Kiedy zastanawiałeś się, jak wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami, które spełni potrzeby twojej firmy? Wonder no longer! Oto ostateczny przewodnik dla narzędzi do zarządzania projektami.

Nie ma chwili, kiedy nie potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami. Jest to jeden z najlepszych sposobów planowania, monitorowania i uruchamiania pomyślnych projektów w twoim przedsiębiorstwie.

Ale tylko 23% firm używa narzędzi do zarządzania projektami, a niewielki procent z nich jeszcze nie skorzystał z nich.

To dlatego większość z nich nie używa właściwego rozwiązania. Ale jeśli jesteś tutaj, jesteś gotowy podjąć właściwą decyzję i zrozumieć, na co zwrócić uwagę podczas oceny narzędzi do zarządzania projektami.

Wszystko zaczyna się od odkrycia kroków, które musisz podjąć…

What is Project Management Software?

Project management software refers to the tools companies use to manage their projects efficiently. 

W skrócie jest to rozwiązanie, które pomaga planować, organizować i śledzić projekty. While fostering smooth collaboration between teams and stakeholders. 

Think of it as a virtual space your team members can access when working on an ongoing assignment. Tu ludzie mogą jasno określić odpowiedzialności i zadania, śledzić postęp projektu oraz przydzielać zasoby.

But who is it for? Krótka odpowiedź: ktokolwiek. 

Przy pracy nad projektem biznesowym musisz wiedzieć, jakie są zadania, kto jest odpowiedzialny za co, itp. Bez platformy do zarządzania projektem nie uzyskasz wartościowych informacji na temat wydajności zespołu.

Dlatego firmy i zespoły wszystkich rozmiarów w każdej branży korzystają z tego narzędzia, aby usprawnić swój przepływ pracy, począwszy od zapracowanych agencji marketingowych aż do całkowicie zdalnych firm.

Ale jaki jest prawdziwy cel narzędzia do zarządzania projektem?

How Are Project Management Tools Used?

The main purpose of a project management tool is to organize the way you work and make sure your team stays on track.

But it also has multiple use cases, including: 

• Zapewnienie większej widoczności projektu: Załóżmy, że wszystkie twoje działy pracują nad różnymi projektami jednocześnie. But you do it all manually. W pewnym momencie prawdopodobnie zgubisz kontrolę nad tym, co dzieje się gdzie. With a project management solution, you avoid confusion.  
• Lepsze zarządzanie zasobami: Zasoby odnoszą się do osób i sprzętu, których potrzebujesz, aby ukończyć projekt na czas. A project management tool helps you effectively allocate them so you can complete your tasks within budget. 
• Generowanie dokładnych raportów: Możesz przeglądać dane w czasie rzeczywistym za pośrednictwem automatycznie generowanych raportów lub pulpitów nawigacyjnych. Są one niezwykle pomocne w monitorowaniu postępów, zauważaniu potencjalnych blokad i utrzymywaniu kontroli nad sytuacją. 
• Śledzenie czasu i personelu: Dzięki narzędziu do zarządzania projektami jasno zobaczysz, ile czasu ktoś poświęca na zadanie lub kto jest dostępny. It helps you accurately bill your customers since you can easily log the hours spent on each task. 

Teraz przejdźmy głębiej w korzyści z narzędzia do zarządzania projektami.

What Are the Benefits of Using Project Management Software?

Oprogramowanie do zarządzania projektami ma tak wiele zalet, że zajmie nam to wieki, zanim je wszystkie policzymy. Dlatego zadowoliliśmy się tylko najlepszymi zaletami narzędzia do zarządzania projektami. 

So, the right project management software yields the following benefits: 

• Lepsze planowanie projektu: Wiemy, że masz dość korzystania ze arkuszy kalkulacyjnych do planowania swoich projektów. We are, too! Narzędzie do zarządzania projektami pomaga budować płynny przepływ pracy, który będzie zgodny z umiejętnościami zespołu i da ci pogłębione spojrzenie. 
• Zautomatyzowane zadania projektowe: Projekt ma wiele powtarzalnych i czasochłonnych zadań, takich jak przypisywanie zadań, śledzenie zasobów i raportowanie statusów. Możesz pożegnać się z tą powtarzalnością, ponieważ narzędzia do zarządzania projektami wszystko automatyzują i oszczędzają ci więcej czasu. 
• Płynna współpraca: Nienawidzisz tego, gdy musisz przeszukiwać niezliczone wątki e-mailowe, aby znaleźć pojedynczą notatkę. Oto, gdzie oprogramowanie PM świeci najjaśniej. Since you house everything in a single platform, you stay more focused on the project than on distractions. 
• Szybsze ukończenie: W tym szybkim tempie świata, nie możesz sobie pozwolić, aby przynudzał w twoim zespole i zwlekał z realizacją zadania. Poprzez zarządzanie zadaniami i innymi funkcjami, szybko zauważysz, gdy coś idzie nie tak, dzięki czemu możesz zmienić kierunek, jeśli to konieczne. 

Nadal nie sądzisz, że oprogramowanie PM jest dla Ciebie? Cóż, ta statystyka może zmienić twój umysł: 43% firm przepytanych w 2022 zgłosiło znaczący wzrost w korzystaniu z narzędzi do współpracy, co oznacza szybsze czasy dostawy projektu. 

Jeśli jesteś przekonany, że potrzebujesz takiego rozwiązania w swoim życiu, zobaczmy, jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektem.

How to Choose Project Management Software That Suits Your Needs

Omówiliśmy, czym jest system zarządzania projektem, jak go używać i jakie są jego korzyści. Teraz przejdźmy do szczegółów wyboru właściwego narzędzia dla Twojej firmy.

So, choosing project management software starts with these five steps. 

Step #1: Identify your needs

Like the Universe, it all begins with a BANG! W tym przypadku powinieneś najpierw spróbować zrozumieć potrzeby swojego projektu i zespołu. And identify your goals. 

For example, you need a project management solution because you want to better organize your workflows. 

Try to find answers to the following questions: 

• Why do you need a project management platform?
• What types of projects do you usually manage?
• What are the critical project timelines and milestones?
• How do you usually allocate resources for your projects? 
• Do you need a tool for project forecasting or time tracking?

Jeśli utkniesz, zawsze pomocne jest zapytać narzędzia z inteligencją art..."

The important takeaway is that you definitely need a goal so everyone stays on the same page, even when they lose sight of why this project matters. 

Step #2: Understand what features you will need

Narzędzia do zarządzania projektami mają wiele funkcji - wystarczająco, aby sprawić, że boli cię głowa. To prawdopodobnie dlatego przerwałeś samodzielne szukanie i spróbowałeś znaleźć przewodnik dla kupujących, który pomoże Ci.

Trafiłeś we właściwe miejsce. Oto funkcje 'must-have', które kształtują sposób, w jaki oceniasz oprogramowanie do zarządzania projektem:

• Integracje: To jest niezbędne dla twojego narzędzia PM, aby bezpośrednio integrowało się z istniejącymi systemami, tak jak robi Guru. This app keeps you focused on the task at hand while you get the answers you need quickly. 
• Zarządzanie harmonogramem projektu: Ta funkcja pomaga śledzić, jak przebiega Twój plan, od ustawienia terminów do dostosowywania tempa. 
• Opcje śledzenia czasu: Jedna z najważniejszych funkcji każdego narzędzia PM, więc nie rezygnuj z tego. 
• Automatyzacja: Narzędzia PM z funkcjami automatyzacji mają pozytywny wpływ na biznes i upraszczają Twoje operacje. 

We can talk more about these features later, so stay tuned. 

Step #3: Research different project management platforms

This should be easy, no? 

Teraz, gdy wiesz, czego szukasz, znalezienie właściwego rozwiązania, które wpasowuje się w Twoje wymagania, jest bułką z masłem. Jednak, ponieważ to taki kluczowy krok, oto kilka wskazówek, jak zacząć.

First, research your options. Może się wydawać oczywiste, ale nie możesz po prostu osiść się na pierwszym narzędziu, które pojawi się w Google. Musisz być dokładny w swoim dochodzeniu i wybrać narzędzie, które najlepiej odpowiada twojemu biznesowi. 

The secret is to: 

• Przeczytaj opinie od rzeczywistych użytkowników.
• Sprawdź oceny na stronach takich jak G2, TrustRadius i Capterra.
• Poszukaj rekomendacji od kolegów.
• Eksploruj blogi pisane przez ekspertów branżowych.

Then, compare tools and see which one fits your needs best. 

Step #4: Test the software

W tym momencie Twoja lista została zawężona do dwóch lub trzech opcji. Ale nadal musisz znaleźćJEDNO. 

This is why this step exists. It involves testing your chosen software to get hands-on experience with it. The goal is to see how well each option meets your requirements. 

You start by gathering a team of lead and project managers, preferably with different roles and responsibilities. Poprzez zróżnicowanie swojego basenu, otrzymasz lepszą opinię użytkownika, ponieważ dostarczy ona wglądu w mocne i słabe strony narzędzia oraz łatwość korzystania. 

Use it for a predetermined period. Most solutions have free trials or plans that allow you to test them. W tym czasie Twoi rówieśnicy powinni korzystać z narzędzia, aby zgłębić wszystko, co oferuje oprogramowanie.

Następnie zapytaj członków swojego zespołu o opinię. Czy interfejs użytkownika był łatwy w użyciu? Czy rozwiązał twoje problemy? Czy są jakieś ograniczenia, o których powinieneś wiedzieć? Czy funkcje czatu w czasie rzeczywistym lub udostępniania plików działały zgodnie z zamierzeniami? 

Każdy negatywny lub pozytywny komentarz może pomóc ci zdecydować, czy to właściwe narzędzie dla twojej firmy, czy nie. 

Krok #5: Rozważ swój budżet

Dobra, znalazłeś TEN JEDEN, i chcesz go teraz. Jesteś gotowy dokonać zakupu, ale jest jeden mały problem. Jest zbyt drogi dla ciebie teraz. 

Cóż, wracamy do rysowania tablicy. 

Ważne jest jasno określić parametry budżetowe. Czy inwestujesz wszystko i robisz ogromną inwestycję? Czy idziesz ostrożnie? Poza tym musisz pomyśleć o dodatkowych kosztach, takich jak opłaty abonamentowe lub konserwacyjne. 

Zanim zanurkujesz, rozważ zarówno koszty bieżące, jak i długoterminowe. Jeśli prowadzisz małą firmę lub masz ograniczony budżet, poszukaj narzędzi darmowych lub planów indywidualnych.

Z drugiej strony, jeśli jesteś dużym przedsiębiorstwem z złożonymi wymaganiami, możesz potrzebować dostosowanej ceny dostosowanej do twojej organizacji. 

Podsumowując, przeanalizuj model cenowy narzędzia i sprawdź, czy odpowiada on twojemu budżetowi. 

***

Gratulacje! 🎉 Jesteś gotów przejść ostatni krok, którym jest dokonanie ostatecznego wyboru. 

Ale zanim przejdziemy dalej i pokażemy ci najlepsze aktualnie dostępne narzędzia do zarządzania projektami, raz jeszcze przejrzyjmy te "must-have" funkcje. 

Funkcje i funkcjonalności, na które należy zwrócić uwagę w oprogramowaniu do zarządzania projektami

Jak wiesz, każde narzędzie do zarządzania projektami dostępne obecnie na rynku ma wiele funkcji. Czasami jest ich zbyt wiele, co utrudnia podjęcie decyzji, czego naprawdę potrzebujesz. 

Oto niektóre z możliwości, na które powinieneś zwrócić uwagę: 

• Planowanie i harmonogramowanie: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami powinno umożliwiać określenie celów i kamieni milowych projektu, a także definiowanie zadań, terminów i zależności. Dzięki powiadomieniom, alertom, harmonogramom i kalendarzom możesz pozostawać na właściwym torze. 
• Współpraca zespołowa: Komunikacja w aplikacji, udostępnianie plików i panele zespołowe. Wszystko to przyczynia się do poprawy komunikacji i ułatwia współpracę. Ponadto jasno określa, w jakim stanie znajduje się twój projekt. 
• Zarządzanie zasobami i dokumentacją: Arkusze kalkulacyjne nie są tak efektywne w śledzeniu wszystkich twoich informacji. Dzięki narzędziu do zarządzania projektami masz wszystkie potrzebne dane w jednym miejscu. Poza tym możesz uzyskać do nich szybki i łatwy dostęp, kiedy tylko tego potrzebujesz. 
• Integracje: Większość oprogramowania PM integruje się z istniejącymi narzędziami, aby ograniczyć potrzebę przełączania kart. Guru, na przykład, dobrze integruje się z popularnymi aplikacjami do zarządzania projektami, takimi jak Monday.com, Airtable, Basecamp i Teamwork. Nie musisz logować się do oddzielnego narzędzia, aby uzyskać natychmiastowe odpowiedzi. 
• Śledzenie czasu i budżetu: Każdy projekt, bez względu na to, czy jest duży czy mały, pozostawia ślad papierowy. Narzędzie do zarządzania projektami pomaga Ci śledzić i organizować dokumenty. Daje to wyraźny obraz Twojej efektywności, co oznacza, że możesz śledzić czas i pieniądze wydane na każdy projekt. 

Na koniec dnia, Twoje potrzeby jako firmy silnie wpływają na funkcje, jakie powinno mieć narzędzie do zarządzania projektami. 

Teraz jesteś gotów podjąć przemyślaną decyzję. Więc pokażemy ci 10 najlepszych systemów do zarządzania projektami na rok 2024. 

‍

10 najlepszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami do rozważenia

Z prognozowanym wzrostem rynku oprogramowania do zarządzania projektami na poziomie ponad 15,08 miliarda dolarów do 2030 roku, nie powinno być zaskoczeniem, że dostępnych jest obecnie wiele narzędzi PM. 

I chociaż może to wydawać się zadaniem skomplikowanym, ułatwiliśmy twoje badania. Poznajmy najlepsze narzędzia do zarządzania projektami, które powinieneś rozważyć. 

1. Asana

Asana to popularne narzędzie do zarządzania projektami, które łączy zespoły i przepływy pracy z inicjatywami strategicznymi i celami biznesowymi. 

Posiada możliwości zarządzania projektami, które pomagają w prowadzeniu projektów od początku do końca. Dzięki tablicom kanban, listom zadań, wykresom Gantta i harmonogramom, Asana czyni twoje procesy bardziej przejrzystymi i zwinnymi.

Ponadto ma automatyzację oszczędzającą czas, taką jak aktualizacje statusu. Jednak otrzymasz tylko powiadomienia o pracy, która dla ciebie ma największe znaczenie. Możesz także zmierzyć, ile czasu spędzasz na projekcie za pomocą opcji śledzenia czasu, aby móc poprawnie zaplanować budżet. 

Guru integruje się również z Asaną — zobacz tutaj jak. 

2. Wrike

Wrike oferuje wszechstronną opcję oprogramowania do zarządzania projektami, idealną dla całego zespołu, niezależnie od działu. 

Wrike posiada niestandardowe typy elementów, które pozwalają na stworzenie dostosowanej biblioteki, aby naśladować unikalny proces, terminologię i metodologię. Możesz także dostosować go w zależności od ról, branży i działu. 

Ponadto to narzędzie pomoże ci zarządzać i właściwie przydzielić zasoby, aby ich nie marnować. Ponieważ przechowuje Twoje dane w jednym miejscu, każdy członek zespołu może uzyskać do nich dostęp w razie potrzeby. 

Panel projektowy Wrike pomaga również wizualizować to, czego twój zespół potrzebuje do osiągnięcia sukcesu, zbierając plany, postępy i analizy w jednym miejscu.

3. ClickUp

ClickUp to przyjazne dla użytkownika narzędzie do produktywności, w którym duże lub małe zespoły mogą planować, organizować i współpracować bardziej efektywnie. 

To narzędzie PM pomaga Ci zarządzać nowymi projektami poprzez zarządzanie zadaniami, tablice, i czaty. Pozwala to szybko przejść do dowolnego zadania lub podzadania — oraz dostosować je tak, abyś widział tylko to, co cię interesuje w danym momencie. 

ClickUp umożliwia także świetną współpracę wizualną przez wirtualną tablicę. Tutaj możesz przeprowadzać burze mózgów, dodawać notatki i widzieć wszystkie pomysły swojego zespołu w jednym miejscu, nawet jeśli pracujesz zdalnie. 

Dzięki funkcji czatu możesz zebrać komunikację w jednym miejscu. Użyj tego, aby dzielić się aktualizacjami lub linkować zasoby. 

4. Monday

Monday.com to wysoce konfigurowalna platforma do zarządzania projektami znana z możliwości skalowania, elastyczności i adaptacyjności. 

To rozwiązanie ma małą lub żadną krzywą uczenia się, ponieważ możesz przeciągać i upuszczać dowolny element, aby utworzyć swój przepływ pracy. Interfejs roboczy jest intuicyjny i elastyczny, co oznacza, że rozwija się w miarę wzrostu Twojej firmy. 

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, poniedziałek ma gotowe szablony, których możesz użyć, aby rozpocząć. Ułatwia to ustalanie celów i zadań, organizowanie sposobu pracy i zarządzanie swoimi dostawami. 

A zgadnij co? Poniedziałek integruje się z Guru!

5. Trello

Przywitaj się z Trello, narzędziem wizualnej współpracy, które pomaga zarządzać projektami zespołu i utrzymać wszystko zorganizowane.

Trello to odpowiednie narzędzie dla firm każdej wielkości i z różnych branż, ponieważ możesz je dostosować do swojego stylu pracy. Ponadto ma integracje z wieloma narzędziami, w tym Slack, Jira, Google Drive i innymi. 

Trello nie wymaga żadnego wdrożenia, ponieważ jest łatwe do zrozumienia, a jego funkcje są intuicyjne. Dodatkowo, cały proces jest przejrzysty. Trello ułatwia dzielenie się plikami z rówieśnikami, bez względu na to, gdzie się znajdują. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan zapewnia prosty sposób dla agencji marketingowych i zespołów każdej wielkości na zarządzanie wieloma projektami jednocześnie. 

To narzędzie ułatwia przydzielanie zasobów i zarządzanie przechowywaniem plików. Dzięki jaśniejszemu obrazowi obciążenia zespołu możesz uniknąć wypalenia zawodowego i zaplanować ewentualne wąskie gardła.

Toggl Plan ma również spersonalizowane widoki dla wszystkich członków zespołu. Oznacza to, że każdy dostaje widok, którego chce i potrzebuje, taki jak projekty z kodowanymi kolorami lub widok z lotu ptaka.

Ponadto to narzędzie zapewnia dokładność zarówno w fakturze, jak i w płacach, aby uczynić operacje Twojego biznesu bardziej wydajnymi i niezawodnymi. 

7. Basecamp

Basecamp rozumie, że trudno jest godzić wiele projektów, terminów i klientów jednocześnie. Dlatego stworzył platformę zarządzania projektami, idealną dla małych zespołów, która daje radę.

Oferuje pulpit na jednej stronie, na którym możesz zobaczyć wszystkie swoje projekty, zadania, przypisania i terminy. Możesz dostosować go, aby czuć się jak w domu, wykorzystując logo i kolory swojej firmy; ponadto, każdy może ustawić swoją stronę główną tak, jak chce.

Funkcja Centrum Misji Basecamp pozwala zobaczyć, które projekty idą zgodnie z planem, a które wymagają więcej uwagi.

Co więcej, Basecamp integruje się z Guru, więc nie zapomnij sprawdzić. 

8. Jira

Jira od Atlassian to narzędzie do śledzenia problemów i projektów używane do zarządzania nowymi projektami i prowadzenia ich do realizacji. 

Jira ma zautomatyzowane przepływy pracy, które pozwalają Ci zarządzać każdą aktualizacją, powiadomieniami o postępie zadania, komentarzami i nie tylko. Pozwala to na płynne łączenie zespołów, które budują produkt z tymi, które go wdrażają. 

Ponadto możesz dodać dowolną wiedzę, której potrzebujesz (dokumenty, makiety, osoby), aby nigdy nie stracić żadnych kluczowych informacji. Jeśli brakuje Ci pomysłów, możesz skorzystać z AI Jiry, aby wyciągnąć cenne wnioski ze swoich danych, co prowadzi do szybszego podejmowania decyzji.

9. Praca zespołowa

Praca zespołowa polega oczywiście na pracy zespołowej. To narzędzie do zarządzania projektami potrafi zarządzać każdym aspektem Twojego projektu od początku do końca. 

To rozwiązanie upraszcza śledzenie czasu, pozwalając Ci zrozumieć, jak Ty i Twoi współpracownicy spędzacie swój czas. Dokładnie szacuje, jak długo potrwa projekt i śledzi go, abyś mógł dotrzymać terminu i szybko wystawiać rachunki klientom.  

Jeśli chodzi o zarządzanie zasobami, Teamwork pomaga zarządzać pracą zespołu w czasie rzeczywistym. Ponieważ otrzymujesz pełny obraz zdolności zespołu, możesz uniknąć wąskich gardeł, łatwo przypisując ponownie zadania.

Teamwork integruje się z Guru; sprawdź.

10. Airtable

Airtable to platforma współpracy używana do tworzenia aplikacji i umożliwiania zespołom lepszego zarządzania swoimi najważniejszymi workflow.  

Airtable utrzymuje Twoje zespoły połączone poprzez niestandardowe interfejsy bez kodu. Ma elementy umożliwiające przeciąganie i upuszczanie komponentów oraz tworzenie interfejsów w kilka minut. W ten sposób każda osoba może pracować według własnych upodobań. 

Ponadto masz uprawnienia, które pozwalają Ci zdecydować, kto ma dostęp do czego. 

Airtable automatyzuje większość Twoich procesów i oszczędza Ci bałaganu. Dzięki pojedynczej powiadomieniu lub wieloetapowemu przepływowi pracy, możesz utrzymać swój zespół na właściwej drodze przez cały czas. 

Jedną z popularnych integracji Airtable jest z Guru. Zobacz, jak to działa.

Teraz Ty

To wszystko! Wiesz już wszystko, co trzeba wiedzieć o wyborze oprogramowania do zarządzania projektami. Jeśli ułatwiliśmy Ci wybór procesu selekcji, nasza praca tutaj jest zakończona.

Ale czy chcesz, aby zarządzanie projektami było jeszcze łatwiejsze? 

Użyj swojego nowego narzędzia PM razem z Guru, rozwiązaniem 3 w 1, które daje Ci wszystkie odpowiedzi natychmiast, niezależnie od miejsca, w którym pracujesz. Dzięki inteligentnej wyszukiwarce AI otrzymasz dokładne i zaufane dane bezpośrednio w narzędziach Twojego zespołu.

Ale Guru robi znacznie więcej niż to — po prostu musisz zarejestrować się jako nowy użytkownik i przetestować to samodzielnie.