Da Branchen weltweit den Übergang zu remote und asynchronem Arbeiten meistern, wenden wir uns erneut der ewigen Frage zu: Sind Mitarbeiter von zu Hause aus weniger effizient? Und wenn die Antwort ja ist, wie kann die Effizienz der Mitarbeiter im Jahr 2020 verbessert werden?

Die 40-Stunden-Arbeitswoche war längst vor der globalen Pandemie, die unsere Arbeitslandschaft neu gestaltete, passé. Mitarbeiter haben die normalen Arbeitszeiten im Büro überschritten, und es lässt sich mit Sicherheit sagen, dass die Grenzen zwischen unserem persönlichen und beruflichen Leben zunehmend verschwimmen, da WFH zum neuen Standard wird. Wir finden uns dabei, dass wir an unserem Arbeitscomputer zu jeder Tages- und Nachtzeit nachsehen. Sei ehrlich - wie oft hast du dich letzte Woche dabei erwischt, dass du dein Slack (oder die Entsprechung deines Unternehmens Kommunikationsplattform) nach „Arbeitszeiten“ auf deinem Handy überprüft hast?

Also verbringen wir mehr Stunden „online“, aber was bedeutet das für unsere Produktivität und die Qualität der Arbeit? Die steigenden Arbeitsstunden entsprechen nicht einer erhöhten Effizienz, also lasst uns herausfinden, wie wir die Effizienz bei der Arbeit verbessern können - wenn das „Büro“ plötzlich die enge Ecke unseres Wäschekellers ist.

Die besten 7 Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität am Arbeitsplatz

1. Aufgaben an die richtigen Personen delegieren

Das mag offensichtlich erscheinen; ein Manager muss delegieren. Aber das ist oft leichter gesagt als getan, besonders in einem Remote-Arbeitsumfeld. Bevor du ein Projekt offen beginnst, nimm dir etwas Zeit, um darüber nachzudenken, wer am besten für die jeweilige Aufgabe geeignet wäre.

Ein grundlegendes Verständnis der Stärken und Kommunikationsstile deiner Teammitglieder ist entscheidend für eine durchdachte Delegation. Du kannst nicht erwarten, dass jeder in allem gut ist. Erkläre deinen Teammitgliedern, warum du ihnen eine Aufgabe überträgst, anstatt sie einfach zuzuweisen. Indem du dir die zusätzlichen 2 Minuten nimmst, um eine Nachricht wie: „Hey Bill, ich wollte dir nur sagen, dass ich dir diese Aufgabe übergebe, weil du in der Vergangenheit eng mit XYZ zusammengearbeitet hast und ich weiß, dass du in XYZ großartig bist.“ zu senden. Diese kleine zusätzliche Information wird Wunder bewirken, um die Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Produktivität zu steigern und Projekte schneller abzuschließen.

2. Ziele und Prioritäten klarstellen

Ohne klare Erwartungen können deine Mitarbeiter nicht effizient arbeiten. Wenn es irgendeine Art von Unklarheit über Ziele oder Prioritäten gibt, dann wird sich niemand motiviert fühlen, so produktiv zu arbeiten, wie sie es sonst tun würden. Die Ziele, die du für dein Team festlegst, sollten gut recherchiert und erreichbar sein. Wenn ein Ziel für dein Team unerreichbar erscheint, werden sie keinen Anreiz sehen, darauf hinzuarbeiten.

Sobald du deine Ziele festgelegt hast, nutze ein Projektmanagement-Tool, um den Fortschritt zu verfolgen und Meilensteine für dein Team festzulegen. Erfolge auf dem Weg zu markieren (sogar die kleinen Dinge!) wird regelmäßig ermutigen und die Effizienz des Teams verbessern.

3. Fokussiere dich auf effektive Kommunikation

Wenn es zuvor irgendwelche Fragen dazu gab, hat die Arbeitslandschaft im Jahr 2020 die Antwort klar gemacht: Kommunikation ist offiziell der Schlüssel.

Wir sind uns alle einig, dass es ein Muss ist, in eine Team-Kommunikationsplattform wie Slack oder MS Teams zu investieren, besser als eine nette Option in einem Remote-Arbeitsumfeld. Aber einen Weg zu finden, die Kommunikation zu verwalten und eine Überlastung an Nachrichten zu vermeiden, ist nicht immer einfach. Der Trick besteht darin, einen Weg zu finden, um zu verfolgen, was deine Teammitglieder machen, während du den banter am Wasserkühler einbaust, der allen fehlt.

Die Tatsache, dass Kommunikation wichtiger denn je ist, ist nicht die Ausrede, um 7 zusätzliche Besprechungen in jeden Kalender zu setzen. Virtuelle Meetings bringen eigene Herausforderungen mit sich; prüfe deine bestehenden Meetings, teile Wissen vor und nach einem Meeting und gewöhne dir an, alle Meetings aufzuzeichnen und mit den Personen im Team zu teilen, die nicht dabei sein konnten.

Psst - schau dir diese 4 Tipps zur Verbesserung der Kommunikation in Remote-Teams!

4. Schaffe eine flexible Umgebung

Eine der besten Möglichkeiten, um Mitarbeiter zu ermutigen, effizient in ihren Rollen zu arbeiten, besteht darin, ihnen einen Grund zu geben, dies zu tun. Teil davon bedeutet, eine Kultur zu schaffen, die deine Mitarbeiter lieben und zu der sie dazugehören möchten. Momentan bedeutet das ein erhöhtes Maß an Flexibilität und Verständnis.

Flexible Arbeitszeiten und großzügiger PTO sind ein großer Anreiz. Zeige, dass du verstehst, dass es für uns alle nicht leicht ist, Arbeit und Kinderbetreuung während einer globalen Pandemie zu jonglieren. Indem du nicht nur anbietest, sondern dein Team ermutigst, Zeit für sich selbst zu nehmen, schaffst du eine gesunde Umgebung, in der die Menschen ihre beste Arbeit leisten, wenn sie online sind.

So dokumentieren wir beispielsweise unsere flexible PTO-Richtlinie in Guru, um sicherzustellen, dass alle unsere Teams auf dem gleichen Stand sind:

5. Effektive Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Investitionen in Schulung und Entwicklung sind der Schlüssel zur Förderung der langfristigen Produktivität am Arbeitsplatz. Natürlich braucht das Hineinfinden in einen neuen Job Zeit, und vieles wird zwangsläufig im Handumdrehen gelernt werden, aber das Schaffen eines soliden Einarbeitungsprozesses wird deinen Teams helfen, sich besser einzugewöhnen und ihre Effizienz bei der Arbeit viel schneller zu verbessern.

Organisationen mit einem starken Einarbeitungsprozess verbessern die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 % und die Gesamtproduktivität um über 70 %. Es ist gegenseitig vorteilhaft, die Kosten für die Ausbildung neuer Mitarbeiter zu senken, dies wird Fluktuationskosten reduzieren und deinen neuen Mitarbeitern langfristigen Erfolg ermöglichen.

6. In unternehmensweiter Wissensverwaltung investieren

Die Nutzung eines unternehmensweiten Wissensverwaltung -Tools ist besonders wichtig, wenn ein physischer „Büroplatz“ nicht möglich ist. Wir können uns nicht mehr auf Schulterklopfen oder Raumumfragen verlassen, um die Informationen zu finden, die wir benötigen, daher hat es höchste Priorität, dass dein Team Antworten auf die Fragen hat, die sie benötigen, um überhaupt ihre Arbeit zu erledigen, ganz zu schweigen von der Effizienz. Das bedeutet, in und die Aufrechterhaltung einer Wissensdatenbank zu investieren, die all das interne Wissen deines Unternehmens enthält. Das bedeutet, in eine Wissensdatenbank zu investieren und diese zu unterhalten, die das gesamte interne Wissen Ihres Unternehmens beherbergt.

Von den Unternehmen, die sich selbst als wissensbasierte Kulturen beschreiben:

Eine Wissensverwaltungslösung ist nutzlos, wenn sie von deinen Teams nicht tatsächlich genutzt wird.

Eine aktive Wissensdatenbank erfordert ein intuitives Tool, das in die Arbeitsabläufe integriert ist und nützlich ist für die täglichen Bedürfnisse deines Teams. Eine aktive Wissensdatenbank benötigt ein intuitives Tool, das sich in Arbeitsabläufe integriert und für die täglichen Bedürfnisse Ihres Teams nützlich ist.

Finde heraus, wie die Teams bei Zoom Guru effizient als ihre Wissensdatenbanklösung übernommen haben:

7. Sei freundlich zu dir selbst und zu deinem Team!

Dieses Jahr war für alle eine Herausforderung. Viel hat sich sowohl in unserer beruflichen Landschaft als auch in unserem persönlichen Leben geändert. Die Effizienz am Arbeitsplatz wird sich unweigerlich heute anders präsentieren.

Abgesehen von all den anderen Tipps und Tricks, sei großzügig und verständnisvoll und erkundige dich bei den Menschen, mit denen du arbeitest. Die Produktivität wird nicht über Nacht wieder steigen, aber langsam bauen wir die Werkzeuge und Praktiken auf, um die Arbeit wieder zu ermöglichen.