Ada banyak cara untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi tim Anda, bahkan saat jarak jauh. Baca daftar kami tentang 7 cara bagaimana efisiensi dapat ditingkatkan.
Saat industri di seluruh sektor menghadapi transisi ke pekerjaan jarak jauh dan asinkron, kami kembali ke pertanyaan abadi: apakah karyawan kurang efisien saat bekerja dari rumah? Dan jika jawabannya ya, bagaimana cara meningkatkan efisiensi karyawan di tahun 2020?
Minggu kerja 40 jam telah hilang jauh sebelum pandemi global mengubah lanskap kerja kita. Karyawan telah melebihi jam kerja normal di kantor, dan sudah aman untuk mengatakan bahwa batas antara kehidupan pribadi dan profesional kita semakin kabur seiring WFH menjadi standar baru. Kita menemukan diri kita memeriksa komputer kerja kita di setiap jam siang dan malam. Jujurlah — berapa kali Anda tertangkap sedang memeriksa Slack (atau platform komunikasi perusahaan) di ponsel Anda "setelah jam kerja" selama minggu lalu?
Jadi, kita menghabiskan lebih banyak jam "online" tetapi apa arti itu dalam hal produktivitas dan kualitas kerja kita? Menambah jam kerja tidak tidak berbanding lurus dengan meningkatnya efisiensi, jadi mari kita cari tahu cara meningkatkan efisiensi di tempat kerja — saat ‘kantor’ tiba-tiba menjadi sudut sempit dari ruang cuci kita.
7 cara teratas untuk meningkatkan produktivitas tempat kerja
1. Delegasikan tugas kepada orang yang tepat
Ini mungkin tampak jelas; seorang manajer perlu mendelegasikan. Tetapi sering kali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, terutama dalam pengaturan kerja jarak jauh. Sebelum memulai proyek secara terbuka, luangkan waktu untuk memikirkan siapa yang paling cocok untuk tugas yang ada.
Pemahaman dasar tentang kekuatan dan gaya komunikasi anggota tim Anda sangat penting untuk mendelegasikan secara terarah. Anda tidak bisa mengharapkan semua orang baik dalam segala hal. Jelaskan kepada anggota tim Anda mengapa Anda memberikan tugas kepada mereka, bukannya hanya menyerahkannya kepada mereka. Dengan meluangkan waktu ekstra 2 menit untuk mengirim pesan seperti, “Hei Bill— ingin memberi tahu Anda bahwa saya menyerahkan tugas ini kepada Anda karena Anda telah bekerja sama dengan XYZ di masa lalu dan saya tahu Anda hebat dalam XYZ.” Sedikit tambahan konteks ini akan sangat membantu mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas mereka dan menyelesaikan proyek lebih cepat.
2. Jelaskan tujuan dan prioritas
Tanpa harapan yang jelas, Anda tidak dapat mengharapkan karyawan Anda bekerja dengan efisien. Jika ada ambiguitas seputar tujuan atau prioritas proyek, orang-orang tidak akan merasa termotivasi untuk bekerja seproduktif yang seharusnya. Tujuan yang Anda tetapkan untuk tim Anda harus berdasarkan riset yang baik dan dapat dicapai. Jika suatu tujuan tidak terasa dapat dicapai untuk tim Anda, mereka tidak akan melihat alasan untuk bekerja menuju itu.
Setelah Anda menetapkan tujuan Anda, gunakan alat manajemen proyek untuk melacak kemajuan dan menetapkan tonggak bagi tim Anda. Menandai pencapaian di sepanjang jalan (bahkan hal kecil sekalipun!) akan secara rutin mendorong dan meningkatkan efisiensi tim.
3. Fokus pada komunikasi yang efektif
Jika sebelumnya ada pertanyaan tentang hal ini, lanskap kerja di tahun 2020 telah menjelaskan jawabannya: komunikasi adalah secara resmi kunci.
Kita semua sepakat bahwa berinvestasi dalam platform komunikasi tim seperti Slack atau MS Teams adalah suatu keharusan, bukan sekadar pilihan yang menyenangkan dalam lingkungan kerja jarak jauh. Namun menemukan cara untuk mengelola komunikasi dan menghindari kelebihan pesan tidak selalu sederhana. Trik di sini adalah menemukan cara untuk melacak apa yang sedang dilakukan anggota tim Anda sambil menyertakan candaan santai yang sedang dirindukan semua orang.
Fakta bahwa komunikasi lebih penting dari sebelumnya adalah bukan lisensi gratis untuk menjadwalkan 7 rapat tambahan di kalender semua orang. Rapat virtual memiliki tantangannya sendiri; audit rapat yang ada, bagikan pengetahuan sebelum dan setelah rapat, dan biasakan merekam semua rapat untuk dibagikan kepada orang-orang di tim yang tidak bisa hadir.
Salah satu cara terbaik untuk mendorong karyawan agar berprestasi dengan baik dalam peran mereka adalah dengan memberikan alasan untuk melakukannya. Sebagian dari itu berarti menciptakan budaya yang dicintai dan diinginkan oleh karyawan Anda. Saat ini, itu berarti rasa fleksibilitas dan pengertian yang lebih tinggi.
Jam kerja yang fleksibel dan PTO yang murah hati adalah insentif besar. Tunjukkan bahwa Anda memahami bahwa menjadwalkan pekerjaan dan anak-anak serta pandemi global bukanlah hal yang mudah bagi kita semua. Dengan tidak hanya menawarkan, tetapi mendorong tim Anda untuk meluangkan waktu untuk diri mereka sendiri, Anda akan membudayakan lingkungan yang sehat di mana orang akan melakukan pekerjaan terbaik mereka saat online.
Berikut adalah cara kita mendokumentasikan sesuatu seperti kebijakan PTO fleksibel kita di Guru untuk menjaga agar semua tim kita berada di halaman yang sama:
5. Onboarding karyawan baru secara efisien
Investasi dalam pelatihan dan pengembangan sangat penting untuk meningkatkan produktivitas jangka panjang di tempat kerja. Tentu saja, beradaptasi di pekerjaan baru memerlukan waktu dan banyak pembelajaran akan terjadi secara langsung, tetapi menyiapkan fondasi proses onboarding yang kuat akan membantu tim Anda beradaptasi dan meningkatkan efisiensi di tempat kerja jauh lebih cepat.
6. Berinvestasi dalam manajemen pengetahuan perusahaan
Menggunakan alat manajemen pengetahuan perusahaan sangat penting ketika “ruang kantor” fisik tidak lagi menjadi pilihan. Kita tidak dapat lagi bergantung pada ketukan bahu atau jajak pendapat ruangan untuk menemukan informasi yang kita butuhkan, jadi memastikan bahwa tim Anda memiliki jawaban atas pertanyaan yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka bahkan secara efektif, adalah prioritas utama. Pengetahuan ini bisa berupa apapun dari ‘cara menyiapkan ruang kantor WFH Anda’ sampai ‘penjelasan fitur produk baru’ tetapi terlepas dari tingkat teknis dari pertanyaan, karyawan Anda memerlukan sumber informasi yang andal untuk mengakses jawaban agar dapat melakukan pekerjaan mereka dengan produktif. Ini berarti berinvestasi dalam dan mempertahankan basis pengetahuan yang menyimpan semua pengetahuan internal perusahaan Anda.
Investasi dalam basis pengetahuan yang terpusat, diverifikasi oleh para ahli dan terintegrasi dengan teknologi yang ada akan menjaga agar seluruh tim Anda selaras dan produktif, bahkan jika mereka bekerja di zona waktu yang berbeda.
Solusi manajemen pengetahuan tidak ada artinya jika tidak benar-benar digunakan oleh tim Anda. Basis pengetahuan yang aktif membutuhkan alat intuitif yang terintegrasi ke dalam alur kerja dan bermanfaat bagi kebutuhan sehari-hari tim Anda.
Ketahui bagaimana tim di Zoom mengadopsi Guru secara efisien sebagai solusi basis pengetahuan mereka:
7. Bersikap baiklah kepada diri Anda dan tim Anda!
Ini adalah tahun yang penuh cobaan bagi semua orang. Banyak yang telah berubah baik dalam lanskap profesional kita maupun kehidupan pribadi. Efisiensi tempat kerja pasti akan terlihat berbeda saat ini.
Selain semua tips dan trik lainnya, bersikaplah murah hati dan pengertian dan periksa dengan orang-orang yang Anda kerjakan. Produktivitas tidak akan meningkat kembali dalam semalam, tetapi perlahan-lahan kita membangun alat dan praktik untuk membuat pekerjaan kembali lagi.
Saat industri di seluruh sektor menghadapi transisi ke pekerjaan jarak jauh dan asinkron, kami kembali ke pertanyaan abadi: apakah karyawan kurang efisien saat bekerja dari rumah? Dan jika jawabannya ya, bagaimana cara meningkatkan efisiensi karyawan di tahun 2020?
Minggu kerja 40 jam telah hilang jauh sebelum pandemi global mengubah lanskap kerja kita. Karyawan telah melebihi jam kerja normal di kantor, dan sudah aman untuk mengatakan bahwa batas antara kehidupan pribadi dan profesional kita semakin kabur seiring WFH menjadi standar baru. Kita menemukan diri kita memeriksa komputer kerja kita di setiap jam siang dan malam. Jujurlah — berapa kali Anda tertangkap sedang memeriksa Slack (atau platform komunikasi perusahaan) di ponsel Anda "setelah jam kerja" selama minggu lalu?
Jadi, kita menghabiskan lebih banyak jam "online" tetapi apa arti itu dalam hal produktivitas dan kualitas kerja kita? Menambah jam kerja tidak tidak berbanding lurus dengan meningkatnya efisiensi, jadi mari kita cari tahu cara meningkatkan efisiensi di tempat kerja — saat ‘kantor’ tiba-tiba menjadi sudut sempit dari ruang cuci kita.
7 cara teratas untuk meningkatkan produktivitas tempat kerja
1. Delegasikan tugas kepada orang yang tepat
Ini mungkin tampak jelas; seorang manajer perlu mendelegasikan. Tetapi sering kali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, terutama dalam pengaturan kerja jarak jauh. Sebelum memulai proyek secara terbuka, luangkan waktu untuk memikirkan siapa yang paling cocok untuk tugas yang ada.
Pemahaman dasar tentang kekuatan dan gaya komunikasi anggota tim Anda sangat penting untuk mendelegasikan secara terarah. Anda tidak bisa mengharapkan semua orang baik dalam segala hal. Jelaskan kepada anggota tim Anda mengapa Anda memberikan tugas kepada mereka, bukannya hanya menyerahkannya kepada mereka. Dengan meluangkan waktu ekstra 2 menit untuk mengirim pesan seperti, “Hei Bill— ingin memberi tahu Anda bahwa saya menyerahkan tugas ini kepada Anda karena Anda telah bekerja sama dengan XYZ di masa lalu dan saya tahu Anda hebat dalam XYZ.” Sedikit tambahan konteks ini akan sangat membantu mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas mereka dan menyelesaikan proyek lebih cepat.
2. Jelaskan tujuan dan prioritas
Tanpa harapan yang jelas, Anda tidak dapat mengharapkan karyawan Anda bekerja dengan efisien. Jika ada ambiguitas seputar tujuan atau prioritas proyek, orang-orang tidak akan merasa termotivasi untuk bekerja seproduktif yang seharusnya. Tujuan yang Anda tetapkan untuk tim Anda harus berdasarkan riset yang baik dan dapat dicapai. Jika suatu tujuan tidak terasa dapat dicapai untuk tim Anda, mereka tidak akan melihat alasan untuk bekerja menuju itu.
Setelah Anda menetapkan tujuan Anda, gunakan alat manajemen proyek untuk melacak kemajuan dan menetapkan tonggak bagi tim Anda. Menandai pencapaian di sepanjang jalan (bahkan hal kecil sekalipun!) akan secara rutin mendorong dan meningkatkan efisiensi tim.
3. Fokus pada komunikasi yang efektif
Jika sebelumnya ada pertanyaan tentang hal ini, lanskap kerja di tahun 2020 telah menjelaskan jawabannya: komunikasi adalah secara resmi kunci.
Kita semua sepakat bahwa berinvestasi dalam platform komunikasi tim seperti Slack atau MS Teams adalah suatu keharusan, bukan sekadar pilihan yang menyenangkan dalam lingkungan kerja jarak jauh. Namun menemukan cara untuk mengelola komunikasi dan menghindari kelebihan pesan tidak selalu sederhana. Trik di sini adalah menemukan cara untuk melacak apa yang sedang dilakukan anggota tim Anda sambil menyertakan candaan santai yang sedang dirindukan semua orang.
Fakta bahwa komunikasi lebih penting dari sebelumnya adalah bukan lisensi gratis untuk menjadwalkan 7 rapat tambahan di kalender semua orang. Rapat virtual memiliki tantangannya sendiri; audit rapat yang ada, bagikan pengetahuan sebelum dan setelah rapat, dan biasakan merekam semua rapat untuk dibagikan kepada orang-orang di tim yang tidak bisa hadir.
Salah satu cara terbaik untuk mendorong karyawan agar berprestasi dengan baik dalam peran mereka adalah dengan memberikan alasan untuk melakukannya. Sebagian dari itu berarti menciptakan budaya yang dicintai dan diinginkan oleh karyawan Anda. Saat ini, itu berarti rasa fleksibilitas dan pengertian yang lebih tinggi.
Jam kerja yang fleksibel dan PTO yang murah hati adalah insentif besar. Tunjukkan bahwa Anda memahami bahwa menjadwalkan pekerjaan dan anak-anak serta pandemi global bukanlah hal yang mudah bagi kita semua. Dengan tidak hanya menawarkan, tetapi mendorong tim Anda untuk meluangkan waktu untuk diri mereka sendiri, Anda akan membudayakan lingkungan yang sehat di mana orang akan melakukan pekerjaan terbaik mereka saat online.
Berikut adalah cara kita mendokumentasikan sesuatu seperti kebijakan PTO fleksibel kita di Guru untuk menjaga agar semua tim kita berada di halaman yang sama:
5. Onboarding karyawan baru secara efisien
Investasi dalam pelatihan dan pengembangan sangat penting untuk meningkatkan produktivitas jangka panjang di tempat kerja. Tentu saja, beradaptasi di pekerjaan baru memerlukan waktu dan banyak pembelajaran akan terjadi secara langsung, tetapi menyiapkan fondasi proses onboarding yang kuat akan membantu tim Anda beradaptasi dan meningkatkan efisiensi di tempat kerja jauh lebih cepat.
6. Berinvestasi dalam manajemen pengetahuan perusahaan
Menggunakan alat manajemen pengetahuan perusahaan sangat penting ketika “ruang kantor” fisik tidak lagi menjadi pilihan. Kita tidak dapat lagi bergantung pada ketukan bahu atau jajak pendapat ruangan untuk menemukan informasi yang kita butuhkan, jadi memastikan bahwa tim Anda memiliki jawaban atas pertanyaan yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka bahkan secara efektif, adalah prioritas utama. Pengetahuan ini bisa berupa apapun dari ‘cara menyiapkan ruang kantor WFH Anda’ sampai ‘penjelasan fitur produk baru’ tetapi terlepas dari tingkat teknis dari pertanyaan, karyawan Anda memerlukan sumber informasi yang andal untuk mengakses jawaban agar dapat melakukan pekerjaan mereka dengan produktif. Ini berarti berinvestasi dalam dan mempertahankan basis pengetahuan yang menyimpan semua pengetahuan internal perusahaan Anda.
Investasi dalam basis pengetahuan yang terpusat, diverifikasi oleh para ahli dan terintegrasi dengan teknologi yang ada akan menjaga agar seluruh tim Anda selaras dan produktif, bahkan jika mereka bekerja di zona waktu yang berbeda.
Solusi manajemen pengetahuan tidak ada artinya jika tidak benar-benar digunakan oleh tim Anda. Basis pengetahuan yang aktif membutuhkan alat intuitif yang terintegrasi ke dalam alur kerja dan bermanfaat bagi kebutuhan sehari-hari tim Anda.
Ketahui bagaimana tim di Zoom mengadopsi Guru secara efisien sebagai solusi basis pengetahuan mereka:
7. Bersikap baiklah kepada diri Anda dan tim Anda!
Ini adalah tahun yang penuh cobaan bagi semua orang. Banyak yang telah berubah baik dalam lanskap profesional kita maupun kehidupan pribadi. Efisiensi tempat kerja pasti akan terlihat berbeda saat ini.
Selain semua tips dan trik lainnya, bersikaplah murah hati dan pengertian dan periksa dengan orang-orang yang Anda kerjakan. Produktivitas tidak akan meningkat kembali dalam semalam, tetapi perlahan-lahan kita membangun alat dan praktik untuk membuat pekerjaan kembali lagi.
Alami kekuatan platform Guru secara langsung - ikuti tur produk interaktif kami
