Колишньо цікавилися, як вибрати програмне забезпечення для управління проектами, яке відповідає потребам вашої компанії? Не мучтеся більше! Ось настав покупецький посібник для інструментів управління проектами.

Немає моменту, коли вам не потрібне програмне забезпечення для управління проектами. Це один з найкращих способів планувати, контролювати і запускати успішні проекти у вашому бізнесі.

Але лише 23% компаній користуються інструментами управління проектами, та мала частина з них поки що не скористалася вигодами.

Це через те, що більшість з них не використовують правильне рішення. Але якщо ви тут, ви готові прийняти правильне рішення та розуміти, на що звертати увагу при оцінці інструментів управління проектами.

Все починається з виявлення кроків, які вам потрібно зробити...

Що таке програмне забезпечення для управління проектами?

Програмне забезпечення для управління проектами відноситься до інструментів, якими компанії користуються для ефективного управління своїми проектами.

Коротше кажучи, це рішення, яке допомагає вам планувати, організовувати та відстежувати проекти. Одночасно сприяє зручній співпраці між командами та зацікавленими сторонами.

Подумайте про це як про віртуальний простір, до якого можуть мати доступ учасники вашої команди під час роботи над поточним завданням. Тут люди можуть чітко визначити відповідальності та завдання, відстежувати прогрес проекту та розподіляти ресурси.

Але для кого це? Коротка відповідь: будь-хто. 

Працюючи над бізнес-проектом, вам потрібно знати, які завдання є, хто відповідає за що тощо. Без платформи управління проектами ви не отримаєте цінних відомостей про продуктивність вашої команди.

Саме тому бізнеси і команди усіх розмірів у будь-якій галузі використовують цей інструмент для оптимізації своїх робочих процесів, починаючи від зайнятих маркетингових агентств до цілком віддалених компаній.

Але яка справжня мета інструменту управління проектами?

Як використовуються інструменти управління проектами?

Основна мета інструменту управління проектами - організувати ваш спосіб роботи та переконатися, що ваша команда залишається на шляху.

Але він також має кілька використань, включаючи:

• Забезпечення більшої видимості проекту: Давайте скажемо, всі ваші підрозділи одночасно працюють над різними проектами. Але ви все це робите вручну. На певному етапі ви, ймовірно, втрачаєте контроль над тим, що відбувається де. З допомогою рішення для управління проектами ви уникаєте плутанини.  
• Краще управління ресурсами: Ресурси - це люди та обладнання, які вам потрібні для завершення проекту вчасно. Інструмент управління проектами допомагає вам ефективно розподілити їх, щоб ви могли завершити свої завдання в рамках бюджету. 
• Генерація точних звітів: Ви можете переглядати дані в реальному часі через автозгенеровані звіти або візуальні інтерфейси. Вони дуже корисні для відстеження вашого прогресу, виявлення можливих перешкод та залишання на вершині речей. 
• Відстеження часу та персоналу: Через інструмент управління проектами ви чітко побачите, скільки часу хтось витрачає на завдання або хто доступний. Це допомагає вам точно рахувати своїм клієнтам, оскільки ви можете легко відзначити години, витрачені на кожну задачу. 

Зараз давайте докладніше розглянемо переваги інструменту управління проектом. 

Які переваги використання програмного забезпечення для управління проектами?

Програмне забезпечення для управління проектами має стільки переваг, що нам доведеться багато часу витратити, щоб їх всі перерахувати. Тому ми обрали тільки кращі переваги інструменту для управління проектами. 

Отже, правильне програмне забезпечення для управління проектами призводить до наступних переваг: 

• Краще планування проекту: Ми знаємо, що ви втомилися використовувати електронні таблиці для планування ваших проектів. Ми теж! Інструмент для управління проектам допомагає вам побудувати безшовний робочий процес, який відповідає можливостям вашої команди і надає вам глибокий огляд. 
• Автоматизовані завдання проекту: У проекті є багато повторюваних трудомістких задач, таких як призначення завдань, відстеження ресурсів та статуси звітів. Ви можете сказати 'прощавай' цій повторюваності, оскільки інструменти управління проектами автоматизують все і зберігають більше часу. 
• Безшовне співробітництво: Ви ненавидите , коли вам потрібно прочитати безліч листів електронної пошти лише для того, щоб знайти одну нотатку. Ось де ПЗ для управління проектами блищить найяскравіше. Оскільки ви розміщуєте все в одній платформі, ви залишаєтеся більш зосередженими на проекті, ніж на відволіканнях. 
• Швидше виконання: У цьому швидкому світі ви не можете дозволити собі чекати, поки повільний у вашій команді додумається завдання. Завдяки управлінню завданнями та іншими функціями ви швидко побачите, якщо щось йде не так, щоб змінити напрямок, якщо необхідно. 

‍

Все ще не вважаєте, що ПЗ для управління проектами для вас? Ну, ця статистика може змінити вашу думку: 43% компаній, опитаних у 2022 році заявили про значне зростання використання засобів співпраці, що означає швидші строки виконання проектів. 

Якщо ви впевнені, що вам потрібне таке рішення в своєму житті, подивимося, як вибрати правильне програмне забезпечення для управління проектами.

Як вибрати програмне забезпечення для управління проектами, яке відповідає вашим потребам

Ми розглянули, що така система управління проектами, як її використовувати та які вигоди. Тепер давайте розберемося в деталях вибору правильного інструмента для вашого бізнесу.

Отже, вибір програмного забезпечення для управління проектами починається з цих п'яти кроків.

Крок №1: визначте свої потреби

Як Всесвіт, все починається з вибуху! У цьому випадку вам слід спробувати спочатку зрозуміти потреби вашого проекту та команди. І визначте свої цілі.

Наприклад, вам потрібно рішення для управління проектами, оскільки ви хочете краще організувати свої робочі процеси.

Спробуйте знайти відповіді на наступні питання:

• Чому вам потрібна платформа для управління проектами?
• Які типи проектів ви зазвичай керуєте?
• Які критичні терміни та віхи проекту?
• Як ви зазвичай розподіляєте ресурси для ваших проектів?
• Чи вам потрібен інструмент для прогнозування проектування часів або відстеження часу?

Якщо ви застрягли, завжди корисно запитати у інструмента штучного інтелекту (ШІ), наприклад ChatGPT, генерувати нові ідеї.

Важливою ідеєю є те, що вам обов'язково потрібна мета, щоб усі залишались на одній сторінці, навіть коли вони втрачають поняття, чому цей проект має значення.

Крок №2: Розумійте, які функції вам знадобляться

У інструментах управління проектами є багато функцій - досить, щоб вас збити з пантелику. Саме тому ви припинили пошуки самостійно та спробували знайти керівництво для покупця, щоб вам допомогли.

Ви прийшли за правильним вирішенням. Ось ‘обов’язкові’ функції, що визначать спосіб оцінки програмного забезпечення для управління проектами:

• Інтеграції: Для вашого ПЗ управління проектами важливо, щоб воно інтегрувалося безпосередньо у ваші існуючі системи, як це робить Guru. Ця програма допомагає вам зосередитися на поточній задачі, доки ви швидко отримуєте відповіді, які вам потрібні. 
• Управління графіком проекту: Ця функція допомагає вам слідкувати за тим, як йде ваш план, від встановлення термінів до коригування темпу. 
• Опції відстеження часу: Одна з найважливіших функцій будь-якого ПЗ управління проектами, тому не обходьтеся без неї. 
• Автоматизація: ПЗ управління проектами з функціями автоматизації позитивно позначаються на бізнесі та спрощують ваші операції. 

Ми можемо поговорити більше про ці функції пізніше, слідкуйте за оновленнями. 

Крок 3: Дослідіть різні платформи для управління проектами

Це повинно бути легко, чи не так? 

Тепер, коли ви знаєте, на що ви орієнтуєтеся, знаходження правильного рішення, яке відповідає вашим вимогам, буде легкою справою. Але, оскільки це такий ключовий крок, ось кілька порад для початку.

Спочатку досліджуйте свої варіанти. Може здатися очевидним, але ви не можете просто зупинитися на першому інструменті, що з'являється в Google. Вам слід бути ретельними у своєму дослідженні та вибирати інструмент, який найкраще підходить для вашого бізнесу. 

Секрет полягає в тому: 

• Читайте відгуки від реальних користувачів.
• Перевіряйте рейтинги на сайтах, таких як G2, TrustRadius та Capterra.
• Шукати рекомендації від колег.
• Досліджуйте блоги від індустріальних експертів.

Потім порівняйте інструменти та побачте, який найкраще відповідає вашим потребам. 

Крок 4: Протестуйте програмне забезпечення

На цей момент ви скоротили ваш список до двох або трьох варіантів. Але вам все ще потрібно знайти ОНОГО. 

Саме для цього існує цей крок. Це включає в себе тестування вибраного вами програмного забезпечення для набуття практичного досвіду з його використання. Мета - побачити, наскільки добре кожний варіант відповідає вашим вимогам. 

Ви починаєте зі складання команди лідерів та менеджерів проектів, краще з різними ролями та відповідальністю. Розширивши свій пул користувачів, ви отримаєте кращий відгук від користувачів, оскільки це дозволить вам побачити сильні й слабкі сторони і зручність використання інструменту. 

Використовуйте його протягом певного періоду. Більшість рішень мають безкоштовні пробні версії або плани, які дозволяють вам їх перевірити. На цей час ваші колеги повинні використовувати інструмент для дослідження всього, що пропонує це програмне забезпечення.

Після цього попросіть своїх членів команди висловити свою думку. Чи було інтерфейс користувача легким у використанні? Чи вирішувало це ваші проблеми? Чи є які-небудь обмеження, про які ви маєте знати? Чи працювали функції чату в реальному часі або обміну файлами так, як заплановано? 

Будь-який негативний чи позитивний коментар може допомогти вам визначити, чи є це правильний інструмент для вашого бізнесу чи ні. 

Крок №5: Врахуйте свій бюджет

Добре, ви знайшли ОДИН, і зараз ви його хочете. Ви готові здійснити покупку, але є одна невелика проблема. Наразі він для вас занадто дорогий. 

Ну добре, знову повертаємося до дошки. 

Важливо чітко визначити параметри вашого бюджету. Чи варто вкластися і зробити велику інвестицію? Або чи краще йти повільно? Крім того, вам потрібно подумати про додаткові витрати, такі як підписка або плата за обслуговування. 

Перш ніж кинутися у вир, розгляньте як миттєві, так і довготермінові витрати. Якщо ви малий бізнес чи маєте обмежений бюджет, шукайте безкоштовні інструменти чи плани за користувача.

З іншого боку, якщо ви велике підприємство з складними вимогами, вам може бути потрібно отримати індивідуальну ціноутворену, пристосовану до вашої організації. 

На завершення вивчіть модель ціноутворення інструменту та перевірте, чи вона відповідає вашому бюджету. 

***

Вітання! 🎉 Ви готові зробити останній крок, який полягає в тому, щоб зробити свій остаточний вибір. 

Але перед тим, як ми перейдемо і покажемо вам кращі наявні наразі інструменти управління проектами, давайте ще раз переглянемо ці 'обов'язкові' функції. 

Функції та можливості, на які слід звернути увагу при виборі програмного забезпечення для управління проектами

Як ви знаєте, кожен інструмент для управління проектами, що в даний час доступний на ринку, має кілька можливостей. Іноді навіть занадто багато, що ускладнює вибір того, що вам дійсно потрібно. 

Ось деякі можливості, на які варто звернути увагу: 

• Планування та розкладка: Найкраще програмне забезпечення для управління проектами має дозволяти встановлювати цілі та віхи проекту, а також визначати завдання, дедлайни та залежності. Через попередження, сповіщення, розклади та календарі ви зможете тримати під контролем все процеси. 
• Колаборація команди: Повідомлення в програмі, обмін файлами та інформаційні панелі команди. Всі роблять внесок в покращення комунікації та сприяють співпраці. Більше того, це надає ясність щодо того, де знаходиться ваш проект. 
• Управління ресурсами та документацією: Таблиці не дуже ефективні для ведення обліку всієї вашої інформації. З програмним засобом управління проектами у вас є всі дані, які вам потрібні в одному місці. Крім того, ви можете швидко та легко отримати до нього доступ у будь-який момент, коли вам це потрібно. 
• Інтеграції: Більшість ПП для управління проектами інтегруються з вашими існуючими інструментами, щоб зменшити необхідність у перемиканні вкладок. Guru, наприклад, добре інтегрується з популярними додатками для управління проектами, такими як Monday.com, Airtable, Basecamp та Teamwork. Вам не потрібно увійти в інший інструмент, щоб отримати миттєві відповіді. 
• Відстеження часу та бюджету: У кожного проєкту, невеликого або великого, є документальний слід. Інструмент управління проектами допомагає вам відслідковувати та організовувати свої документи. Він забезпечує чіткий огляд вашої продуктивності, що означає, що ви можете слідкувати за часом та коштами, витраченими на кожен проект. 

Ще одна важлива ознака вашої компанії виокремлює функції інструменту управління проектами, яким він повинен бути.

На цей момент ви готові прийняти обґрунтоване рішення. Тож давайте покажемо вам 10 найкращих систем управління проектами на 2024 рік. 

‍

10 з Кращих Програмних Рішень Для Управління Проектами, На Які Варто Звернути Увагу

Оскільки глобальний ринок програмного забезпечення для управління проектами прогнозується перевищити 15,08 мільярда доларів до 2030 р., не дивно, що наразі доступно так багато інструментів для управління проектами. 

І хоча це може здатися складним завданням, ми спростили ваше дослідження. Давайте розглянемо найкращі інструменти програмного забезпечення для управління проектами, які ви повинні врахувати. 

1. Asana

Asana — це популярний інструмент для управління проектами, якому довіряють в зв'язку з підключенням команд та робочих потоків до стратегічних ініціатив та бізнес-цілей.

Він має можливості для управління проектами, які допоможуть вам впоратися з проектами від початку до кінця. За допомогою дошок канбану, списків справ, діаграм Ганта та графіків, Asana робить ваші процеси більш прозорими та гнучкими.

Більше того, він має автоматизацію, що заощаджує час, як от оновлення статусу. При цьому ви отримуєте сповіщення тільки про роботу, яка для вас найважливіша. Але ви зможете виміряти, скільки часу ви витрачаєте на проект за допомогою можливостей відстеження часу, щоб правильно спрогнозувати бюджет.

Крім того, цей інструмент допомагає вам управляти і належним чином розподіляти ваші ресурси, щоб ви їх не марно витрачали. 

2. Wrike

Wrike пропонує універсальний варіант програмного забезпечення для управління проектами, ідеальний для всієї вашої команди, незалежно від відділу. 

У Wrike є спеціальні типи елементів, що дозволяють створити настраювальну бібліотеку для імітації вашого унікального процесу, термінології та методології. Ви також можете налаштувати його залежно від ролей, галузей та відділів. 

Панель керування проєктом Wrike також допомагає вам візуалізувати, що потрібно вашій команді для успіху, об'єднуючи плани, прогрес і аналітику в єдине джерело. Оскільки він зберігає ваші дані на одному місці, кожен член команди може отримати до них доступ, коли це потрібно. 

Це дозволяє швидко переміщатися до будь-якого завдання або підзавдання - і налаштовувати його так, щоб ви бачили тільки те, що вас цікавить у цей момент. 

3. ClickUp

ClickUp - це простий у використанні інструмент продуктивності, де великі або невеликі команди можуть планувати, організовувати та співпрацювати більш ефективно. 

Цей інструмент управління проектами допомагає керувати новими проектами шляхом управління завданнями, дошками та чатами. Тут ви можете брейнштормити, додавати нотатки та бачити всі ідеї вашої команди в одному місці, навіть якщо ви працюєте віддалено. 

Крім того, ClickUp також дає величезну можливість візуальної співпраці шляхом віртуальної дошки. Тут ви можете генерувати ідеї, додавати нотатки і бачити всі ідеї вашої команди в одному місці, навіть якщо ви працюєте віддалено. 

За допомогою функції чату ви можете об'єднати комунікацію під одним дахом. Використовуйте його для обміну оновленнями або посиланнями на ресурси. 

4. Monday

Monday.com - це високоякісна платформа для управління проектами, відома своєю масштабованістю, гнучкістю та адаптованістю. 

Це рішення не має абсолютної кривої навчання, оскільки ви можете перетягувати будь-який елемент, який вам подобається, щоб створити свій робочий процес. Робоче середовище інтуїтивно зрозуміле та гнучке, що означає, що воно масштабується разом із зростанням вашої компанії. 

Якщо ви не знаєте, звідки почати, у понеділок є готові шаблони, які ви можете використати для початку. Це полегшує встановлення цілей та завдань, організацію роботи та обробку вашої продукції. 

А знаєте, що? У понеділок інтегрується з Гуру!

5. Trello

Скажіть ‘Привіт’ Трелло, візуальний інструмент співпраці, який допомагає керувати проектами вашої команди та утримувати все організованим. 

Trello - це підходящий інструмент для підприємств будь-якого розміру і з різних галузей, оскільки ви можете налаштувати його під свій стиль роботи. Крім того, він має інтеграції з багатьма інструментами, включаючи Slack, Jira, Google Drive та інші. 

Трелло не потребує ніякого онбордингу, оскільки його легко зрозуміти, а його функції інтуїтивні. Крім того, весь процес прозорий. Із Trello легко ділитися файлами з колегами, незалежно від їх місця перебування. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan надає простий спосіб маркетинговим агентствам та командам будь-якого розміру керувати кількома проєктами одночасно. 

Цей інструмент полегшує розподіл ресурсів та управління зберіганням файлів. Маючи ясне уявлення про навантаження вашої команди, ви можете уникнути вигорання та спланувати усунення будь-яких заторів. 

У Toggl Plan також є персоналізовані види для всіх ваших команд. Це означає, що кожен отримує той вигляд, який вони хочуть і потребують, такий як проекти з кольоровою кодуванням або пташине око. 

Крім того, цей інструмент забезпечує точність як у розрахунках, так і в оплаті, що робить операції вашого підприємства більш ефективними та надійними. 

7. Basecamp

Basecamp розуміє, що складно балансувати кілька проектів, терміни та клієнтів одночасно. Ось чому він створив платформу для управління проектами, ідеальну для малих команд, яка виконує свою роботу. 

Він пропонує односторінкову інформаційну панель, де ви можете переглянути всі свої проєкти, завдання, призначення та терміни. Ви можете налаштувати його так, щоб він виглядав як дім з логотипом вашої компанії та кольорами; плюс кожен може налаштувати свою домашню сторінку як завгодно. 

Функція Контроль місії Basecamp дозволяє вам бачити, які проекти йдуть за графіком, а яким потрібна більша увага. 

Що ще, Basecamp інтегрується з Гуру, тому не забудьте перевірити це. 

8. Jira

Jira від Atlassian - це інструмент для відстеження завдань та проєктів, призначений для роботи над новими проєктами та досягнення їх у сфері реалізації. 

Jira має автоматизовані робочі процеси, що дозволяють вам керувати кожним оновленням за допомогою сповіщень про прогрес завдань, коментарів та іншого. Це дозволяє вам безшовно з'єднувати команди, які створюють продукт, з тими, хто запускає його. 

Крім того, ви можете додати будь-який шматок знань, який вам потрібен (документи, макети, люди), щоб ніколи не втрачати жодної критичної інформації. Якщо вам не маєте ідей, ви можете використовувати AI Jira, щоб отримати цінні уваги з ваших даних, що призводить до швидкого прийняття рішень. 

9. Командна робота

Командна робота - це, звичайно ж, робота в команді. Цей інструмент управління проектами здатний керувати кожним аспектом вашого проекту від початку до кінця. 

Це рішення спрощує відстеження часу, дозволяючи вам розуміти, як ви та ваші співробітники витрачаєте свій час. Воно точно оцінює, як довго займе проект і відстежує його, щоб ви могли залишатися в розкладі й швидко реєструвати клієнтів своєчасно.  

Щодо управління ресурсами, Teamwork допомагає керувати роботою вашої команди у реальному часі. Оскільки ви отримуєте повну картину можливостей вашої команди, ви можете уникнути заторів шляхом легко перерозподілу задач. 

Teamwork інтегрується з Guru; подивіться.

10. Airtable

Airtable - це платформа для співпраці, яка використовується для створення додатків та надання командам можливості краще управляти їхніми найважливішими робочими процесами.  

Airtable підтримує зв'язок вашої команди через користувацькі інтерфейси без коду. Він має будівельні блоки, які дозволяють вам перетягувати та розміщувати складові та створювати інтерфейси протягом хвилини. Таким чином, кожна людина може працювати так, як їй зручно. 

Крім того, ви маєте дозволи, які дозволяють вам вирішувати, хто може мати доступ до чого. 

Airtable автоматизує більшість ваших процесів та рятує від безладу. З одним сповіщенням або багаторівневим робочим процесом ви можете тримати вашу команду під контролем постійно. 

Одним з популярних інтеграцій Airtable є з Гуру. Дивіться, як це працює.

Надано слово вам

Ось і все! Ви знаєте все, що можна знати про вибір програмного забезпечення для управління проектами. Якщо ми успішно спростили ваш вибірний процес, наша робота тут виконана.  

Але ви хочете надалі спрощувати управління проектами?

Використовуйте ваш новий інструмент для управління проектами разом з Guru, щоє 3-в-1 рішення, яке дає вам всі відповіді миттєво, незалежно від місця вашої роботи. Зі справним пошуком AI ви отримаєте точні та надійні дані безпосередньо у інструментах вашої команди.  

Але Гуру робить набагато більше, ніж це — вам просто потрібно зареєструватися як новий користувач і ви самі переконаєтеся.