אם צוותך מתלבט בין SharePoint לבין ניהול ידע, שיתוף מסמכים, או פתרונות פנימיים לאינטרנט, אתה לא לבד. ה-SharePoint, שפותחה על ידי Microsoft, הייתה תמיד שחקן בולט בשוק שיתוף הפעולה וניהול התכולה בעסקים. אבל עם צמיחת הארגון שלך ותפיסות שינוי, חשוב לחקור אפשרויות למצוא את הכלי שמתאים ביותר. במדריך זה, נתעמק במה ש-SharePoint מציע, היכן הוא בולט, וכיצד זה נמדד ביחס ל-Guru, אלטרנטיבה חזקה שעשויה להתאים יותר לצרכי הצוות שלך.

מה זה SharePoint?

ה-SharePoint היא פלטפורמת שיתוף פעולה באינטרנט המבוססת על Microsoft. נועדה להיות כלי מקיף לניהול מסמכים, אתרי אינטרנט ושיתוף פעולה פנימי בין צוותים, וכל זה מעבר לזמן. היא חלק מחבילת Microsoft 365 ומשתלבת באופן חלק עם כלים כמו Outlook, Teams ו-OneDrive, מה שהופך אותה לפתרון מועדף לחברות שמשתמשות כבר באקוסיסטמת Microsoft.

ה-SharePoint מועדף במיוחד על על העסקים הגדולים בגלל יכולת התפתחותו וגמישותה. הארגונים משתמשים בה לבניית אתרי אינטרנט פנימיים, יצירת מערכות לניהול מסמכים ולקידום תקשורת בין מחלקות. בין אם צוותך זקוק לספריית מסמכים מרכזית, בלוג פנימי, או פתרון אינטרנט חזק, ה-SharePoint מציע פלטפורמה אישית ביותר לכתובות האלה.

תכונות מרכזיות של SharePoint

1. ניהול ושיתוף מסמכים: ה-SharePoint מצליחה ביצירת ספריות למסמכים ובאפשרות לשיתוף פעולה קל דרך שליטה בגרסאות, הרשאות וניהול גישה. המשתמשים יכולים לכתוב יחד מסמכים, לעקוב אחר שינויים ולשלוט בראיון של מי רואה מה.
2. אינטרנט ואתרי פנימיים: ה-SharePoint מאפשרת לחברות לבנות ולהתאים אתרי אינטרנט לשיתוף חדשות לחברה, עדכוני חברה ומשאבים. האתרים הללו יכולים להיות מותאמים לצוותים שונים, מחלקות, או שימוש רחב בחברה.
3. שילוב חלק עם Microsoft 365: לארגונים שמתיישבים בתוך אקוסיסטמת Microsoft, המשולבות עם Teams, Outlook ו-OneDrive של ה-SharePoint משפרות את זרימות העבודה. הקבצים נגישים בכל הפלטפורמות, והעדכונים מסונכרנים באופן אוטומטי.
4. זרימות עבודה מותאמות אישית ואוטומציה: עם כלים כמו Power Automate (קודם שהיה יד Microsoft), SharePoint מאפשר לעסקים ליצור זרימות עבודה ממוכנות, להפחית ממשימות ידניות כמו תהליכי אישור והודעות.
5. אבטחה ברמה עסקית: כחלק משירותי Microsoft, SharePoint מציע תכונות עמיתות מובנות, הגנת נתונים ושליטה חזקה בגישה כדי להבטיח פרטיות נתונים.

מי משתמש ב-SharePoint?

SharePoint משמש רחבות בתעשיות בהן ניהול מסמכים, עמיתות תקנית ותקשורת פנימית חיוניים. זה כולל מגזרים כמו פיננסים, שירותי בריאות וממשל, כמו כן ארגונים גדולים ותאגידים בינלאומיים, בהם אבטחה ובקרת גרסאות הן חיוניות. זה הוא גם בחירה פופולרית לארגונים גדולים ותאגידים בינלאומיים שזקוקים לפלטפורמה מרכזית וקליטה.

יתרונות וחסרונות של SharePoint

יתרונות:

• אינטגרציה עם Microsoft 365: אם חברתך כבר משתמשת בחבילת Microsoft, SharePoint מספקת אינטגרציה חלקה, משפרת יכולת הפעולה ומקטינה תקלות.
• ניהול מסמכים: הספריות המתקדמות למסמכים של SharePoint, בקרת גרסאות והגדרות הרשאה הופכות אותה לבחירה מצוינת לחברות עם צרכי שיתוף מסמכים מורכבים.
• זרימות עבודה מותאמות אישית: תוכל לאוטומציה של משימות קרות כמו אישורים, הודעות ותהליכים אחרים, משפר את היעילות המבצעית.
• קידמה: SharePoint מיועדת לעיבוד כל דבר, מפרוייקטים מחלקתיים קטנים עד מערכות גדולות תוכנה לכל החברה.

חסרונות:

• מורכבות ומדרגת למידה: SharePoint יכולה להיות מוחגרת למשתמשים חדשים, במיוחד לחברות בלעדי צוותות IT מיועדות לניהול התאמה והתקנת מותאמים.
• עלות: בהתאם להתאמה, למארחים ולצרכי אחסון, SharePoint עשויה להפוך להשקעה יקרה, במיוחד לעסקים בגודל בינוני וקטן.
• מגבלות התאמה אישית: גם עודף, אבל התאמה ממושכת נדרשת ניתוחו משמעותי של הפיתוח ויוכולה להוביל להרכבות מורכבות גדולות בתחזוקת המערכת.

מומחה נגד SharePoint

כאשר משווים בין SharePoint ל-Guru, הבחירה כמותה בעיקר דופרתת לצרכי הזרימות עבודה בחברה, לקלות השימוש וכמה שאתה מסתמך על אינטגרציות חיצוניות.

חילופי כח של Guru

1. קלות השימוש: לעומת SharePoint, Guru בנויה עם פשטות ונגישות תחתי. היא מציעה ממשק אינטואיטיבי ואינטגרציה חלקה עם Slack, צוותים ו-Chrome, וודאי כל הדמין יכולים לגשת למידע ישירות בתהליך העבודה שלהם
2. ניהול ידע משולב בשימוש בAI: גורו מתקדמת בשימוש בAI ליצירת "מקור יחיד" לארגונים. עם תכונות כמו אימות ידע אוטומטי וחיפוש מתקדם, פלוס הרחבת דפדפן שימושית, גורו מבטיחה שהמשתמשים תמיד יגיעו למידע מדויק ועדכני בעבודות היום-יום שלהם.
3. התאמה אישית מעמיקה: גורו מתירה לחברות ולצוותים ליצור דפי בית מותאמים אישית כך שעובדים יכולים להתחיל את היום עם כל המידע שנדרש לביצוע עבודותיהם והודעות חיוניות שהנהגה דרושה לקבל. עם המלצות תוכן AI בהתאמה אישית להקשר כמו תפקידם ופעילותם, פלוס עוזרי AI מותאמים אישית, מחלקה אחר כך, עובדים מקבלים את התשובות שצריכים מבלי מאמץ.
4. אבטחה: גורו מבטיחה שאתה – ורק אתה – בעל הנתונים והתוכן שלך, עם אפס החזקת נתונים ע"י LLMs צד שלישי. דגם AI של הצוות שלך ייחודי עבורך ונימדר באופן פרטי, וכל המקורות המחוברים עוקבים אחר ההיתרים לפרטיות שכבר הגדרת. למדו עוד על הפעילויות המאובטחות של Guru.

חוזקיו של SharePoint

1. תכונות ברמת ארגון: עבור ארגונים גדולים שזקוקים לניהול מסמכים מתקדם, בקרות הרשאות, ותכונות תאימות, SharePoint קשה להתקרר בו. הוא מציע פתרון עמיד יותר לתעשיות שדורשות תקן ניהול נתונים מחמיר ותקנים להתאמה.
2. התאמה אישית עבור צוותים גדולים: אם יש לכם צוות IT מוקצה או זקוקים להתאמה מורחבת, SharePoint מספק פלטפורמה גמישה שניתן להתאים למידפי שימוש ממשיים מאוד, מאתרים פנימיים עד זרימות עבודה מסובכות.
3. אינטגרציה עמוקה יותר עם Microsoft: עבור ארגונים המסתמכים כבר על כלים של Microsoft כמו Teams, Outlook, או Power Automate, האינטגרציה החלקה של SharePoint יכולה לספק שיפורים חזקים לזרימות עבודה קיימות.

מה לקוחות אומרים

המשוב של לקוחות עבור שתי הפלטפורמות מדגיש את חוזקיהם וחולשותיהם.

משתמשי SharePoint מעריכים את ניהול המסמכים העוצמתי שלה והאינטגרציה שלה עם מוצרי Microsoft. שקף אחד ב-Capterra אמר, "שומע הרבה אנשים נאנחים על SharePoint, ועם זאת אני מגלה שפעמים רבות זה עוזר באופן מופלא ליצור כלים שימושיים, לשתף פעולה, לאינטגרציה, לאוטומציה, והכל בעלות סבירה מאוד." כתובת ל-M365, זה פשוט משכן להסתמך על כל מה שיש להציע."

משתמשי Guru אוהבים את ממשק המשתמש האינטואיטיבי שלה וניהול הידע המופעל ב-AI. שקף אחד ב-Capterra אמר, "Guru באמת הייתה מנציחת חיים עבורנו, והייתה מצליחה כל כך במחלקתנו שכל החברה שלנו עכשיו מעבירה את בסיסי הידע שלה לפלטפורמה זו." זה מאוד קל לשימוש ולהתאמה ולארגן, ואני ממליץ על זה לכל חברה שזקוקה לפלטפורמה מרכזית לשמירת מידע."

מסכימים: לבחירת הכלי הנכון עבור הצוות שלך

אם הצוות שלך כבר מוטבע באקוסיסטמה של Microsoft וזקוק לניהול מסמכים מתקדם ותכונות תאימות, SharePoint עשוי להיות האפשרות הטובה יותר, במיוחד עבור עסקים גדולים. אך אם העדיפות שלך היא קלות בשימוש, אינטגרצית זרימות עבודה חלקה, ווידוא ידע מופעל ב-AI, Guru מציעה אלטרנטיבה הרבה יותר ידידותית למשתמש וניתנת להרחבה. Guru מפשטת ניהול הידע ומספקת גישה מהירה יותר למידע מאומת, מה שהופך אותה לאידיאלית עבור צוותים בתנועה מהירה המחפשים לעצמת אפקטיביות בלי המורכבות של מערכת כמו SharePoint.

אם אתה מוכן לסדר את מאמץ שיתוף הידע והשתפות המדע של הצוות שלך, תנסה את Guru עכשיו ותראה كיך זה יכול לשפר את היציבות שלך.

‍