kommentarer och mer. Detta gör att du sömlöst kan koppla samman team som bygger produkten med dem som lanserar den. 

Dessutom kan du lägga till vilken kunskap du behöver (dokument, mockups, personer) så att du aldrig förlorar någon kritisk information. Om du är idélös kan du använda Jiras AI för att få värdefulla insikter från dina data, vilket leder till snabbare beslut. 

9. Teamwork

Teamwork handlar naturligtvis om teamwork. Detta projektledningsverktyg kan hantera varje aspekt av ditt projekt från början till slut. 

Denna lösning förenklar tidsspårning, så att du kan förstå hur du och dina kollegor spenderar er tid. Den uppskattar noggrant hur lång tid ett projekt kommer att ta och spårar det så att du kan hålla dig på schema och fakturera kunder i tid.  

När det gäller resurshantering hjälper Teamwork dig att hantera ditt teams arbete i realtid. Då du får en komplett bild av ditt teams kapacitet kan du undvika flaskhalsar genom att enkelt omfördela uppgifter. 

Teamwork integreras med Guru; ta en titt.

10. Airtable

Airtable är en samarbetsplattform som används för att bygga appar och ge team möjlighet att bättre hantera sina mest kritiska arbetsflöden.  

Airtable håller dina team anslutna genom anpassade gränssnitt utan kod. Det har byggblock som låter dig dra och släppa komponenter och skapa gränssnitt på några minuter. På så sätt kan varje person arbeta som de vill. 

Dessutom har du behörigheter, som låter dig bestämma vem som kan komma åt vad. 

Airtable automatiserar de flesta av dina processer och sparar dig från röran. Med en enda avisering eller en flertrådigt arbetsflöde kan du hålla ditt team på rätt spår hela tiden. 

En populär Airtable-integration är med Guru. Se hur det fungerar.

Över till dig

Det är allt! Du vet allt som finns att veta om hur man väljer programvara för projektledning. Om vi framgångsrikt har gjort din urvalsprocess enklare är vårt arbete här klart. 

Men vill du göra hanteringen av projekt ännu lättare? 

Använd ditt blanka nya PM-verktyg tillsammans med Guru, en 3-i-1-lösning som ger dig alla svar direkt, oavsett var du arbetar. Med smart AI-sökning får du exakta och pålitliga data direkt i ditt teams verktyg. 

Men Guru gör så mycket mer än så — du behöver bara registrera dig som ny användare och upplev det själv.