بينما تتنقل الصناعات في جميع المجالات نحو التحول إلى العمل عن بُعد والعمل غير المتزامن، نعود مرة أخرى للسؤال الدائم: هل الموظفون أقل كفاءة عند العمل من المنزل? وإذا كانت الإجابة بنعم، كيف يمكن تحسين كفاءة الموظفين في عام 2020؟
أسابيع العمل التي تستمر 40 ساعة قد تلاشت قبل وقت طويل من إعادة تشكيل جائحة عالمية مشهد عملنا. كان الموظفون قد تجاوزوا ساعات العمل العادية في المكتب، ومن الآمن القول إن الحدود بين حياتنا الشخصية والمهنية أصبحت تتلاشى بشكل متزايد مع تحول العمل من المنزل إلى المعيار الجديد. نجد أنفسنا نتفقد أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالعمل في جميع ساعات اليوم والليل. كن صريحًا - كم مرة وجدت نفسك تحقق من Slack (أو ما يعادلها من منصات التواصل) على هاتفك الخلوي بعد ساعات العمل طوال الأسبوع الماضي؟
إذًا، نحن نقضي المزيد من الساعات "عبر الإنترنت"، لكن ماذا يعني ذلك من حيث إنتاجيتنا وجودة العمل؟ زيادة ساعات العمل لا تتناسب مع زيادة الكفاءة، لذلك دعنا نكتشف كيف يمكن تحسين الكفاءة في العمل - عندما يكون 'المكتب' فجأة في الزاوية الضيقة من غرفة الغسيل لدينا.
أفضل 7 طرق لتحسين إنتاجية مكان العمل
1. في وقت لاحق، يمكن تفويض المهام إلى الأشخاص المناسبين
قد يبدو هذا obvious؛ يحتاج المدير إلى التفويض. لكن غالبًا ما يكون الأمر أسهل قولًا من فعله، خصوصًا في بيئة العمل عن بُعد. قبل بدء مشروع بشكل مفتوح، خذ بعض الوقت للتفكير في من سيكون الأنسب للمهمة المطروحة.
فهم الأساسيات لنقاط القوة والأساليب التواصلية لدى أعضاء فريقك أمر ضروري للتفويض المدروس. لا يمكنك أن تتوقع أن يكون الجميع جيدًا في كل شيء. اشرح لأعضاء فريقك لماذا تناط بهم مهمة، بدلاً من مجرد إحالتها لهم. من خلال قضاء دقيقتين إضافيتين لإرسال رسالة مثل، "مرحبًا بيل - أردت أن أخبرك أنني سأعطي هذه المهمة لك لأنك عملت بشكل وثيق مع XYZ في الماضي وأعلم أنك رائع في XYZ." هذه المعلومات الإضافية سوف تفعل العجائب في تشجيع الموظفين لزيادة إنتاجيتهم وإنهاء المشاريع بشكل أسرع.
2. توضيح الأهداف والأولويات
من دون توقعات واضحة، لا يمكن توقع من موظفيك العمل بكفاءة. إذا كانت هناك أي نوع من الغموض حول الأهداف أو أولوية المشاريع، فلن يشعر الناس ببساطة بالدافع للعمل بشكل مثمر كما ينبغي. يجب أن تكون الأهداف التي وضعتها لفرقك مدروسة جيدًا وقابلة للتحقيق. إذا لم تكن هناك أهداف يشعر فريقك بأنها قابلة للتحقيق، فلن يروا أي سبب للعمل نحوها.
بمجرد تحديد أهدافك، استخدم أداة إدارة المشاريع لتتبع التقدم وتحديد المعالم لفريقك. تحديد الإنجازات على طول الطريق (حتى الأمور الصغيرة!) سيشجع بانتظام ويعزز كفاءة الفريق.
3. ركز على التواصل الفعال
إذا كان هناك أي سؤال حول هذا من قبل، فقد أوضح مشهد العمل في عام 2020 الإجابة: التواصل هو المفتاح رسمياً.
نحن جميعًا نتفق على أن الاستثمار في منصات التواصل بين الفرق مثل Slack أو MS Teams هو ضرورة وليس ترفًا في بيئة العمل عن بُعد. لكن العثور على طريقة لإدارة التواصل، وتجنب تعرض الموظفين لل overload الرسائل، ليس دائمًا بالأمر السهل. الحيلة هنا هي العثور على طريقة لمتابعة ما يفعله أعضاء فريقك مع إدخال جو المحادثة الذي يفتقده الجميع.
الحقيقة أن التواصل أكثر أهمية من أي وقت مضى ليس هو تبرير لوضع 7 اجتماعات إضافية على جداول الجميع. تقديم الاجتماعات الافتراضية تحدياتها الخاصة; قم بمراجعة اجتماعاتك الحالية، شارك المعرفة قبل وبعد الاجتماع، وابدأ بتسجيل جميع الاجتماعات لمشاركتها مع الأشخاص في الفريق الذين لم يستطيعوا الحضور.
إحدى أفضل الطرق لإلهام الموظفين لأداء بفعالية في أدوارهم هو منحهم سببًا للقيام بذلك. جزء من ذلك يعني خلق ثقافة يحبها موظفوك ويريدون أن يكونوا جزءًا منها. في الوقت الحالي، يعني ذلك شعورًا متزايدًا بالمرونة والفهم.
ساعات العمل المرنة وPTO السخية هي حافز كبير. أظهر أنك تفهم، إذ من الصعب على أي منا إدارة العمل والأطفال وجائحة عالمية. من خلال عدم تقديم، ولكن تشجيع فريقك على أخذ الوقت لأنفسهم، ستزرع بيئة صحية حيث يبذل الناس أفضل ما لديهم عندما يكونون على الإنترنت.
إليك كيفية توثيق شيء مثل سياسة PTO المرنة لدينا في Guru للحفاظ على جميع فرقنا على نفس الصفحة:
5. توظيف كفاءة للموظفين الجدد
الاستثمار في التدريب والتطوير هو المفتاح لتعزيز الإنتاجية على المدى الطويل في مكان العمل. بالطبع، يتطلب التكيف في وظيفة جديدة وقتًا وسيحدث الكثير من التعلم على الطاير، لكن وضع أسس قوية لعملية التوظيف سيساعد فرقك على التكيف وتحسين كفاءتهم في العمل بشكل أسرع.
استخدام أداة إدارة المعرفة على مستوى الشركة أمر مهم بشكل خاص عندما يكون "مساحة المكتب" خارج النقاش. لم يعد بإمكاننا الاعتماد على اللمسات على الكتف أو استطلاعات الغرف للعثور على المعلومات التي نحتاجها، لذا فإن ضمان أن فريقك لديه الإجابات على الأسئلة التي يحتاجونها لأداء وظائفهم بشكل فعلي، ناهيك عن الفعالية، هو أولوية قصوى. يمكن أن تكون هذه المعرفة أي شيء من ‘كيفية إعداد مساحة المكتب الخاصة بك عن بُعد’ إلى ‘تحليل ميزات جديدة للمنتج’ ولكن بصرف النظر عن مدى تقنية السؤال، يحتاج موظفوك إلى مصدر موثوق للمعلومات للوصول إلى الإجابات لأداء عملهم بشكل منتج. هذا يعني الاستثمار في والحفاظ على قاعدة معرفية تحتوي على كل المعرفة الداخلية لشركتك.
الاستثمار في قاعدة معرفية مركزية، تم التحقق منها من قبل خبراء المجال، ومتكاملة مع التكنولوجيا الحالية الخاصة بك سيبقي فريقك بأكمله متناسقًا ومنتجًا، حتى لو كانوا يعملون في مناطق زمنية مختلفة.
لا تكون قاعدة إدارة المعرفة عديمة الفائدة إذا لم تكن فعليًا تستخدمها فرقك. تتطلب قاعدة المعرفة الفعالة أداة بديهية تدمج في سير العمل وتكون مفيدة لاحتياجات فريقك اليومية.
اكتشف كيف تبنت الفرق في Zoom Guru بفعالية كحل قاعدة المعرفة الخاصة بها:
7. كن لطيفًا مع نفسك ومع فرقك!
كان هذا عامًا صعبًا على الجميع. لقد تغير الكثير في كل من مشهدنا المهني وحياتنا الشخصية. من المؤكد أن كفاءة مكان العمل ستظهر بشكل مختلف هذه الأيام.
بعيدًا عن جميع النصائح والحيل الأخرى، كن سخيًا ومتفهماً وراجع الأشخاص الذين تعمل معهم. من غير المحتمل أن ترتفع مستوى الإنتاجية مرة أخرى بين عشية وضحاها، ولكن ببطء نبني الأدوات والممارسات لجعل العمل مرة أخرى.
بينما تتنقل الصناعات في جميع المجالات نحو التحول إلى العمل عن بُعد والعمل غير المتزامن، نعود مرة أخرى للسؤال الدائم: هل الموظفون أقل كفاءة عند العمل من المنزل? وإذا كانت الإجابة بنعم، كيف يمكن تحسين كفاءة الموظفين في عام 2020؟
أسابيع العمل التي تستمر 40 ساعة قد تلاشت قبل وقت طويل من إعادة تشكيل جائحة عالمية مشهد عملنا. كان الموظفون قد تجاوزوا ساعات العمل العادية في المكتب، ومن الآمن القول إن الحدود بين حياتنا الشخصية والمهنية أصبحت تتلاشى بشكل متزايد مع تحول العمل من المنزل إلى المعيار الجديد. نجد أنفسنا نتفقد أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالعمل في جميع ساعات اليوم والليل. كن صريحًا - كم مرة وجدت نفسك تحقق من Slack (أو ما يعادلها من منصات التواصل) على هاتفك الخلوي بعد ساعات العمل طوال الأسبوع الماضي؟
إذًا، نحن نقضي المزيد من الساعات "عبر الإنترنت"، لكن ماذا يعني ذلك من حيث إنتاجيتنا وجودة العمل؟ زيادة ساعات العمل لا تتناسب مع زيادة الكفاءة، لذلك دعنا نكتشف كيف يمكن تحسين الكفاءة في العمل - عندما يكون 'المكتب' فجأة في الزاوية الضيقة من غرفة الغسيل لدينا.
أفضل 7 طرق لتحسين إنتاجية مكان العمل
1. في وقت لاحق، يمكن تفويض المهام إلى الأشخاص المناسبين
قد يبدو هذا obvious؛ يحتاج المدير إلى التفويض. لكن غالبًا ما يكون الأمر أسهل قولًا من فعله، خصوصًا في بيئة العمل عن بُعد. قبل بدء مشروع بشكل مفتوح، خذ بعض الوقت للتفكير في من سيكون الأنسب للمهمة المطروحة.
فهم الأساسيات لنقاط القوة والأساليب التواصلية لدى أعضاء فريقك أمر ضروري للتفويض المدروس. لا يمكنك أن تتوقع أن يكون الجميع جيدًا في كل شيء. اشرح لأعضاء فريقك لماذا تناط بهم مهمة، بدلاً من مجرد إحالتها لهم. من خلال قضاء دقيقتين إضافيتين لإرسال رسالة مثل، "مرحبًا بيل - أردت أن أخبرك أنني سأعطي هذه المهمة لك لأنك عملت بشكل وثيق مع XYZ في الماضي وأعلم أنك رائع في XYZ." هذه المعلومات الإضافية سوف تفعل العجائب في تشجيع الموظفين لزيادة إنتاجيتهم وإنهاء المشاريع بشكل أسرع.
2. توضيح الأهداف والأولويات
من دون توقعات واضحة، لا يمكن توقع من موظفيك العمل بكفاءة. إذا كانت هناك أي نوع من الغموض حول الأهداف أو أولوية المشاريع، فلن يشعر الناس ببساطة بالدافع للعمل بشكل مثمر كما ينبغي. يجب أن تكون الأهداف التي وضعتها لفرقك مدروسة جيدًا وقابلة للتحقيق. إذا لم تكن هناك أهداف يشعر فريقك بأنها قابلة للتحقيق، فلن يروا أي سبب للعمل نحوها.
بمجرد تحديد أهدافك، استخدم أداة إدارة المشاريع لتتبع التقدم وتحديد المعالم لفريقك. تحديد الإنجازات على طول الطريق (حتى الأمور الصغيرة!) سيشجع بانتظام ويعزز كفاءة الفريق.
3. ركز على التواصل الفعال
إذا كان هناك أي سؤال حول هذا من قبل، فقد أوضح مشهد العمل في عام 2020 الإجابة: التواصل هو المفتاح رسمياً.
نحن جميعًا نتفق على أن الاستثمار في منصات التواصل بين الفرق مثل Slack أو MS Teams هو ضرورة وليس ترفًا في بيئة العمل عن بُعد. لكن العثور على طريقة لإدارة التواصل، وتجنب تعرض الموظفين لل overload الرسائل، ليس دائمًا بالأمر السهل. الحيلة هنا هي العثور على طريقة لمتابعة ما يفعله أعضاء فريقك مع إدخال جو المحادثة الذي يفتقده الجميع.
الحقيقة أن التواصل أكثر أهمية من أي وقت مضى ليس هو تبرير لوضع 7 اجتماعات إضافية على جداول الجميع. تقديم الاجتماعات الافتراضية تحدياتها الخاصة; قم بمراجعة اجتماعاتك الحالية، شارك المعرفة قبل وبعد الاجتماع، وابدأ بتسجيل جميع الاجتماعات لمشاركتها مع الأشخاص في الفريق الذين لم يستطيعوا الحضور.
إحدى أفضل الطرق لإلهام الموظفين لأداء بفعالية في أدوارهم هو منحهم سببًا للقيام بذلك. جزء من ذلك يعني خلق ثقافة يحبها موظفوك ويريدون أن يكونوا جزءًا منها. في الوقت الحالي، يعني ذلك شعورًا متزايدًا بالمرونة والفهم.
ساعات العمل المرنة وPTO السخية هي حافز كبير. أظهر أنك تفهم، إذ من الصعب على أي منا إدارة العمل والأطفال وجائحة عالمية. من خلال عدم تقديم، ولكن تشجيع فريقك على أخذ الوقت لأنفسهم، ستزرع بيئة صحية حيث يبذل الناس أفضل ما لديهم عندما يكونون على الإنترنت.
إليك كيفية توثيق شيء مثل سياسة PTO المرنة لدينا في Guru للحفاظ على جميع فرقنا على نفس الصفحة:
5. توظيف كفاءة للموظفين الجدد
الاستثمار في التدريب والتطوير هو المفتاح لتعزيز الإنتاجية على المدى الطويل في مكان العمل. بالطبع، يتطلب التكيف في وظيفة جديدة وقتًا وسيحدث الكثير من التعلم على الطاير، لكن وضع أسس قوية لعملية التوظيف سيساعد فرقك على التكيف وتحسين كفاءتهم في العمل بشكل أسرع.
استخدام أداة إدارة المعرفة على مستوى الشركة أمر مهم بشكل خاص عندما يكون "مساحة المكتب" خارج النقاش. لم يعد بإمكاننا الاعتماد على اللمسات على الكتف أو استطلاعات الغرف للعثور على المعلومات التي نحتاجها، لذا فإن ضمان أن فريقك لديه الإجابات على الأسئلة التي يحتاجونها لأداء وظائفهم بشكل فعلي، ناهيك عن الفعالية، هو أولوية قصوى. يمكن أن تكون هذه المعرفة أي شيء من ‘كيفية إعداد مساحة المكتب الخاصة بك عن بُعد’ إلى ‘تحليل ميزات جديدة للمنتج’ ولكن بصرف النظر عن مدى تقنية السؤال، يحتاج موظفوك إلى مصدر موثوق للمعلومات للوصول إلى الإجابات لأداء عملهم بشكل منتج. هذا يعني الاستثمار في والحفاظ على قاعدة معرفية تحتوي على كل المعرفة الداخلية لشركتك.
الاستثمار في قاعدة معرفية مركزية، تم التحقق منها من قبل خبراء المجال، ومتكاملة مع التكنولوجيا الحالية الخاصة بك سيبقي فريقك بأكمله متناسقًا ومنتجًا، حتى لو كانوا يعملون في مناطق زمنية مختلفة.
لا تكون قاعدة إدارة المعرفة عديمة الفائدة إذا لم تكن فعليًا تستخدمها فرقك. تتطلب قاعدة المعرفة الفعالة أداة بديهية تدمج في سير العمل وتكون مفيدة لاحتياجات فريقك اليومية.
اكتشف كيف تبنت الفرق في Zoom Guru بفعالية كحل قاعدة المعرفة الخاصة بها:
7. كن لطيفًا مع نفسك ومع فرقك!
كان هذا عامًا صعبًا على الجميع. لقد تغير الكثير في كل من مشهدنا المهني وحياتنا الشخصية. من المؤكد أن كفاءة مكان العمل ستظهر بشكل مختلف هذه الأيام.
بعيدًا عن جميع النصائح والحيل الأخرى، كن سخيًا ومتفهماً وراجع الأشخاص الذين تعمل معهم. من غير المحتمل أن ترتفع مستوى الإنتاجية مرة أخرى بين عشية وضحاها، ولكن ببطء نبني الأدوات والممارسات لجعل العمل مرة أخرى.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
