עם תעשיות שמיועדות לעבור לעבודה מרחוק ולא סינכרונית, אנו פונים שוב לחוברת השאלות הנצחית: האם העובדים יעילים פחות כשעובדים מהבית? ואם התשובה היא כן, איך ניתן לשפר את היעילות של העובדים ב-2020?

שבוע העבודה בן 40 השעות יצא מהחלון הרבה לפני שמגפה עולמית עיצבה מחדש את הנוף העבודה שלנו. העובדים חרגו משעות העבודה הרגילות במשרד, וכעת אפשר לומר שהקווים בין חיינו הפרטיים והמקצועיים מתערבים ככל שעבודה מהבית הופכת לסטנדרט החדש. אנו מוצאים את עצמנו בודקים את המחשב בעבודה בכל שעות היום והלילה. תהיה כנה — כמה פעמים תפסצת את עצמך בודק את Slack שלך (או את הפלטפורמה המקבילה של החברה שלך לתקשורת) בטלפון הנייד שלך "אחרי שעות" במהלך השבוע שעבר?

אז, אנו שמים יותר שעות "באינטרנט" אבל מה זה אומר מבחינת הפרודוקטיביות ואיכות העבודה שלנו? הגדלת שעות העבודה לא מסמלת על עלייה ביעילות, אז בואו נבדוק איך לשפר את היעילות בעבודה — כאשר ה'משרד' הוא פתאום הפינה הצמודה של חדר הכביסה שלנו.

7 הדרכים המובילות לשפר את הפרודוקטיביות במקום העבודה

1. האצלת משימות לאנשים הנכונים

זה עשוי להיראות ברור; מנהל צריך להאציל. אבל זה לעיתים קרובות קל יותר לומר מאשר לעשות, במיוחד בהגדרות עבודה מרחוק. לפני שמתחילים פרויקט באופן פתוח, הקדישו זמן לחשוב על מי יהיה הכי מתאים למשימה הנוכחית.

הבנה בסיסית של החוזקות וסגנונות התקשורת של חברי הצוות שלך היא חיונית להאצלה מעשית. אי אפשר לצפות שכולם יהיו טובים בהכל. הסבירו למעמד חברי הצוות שלכם מדוע אתם מעבירים להם משימה, במקום רק להאציל אותה. על ידי הקדשת 2 דקות נוספות לשלוח הודעה כמו, "היי ביל — רציתי ליידע אותך שאני מעביר לך את המשימה הזו מכיוון שעבדת בצמוד עם XYZ בעבר ואני יודע שאתה מעולה ב-XYZ." קצת הקשר נוסף הזה יעשה פלאים לעודד את העובדים להעלות את הפרודוקטיביות שלהם ולהשלים פרויקטים מהר יותר.

2. בהירות המטרות והעדיפויות

ללא ציפיות ברורות, אין לצפות מהעובדים שלך לעבוד ביעילות. אם יש כל סוג של אמביגוויזציה סביב מטרות או עדיפויות בפרויקטים, אנשים פשוט לא ירגישו את המוטיבציה לעבוד בצורה פרודוקטיבית כמו שהם עשויים להיות. המטרות שתציבו לצוותים שלכם צריכות להיות מבוססות מחקר וניתנות להשגה. אם מטרה לא מרגישה אפשרית לצוות שלכם, הם לא יראו סיבה כלשהי לעבוד כדי להשיגה.

מכיוון שהצבתם את המטרות שלכם, נצלו כלי ניהול פרויקטים כדי לעקוב אחרי התקדמות ולצפות אבני דרך לצוות שלכם. סימון ההשגים בדרך (אפילו הדברים הקטנים!) יעודד באופן קבוע וישפר את יעילות הצוות.

3. למקד בתקשורת אפקטיבית

אם היה כל שאלה בנוגע לכך לפני, נוף העבודה ב-2020 הבהיר את התשובה: תקשורת היא מעל לכל מפתח.

כולנו באותו עמוד שכדי להשקיע בפלטפורמת תקשורת צוות כמו Slack או MS Teams זה יותר הכרחי מאשר תוספתי בסביבת עבודה מרוחקת. אך מציאת דרך לנהל תקשורת, ולהימנע מעומס הודעות, אינה תמיד פשוטה. הטריק כאן הוא למצוא דרך לשמור על מעקב אחרי מה שחברי הצוות שלך עושים תוך שילוב עם השיחות החברתיות שחסרות לכולם.

העובדה שתקשורת חשובה יותר מתמיד לא מהווה פטור לחמישה מפגשים נוספים ביומן של כולם. פגישות וירטואליות מציבות אתגרם שלהן; ערוך את הפגישות הקיימות שלך, שתף ידע לפני ואחרי פגישה, והפוך את ההקלטת כל הפגישות להרגל כדי לשתף עם אנשים בצוות שלא יכלו להגיע.

ששש — בדקו את 4 הטיפים לשיפור התקשורת בצוותים מרוחקים!

4. צרו סביבה גמישה

אחת הדרכים הטובות ביותר לעודד את העובדים שלך לבצע ביעילות את תפקידיהם היא על ידי מתן סיבה לעשות זאת. חלק מזה אומר ליצור תרבות שהעובדים שלך אוהבים ורוצים להיות חלק ממנה. בזמן השוטף, זה אומר הבנה מוגברת וגמישות.

שעות גמישות ו-PTO נדיב הוא תמריץ עצום. הראה שאתה מבין, לתמרן בין העבודה המלכה לבין ילדים והמגפה העולמית אינו קל עבור אף אחד מאיתנו. על ידי לא רק שהצעת, אלא מעודדת את הצוות שלך לקחת זמן לעצמם תיצור סביבה בריאה שבה אנשים יבצעו את העבודה הטובה ביותר שלהם כשהם מקוונים.

הנה איך אנו מתעדים דבר כזה כמו מדיניות ה-PTO הגמישה שלנו ב-Guru כדי לשמור על כל הצוותים שלנו באותו עמוד:

5. אימון יעיל של עובדים חדשים

השקעה בהכשרה ובפיתוח היא מפתח לקידום פרודוקטיביות לטווח ארוך במקום העבודה. כמובן, להסדיר בעבודה חדשה לוקח זמן והרבה למידה יקרה וידועה שתתרחש תוך כדי תנועה, אבל הצבת בסיס למסלול קל התקשרות טובה תעזור לצוותים שלך להתאקלם ולשפר את היעילות שלהם בעבודה הרבה יותר מהר.

ארגונים עם מסלול התקשרות חזק משפרים את שמירת העובדים החדשים ב-82% ואת הפרודוקטיביות הכוללת ביותר מ-70%. זה מועיל עבור שני הצדדים ללצמצם את עלות ההכשרה של עובד חדש, זה יפחית הוצאות התחלפות ויכין את העובדים החדשים שלך להצלחה ארוכת טווח.

6. השקעה בניהול ידע בחברה היא מפתח.

שימוש בכלי ניהול ידע בחברה הוא בולט כאשר אין 'משרד פיזי' על השולחן. כבר לא נוכל להסתמך על הינשופים לצפות את המידע שאנחנו צריכים, אז לוודא שלצוות שלך יש את התשובות לשאלות לשם למעשה לעבוד, ולא להזכיר בצורה אפקטיבית, היא עדיפות עליונה. זה אומר להשקיע ולתחזק בסיס ידע שמכיל את כל הידיעות הפנימיות של החברה שלך. זהו השקעה בתחזוקה ובתמיכה בבסיס ידע המכיל את כל המידע הפנימי של החברה שלך.

של חברות שמתארות את עצמן כבעלות תרבויות מונעות ידע:

השקעה בכלי ניהול ידע שמרכז, מאושר על ידי מומחים נושאיים ומשולב עם הציוד הטכנולוגי הקיים שלך תמשיך שהצוות שלך יהיה מסונכרן ומועיל, גם כשעוברים בשעות שונות.

פתרון ניהול ידע הוא חסר תועלת אם הוא לא באמת מתממשק עם הצוות. בסיס ידע פעיל דורש כלי אינטואיטיבי שמשתלב עם זרימות עבודה ויעיל לצרכים היומיים של הצוות שלך.

גלה איך הצוותים ב-Zoom אימצו בהצלחה את Guru כפתרון בסיס הידע שלהם:

7. היו טובים לעצמכם ולצוותים שלכם!

זה היה שנה קשה לכולם. הרבה השתנה הן בנוף המקצועי שלנו והן בחיים האישיים שלנו. יעילות העבודה בהכרח תוצג בצורה שונה בימינו.

מלבד כל הטיפים והטריקים האחרים, היו נדיבים ומבינים ובדקו את האנשים אתם עובדים איתם. הפרודוקטיביות לא תחזור מייד, אבל לאט לאט אנחנו בונים את הכלים ואת השיטות כדי להחזיר את העבודה.