Heb je je ooit afgevraagd hoe je projectmanagementsoftware kiest die past bij de behoeften van je bedrijf? Wonder no longer! De ultieme koopgids voor PM-tools is hier. 

Er is nooit een tijd waarin je geen projectmanagementsoftware nodig hebt. Het is een van de beste manieren om succesvolle projecten te plannen, monitoren en lanceren binnen je bedrijf. 

Maar slechts 23% van de bedrijven gebruikt projectmanagementtools — en een klein percentage daarvan heeft er nog steeds geen baat bij gehad.

Dat komt omdat de meesten van hen niet de juiste oplossing gebruiken. Maar als je hier bent, ben je klaar om de juiste beslissing te nemen en te begrijpen waar je op moet letten bij het evalueren van PM-tools. 

Het begint allemaal met het ontdekken van de stappen die je moet nemen…

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

In een notendop is het een oplossing die je helpt bij het plannen, organiseren en volgen van projecten. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Hier kunnen mensen duidelijk verantwoordelijkheden en taken definiëren, de voortgang van het project bijhouden en middelen toewijzen. 

But who is it for? Het korte antwoord: iedereen. 

Bij het werken aan een zakelijk project moet je weten wat de taken zijn, wie waar verantwoordelijk voor is, enz. Zonder een projectmanagementplatform krijg je geen waardevolle inzichten in hoe je team presteert. 

Daarom gebruiken bedrijven en teams van alle groottes in elke branche deze tool om hun workflow te stroomlijnen, variërend van drukke marketingbureaus tot volledig op afstand werkende bedrijven. 

Maar wat is het werkelijke doel van een projectmanagementtool?  

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• Meer projectzichtbaarheid bieden: Laten we zeggen dat al je afdelingen tegelijkertijd aan verschillende projecten werken. But you do it all manually. Op een gegeven moment verlies je waarschijnlijk het overzicht van wat waar gebeurt. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Betere middelenbeheer: Middelen verwijzen naar mensen en apparatuur die je nodig hebt om het project op tijd af te ronden. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Nauwkeurige rapporten genereren: Je kunt real-time gegevens bekijken via automatisch gegenereerde rapporten of visuele dashboards. Ze zijn uiterst nuttig voor het bijhouden van je voortgang, het zien van mogelijke obstakels en het boven op de zaken blijven. 
• Tijd en personeel bijhouden: Via een PM-tool zie je duidelijk hoeveel tijd iemand aan een taak besteedt of wie beschikbaar is. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Laten we nu dieper ingaan op de voordelen van een PM-tool. 

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

Projectmanagementsoftware heeft zoveel voordelen, het gaat ons jaren kosten om ze allemaal te tellen. Daarom hebben we ons alleen gericht op de belangrijkste voordelen van een PM-tool. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Beter projectplannen: We weten dat je het zat bent om spreadsheets te gebruiken om je projecten te plannen. We are, too! Een projectmanagementtool helpt je bij het opbouwen van een naadloze workflow die aansluit bij de vaardigheden van je team en je diepgaand inzicht geeft. 
• Geautomatiseerde projecttaken: Een project heeft veel terugkerende tijdrovende taken, zoals taken toewijzen, middelen bijhouden en statussen rapporteren. Je kunt 'dag' zeggen tegen deze herhaling omdat PM-tools alles automatiseren en je meer tijd besparen. 
• Naadloze samenwerking: Je hebt er een hekel aan als je door ontelbare e-mailthreads moet gaan om een enkele opmerking te vinden. Hier schittert PM-software het helderst. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Snellere voltooiing: In deze snelle wereld kun je het je niet veroorloven om te wachten op de langzame persoon in je team om een taak af te maken. Door taakbeheer en andere functies kunt u snel zien of er iets misgaat, zodat u indien nodig van koers kunt veranderen. 

‍

Denk je nog steeds dat PM-software niet voor jou is? Nou, deze statistiek zou je mening kunnen veranderen: 43% van de bedrijven die in 2022 zijn ondervraagd meldde een aanzienlijke toename van het gebruik van samenwerkingstools, wat resulteert in snellere projectopleveringstijden. 

Als je ervan overtuigd bent dat je zo'n oplossing in je leven nodig hebt, laten we eens kijken hoe je de juiste projectmanagementsoftware kiest. 

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

We hebben besproken wat een projectbeheersysteem is, hoe je het gebruikt en welke voordelen het biedt. Nu gaan we in op de details van het kiezen van de juiste tool voor uw bedrijf. 

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! In dit geval moet je eerst proberen de behoeften van je project en team te begrijpen. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

Als je vastzit, is het altijd nuttig om een kunstmatige intelligentie (AI)-tool zoals ChatGPT te vragen nieuwe ideeën te genereren. 

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

Step #2: Understand what features you will need

Projectmanagementtools hebben tal van functies — genoeg om je hoofdpijn te geven. Daarom ben je waarschijnlijk gestopt met zoeken op eigen houtje en heb je geprobeerd een koopgids te vinden om je te helpen.

Je bent op de juiste plek. Hier zijn de ‘must-have’ functies die de manier zullen vormen waarop u projectmanagementsoftware evalueert: 

• Integraties: Het is essentieel dat uw PM-tool rechtstreeks integreert met uw bestaande systemen, net zoals Guru doet. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Beheer van projecttimeline: Deze functie helpt u bijhouden hoe uw plan verloopt, van het stellen van deadlines tot het aanpassen van het tempo. 
• Opties voor tijdsregistratie: Een van de belangrijkste functies van elke PM-tool, dus doe het niet zonder. 
• Automatisering: PM-tools met automatiseringsfuncties hebben een positieve invloed op een bedrijf en vereenvoudigen uw werkzaamheden. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Nu je weet waar je naar op zoek bent, is het vinden van de juiste oplossing die aansluit bij uw eisen een fluitje van een cent. Maar aangezien het zo'n belangrijke stap is, hier zijn wat tips om je op weg te helpen. 

First, research your options. Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar je kunt niet simpelweg settelen voor de eerste tool die op Google verschijnt. Je moet grondig te werk gaan bij je onderzoek en de tool selecteren die het beste werkt voor jouw bedrijf. 

The secret is to: 

• Lees beoordelingen van echte gebruikers.
• Controleer de beoordelingen op sites zoals G2, TrustRadius en Capterra.
• Zoek aanbevelingen van collega's.
• Verken blogs van geschreven door experts uit de branche.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

Op dit punt hebt u uw lijst teruggebracht tot twee of drie opties. Maar je moet nog steeds DE JUISTE vinden. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. Door uw pool te diversifiëren, krijgt u betere gebruikersfeedback, omdat het u inzicht geeft in de sterke en zwakke punten van de tool en het gebruiksgemak. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. Tijdens deze tijd zouden je collega's de tool moeten gebruiken om alles te verkennen wat de software biedt.

Vraag daarna je teamleden om feedback. Was de gebruikersinterface gemakkelijk in gebruik? Heeft het je problemen opgelost? Zijn er beperkingen waar je je bewust van moet zijn? Haven de chat- of bestandsdelingsfuncties in realtime gewerkt zoals bedoeld? 

Elke negatieve of positieve opmerking kan u helpen beslissen of het de juiste tool is voor uw bedrijf of niet. 

Stap #5: Overweeg je budget

Goed, u heeft DE ENE gevonden, en u wilt het nu. U bent klaar om de aankoop te doen, maar er is een klein probleem. Het is nu te duur voor u. 

Nou, dan is het terug naar de tekentafel. 

Het is belangrijk om uw budgetparameters duidelijk te definiëren. Ga je all-in en maak je een grote investering? Of neem je het rustig aan? Bovendien moet je denken aan de extra kosten, zoals abonnement- of onderhoudskosten. 

Voordat je erin duikt, overweeg zowel directe als lange termijn kosten. Als u een klein bedrijf heeft of een strakker budget, zoek dan naar gratis tools of plannen per gebruiker.

Aan de andere kant, als u een groot bedrijf bent met complexe vereisten, moet u mogelijk een aangepaste prijsopgave krijgen die is afgestemd op uw organisatie. 

Tot slot, onderzoek het prijsmodel van de tool en of het binnen uw budget past. 

***

Gefeliciteerd! 🎉 U bent klaar om de laatste stap te zetten, wat betekent dat u uw definitieve keuze gaat maken. 

Maar voordat we verder gaan en u de beste momenteel beschikbare projectmanagementtools laten zien, laten we die 'must-have' functies nog eens bekijken. 

Functies en functionaliteiten om te zoeken in projectmanagementsoftware

Zoals je weet, heeft elke projectmanagementsoftwaretool die momenteel op de markt beschikbaar is meerdere functies. Soms te veel, wat het moeilijk maakt te beslissen wat je echt nodig hebt. 

Hier zijn enkele van de mogelijkheden waar je op moet letten: 

• Plannen en schematiseren: De beste projectmanagementsoftware moet u projectdoelen en mijlpalen laten instellen, evenals taken, deadlines en afhankelijkheden definiëren. Via waarschuwingen, meldingen, schema's en kalenders kun je op koers blijven terwijl je verder gaat. 
• Team samenwerking: In-app berichten, bestandsdeling en teamdashboards. Allemaal bijdragen aan verbeterde communicatie en maken het gemakkelijker om samen te werken. Bovendien geeft het duidelijkheid over waar je project zich bevindt. 
• Resourcebeheer en documentatie: Spreadsheets zijn niet zo efficiënt in het bijhouden van al uw info. Met een projectmanagementtool heb je alle gegevens die je nodig hebt op één plek. Bovendien heb je snel en eenvoudig toegang, wanneer je nodig hebt. 
• Integraties: De meeste PM-software integreert met uw bestaande tools om de noodzaak om van tabbladen te wisselen te verminderen. Guru, bijvoorbeeld, integreert goed met populaire projectmanagementapps zoals Monday.com, Airtable, Basecamp en Teamwork. U hoeft niet in te loggen op een aparte tool om direct antwoorden te krijgen. 
• Tijd- en budgetregistratie: Elk project, ongeacht hoe groot of klein, heeft een papieren spoor. Een projectmanagementtool helpt je om je documenten bij te houden en te organiseren. Het biedt een duidelijk overzicht van je prestaties, wat betekent dat je de tijd en het geld dat aan elk project is besteed kunt volgen. 

Aan het einde van de dag beïnvloeden jouw behoeften als bedrijf sterk de functies die een projectmanagementtool zou moeten hebben. 

Op dit moment bent u klaar om een geïnformeerde beslissing te nemen. Dus, laten we u de 10 beste projectmanagement systemen voor 2024 laten zien. 

‍

10 van de beste oplossingen voor projectmanagementsoftware om te overwegen

Met de verwachting dat de wereldwijde projectmanagement software markt tegen 2030 meer dan $15,08 miljard zal overschrijden, mag het niet als een verrassing komen dat er zoveel PM-tools momenteel beschikbaar zijn. 

En hoewel het een uitdagende taak lijkt, hebben we uw onderzoek makkelijker gemaakt. Laten we de beste projectmanagement software tools verkennen die u zou moeten overwegen. 

1. Asana

Asana is een populair projectmanagementtool dat wordt vertrouwd om teams en workflows te verbinden met strategische initiatieven en bedrijfsdoelen. 

Het heeft projectmanagementmogelijkheden die je helpen je projecten van begin tot eind te beheren. Via kanban-borden, takenlijsten, Gantt-diagrammen en tijdlijnen maakt Asana je processen transparanter en wendbaarder.

Bovendien heeft het tijdbesparende automatiseringen zoals statusupdates. Het punt is dat u alleen meldingen zult ontvangen over het werk dat voor u het belangrijkst is. Maar je kunt meten hoeveel tijd je aan het project besteedt via tijdregistratieopties zodat je correct kunt budgetteren. 

Guru integreert ook met Asana — bekijk hier hoe. 

2. Wrike

Wrike biedt een veelzijdige optie voor projectmanagementsoftware die ideaal is voor je hele team, ongeacht de afdeling. 

Wrike heeft aangepaste itemtypes waarmee je een aanpasbare bibliotheek kunt opbouwen die je unieke proces, terminologie en methodologie nabootst. Je kunt het ook aanpassen afhankelijk van rollen, sector en afdeling. 

Bovendien helpt deze tool u bij het beheren en correct toewijzen van uw middelen, zodat u ze niet verspilt. Aangezien het je gegevens op één plek opslaat, kan elk teamlid deze openen wanneer dat nodig is. 

Wrike's projectdashboard helpt u ook visualiseren wat uw team nodig heeft om succesvol te zijn door plannen, voortgang en analyses te verzamelen in één bron.

3. ClickUp

ClickUp is een gebruiksvriendelijke productiviteits-tool waar grote of kleine teams efficiënter kunnen plannen, organiseren en samenwerken. 

Deze PM-tool helpt je om nieuwe projecten te beheren via taakbeheer, whiteboards en chats. Het stelt u in staat om snel naar elke taak of subtaak te navigeren — en deze aan te passen zodat u alleen ziet wat u op dat moment interesseert. 

ClickUp stelt ook uitstekende visuele samenwerking mogelijk via een virtueel whiteboard. Hier kunt u brainstormen, notities toevoegen en al uw teamideeën op één plek zien, zelfs als u op afstand werkt. 

Met de chatfunctie breng je de communicatie onder één dak. Gebruik het om updates te delen of bronnen te koppelen. 

4. Monday

Monday.com is een zeer aanpasbare projectmanagementplatform dat bekend staat om zijn schaalbaarheid, flexibiliteit en aanpassingsvermogen. 

Deze oplossing heeft nauwelijks een leercurve omdat je elk element dat je wilt kunt slepen en neerzetten om je workflow te creëren. De werkruimte is intuïtief en flexibel, wat betekent dat het opschaalt naarmate je bedrijf groeit. 

Als je niet weet waar te beginnen, heeft Monday kant-en-klare sjablonen die je kunt gebruiken om te starten. Dit maakt het gemakkelijker om doelen en taken in te stellen, de manier waarop je werkt te organiseren en je leveringen te beheren. 

En raad eens? Monday integreert met Guru!

5. Trello

Zeg ‘Hallo’ tegen Trello, een visuele samenwerkingstool die je helpt bij het beheren van de projecten van je team en alles georganiseerd houdt. 

Trello is een geschikte tool voor bedrijven van elke grootte en uit elke sector, aangezien je het kunt aanpassen aan jouw werkwijze. Bovendien heeft het integraties met veel tools, waaronder Slack, Jira, Google Drive en meer. 

Trello vereist geen inwerken, omdat het eenvoudig te begrijpen is en de functies intuïtief zijn. Bovendien is het hele proces transparant. Trello maakt het gemakkelijk om je bestanden met collega's te delen, waar ze ook zijn. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan biedt een eenvoudige manier voor marketingbureaus en teams van elke grootte om meerdere projecten tegelijkertijd te jongleren. 

Deze tool maakt resourceallocatie en bestandopslagbeheer eenvoudig. Met een duidelijker beeld van de werklast van je team, kun je overbelasting vermijden en plannen voor eventuele knelpunten. 

Toggl Plan heeft ook gepersonaliseerde weergaven voor al je teamgenoten. Dit betekent dat iedereen de weergave krijgt die ze willen en nodig hebben, zoals projecten met kleurcodes of een overzicht op vogelvlucht. 

Bovendien zorgt deze tool voor nauwkeurigheid in zowel facturering als loonadministratie om je bedrijfsvoering efficiënter en betrouwbaarder te maken. 

7. Basecamp

Basecamp begrijpt dat het moeilijk is om meerdere projecten, deadlines en klanten tegelijkertijd te beheren. Daarom heeft het een projectmanagementplatform gebouwd, ideaal voor kleine teams, dat de klus klaart. 

Het biedt een dashboard op één pagina waar je al je projecten, taken, opdrachten en deadlines kunt bekijken. Je kunt het aanpassen zodat het aanvoelt als thuis met het logo en de kleuren van je bedrijf; bovendien kan iedereen zijn startpagina instellen zoals ze willen. 

De Mission Control-functie van Basecamp stelt je in staat te zien welke projecten op koers liggen en welke meer aandacht nodig hebben. 

Wat meer is, Basecamp integreert met Guru, dus vergeet niet het te bekijken. 

8. Jira

Jira van Atlassian is een probleem- en projectvolgtool die wordt gebruikt voor het uitvoeren van nieuwe projecten en het tot leven brengen ervan. 

Jira heeft geautomatiseerde workflows waarmee je elke update kunt beheren met taakvoortgangs notificaties, opmerkingen en meer. Dit stelt je in staat om naadloos teams te verbinden die het product bouwen met degenen die het lanceren. 

Bovendien kun je elk stuk kennis toevoegen dat je nodig hebt (documenten, mockups, mensen), zodat je nooit kritieke informatie verliest. Als je geen ideeën meer hebt, kun je Jira's AI gebruiken om waardevolle inzichten uit je gegevens te halen, wat leidt tot snellere besluitvorming. 

9. Teamwork

Teamwork draait natuurlijk om teamwork. Deze projectmanagementtool kan elk aspect van je project van begin tot eind beheren. 

Deze oplossing vereenvoudigt tijdregistratie, zodat je begrijpt hoe jij en je collega's je tijd besteden. Het schat nauwkeurig in hoe lang een project zal duren en houdt het bij, zodat je op schema kunt blijven en klanten snel kunt factureren.  

Wat betreft resourcebeheer, Teamwork helpt je bij het beheren van het werk van je team in real time. Omdat je een compleet beeld krijgt van de capaciteit van je team, kun je knelpunten vermijden door taken eenvoudig opnieuw toe te wijzen. 

Teamwork integreert met Guru; kijk eens.

10. Airtable

Airtable is een samenwerkingsplatform dat wordt gebruikt voor het bouwen van apps en teams in staat stelt om hun meest kritieke werkprocessen beter te beheren.  

Airtable houdt je teams verbonden via aangepaste interfaces zonder code. Het heeft bouwstenen waarmee je componenten kunt slepen en neerzetten en in enkele minuten interfaces kunt maken. Op deze manier kan elke persoon werken zoals ze willen. 

Bovendien heb je rechten, waarmee je kunt beslissen wie toegang heeft tot wat. 

Airtable automatiseert de meeste van je processen en voorkomt rommel. Met een enkele melding of een meervoudige workflow kun je je team de hele tijd op koers houden. 

Een populaire Airtable-integratie is met Guru. Bekijk hoe het werkt.

Aan jou de keuze

Dat is het! Je weet alles wat je moet weten over het kiezen van projectmanagementsoftware. Als we je selectieproces succesvol hebben vereenvoudigd, is ons werk hier klaar.  

Maar wil je het omgaan met projecten nog gemakkelijker maken? 

Gebruik je glanzende nieuwe PM-tool samen met Guru, een 3-in-1 oplossing die je alle antwoorden direct geeft, ongeacht waar je werkt. Met slimme AI-zoekopdrachten krijg je nauwkeurige en betrouwbare gegevens rechtstreeks in de tools van je team.  

Maar Guru doet veel meer dan dat — je hoeft alleen maar je aan te melden als nieuwe gebruiker en het zelf te ervaren.