会社のニーズに合ったプロジェクト管理ソフトウェアを選択する方法について考えたことはありますか？ Wonder no longer! PM ツールの究極のバイヤーズガイドがここにあります。

常にプロジェクト管理ソフトウェアが必要な時期はない。 ビジネス内で成功したプロジェクトを計画し、モニターし、発売するのに最適な方法の 1 つです。

しかし、企業の 23% しかがプロジェクト管理ツールを使用しています — そのうちのごく一部しかそれらから利益を得ていません。

それは、ほとんどの企業が適切なソリューションを使用していないためです。 しかし、ここにいるなら、正しい決定を行い、PM ツールを評価する際に何を探すべきかを理解する準備ができています。

すべては必要な手順を発見することから始まります...

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

要するに、プロジェクトを計画、整理、追跡するのに役立つソリューションです。 While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. ここでは、人々は明確に責任とタスクを定義し、プロジェクトの進捗状況を追跡し、リソースを割り当てることができます。

But who is it for? 短い回答: だれでも。 

ビジネスプロジェクトに取り組む際は、誰がどのタスクを担当しているかなどを把握する必要があります。 プロジェクト管理プラットフォームがないと、チームのパフォーマンスがどのようになっているかについての貴重なインサイトを得られません。

そのため、どんな業界のどんな規模のビジネスやチームも、ビジーなマーケティングエージェンシーから完全にリモートの企業まで、作業フローを効率化するためにこのツールを使用しています。

しかし、プロジェクト管理ツールの本当の目的は何でしょうか？

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• プロジェクトの可視性向上：すべての部門が同時に異なるプロジェクトに取り組んでいるとします。 But you do it all manually. ある時点で、おそらくなくなってしまったことが何がどこで起こっているのかを追跡します。 With a project management solution, you avoid confusion.  
• リソースの効果的な管理：リソースとは、プロジェクトを時間通りに完了するために必要な人々や機器を指します。 A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• 正確なレポートの生成：自動生成されたレポートやビジュアルダッシュボードでリアルタイムデータを表示できます。 プログレスの追跡、潜在的なブロッカーの把握、物事の進捗状況を把握することに非常に役立ちます。 
• 時間と人員の追跡：PM ツールを介して、誰がどれくらいの時間をタスクに費やしているか、誰が利用可能かが明確に表示されます。 It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

さて、PM ツールの利点について詳しく見てみましょう。

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

プロジェクト管理ソフトウェアには多くの利点があり、それらをすべて数えるのには時間がかかるでしょう。 そのため、私たちは PM ツールの主な利点にだけ落ち着いています。 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• プロジェクトの計画を改善：プロジェクトの計画にスプレッドシートを使用することにうんざりしていることを知っています。 We are, too! プロジェクト管理ツールは、チームの能力に合わせたシームレスなワークフローを構築し、詳細な可視性を提供します。 
• 自動化されたプロジェクトタスク：プロジェクトには多くの繰り返し作業のタスクがあり、タスクの割り当て、リソースの追跡、ステータスの報告などがあります。 PM ツールはすべてを自動化して時間を節約します。 
• シームレスなコラボレーション：1 つの注意を見つけるために無数の電子メールスレッドを参照することを嫌います。 ここがPMソフトウェアが最も光り輝く場所です。 Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• より速い完了： この速い世界では、チームの遅れている人がタスクを終えるのを待つ余裕はありません。 タスク管理やその他の機能を通じて、何かがおかしいとすぐにわかるので、必要に応じて方向を変えることができます。 

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それでもPMソフトウェアがあなたに適しているとは思わないですか？ さて、この統計が考えを変えるかもしれません： 2022年調査において43％の企業 がコラボレーションツールの使用量が大幅に増加し、プロジェクトの提供時間が短縮されました。 

あなたの人生にそのような解決策が必要だと確信しているなら、どのプロジェクト管理ソフトウェアを選択するかを見ていきましょう。 

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

プロジェクト管理システムの定義、使用方法、およびメリットについて説明しました。 さて、ビジネスに適した適切なツールの詳細に入りましょう。 

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! この場合は、ますますプロジェクトとチームのニーズを理解しようとしてください。 And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

行き詰まった場合、ChatGPTのような人工知能（AI）ツールに質問して新しいアイデアを生成するのがいつも役立ちます。 

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

Step #2: Understand what features you will need

プロジェクト管理ツールには多くの機能があり、頭が痛くなるほどです。 おそらく自分で検索を中止し、買い手ガイドを見つけて助けを求めたためです。

適切な場所に来ました。 プロジェクト管理ソフトウェアを評価する方法を形作る「必要な」機能がここにあります。 

• 統合： Guruのように、PMツールが既存のシステムに直接統合されることは不可欠です。 This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• プロジェクトタイムライン管理： この機能により、計画が進行している状況を把握し、締め切りの設定からペースを調整するまで追跡できます。 
• タイムトラッキングオプション： 任意のPMツールの最も重要な機能の1つですので、これを欠かさないでください。 
• 自動化： 自動化機能を備えたPMツールはビジネスにポジティブな影響を与え、操作を簡素化します。 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

求めているものがわかったので、要件に合致する正しいソリューションを見つけることは簡単です。 それでも、これが重要な段階なので、始めるためのヒントが以下にあります。 

First, research your options. Googleで最初に表示されるツールにすぐに決めることはできませんが、明白に見えるかもしれません。 調査を徹底的に行い、ビジネスに最適なツールを選択することが必要です。 

The secret is to: 

• 実際のユーザーからのレビュー を読みます。
• G2、TrustRadius、Capterraのようなサイトでの評価 を確認します。
• 同僚からの推奨 を探します。
• 業界のエキスパートによるブログ を閲覧します。

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

この時点で、リストを2つまたは3つに絞り込みました。 しかし、まだ見つける必要があるTHE ONEがあります。 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. プールを多様化することで、ユーザーフィードバックが向上し、ツールの強み、弱み、使いやすさを洞察することができます。

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. この間、あなたの仲間はツールを使ってソフトウェアが提供するすべてを探索するべきです。

その後、チームメンバーにフィードバックを求めてください。 ユーザーインターフェースは使いやすかったですか？ それはあなたの問題を解決しましたか？ 知っておくべき制限はありますか？ リアルタイムチャットやファイル共有機能は意図した通りに機能しましたか？ 

ネガティブまたはポジティブなコメントは、それがビジネスに適したツールであるかどうかを判断するのに役立ちます。

ステップ #5: 予算を考慮する

Alright、見つけましたTHE ONE、そして今それを欲しています。 購入準備が整いましたが、小さな問題が1つあります。 今の時点ではあなたには高すぎます。 

さて、再考することになりますね。 

予算パラメーターを明確に定義することが重要です。 すべてを投資して大きな出費をしますか？ それとも、ゆっくり進めますか？ さらに、サブスクリプションやメンテナンス料金など、追加のコストについても考える必要があります。 

飛び込む前に、即時のコストと長期的なコストの両方を考慮してください。 小規模ビジネスであるか、予算が厳しい場合は、無料ツールや1ユーザーあたりの料金プランを探してください。

一方、複雑な要件を持つ大企業である場合は、組織に合わせたカスタム価格設定が必要かもしれません。

結論として、ツールの価格モデルを検討し、予算に適しているかどうかを確認してください。

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おめでとうございます！ 🎉最後のステップに進む準備が整いました。それは最終的な選択をすることです。

しかし、最高のプロジェクト管理ツールをご紹介する前に、もう一度「必須」の特徴を見直しましょう。

プロジェクト管理ソフトウェアで探すべき機能と機能

ご存知のように、現在市場に出ている各プロジェクト管理ソフトウェアツールには多くの機能があります。 時には、あまりにも多くの機能があって、実際に必要なものを決めることが難しくなります。 

注目すべき能力は以下の通りです。 

• 計画とスケジュール：最高のプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの目標とマイルストーンを設定し、タスク、締め切り、依存関係を定義できるようにする必要があります。 アラート、通知、スケジュール、カレンダーを通じて、進行中にトラックを維持できます。 
• チームコラボレーション：アプリ内メッセージング、ファイル共有、チームダッシュボード。 すべては、コミュニケーションを向上させ、コラボレーションを容易にします。 さらに、プロジェクトがどのような状況にあるのかを明確にします。 
• リソース管理とドキュメント管理：スプレッドシートは、すべての情報を追跡するのにそれほど効率的ではありません。 プロジェクト管理ツールを使えば、必要なデータをすべて一箇所に保管できます。 さらに、必要なときに迅速かつ簡単にアクセスできます。 
• 統合：ほとんどのPMソフトウェアは、既存のツールと統合して、タブを切り替える必要を減らすためのものです。 たとえば、GuruはMonday.com、Airtable、Basecamp、Teamworkなどの人気のあるプロジェクト管理アプリと良く統合されます。 即座に回答を得るために別のツールにログインする必要はありません。 
• 時間と予算の追跡：どんなに大きくても小さくても、各プロジェクトには紙の軌跡があります。 プロジェクト管理ツールは、文書を追跡し、整理するのに役立ちます。 パフォーマンスの明確な概要を提供します。つまり、各プロジェクトに費やした時間とお金を追跡できます。 

結局のところ、あなたの会社のニーズがプロジェクト管理ツールに必要な機能に大きく影響します。 

この時点では、情報を得て決定できる状態です。 それでは、2024年のための最高のプロジェクト管理システムトップ10を紹介しましょう。

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考慮すべき10のベストプロジェクト管理ソフトウェアソリューション

2023年から2030年までのグローバルプロジェクト管理ソフトウェア市場は、2030年までに1508億ドルを超える見込みであり、現在利用可能なPMツールが非常に多いことが驚きではない。 

難しい作業のように見えますが、私たちが研究を簡単にしました。 考慮すべき最高のプロジェクト管理ソフトウェアツールを探りましょう。

1. アサナ

アサナは、チームやワークフローを戦略的なイニシアチブやビジネス目標に結びつけると信頼されている人気のプロジェクト管理ツールです。 

プロジェクトを最初から最後まで処理するのに役立つプロジェクト管理機能があります。 カンバンボード、ToDoリスト、ガントチャート、タイムラインを通じて、アサナはあなたのプロセスをより透明でアジャイルにします。

さらに、ステータス更新などの時間を節約する自動化機能があります。 ワークにおいて最も重要な作業に関する通知のみを受信します。 ただし、時間追跡オプションを使用してプロジェクトに費やした時間を測定できるため、正しく予算を立てることができます。 

さらに、このツールは、リソースを適切に割り当て、無駄にすることがないように手助けします。 

2. Wrike

Wrikeは、部門に関係なく、チーム全体に最適なプロジェクト管理ソフトウェアオプションを提供します。 

Wrikeには、あなたのユニークなプロセス、用語、方法論を模倣するカスタマイズ可能なライブラリを構築できるカスタムアイテムタイプがあります。 役割、業界、部門に応じてカスタマイズすることもできます。 

Wrikeのプロジェクトダッシュボードは、計画、進捗、分析を一つにまとめて、チームが成功するために必要なものを視覚化するのに役立ちます。 データを一箇所に保管するため、各チームメンバーは必要なときにアクセスできます。 

Wrike’s project dashboard also helps you visualize what your team needs to succeed by gathering plans, progress, and analytics into a single source.

3. ClickUp

ClickUpは、大小のチームがより効率的に計画、組織、コラボレーションできるユーザーフレンドリーな生産性ツールです。 

このPMツールは、タスク管理、ホワイトボード、チャットを通じて新しいプロジェクトを管理するのに役立ちます。 任意のタスクやサブタスクにすばやく移動し、その時点で興味があるものだけを見るようにカスタマイズできます。

ClickUpは、バーチャルホワイトボードを通じて優れた視覚的コラボレーションも可能にします。 ここでは、ブレインストーミング、メモの追加、チームのアイデアを一か所に集約することができます。リモートで働いていても。

チャット機能を使用すれば、コミュニケーションを一つの場所にまとめることができます。 これを使用して、更新を共有したり、リソースをリンクしたりできます。 

4. Monday

Monday.comは、そのスケーラビリティ、柔軟性、適応性で知られる非常にカスタマイズ可能なプロジェクト管理プラットフォームです。 

このソリューションは、ワークフローを作成するために好きな要素をドラッグ・アンド・ドロップできるため、学習曲線がほとんどありません。 ワークスペースは直感的で柔軟性があり、会社の成長に合わせてスケールします。 

始める場所がわからない場合、Monday には利用できる既製のテンプレートが用意されています。 これにより、目標とタスクを設定し、作業方法を整理し、納品物を処理することが容易になります。 

そして何と？ Monday は Guru と統合されています！

5. Trello

Trello には、チームのプロジェクトを管理し、すべてを整理するのに役立つ視覚的なコラボレーションツール「Trello」をご紹介します。

Trelloは、すべての規模のビジネスやすべての業界に適したツールであり、作業スタイルに合わせてカスタマイズできます。 また、多くのツールとの統合も可能で、Slack、Jira、Google Driveなどが含まれます。 

Trello はオンボーディングが不要で、理解しやすく、機能が直感的です。 さらに、全体のプロセスは透明です。 Trelloは、ファイルを仲間と共有するのを簡単にします。相手がどこにいても。 

6. Toggl Plan

Toggl Planは、マーケティングエージェンシーやあらゆる規模のチームが複数のプロジェクトを同時に抱えるための簡単な方法を提供します。 

このツールは、リソースの割り当てとファイルストレージ管理を簡素化します。 チームの作業量の明確なイメージを持つことで、過労を防ぎ、ボトルネックに備えることができます。

Toggl Planは、すべてのチームメンバーに個別のビューを提供します。 これは、全員が望む色分けされたプロジェクトや俯瞰したビューなど、必要な画面を得ることを意味します。

さらに、このツールは、ビジネス操作をより効率的かつ信頼性の高いものにするために、請求と給与の両方の正確性を確保します。 

7. Basecamp

Basecamp は、複数のプロジェクト、締め切り、顧客を同時に処理するのが難しいことを理解しています。 それが、小規模チームに最適なプロジェクト管理プラットフォームを構築し、仕事を完了する理由です。

単一のページダッシュボードを提供し、すべてのプロジェクト、タスク、割り当て、締切を表示できます。 会社のロゴやカラーで自宅のようにカスタマイズすることができます。さらに、誰もがホームページを自由に設定できます。

Basecamp の Mission Control 機能により、進行中のプロジェクトとより多くの注意が必要なプロジェクトを把握できます。

さらに、Basecamp は Guru と統合されているため、ぜひチェックしてみてください。 

8. Jira

AtlassianのJiraは、課題およびプロジェクト追跡ツールであり、新しいプロジェクトを管理し、実現するために使用されます。 

Jiraには、タスクの進捗通知、コメントなどを管理する自動ワークフローがあります。 これにより、製品を構築するチームとそれを発表するチームをシームレスに結びつけることができます。 

さらに、必要な知識の断片（文書、モックアップ、人物）を追加できるので、重要な情報を失うことはありません。 アイデアが尽きた場合、Jira の AI を使用してデータから貴重な洞察を引き出し、意思決定を迅速化できます。

9. チームワーク

もちろん、チームワークは全てチームワークに関するものです。 このプロジェクト管理ツールは、プロジェクトのあらゆる側面を最初から最後まで管理することができます。

このソリューションは、時間追跡を簡素化し、あなたと同僚が時間をどのように使っているかを理解できるようにします。 プロジェクトにかかる時間を正確に見積もり、それを追跡することで、スケジュールを守り、クライアントに迅速に請求できます。

リソース管理に関しては、Teamwork がリアルタイムでチームの作業を管理するのに役立ちます。 チームの容量を完全な画像で表示するので、タスクの再割り当てが容易でボトルネックを回避できます。

TeamworkはGuruと統合されています; ぜひご覧ください。

10. エアテーブル

Airtableは、アプリを構築し、チームが重要なワークフローをより良く管理できるようにするためのコラボレーションプラットフォームです。

エアテーブルは、コードなしのカスタムインターフェースを通じてチームをつなぎます。 コンポーネントをドラッグアンドドロップして数分でインターフェースを作成できるビルディングブロックがあります。 このようにして、各人が好きなように作業できます。

さらに、権限があり、誰が何にアクセスできるかを決定できます。

エアテーブルは、ほとんどのプロセスを自動化し、混乱からあなたを救います。 1つの通知または複数のシーケンスワークフローで、常にチームを軌道に乗せることができます。

人気のある Airtable の統合の一部は Guru です。その動作を確認してみてください。

あなたにお任せします

以上です！ プロジェクト管理ソフトウェアの選び方について知っておくべきことはすべて知っています。 選択プロセスを円滑に進めることに成功した場合、ここでの作業は完了です。

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しかし、Guru はそれだけでなく多くのことができます — ぜひ新規ユーザーとしてサインアップして自分で体験してみてください。